製造業におすすめのグループウェア3選|役立つ機能や選び方も解説

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- 製造業では、情報共有やコミュニケーション、ペーパーレス化における課題がある
- グループウェアにはさまざまな機能があり、製造業の業務効率化や生産性アップに繋がる
- グループウェアを選ぶ際は、操作のしやすさや製造業への導入実績を確認する
企業における情報共有やコミュニケーションを円滑にするグループウェアは、製造業でも有用です。グループウェアを導入することで、さまざまな課題解決に繋がります。本記事では、製造業で役立つ機能や製品の選び方を交え、おすすめの製造業向けグループウェアを紹介します。
目次
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グループウェアは製造業にもおすすめ

グループウェアとは、情報共有やコミュニケーションを円滑化し、組織内の業務効率化を支援する様々な機能を持ったツールです。グループウェアはあらゆる業界で活用されていますが、製造業においても非常に有用です。
製造業は工場や支店、ショールームなど複数の拠点を構えているのが特徴です。しかし、複数の拠点で複数の人物が業務やプロジェクトに関わると、情報共有やコミュニケーションがスムーズに進みづらくなります。
グループウェアには、この課題を解決するための様々な機能が搭載されており、拠点間の連携が欠かせない製造業において、生産性向上や業務効率化に大いに役立ちます。
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グループウェアとは?機能やメリット・デメリットをわかりやすく解説
グループウェアとは、スケジュールや会議資料などの情報共有や社内のコミュニケーションに活用できるソフトウェアです。業務効率化やテレワークでのコミュニケーション不足解消にも繋がります。本記事では、グループウェアの機能やメリット、選び方などを解説しています。
製造業でよく見られる課題

製造業は、市場のグローバル化や消費者のニーズの変化など世の中の変化に柔軟に対応し、発展を続けてきました。しかし一方で、情報共有やペーパーレス化などに関する課題も抱えています。ここからは、製造業が現在抱える課題について解説します。
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消費者のニーズの多様化に対応しきれない
昨今ではインターネットでの情報収集が盛んとなり、消費者のニーズは複雑に多様化しています。顧客の趣向や市場の流行は常に変わり、その都度製造業に求められるものも変化しているため、対応に頭を抱える企業も少なくありません。
短期間での変化にも対応するため、多くの企業がITツールを導入しDX化を図っていますが、現場の高齢化が進む製造業では思うように刷新できない状況にあります。
情報共有が十分にできていない
製造業が抱える課題としてまず挙げられるのは、情報共有が十分にできていない点です。製造業は本社や支社、工場など複数の拠点を構えており、1つの製品の製造に生産ライン、企画や営業など複数の部署が業務に関わります。
そのため、情報共有が不十分な場合、指示や作業内容が十分に行き渡らず、エラーが起こるリスクも高まります。さらに、指示や作業内容の確認の手間も増えるでしょう。
コミュニケーションに手間がかかる
従来の製造業では、電話やメールで業務連絡をしている企業も多く、コミュニケーションに手間がかかるという課題もあります。しかし、電話で業務連絡をする場合は、相手の都合が悪いと繋がらないこともあります。
また、業務連絡をメールで行う場合は、定型文などの作成に時間がかかり、受け取ってすぐに相手がメールに目を通してくれるとは限りません。このように、電話やメールによるコミュニケーションは手間がかかり非効率です。
ペーパーレス化やITツール導入などDX化への遅滞
ペーパーレス化やITツール導入など、企業のDX化が進んでいない点も、製造業の抱える課題です。製造業の現場で高齢化が進んでいる背景もあり、書類も紙ベースが占め、保管場所の確保や管理に手間がかかるうえに、社外にいる場合は書類が閲覧できません。
ITツールを受け入れにくい土壌も影響し、情報のやり取りが遅延する現場では生産性が下がるだけでなく、目まぐるしく変化する消費者のニーズにも対応が困難です。
製造業の課題解決に役立つグループウェアの機能一覧

製造業には、情報共有が不十分、コミュニケーションに手間がかかる、ペーパーレス化が進んでいないなどの課題があります。しかし、グループウェアはこれらの課題解決に非常に有効です。ここからは、製造業の課題解決に役立つグループウェアの機能を解説します。
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製造業の課題解決に役立つグループウェアの機能一覧
タスク・スケジュール管理機能
グループウェアには、タスク・スケジュール管理機能が実装されています。製造業は、納期に合わせた進捗管理が必要な業種です。各社員が抱える異なるタスクの進捗状況を把握できない場合は、納期遅延が発生しかねません。
グループウェアは、個人のタスクやスケジュール管理はもちろん、各個人のタスクやスケジュールを全体で共有できます。そのため、社員の情報共有の円滑化に貢献し、管理者も各業務を管理しやすくなります。
コミュニケーション機能
グループウェアのコミュニケーション機能は、情報伝達を効率化する機能です。具体的には、チャットや掲示板、アンケートなどが搭載されており、複数人とコミュニケーションを取ることができます。
また、部署全体へのメッセージの送信も可能です。コミュニケーション機能を活用することで、メールや口頭では時間のかかる業務連絡も円滑に進められます。
文書管理機能
グループウェアの文書管理機能は、書類をデジタルで管理できる便利な機能です。文書管理機能を使えば、社内の資料や書類をすべて電子化できます。社員はPCから必要な書類へすぐにアクセスできるようになり、社員同士の情報共有が迅速化されます。
文書管理機能を使って書類や資料を電子化して保存することで、紙代やインク代、書類の保管場所が不要になり、管理の手間やコストも削減できるでしょう。文書管理機能で熟練社員の技術をマニュアル化しておけば、品質の安定化、新人の効率的な教育にも繋がります。
ワークフロー機能
グループウェアのワークフロー機能は、申請から承認までの流れをシステム化できる機能です。ワークフロー機能を利用すれば、稟議書や申請書はシステム内のフォーム上で作成でき、書類の提出や承認もシステム上で完結可能になります。
このため、ワークフロー機能を利用すれば、書類の作成から提出、書類の回覧から押印といった手間を低減でき、業務を大幅に効率化できるでしょう。
製造業におけるグループウェアの選び方

グループウェアを導入する際は、操作性や機能性、導入実績などを確認して選びましょう。ここからは、製造業におけるグループウェアの選び方を解説します。
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製造業におけるグループウェアの選び方
操作のしやすさ
グループウェアは、各社員がタスク・スケジュール管理機能やコミュニケーション機能などを適切に利用して、効力を発揮するツールです。そのため、選ぶ際は誰でも簡単に操作できるかを確認しましょう。
製造業では従業員の高齢化も進んでおり、ITリテラシーの低い従業員が多い可能性も考えられます。ITに詳しくない社員のことも考えて、直感的に操作できるシンプルなツールを選ぶのがおすすめです。
モバイル端末への対応
製造業では、モバイル端末に対応しているグループウェアを導入しましょう。スマホでも使えるマルチデバイス対応のグループウェアなら、社員は社外からでもアクセスでき、社員同士の情報共有も円滑になるでしょう。
特に製造業では、複数の拠点と連携しながらグループウェアを利用することが想定されるため、どこからでも情報を閲覧・共有できることは大変重要です。
システムの導入形態
グループウェアの導入形態には、クラウド型とオンプレミス型の2種類があります。クラウド型は契約後短期間で利用でき、ランニングコストが安価な点が特徴です。
一方オンプレミス型は、欲しい機能を拡張できるカスタマイズ性の高さを持ち、セキュリティ対策を強化することも可能です。グループウェアを導入する際は、クラウド型とオンプレミス型それぞれの特徴を理解して、自社に合った形態を選びましょう。
クラウド型 | オンプレミス型 | |
---|---|---|
導入方法 | サービスを提供するベンダーと契約 | 自社サーバーを設置 |
メリット | ・短期間で利用できる ・コストを抑えられる | ・カスタマイズ性が高い ・セキュリティの強固なシステムを構築できる |
デメリット | ・カスタマイズ性は制限される ・セキュリティがベンダーに依存する | ・初期費用が高額 ・システムの管理を自社で行う必要がある |
顧客管理機能の有無
顧客と直接取引をする企業は、顧客管理機能搭載のグループウェアや顧客管理システムと連携可能なグループウェアを選びましょう。グループウェアには、顧客の属性や対応履歴を保存し、顧客情報を共有できる顧客管理機能が搭載された製品もあります。
顧客管理システムとグループウェアを連携すれば、クレーム対応などの顧客に関するリアルタイムの活動情報を共有でき、この情報を元に顧客に適切な提案が可能になります。
製造業への導入実績
グループウェアを選ぶ際は、製造業への導入実績も確認しましょう。一般的な企業だけでなく、製造業への導入実績があれば、自社でも効果的に活用できる可能性が高いと判断できます。
ベンダーの公式サイトで導入事例を確認するほか、口コミやレビューを検索してみるのもおすすめです。実際の利用者の声を参考に、自社への適合性を検討してみましょう。
製造業におすすめのグループウェア3選
サイボウズ株式会社
サイボウズ Office
サイボウズ Office
評判・口コミを紹介
サイボウズ Officeがあるから、鹿児島と山梨という離れた拠点でも情報共有がスムーズにできています。私は営業職ですが、出張申請やスケジュール管理、請求書の手続きなど、ほとんどの業務のワークフローがサイボウズ Office前提になっています。会長もいつの間にか手帳を持たなくなり、サイボウズ Officeでスケジュール管理をするようになりました。
導入事例(プリントネット株式会社)|サイボウズ株式会社
ここがおすすめ!
- ユーザー単位で契約ができ、最低契約期間も1ヶ月と短め
- プレミアムコースの「カスタムアプリ」は100種類以上も!
- 誰でも簡単に操作しやすく、モバイル対応で外出先からでも確認可能
ここが少し気になる…
- 利用するには「最低5ユーザー」の契約が必要
評判・口コミを紹介
便利になったと感じるのは、予定の登録と同時に会議室の予約もできるところです。以前は、小さな会議室はホワイトボードで管理していたのですが、オンラインで施設を予約できるようになり、仕事の準備を効率化できました。
事例(ゼブラ株式会社)|サイボウズ株式会社
ここがおすすめ!
- 「kintone」と併用することで、より便利で幅広い使い方が可能に
- 「クラウド版」「パッケージ版」が選べ、企業規模に捉われず利用できる
- カスタマーセンターは「国際認定」で最高評価を獲得!
ここが少し気になる…
- より使いこなす場合は他サービス連携を検討する必要がある
日本マイクロソフト株式会社
Microsoft 365 (旧称 Office 365)
Microsoft 365 (旧称 Office 365)
評判・口コミを紹介
Microsoft Entra とIntuneの連携により、Microsoft 365 モバイルアプリを起動して 1 度認証が完了すれば、Microsoft Outlook、Microsoft Teams、Microsoft Power Point などのアプリを利用する際、個々に認証することなく切り替えが可能です。また、Android、iOSなどさまざまなプラットフォームを統合管理できるため、管理のシンプル化を実現できます。
導入事例(富士通株式会社)|日本マイクロソフト株式会社
ここがおすすめ!
- 「Word」や「Excel」などのアプリ連携で必要なものを無駄なく利用できる
- ウェビナー開催は「最大300人」で、出席者登録ページやメール確認も可能
- 高度な保護によりサイバー攻撃にも備え、電話・オンラインともにサポートが受けられる
ここが少し気になる…
- プランによっては機能がかなり限定されてしまう
その他のグループウェアの選び方

グループウェアを選ぶ際には、自社に必要な機能を備えているか・利用規模に適しているかも確認しましょう。導入前に無料トライアルなどを活用し、自社の課題解決に役立つかを検討するのがおすすめです。
また、企業の機密情報を扱うため、セキュリティ対策も重要なポイントです。以下の項目を総合的にチェックし、最適なグループウェアを選定しましょう。
【重要なポイント2つ】
- 自社に必要な機能を備えているか
- 利用人数・規模に対応しているか
【その他の比較ポイント】
- セキュリティ対策は万全か
- 他ツールと連携できるか
- サポート体制は十分か
製造業でグループウェアを導入する際の注意点

製造業でグループウェアを導入する際は、自社のニーズに適したものを選ぶことはもちろん、導入目的の明確化や使い方を周知することも重要です。以下では、製造業でグループウェアを導入する際の注意点について解説します。
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製造業でグループウェアを導入する際の注意点
導入目的を明確にしておく
グループウェアを導入する前に、導入目的を明確にしておきましょう。グループウェアには様々な機能が搭載されていますが、目的が明確でないとどの機能が必要なのか分からず、自社に適したものを選定できなくなります。
グループウェアによって強みとなる機能やカバーできる業務範囲は異なるため、「情報共有のタイムラグを解消したい」「現場のDX化を推進したい」など、目的をはっきりさせましょう。
また、機能が増えるほど料金が高くなる傾向があるため、必要な機能だけでなく不要な機能も明確にすることで、無駄なコストを抑えられます。
従業員に使い方やメリットを周知する
従業員に使い方や導入メリットを周知しておくことも大変重要です。製造業の現場においては、前述のように高齢化が進んでいる背景もあり、新しいシステムの導入に抵抗を覚える従業員もいるかもしれません。
使い方が分からないままではグループウェアは現場に定着せず、従来の連絡方法が混在するなどで、余計に業務フローが煩雑化する可能性もあります。導入時には、グループウェアのメリットを理解してもらった上で、全従業員が使いこなせるようトレーニングしましょう。
まとめ

製造業には、情報共有が十分ではない、コミュニケーションに手間がかかる、ペーパーレス化が進んでいないなどの課題があります。グループウェアは、この製造業の課題を解決する手段となる有用なツールです。
グループウェアは文書管理機能・コミュニケーション機能・ワークフロー機能・スケジュール管理など多岐に渡る機能を持ち、製造業における書類のデジタル化や情報共有を容易にします。
ただし、多機能ゆえに操作が複雑なこともあるため、導入する際は誰でも使いこなせるものを選ぶことが重要です。自社に最適なグループウェアを導入し、市場の変化に対応しながら業務効率化を図りましょう。