名刺管理ができるグループウェアおすすめ2選｜選定ポイントも解説

グループウェアには、名刺管理機能を搭載したものや名刺管理ソフトと連携可能なものもあります。グループウェア上で顧客情報の登録・閲覧ができるため、便利です。この記事では、名刺管理ができるおすすめのグループウェアや選ぶ際のポイントを解説します。

目次

開く

閉じる

1. グループウェアでは名刺管理もできる
2. 名刺管理ができるグループウェアのメリット
3. 名刺管理ができるグループウェアの選定ポイント
4. 名刺管理ができるグループウェアおすすめ2選
5. その他のグループウェアの選び方
6. まとめ

グループウェアでは名刺管理もできる

グループウェアとは、組織内のコミュニケーションの円滑化を始め、業務効率を向上させるさまざまな機能を搭載したツールです。チャット・Web会議・社内ポータル・スケジュール管理などが代表的な機能ですが、どのような機能があるかはツールによって異なります。

グループウェアのさまざまな機能の1つに名刺管理機能があります。名刺管理システムがグループウェアの機能として搭載されています。また、名刺管理ソフト・名刺管理アプリ・名刺管理サービスと連携できるグループウェアもあります。

本記事では、グループウェアで名刺管理ができることのメリットについて解説し、選定ポイントや代表的なグループウェアを紹介します。

＼より詳しいグループウェアの解説はこちら／

名刺管理ができるグループウェアのメリット

グループウェアで名刺管理することの大きなメリットは、顧客情報共有が簡単になる点と、電子管理による効率性の向上です。ここでは、それらのメリットについて詳しく解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

顧客の情報共有が容易になる

名刺の情報は、顧客情報として営業に活かすことができます。グループウェア上で名刺管理ができることにより、営業担当者だけでなく、社内全体で顧客情報の共有が可能になります。

また、グループウェアは通常、オンラインで社外からもアクセスすることを想定しているツールが多いです。そのため、オフィスの外からでも顧客情報を簡単に確認することができます。

場所の制約がなくなるため、遠隔地で営業活動を行う社員や在宅勤務を行う社員にとっても利便性が高いです。

さらに、グループウェアには多くの機能が搭載されているため、名刺情報以外の情報（顧客の過去の購買履歴や対応の進捗状況など）も蓄積することができます。これらの情報を同じツール上で管理することで、営業戦略の立案や営業活動の引継ぎなども効率的に行えます。

データ入力の手間が省ける

名刺情報の登録、商談のスケジュール、案件の進捗状況など名刺管理とその周辺業務を別々のツールで管理する場合、それぞれのツールでデータ入力をせねばならず、情報確認の際もその都度ログインする必要があります。

グループウェアと名刺管理ソフトを連携、あるいは名刺管理をグループウェアに一本化することで、どちらかのツールでデータ入力するだけで両方のツールにその情報が反映されます。作業がシンプルになることで担当者の負担が減り、作業時間の短縮が実現します。

コスト削減に繋がる

グループウェアに名刺管理機能が搭載されていれば、別途名刺管理ソフトを購入する必要はありません。また、紙の名刺を電子化できることで、以下のようなメリットが得られます。

1. 名刺を保管するための物理的なスペースが不要になる
2. 目的の名刺を探すための手間や時間を削減できる
3. 名刺管理ソフト・名刺管理機能は、電子化が簡単な場合が多く、情報登録の時間を削減できる

上記のメリットは、スペースの確保に必要なコストや人的コストの削減に繋がります。顧客情報にアクセスする上での効率性も高く、生産性の向上にも寄与します。

名刺の紛失・流出を防止する

名刺に記載される情報は個人情報に該当するため、適切に管理しなければいけません。しかし、紙の名刺には紛失のリスクもあります。名刺を紛失してしまうと、社外などへの情報漏えいに繋がりかねません。

また、紙の名刺を紛失した場合、「いつ・どこで・誰が」紛失したのかを特定するのが難しくなります。

そこで名刺の情報を電子的に管理することで、紙で管理するよりもセキュリティ上のリスクを低減させることができます。紛失自体を防止することができ、問題発生時の追跡もログ（操作履歴）の確認によって可能です。

さらに、グループウェアには基本的に通信の暗号化といったセキュリティ対策が施されており、よりセキュリティを強化するためにアクセス権限設定などの機能を活用することもできます。

名刺管理ができるグループウェアの選定ポイント

グループウェアで名刺管理ができると便利ですが、操作性や検索性が悪いと高い効果は期待できません。ここでは、名刺管理ができるグループウェアの選定ポイントについて解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

使いやすさを確認する

名刺管理に注目してグループウェアを選定する場合、その機能の使いやすさは必ず確認すべきポイントです。名刺管理機能の使いやすさを左右するポイントには、情報登録のしやすさや閲覧のしやすさが挙げられます。

名刺情報の登録は、OCR機能が活用できると大幅に作業時間を削減できます。OCR機能とは、画像データをテキスト化する技術です。スキャナーやカメラで取り込んだ名刺の文字情報をテキストデータとして保存することで、名刺情報を手入力する時間を短縮できます。

閲覧のしやすさについては、社外からアクセスする場合を想定して、スマートフォンやタブレットなどのモバイル端末を考慮することも大切です。レイアウトが見やすいか、フリックやタップなどの操作はしやすいかなど、実用性を確かめましょう。

これらは、実際に使わないとわからない部分もあるため、無料プランやトライアルなどを活用して確認することを推奨します。

検索のしやすさを確認する

グループウェアに蓄積された名刺情報の中から、目的の情報を素早く探し出すためには、検索性の高さが重要です。情報の検索に時間がかかると作業効率が悪化するため、どのような検索機能があるか事前に確認しておきましょう。

以下に検索性を向上させる機能の例を挙げます。

上記以外にも、AND検索・OR検索・NOT検索などに対応していると、膨大な量の情報の中から特定の情報に絞りやすくなります。

既存ツールとの連携性を確認する

名刺管理ソフトとグループウェアの連携を検討している場合、既に名刺管理ソフトかグループウェアを導入していることもあるでしょう。そういった場合は、既存ツールとの連携性を確認することが重要です。

また、名刺管理ソフトとグループウェア以外にも、SFA（営業支援）ツールやCRM（顧客管理）ツールなどと連携させたいニーズがあるかもしれません。特にクラウド型のツールの場合は連携可能なツールが限られるので、お互いの連携可否をよく確かめましょう。

名刺管理ができるグループウェアおすすめ2選

その他のグループウェアの選び方

グループウェアは名刺管理機能が備わっていると便利ですが、コミュニケーション機能や情報共有機能なども重要です。また、自社の導入目的や社内環境に合っていることや、セキュリティ対策など、注目すべきポイントはさまざまです。

名刺管理機能の有無に関わらず、グループウェアを選ぶ際には以下のポイントに注目することをおすすめします。

【重要なポイント2つ】

1. 必要な機能を備えているか
2. 利用人数・規模に対応しているか

【その他の比較ポイント】

1. モバイルに対応しているか
2. セキュリティ対策は万全か
3. 他ツールと連携できるか
4. サポート体制は十分か

まとめ

グループウェアの中には名刺管理機能を備えたものや、名刺管理ソフトと連携できるものがあります。グループウェア上で名刺管理ができることにより、顧客情報の効率的な社内共有や、電子的な情報管理によるコスト削減や紛失防止などのメリットを得られます。

グループウェアで名刺管理ができることは便利ですが、ツールの選定の際には操作性と検索性に注目することが重要です。名刺の情報登録に時間がかからないことや、必要な顧客情報に素早くアクセスできることが重要な判断ポイントです。

また、名刺管理にだけこだわるのではなく、グループウェアとしての機能や使いやすさを確認することも重要です。本記事を参考に、社内のコミュニケーション・情報共有を効率化して、生産性向上に役立つツールを選びましょう。