タイムカード（打刻）機能付きグループウェア4選｜選び方も解説

グループウェアには、タイムカード機能（打刻機能）を持つものもあります。別途勤怠管理システムを開く必要がないため、スムーズに打刻を行えます。この記事では、タイムカード（打刻）機能を搭載したおすすめグループウェアやメリット、選ぶ際のポイントなどを解説します。

目次

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1. グループウェアのタイムカード（打刻）機能を利用しよう
2. タイムカード機能付きグループウェアのメリット
3. タイムカード機能付きグループウェア導入時の注意点
4. タイムカード機能付きグループウェアの選定ポイント
5. タイムカード（打刻）機能付きグループウェアおすすめ4選
6. その他のグループウェアの選び方
7. まとめ

グループウェアのタイムカード（打刻）機能を利用しよう

グループウェアは、従業員同士のコミュニケーションを円滑化して、業務の効率化を図るためのソフトウェアです。搭載機能には、メール機能・スケジュール管理機能・コミュニケーション機能・ファイル共有機能・施設予約機能などがあります。

これらの機能を個別のツールで活用している企業も多いですが、それらを関連付けて利用するには手間がかかります。しかし、グループウェアではそれらの機能が統合されているため、簡単に関連付けができ業務の効率化が図れます。

また、グループウェアの中には、従業員の勤怠管理が効率化できるタイムカード（打刻）機能を搭載した製品もあります。タイムカード機能は、出退社時の打刻ばかりでなく、勤怠情報を管理したり勤務状況の通知を行ったりできるおすすめの機能です。

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タイムカード機能付きグループウェアのメリット

グループウェアにタイムカード機能を搭載すると、ほかの機能と関連付けて利用できるため、さまざまなメリットが生まれます。ここでは、以下の2点のメリットについて解説します。

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勤怠関連業務の負担軽減と業務効率化を促進

グループウェアの導入は、さまざまな業務負担を軽減し、効率化を促すことができます。勤怠関連の機能に特化したツールであれば、以下のような効果を期待できます。

1. 出退勤・有給休暇・残業時間など勤怠関連情報の確認が容易になる
2. 集計担当だけでなく上長・社員の勤怠関連業務の負担を軽減
3. 勤怠に伴うスケジュール管理や設備予約も一元管理できる

独立した勤怠管理システムの多くは、管理者が管理しやすく設計され、管理者以外はアクセスしにくくなっています。しかし、グループウェアに搭載されているタイムカード機能は、多くの場合従業員も勤務情報にアクセスできます。

これらの作業すべてがグループウェア上でできるため、いくつものツールを立ち上げる必要がないのも、タイムカード機能付きグループウェアの魅力です。また、勤怠情報の集計や分析を自動化でき、管理者の負担軽減にもなります。

リモートワークに対応できる

働き方の多様化に伴って、モバイルワークやサテライトオフィスワーク・テレワークなど、オフィス以外で勤務する従業員も増えてきました。そのような通常と異なる勤務形態の従業員でも簡単に打刻できるのが、タイムカード機能付きのグループウェアです。

特に、オンライン上のサーバーで提供されているソフトウェアに、インターネットを介してアクセスして利用するクラウド型のグループウェアは、タイムカード機能を搭載していれば、ほかの機能を付加することなくリモートワークでの利用が可能です。

また、モバイル端末が利用できれば、出先から業務報告や打刻ができるため、報告書提出のためだけに帰社する必要はなくなり、直帰や直行も可能になります。これにより、残業手当や交通費などのコスト削減も可能です。

タイムカード機能付きグループウェア導入時の注意点

タイムカード機能付きのグループウェアは利便性が高いですが、導入時には注意すべき点がいくつかあります。ここでは、2つの注意点を解説します。

利用方法の周知や研修が必要

タイムカードとタイムカード機能付きグループウェアでは、打刻の方法が大きく変わります。また、勤怠管理は給料や手当などに直結することから、グループウェアのタイムカード機能の利用方法を周知・徹底する必要があります。

加えて、グループウェアのさまざまな機能は、従業員全員が使いこなして初めて大きな効果を発揮します。そのため、タイムカード機能を含めた機能の使い方は、IT機器に不慣れな従業員でも利用できるよう研修を行いましょう。

不正打刻のリスクがある

グループウェアによってタイムカード機能の性能が大きく異なるため、場合によっては不正打刻が行われる可能性が高まります。リモート環境では他人による打刻などの不正が問題視されていますが、簡素的なタイムカード機能では不正を行いやすいです。

例えば、打刻を行った場所が記録される機能や登録したIPアドレスからのみ打刻できるといった機能があれば、グループウェアでの勤怠管理でも正確性を確保できます。反対に、これらの機能がなければ不正打刻が行いやすいといえます。

修正履歴が確認できるだけでも不正打刻の抑止になるため、不正打刻対策となる機能も搭載されているグループウェアがおすすめです。

タイムカード機能付きグループウェアの選定ポイント

タイムカード機能付きグループウェアは、さまざまなベンダーから多く提供されています。そのため、多くの製品の中から自社で活用しやすい製品を導入して、最大限の効果を上げることが大切です。ここでは、以下の3つの確認ポイントについて解説します。

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UI・操作性を確認

タイムカードは誰もが毎日使うため、簡単に素早く打刻できるものでなくてはなりません。中には電子機器に不慣れな従業員もいることを考慮し、細かな操作がなく直感的に扱える製品がおすすめです。操作しにくいと打刻漏れが起き、管理しにくくなります。

中にはログイン時間で自動打刻するタイプもあり、オフィスのパソコンの起動と同時にグループウェアが起動する設定にしておけば、自動的に打刻されます。また、スマホ利用を想定する場合は、スマホでの見やすさや打刻のしやすさも確認しましょう。

無料トライアルがある場合は、積極的に利用するのがおすすめです。文字の大きさや操作手順など、使ってみて初めてわかる使用感もあります。

管理者も使いやすい仕様か

タイムカード機能は、打刻者だけでなく勤怠管理者も利用します。そのため、タイムカード機能には集計や分析ができるツールが含まれ、業務の正確性を保ちながら業務の効率化が図れます。したがって、これらの機能を管理者が使いやすいかの確認も重要です。

主にどのような集計や分析ができるかを確認しましょう。また、データをCSV形式で出力できると、他のシステムでもデータが活用でき便利です。

コストを確認

初めからタイムカード機能を搭載したグループウェアもありますが、タイムカード機能がオプションで、追加料金が必要になる場合も多いです。タイムカード機能を搭載した製品は、搭載していない製品に比べるとコストは高めなため、必ず確認しましょう。

特に既に勤怠管理システムを導入している企業では、グループウェアを選択する際に、タイムカード機能付きにするかどうか迷う場合もあるでしょう。その際は、両者の機能とかかっているコストを洗い出し、費用対効果の高い方を選択するのがおすすめです。

最近では、働き手不足と働き方改革への対応から業務の効率化を優先して、タイムカード機能付きのグループウェアに乗り換える企業が増えています。

タイムカード（打刻）機能付きグループウェアおすすめ4選

その他のグループウェアの選び方

ここまで、タイムカード機能付きグループウェアについて解説してきました。しかし、グループウェアを導入する際は、そのほかの機能についても検討する必要があります。グループウェアの選び方としては、以下のようなポイントに注目するのがおすすめです。

【重要なポイント2つ】

1. 必要な機能を備えているか
2. 利用人数・規模に対応しているか

【その他の比較ポイント】

1. モバイルに対応しているか
2. セキュリティ対策は万全か
3. 他ツールと連携できるか
4. サポート体制は十分か

まとめ

グループウェアには、タイムカード機能（打刻機能）を持つものもあります。別途勤怠管理システムを開かずにグループウェア上で打刻が行えるため、出退勤がスムーズになります。

既存のタイムカードからグループウェアへ切り替える場合は、操作方法や運用の仕方が変わることから、従業員への周知や説明が必要です。また、すべての従業員が毎日利用するものであるため、使いやすいものを選ぶと同時に管理者が管理しやすいものを選びましょう。