多言語対応グループウェアおすすめ2選｜選ぶ際のポイントも解説

グループウェアには、英語をはじめとする多言語に対応したものもあります。多言語対応のグループウェアなら、海外拠点や外国人従業員との情報共有もスムーズです。この記事ではおすすめの多言語対応グループウェアや、選ぶ際のポイントを解説します。

目次

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1. グループウェアでグローバルな情報共有を
2. 多言語対応グループウェアのメリット
3. 多言語対応グループウェアの選定ポイント
4. おすすめの多言語対応グループウェア2選
5. その他のグループウェアの選び方
6. まとめ

グループウェアでグローバルな情報共有を

グループウェアとは、社内のコミュニケーションを円滑にしたり、業務効率を高めたりするためのシステムです。掲示板機能やスケジュール、ワークフロー共有など、さまざまな機能が揃っています。

中には、多国籍の従業員が在籍する企業に向けて、多言語に対応した製品も提供されています。英語をはじめとして中国語や韓国語など、数十か国の言語に対応している製品もあります。母国語で投稿した内容を、翻訳機能でさまざまな言語に変換できる点が特徴です。

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多言語対応グループウェアのメリット

多言語対応のグループウェアは、海外拠点を持つグローバル企業において、現地社員とのコミュニケーションを円滑に進められる点がメリットです。また、多国籍の従業員を抱える日本国内の企業でも役立ちます。

英語をはじめとした多言語と日本語の切り替えができるため、情報共有における言語の障壁がなく、スムーズにコミュニケーションがとれます。

さらに従来では、外国籍の従業員がグループウェアを使う場合、日本語のインターフェースに慣れる必要がありました。しかし、多言語対応のグループウェアはインターフェースも外国語に変換できるため、スムーズに業務が始められます。

多言語対応グループウェアの選定ポイント

多言語対応のグループウェアは、さまざまなベンダーが提供しています。そのため、どちらを選ぶか迷う企業もいるでしょう。ここでは、グループウェアを選定する際のポイントについて解説します。

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使用言語に対応しているか

多言語のグループウェアを選定する際は、従業員が使用する言語に対応しているかが重要なポイントです。多言語対応といっても、対応している言語の数は製品ごとに異なります。

たとえば、日本語・英語・中国語のみに対応しているものもあれば、イタリア語やロシア語、アラビア語などを含めた80か国語以上に対応しているグループウェアもあります。

グループウェア導入後に使用言語が増えた場合、言語を追加することは難しいため、将来性も考慮して使用言語を検討することがおすすめです。

海外のタイムゾーンに切り替えできるか

多言語のグループウェアを選定する際は、海外のタイムゾーンに切り替えられるかも確認しましょう。特に海外拠点を持つ企業は現地との情報交換の際に役立つでしょう。

たとえば、グループウェアの利用者ごとにタイムゾーンを変更できたり、スケジュールで各拠点のタイムゾーンが一目でわかる機能が備わっていたりします。さらに、国ごとの休日や祝日が設定されている場合もあります。

海外のタイムゾーンに切り替えられる機能があることで、スケジュール調整やプロジェクトの進捗共有で時差を確認する手間を削減することが可能です。そのため、日程調整のミス削減や業務促進に期待できるでしょう。

多言語でのサポートがあるか

トラブルが発生した場合、多言語でのサポート体制が整っているかもグループウェアを選ぶ際に確認するべきポイントです。多言語対応のグループウェアの場合、メールやチャット機能で問い合わせができる製品が多い傾向にあります。

海外拠点で利用する場合、現地時間でサポートがなければ業務が滞ってしまう可能性があるでしょう。そのため、各拠点からでもサポート体制が整っているか確かめる必要があります。

さらに、多言語での対応可否や、時間や日程に制限があるかも事前に確認することがおすすめです。24時間対応しているものもあれば、平日の日中のみ対応可能なケースもあるため注意しましょう。

誰でも使いやすい操作性か

求める言語に対応しているのはもちろんですが、操作性が伴わなければ現場へツールが浸透しません。可能であれば導入前にトライアルを実施し、実際に現場に落とし込めそうか従業員に意見を寄せて貰いましょう。

どんなツールでも、導入の決め手となるのは使用感です。形骸化を招かないよう、機能性やコストにばかり固執せず精査していきましょう。

海外製or日本製かで選ぶ

グループウェアは、海外製品と日本製品から選ぶこともできます。簡単に分類すると以下のような特徴があります。

• 海外製：カスタマイズをしながら汎用性を高められる仕様
• 日本製：カスタマイズ性は低いが初期搭載機能が多い、日本独自のビジネス習慣にも対応

Google Workspace・Microsoft 365などの海外製グループウェアは、汎用性の高い基本機能に追加拡張を行うことで、さまざまな場面で利用できるのが特徴です。

一方で日本製のグループウェアは初期搭載機能が多く、カスタマイズ性はあまり高いとはいえません。ですが、日本独自の稟議書やワークフローにも対応しており、カスタマイズの手間が省けるという見方もできます。

費用に関しては大して差がないため、希望の言語に対応しており自社との親和性が高いものを選ぶことで導入後の乖離も発生しづらいでしょう。

おすすめの多言語対応グループウェア2選

その他のグループウェアの選び方

グループウェアには、多言語対応以外にもさまざまな機能を備えています。そのため、自社にとって最適なグループウェアを選ぶためには、他の要素も確認する必要があります。

たとえば、モバイル対応の可否や他のツールとの連携などです。ここでは、確認するべきポイントと複数製品で迷った際に比較できるポイントを紹介します。

無料プランや無料トライアルを実施している製品もあるため、ポイントを押さえて体験すると選定しやすいでしょう。

【重要なポイント2つ】

1. 必要な機能を備えているか
2. 利用人数・規模に対応しているか

【その他の比較ポイント】

1. モバイルに対応しているか
2. セキュリティ対策は万全か
3. 他ツールと連携できるか

まとめ

グループウェアとは、社内のコミュニケーションを円滑にしたり、業務効率を高めたりするためのシステムです。近年では、グローバル企業向けに多言語に対応したグループウェアが数多く提供されています。

情報共有での言語の障壁がなく、スムーズにコミュニケーションがとれる点がメリットです。グループウェアを選定する際は、従業員の使用言語に対応しているか、タイムゾーンの切り替えが可能か、サポート体制が整っているかを確認することをおすすめします。

さらに、自社に最適なグループウェアを選ぶには、無料プランや無料トライアルを活用して操作性やセキュリティ対策などを比較しましょう。