多言語対応グループウェアおすすめ2選｜選ぶ際のポイントも解説

グループウェアには、英語をはじめとする多言語に対応したものもあります。多言語対応のグループウェアなら、海外拠点や外国人従業員との情報共有もスムーズです。本記事では、おすすめの多言語対応グループウェアや、選ぶ際のポイントなどを解説します。

目次

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1. グループウェアでグローバルな情報共有を
2. 多言語対応グループウェアのメリット
3. 多言語対応グループウェアの選定ポイント
4. おすすめの多言語対応グループウェア2選
5. その他のグループウェアの選び方
6. まとめ

グループウェアでグローバルな情報共有を

グループウェアとは、社内のコミュニケーションを円滑にしたり、業務効率を高めたりするためのシステムです。掲示板機能やスケジュール、ワークフロー共有など、さまざまな機能が揃っています。

グループウェアは、多国籍の従業員が在籍する企業に向けて、多言語に対応した製品も提供されており、英語・中国語・韓国語など、数十か国の言語に対応している製品もあります。母国語で投稿した内容を、翻訳機能でさまざまな言語に変換できるのが特徴です。

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多言語対応グループウェアのメリット

多言語対応のグループウェアは、海外拠点を持つグローバル企業において、現地社員とのコミュニケーションを円滑に進められます。ここでは、多言語対応グループウェアのメリットについて解説します。

国際的なチームのコミュニケーションを促進

多言語対応のグループウェアでは、ユーザーが自分の母国語で画面表示や通知を確認できます。さらに、社内文書、メッセージ、タスク内容なども必要に応じて翻訳され、誤解を防ぐことが可能です。

そのため、誤訳や読み間違いによるコミュニケーションミスが減ります。多文化が混ざり合うチームでも、意思決定やフィードバックがスムーズに行え、社内コミュニケーションで生じるストレスを軽減できます。

業務効率化やカスタマーサポートの一元化が可能

従来では、外国籍の従業員がグループウェアを使う場合、日本語のインターフェースに慣れる必要がありました。しかし、多言語対応のグループウェアはインターフェースも外国語に変換できるため、業務の効率化が可能です。

マニュアルを読む時間や操作の学習コストを抑えつつ、多言語マニュアルやサポートに関する整備が不要になります。その結果、カスタマーサポートの一元化で顧客対応の質を均一に保ち、グローバルブランド価値や顧客満足度の向上にも期待することが可能です。

多言語対応グループウェアの選定ポイント

多言語対応のグループウェアは、さまざまなベンダーが提供しており、対応している言語やサポート体制などに違いがあります。ここでは、グループウェアを選定する際のポイントについて解説します。

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使用言語に対応しているか

多言語のグループウェアを選定する際は、従業員が使用する言語に対応しているかが重要なポイントです。多言語対応といっても、対応している言語の数は製品ごとに異なります。

例えば、日本語・英語・中国語のみに対応しているものがあれば、イタリア語やロシア語、アラビア語などを含めた、全80か国語以上に対応しているグループウェアもあります。

グループウェア導入後に使用言語が増えた場合、言語を追加することは難しいため、将来性も考慮して使用言語を検討するのがおすすめです。

海外のタイムゾーンに切り替えできるか

多言語のグループウェアを選定する際は、海外のタイムゾーンに切り替えられるかも確認しましょう。特に、海外拠点を持つ企業は現地との情報交換の際に役立つ機能です。

例えば、グループウェアの利用者ごとにタイムゾーンを変更できたり、スケジュールで各拠点のタイムゾーンが一目でわかったりします。さらに、国ごとの休日や祝日が設定されている場合もあります。

海外のタイムゾーンに切り替えられる機能があれば、スケジュール調整やプロジェクトの進捗共有で時差を確認する手間を減らすことが可能です。そのため、日程調整のミス削減や業務促進に期待できます。

多言語でのサポートがあるか

トラブルが発生した場合を想定し、多言語でのサポート体制が整っているかも大切な選定ポイントです。多言語対応のグループウェアの場合、メールやチャット機能で問い合わせができる製品が多い傾向にあります。

海外拠点で利用する場合、現地時間で対応可能なサポートでなければ業務が滞ってしまう可能性があるでしょう。そのため、各拠点からでもサポート体制が整っているか確かめる必要があります。

さらに、多言語での対応可否に加え、時間や日程に制限があるかも事前に確認するのがおすすめです。24時間対応しているもの、平日の日中のみ対応可能なものなどの違いに注意しましょう。

誰でも使いやすい操作性か

求める言語に対応しているのはもちろん、操作性が伴わなければ現場へツールが浸透しません。トライアルが用意されている場合は積極的に活用し、現場の従業員からフィードバックを受けましょう。

どんなツールでも、導入の決め手となるのは使用感です。形骸化を招かないよう、機能性やコストばかりに固執せず、しっかりと精査していきましょう。

海外製or日本製かで選ぶ

グループウェアは、海外製品と日本製品から選ぶこともできます。双方を簡単に分類すると以下のような特徴があります。

1. 海外製：カスタマイズをしながら汎用性を高められる仕様
2. 日本製：カスタマイズ性は低いが初期搭載機能が多い、日本独自のビジネス習慣にも対応

Google Workspace、Microsoft 365などの海外製グループウェアは、汎用性の高い基本機能に追加拡張を行うことで、さまざまな場面で利用できるのが特徴です。

一方、日本製のグループウェアは初期搭載機能が多く、カスタマイズ性はあまり高いとはいえません。ただし、日本独自の稟議書やワークフローに対応しており、カスタマイズの手間を省けるのがメリットです。

費用に関しては大して差がないため、希望の言語に対応していて自社との親和性が高いものを選べば、導入後の乖離も発生しづらいでしょう。

おすすめの多言語対応グループウェア2選

その他のグループウェアの選び方

グループウェアには、多言語対応以外にもさまざまな機能を備えています。そのため、自社にとって最適なグループウェアを選ぶためには、他の要素も確認するのがおすすめです。

例えば、操作性やモバイル対応の可否、他のツールとの連携などです。無料プランや無料トライアルを実施している製品もあるため、各ポイントを押さえて試してみると選定しやすいでしょう。

【重要なポイント2つ】

1. 必要な機能を備えているか
2. 利用人数・規模に対応しているか

【その他の比較ポイント】

1. モバイルに対応しているか
2. セキュリティ対策は万全か
3. 他ツールと連携できるか

まとめ

グループウェアとは、社内のコミュニケーションを円滑にしたり、業務効率を高めたりするためのシステムです。近年では、グローバル企業向けの多言語に対応したグループウェアが数多く提供されています。

情報共有における言語の障壁がなく、スムーズにコミュニケーションが取れる点がメリットです。グループウェアを選定する際は、従業員の使用言語に対応しているか、タイムゾーンの切り替えが可能か、サポート体制が整っているかを確認するのがおすすめです。

さらに、自社に最適なグループウェアを選ぶには、無料プラン・無料トライアルを活用して操作性やセキュリティ対策などを比較しましょう。