ファイル管理機能搭載のおすすめグループウェア4選｜選定ポイントも

グループウェアの中にはファイル管理機能を持つものもあります。ファイル管理機能を搭載したグループウェアは、文書管理をデジタル化でき、業務効率化につながるのがメリットです。本記事では、おすすめのファイル管理機能搭載グループウェアと、メリット・選び方を解説します。

目次

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1. グループウェアのファイル管理機能とは
2. ファイル管理機能搭載のグループウェアのメリット
3. グループウェアにおけるファイル管理機能の選定ポイント
4. ファイル管理機能搭載のおすすめグループウェア4選
5. その他のグループウェアの選び方
6. まとめ

グループウェアのファイル管理機能とは

グループウェアとは、企業の組織内におけるコミュニケーションを円滑にし、業務効率化を実現するためのツールです。連絡ツールとしてのチャット機能だけでなく、スケジュール管理からタスク管理まで、プロジェクト遂行に役立つ機能が備わっているものもあります。

また、グループウェアはファイル管理機能を搭載したものも存在し、文書管理をデジタル化することができます。ファイル管理とは、パソコン内のファイルを適切に管理し、必要な際に素早く取り出せるように、整理された状態を保つことです。

グループウェアでファイル管理を行うことができれば、一元化によってファイル管理ツールを別途用意する必要がないため、コストをかけずに文書管理を効率化できます。

ファイル管理機能搭載のグループウェアのメリット

グループウェアのファイル管理機能を活用することで、さまざまなメリットが得られます。ここでは、ファイル管理機能を搭載したグループウェアのメリットについて、具体的に解説します。

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ツールを一元化できて使い勝手が良い

グループウェアには、ファイル管理機能だけでなく、スケジュール管理やタスク管理などに関する、さまざまな機能が集約されています。業務で使うツールをグループウェアに一元化できるため、複数のツールを行き来する必要がなく、使い勝手が良いのがメリットです。

複数のツールを単独で利用する場合、各ツールで作業を行うと入力の重複や漏れなど、人為的ミス・無駄な工数が発生するため非効率的です。グループウェアで各ツールの機能を集約すれば、情報も一元化できることから、業務効率化につながります。

ファイル管理・検索・共有が手軽

紙の文書を検索する作業は、時間や手間を要する煩雑な業務の1つです。そこで、社内にある文書をファイル管理機能でデジタル化することにより、ファイルの管理・検索・共有が簡単に行えるようになります。

ファイル管理機能では、文書をカテゴリ別に分けて整理し、更新や削除などを行いながら適切かつ安全に管理できます。文書の検索をする際も、キーワードなどでスムーズに抽出できるため非常に効率的です。

社内コミュニケーションが活性化

ファイル管理機能が搭載されたグループウェアを利用することで、社内コミュニケーションが活性化します。たとえば、文書管理をデジタル化し、業務を可視化することにより、個々の作業履歴が参照しやすくなります。

そして、社外からでもリアルタイムで状況把握が行え、チャット機能を利用してトラブルなどにも迅速に対応することが可能です。社内コミュニケーションの活性化は、無駄な作業を削減しつつ、生産性の向上にも寄与します。

テレワークの業務効率化に役立つ

グループウェアのファイル管理機能を活用すれば、どこからでもファイルにアクセスできるようになるため、テレワークの推進にも有効です。

インターネット環境があれば、社内にいなくてもグループウェア上で欲しいファイルを検索し探し出せることから、テレワークの業務効率化にもつながります。

また、従業員間でのファイルのやり取り・稟議もスムーズに行えるため、テレワークで必須となるファイル共有がしやすい環境づくりを整えることができます。

全社的なコスト削減が実現する

文書管理をデジタル化することで、従来まで紙文書として印刷・保管していた作業が不要となり、コスト削減につながります。紙の用紙代や印刷代といった費用を軽減し、全社的なコスト削減が実現するでしょう。

また、保管スペースの確保も行わずに済み、新たな作業スペースの設置も可能です。リソースの最適化が行える点も、グループウェアを利用する大きなメリットといえます。

グループウェアにおけるファイル管理機能の選定ポイント

グループウェアにおけるファイル管理機能を選ぶ際には、操作性や見やすさなど注目すべきポイントがあります。ここでは、グループウェアにおけるファイル管理機能の選定ポイントを解説します。

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使いやすさはどうか

ファイル管理機能は、使いやすさが業務の効率化を左右します。たとえば、ドラッグアンドドロップで文書移動できたり、一括アップロードができたりする機能があると、文書のデジタル化やファイル管理がスムーズに行えます。

また、操作性も重要なポイントです。操作が複雑だったり、ファイルの検索がしづらかったりする場合、社内に浸透せず、ファイル管理機能を活用できない可能性もあります。そのため、直感的な操作性と見やすい画面表示であることが理想です。

全文検索に対応しているか

ファイル管理を行う際は、全文検索が検索性の高さにおいて重要な要素となります。全文検索とは、文章の全体を検索対象とした検索方法です。複数の文書ファイル・すべてに含まれる文字列が検索対象となるため、目的のファイルを探しやすくなります。

全文検索は「あいまい検索」とも呼ばれており、簡単なキーワードで検索できることから、検索作業が効率化します。その他にも、文書の情報による属性検索に対応しているものもあるため、自社の使い方に応じた検索方法が備わっているかどうかを確認しましょう。

バージョン管理は可能か

ファイル管理機能は、バージョン管理ができるものがおすすめです。バージョン管理とは、ファイルやデータの変更履歴・変更内容を管理することを指します。グループウェアのファイル管理機能は、複数人で1つのファイルを何度も変更するケースが多いです。

よって、変更のたびにファイルが増え、複雑な構造になることも考えられます。そこで、バージョン管理機能があれば、ファイルに対しての変更履歴が自動的に付与されるため、最新バージョンがわかりやすくなり、過去の状態に復元することもできます。

アクセス権限を細かく設定できるか

グループウェア上でファイル管理機能を利用する場合は、情報セキュリティについても万全な対策が必要です。企業の文書ファイルには、機密情報を含んだ重要なファイルが多く存在します。

そのため、アクセス権限の設定範囲についても重視すべきです。たとえば、フォルダごとなど細かく権限設定・管理ができれば、ファイルにアクセスできる人を制限でき、セキュリティ強化が行えます。

ファイル管理機能搭載のおすすめグループウェア4選

その他のグループウェアの選び方

グループウェアを選ぶ際は、以下のような重要ポイント・その他の比較ポイントにも注目することがおすすめです。まずは、必要な機能を備えているか、利用人数や規模に対応しているかなど、自社に合ったグループウェアを選ぶことが求められます。

その他にも、モバイル対応が可能かどうか、セキュリティ対策についても注目したいポイントです。また、利便性を高めるために、SFAなど他ツールとの連携可否や、ベンダーのサポート体制についても導入前に確認しておきましょう。

【重要なポイント2つ】

1. 必要な機能を備えているか
2. 利用人数・規模に対応しているか

【その他の比較ポイント】

1. モバイルに対応しているか
2. セキュリティ対策は万全か
3. 他ツールと連携できるか
4. サポート体制は十分か

まとめ

グループウェアには、ファイル管理機能を搭載したものも多くあり、文書管理をデジタル化することができます。

グループウェアのファイル管理機能を活用することにより、業務に使うツールの一本化が可能です。ファイル管理が効率化することから、テレワークの推進にも役立つなどさまざまなメリットが得られます。

なお、ファイル管理機能では、検索方法やバージョン管理など使いやすさが業務効率化にも関係するため、選定のポイントをチェックしておくのがおすすめです。自社に合ったグループウェアでファイル管理機能を活用しながら、業務効率化を目指しましょう。