【2024年版】会議室予約機能搭載のおすすめグループウェア4選｜FAQと対策も

会議室の予約において、カラ予約や予約の取りにくさなどの課題を抱えている企業は多いです。会議室予約機能を搭載したグループウェアを活用すれば、会議室の利用状況改善が実現します。本記事では、会議室予約機能搭載のグループウェアについて、メリットなどを解説します。

目次

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1. グループウェアの会議室予約機能とは
2. グループウェアにおける会議室予約機能のメリット
3. 会議室予約でよくある問題とグループウェアによる対策
4. 会議室予約機能搭載のグループウェアを選ぶポイント
5. 会議室予約機能搭載のおすすめグループウェア4選
6. その他のグループウェアの選び方
7. まとめ

グループウェアの会議室予約機能とは

グループウェアは、企業内の情報共有やコミュニケーションを円滑に行い、業務を効率化するためのツールです。グループウェアには、会議室予約機能を含め、メール送信・スケジュール管理・チャット・掲示板・ファイル共有などに関する機能が搭載されています。

1つのツールの中で関連性を保持しながら、すべての機能を利用できるのがグループウェアの特徴です。また、モバイル端末からアクセスできるものも多く、外出先や自宅からでも業務に関わる情報交換が可能なため、スムーズな業務の遂行に役立てられます。

本記事では、グループウェアが搭載する多くの機能の中から、会議室の空き状況の確認や予約が社外からでも行える「会議室予約機能」を中心に解説し、おすすめの製品についても紹介します。

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グループウェアにおける会議室予約機能のメリット

会議室予約機能は、多くのグループウェアが搭載している機能です。グループウェア内の他機能と連携することで、大きなメリットが得られます。ここでは、会議室の予約管理とスケジュール管理を効率化するメリットについて解説します。

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会議室の空き状況管理・予約を効率化できる

グループウェアに搭載されている会議室予約機能では、会議やミーティングの開催が必要になった際に、どこからでも会議室の空き状況を確認した後に予約を完了できます。また、モバイル端末を利用すれば、外出先や自宅からのリアルタイムな予約も可能です。

キャンセルが発生した際にも、インターネット環境があれば迅速な対応ができ、稼働率の高い会議室運営が可能です。従来まで、会議室予約を手動で行っている企業では、人手を通さずに予約・キャンセルができるようになるため、業務負担の軽減も図れます。

スケジュール管理がしやすくなる

多くのグループウェアには、スケジュール機能が搭載されており、会議やミーティング参加者の今後の予定を知ることができます。そのため、参加者にメールや電話で都合をヒアリングし、細かくスケジュール調整を行う必要がなくなります。

また、グループウェアのメール機能と連携して、開催決定と合わせて開催の予告メールを送信したり、会議の日時が近付くとリマインドメールを送信したりする機能を持つものもあります。

このような機能を持つツールであれば、参加者のスケジュール管理もしやすくなり、開催者・関係者の負担が軽減されます。

会議の前に議題について共有できる

会議室の予約が効率的に行えると、グループウェアを活用して会議前に議題の内容をチャット・メールで共有できます。不確定な日程調整では、資料に記載する日時や参加者名などを変更しなければならないことから、事前の情報共有が困難です。

その点、会議室予約機能を上手く活用することにより、決定した参加者に対して会議前の会議内容を共有しつつ、当日の会議を円滑化させられます。

延長したい場合には手元から申請可能

会議の予定時間が長引いた際、その後の予約が入っておらず延長したい場合には、手元のスマートフォン・タブレットから延長申請を行うことができます。

仮に会議室予約機能を使えないと、予約管理を行っている場所に移動し、新たに予約状況を確認して申請するという手間がかかります。しかし、柔軟に予約申請ができるツールであれば、会議をストップさせることなく効果的な運用につなげられるでしょう。

会議室予約でよくある問題とグループウェアによる対策

企業では、常にコストパフォーマンスを考えることが基本とされ、会議室も有効的に利用することが求められています。ここでは、会議室予約でよくある問題をどのようにグループウェアで解決するのか、対策方法について詳しく解説します。

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カラ予約になっているケースが多い

会議室を利用する際の問題として、予約されていたはずの会議室が使われていない「カラ予約」が挙げられます。この問題の原因は、予約後に会議が中止・延期になった場合や、会議の日程が決まらず、複数の予約を入れておいた場合のキャンセル忘れが多いです。

キャンセル忘れが生じるのは、従業員が「後からキャンセルすればいい」という考え方をしていたり、システムの仕様上キャンセルできなかったりするケースが考えられます。

グループウェアでは、キャンセルが発生した時点でキャンセル処理が簡単に行えるため、キャンセル忘れを防止できます。迅速なキャンセル処理を習慣化すれば、後からすればいいという考え方を減らせるでしょう。

また、スケジュール管理機能を活用すれば、素早く会議の開催日時が決定するため、複数の予約日時を確保する必要がありません。

自動キャンセル機能を活用する

自動キャンセル機能は、会議室前に設置された入室ボタンなどと連動し、予約時刻から一定時間経過しても会議室が利用されないと、予約が自動的にキャンセルされる機能です。会議室は空室となるため、急遽ミーティングを開催したい人が利用できるようになります。

また、終了予定時刻より前に会議が終了した場合、会議室を空室として利用可能な状態にする機能を搭載したものもあります。会議室の稼働率を少しでも上げたい場合は、できる限りリアルタイムで会議室の空き状況が表示されるグループウェアがおすすめです。

スケジュール管理機能と連携する

グループウェアにおける、会議室予約機能とスケジュール管理機能が連携できるものであれば、会議の開催日時の決定と会議室予約を同時進行できます。そのため、会議の開催者は短時間で業務が進められ、予約忘れも起こりません。

また、参加者のスケジュールに合わせて会議が設定されることから、予備日を確保する必要がなくなります。また、会議前にアラームやリマインド通知でお知らせできるものもあり、予約忘れやキャンセル忘れの防止に役立ちます。

会議室の数が足りない

会議室の数が足りず、なかなか予約できないという悩みを抱えている企業も多いでしょう。その対策として、コストをかけて外部の会議室などを利用している場合もあります。そのような課題にも、グループウェアによっては対応が可能です。

電子会議室機能・Web会議機能を活用する

企業における会議には、対面で行う必要のない会議やミーティングも数多くあります。会議室が少なく確保が難しい企業では、電子会議室機能やWeb会議機能を搭載したグループウェアを導入し、会議室・Web会議・電子会議を使い分けるのもおすすめです。

電子会議とは、テキストを利用して行う会議であり、簡単な意見交換や相談などで有効活用できます。また、会議室の利用時間を短縮するために、事前に電子会議で調整してから本会議に望むといった使い方も好まれます。

一方、Web会議は映像と音声を通して参加者と対面で行う会議です。働き方の多様化が普及した現在では、リモートワークや他支店の従業員も出席できる会議として注目されています。テレビ会議と異なり、専用機器は必要なくモバイル端末からでも参加できます。

ツールで利用状況を分析して実態を把握する

グループウェアには、会議室の利用状況を分析してレポートを作成する機能を搭載したものもあります。この機能を利用して、本当に会議室が足りていないのか、カラ予約がどれくらいあるのかなど、会議室運用の課題を明確にすれば、柔軟な対策が講じられます。

また、予約が集中する時間帯を分析して開催時間の調整をしたり、稼働率の低い会議室を他の目的でも使えるようにしたりできます。そして、分析結果を基に電子会議を利用した会議時間の短縮、Web会議の推進といった新たな方針を決めるのもおすすめです。

会議室予約機能搭載のグループウェアを選ぶポイント

会議室予約機能搭載のグループウェアは、多くのベンダーから提供されているため、選択に迷う場合も多いでしょう。グループウェアは、下記の3つのポイントに注目して選ぶのがおすすめです。

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他の機能と連携できるか

グループウェアには、会議室予約機能以外にも多くの機能が搭載されています。よって、会議室予約機能との連携により、会議室の運用がよりスムーズ化するものを選択するのがおすすめです。例えば、スケジュール管理機能やメール配信機能との連携を確認しましょう。

その他にも、掲示板機能と連携して会議開催日時を通知したり、開催予定日が近付いたら自動的にリマインドを通知したりできるものもあります。また、会議室の予約と同時に、プロジェクターなど会議で必要な備品の予約もできると、利便性が向上します。

誰でも直感的に操作できるか

従業員の中には、IT機器の操作に不慣れな人もいるため、誰もが扱いやすいグループウェアの選択が大切です。直感的に使いこなせるツールであるかどうか、導入前にしっかりと検討するようにしましょう。

特に、モバイル端末での利用が可能なグループウェアは、表示文字が小さく読みにくい場合があるため、読みやすさの確認も重要です。ツールの扱いやすさは使用率を高め、会議室予約のキャンセル忘れの防止にも寄与します。

モバイルに対応しているか

会議の中止・延期が決まった際、すぐに会議室の予約をキャンセルできることが重要です。そのため、スマートフォンやタブレットなど、従業員が常に持ち歩くモバイル端末に対応したグループウェアの選択がおすすめです。

なお、モバイル端末に対応したものでも、モバイル表示に最適化されていないグループウェアでは、見にくく扱いにくいです。

モバイル端末の対応は、会議室の予約だけでなく他の機能でも利便性が高まるため、外回りの多い部署においても、業務の効率化に大きく影響するでしょう。

会議室予約機能搭載のおすすめグループウェア4選

その他のグループウェアの選び方

グループウェアの導入時には、会議室予約機能の使いやすさだけでなく、その他の機能などについても検討する必要があります。主に、以下のようなポイントに注目して選択するのがおすすめです。

【重要なポイント2つ】

1. 必要な機能を備えているか
2. 利用人数・規模に対応しているか

【その他の比較ポイント】

1. セキュリティ対策は万全か
2. サポート体制は十分か

まとめ

会議室の予約では、カラ予約や予約の取りにくさなどの課題を抱えている企業が多いです。そのような課題に対応できるのが、会議室予約機能を搭載したグループウェアであり、会議室の利用状況の改善につなげられます。

グループウェアの会議室予約機能は、会議室の空き状況を確認して簡単に予約を取れるなど、予約管理業務の効率化に役立ちます。また、グループウェアが搭載するスケジュール管理機能など、さまざまな機能と連携することで、より利便性を高められます。

効率的な業務の遂行や会議室の有効活用を実現したい場合には、会議室予約機能を搭載したグループウェアの導入を検討しましょう。