大企業のグループウェア導入のポイントとは｜シェア率上位のサービスも紹介

コミュニケーションの活発化・業務効率化に役立つグループウェアは、社員数1,000人以上の規模が大きい大企業でもシェア率が上がっています。本記事では、大企業でシェア率が高いおすすめのグループウェアや大企業がグループウェアを導入するメリットなどを解説します。

目次

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1. 大企業におけるグループウェアの必要性
2. グループウェアを導入するメリット
3. 大企業がグループウェアを導入するデメリット
4. 大企業向けグループウェアの選定ポイント
5. 大企業でのグループウェア導入で押さえておきたいポイント
6. 大企業へのシェア率が高いおすすめグループウェア4選
7. その他のグループウェアの選び方
8. まとめ

大企業におけるグループウェアの必要性

グループウェアとは、社内で情報を共有し、コミュニケーションを活性化するためのシステムです。テレワークが広まった現代では、場所を問わずリアルタイムで情報を共有する必要性が高まっています。

そのため、社員数が1,000人以上の日本の大企業でもグループウェアのシェア率が増えています。本記事では、大企業でシェア率が高いおすすめのグループウェアや、大企業がグループウェアを導入するメリット・デメリットを解説します。

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グループウェアを導入するメリット

グループウェアを導入するメリットはさまざまあります。今回はグループウェアを導入することで大企業でも大幅にメリットを感じられる3つに注目し、詳しく解説します。

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コミュニケーションが活発になる

グループウェアのチャット機能は、従来のメールや内線電話に比べて、コミュニケーションをリアルタイムに取りやすくします。これまでは、相手を指定してメッセージを送ったり、相手が不在なら待ったりする必要がありました。

しかし、チャット機能を使えば、この手間を大幅に減らせます。グループウェアのチャット機能は、相手の都合を気にせずリアルタイムでコミュニケーションが取れ、個別やグループ単位での効率的な連絡が可能です。

そのため、業務効率化や円滑なコミュニケーションが実現し、作業の効率向上につながります。

働き方改革・テレワークの推進に役立つ

リモートワークが広まった現代では、直接顔を合わせる機会が減り、以前のような気軽なコミュニケーションが減りました。この課題を解決する手段として、多くの企業がグループウェアを導入しています。

グループウェアのチャット機能なら、電話やメールを使わずにちょっとした打ち合わせや業務内容の確認がスムーズに行えます。また、グループウェアのWeb会議機能では、1対1だけでなく、複数人でのオンライン会議を手軽に行うこともできます。

そのため、遠隔地にいる社員同士の意見交換やプロジェクトの進捗確認を効果的に行え、業務の円滑な進行を促進できます。

「見える化」で業務効率を向上

グループウェアの導入で、あらゆる業務が「見える化」されます。ワークフロー機能やスケジュール管理機能を活用することで、不透明だった業務フローとスケジュールが可視化され、業務の標準化が期待できます。

スケジュール管理機能では、複数のスケジュールを一元管理でき、部署やチーム全体のスケジュールを簡単に把握可能です。また、ワークフロー機能は申請書の作成から承認、決裁までのプロセスを効率的に行えます。

このように、グループウェアの機能活用により業務の手続きが効率化され、スムーズな業務遂行が可能になります。

コスト削減が見込める

グループウェアを導入することで、人件費などのコスト削減が見込めます。グループウェアは業務プロセスを自動化するだけでなく情報共有を円滑にもしてくれるため、作業負担が減る上に連携の無駄も省けます。

これにより、特定の作業にかけていた人手とコミュニケーションにかけていた時間が短縮され、人件費を削減できます。また、グループウェアでファイルの共有もできるため、メンバーに共有するためだけに印刷などをしていた場合は、印刷コストの削減も可能です。

大企業がグループウェアを導入するデメリット

グループウェアの活用には多くのメリットがある一方で、デメリットも存在します。ここからは、大企業がグループウェアを導入するデメリットについて、解説します。

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導入・運用にコストがかかる

グループウェアの料金は通常、利用するユーザー数に応じて設定されます。そのため、ユーザー数が多い大規模な組織の場合、莫大なコストがかかる可能性があります。

また、データ容量など特定の機能を追加する際には、追加料金が必要となることも少なくありません。料金体系はベンダーごとに異なるため一概にはいえませんが、導入を検討する際は費用対効果をしっかりと検討することが重要です。

導入にかかるコストと、毎月発生するランニングコストの両方を確認し、そのコストをかけるだけの価値があるか見極めましょう。

導入効果を得られるまでに時間と手間がかかる

グループウェアは、全社員が効果的に利用できるようになって初めてコミュニケーションや業務の効率化が実現します。そのため、社員全員がグループウェアを使いこなせるようになるまでは導入効果を得られません。

導入時には導入目的の周知と研修制度の整備や実施が必要であり、導入後も定期的なフォローアップやサポートが必要です。これらの取り組みには時間と手間がかかるため、導入から実際の効果が得られるまでには、それなりの期間が必要です。

導入してすぐには効果を得られませんが、全社員が使いこなせるようになれば十分な導入効果が得られます。

大企業向けグループウェアの選定ポイント

グループウェアを選定する際は、以下のようなポイントを確認することがおすすめです。ここからは、それらのポイントについて詳しく解説します。

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費用対効果は見合っているか

費用対効果とは、何かを実行するために費やしたコストと、その結果得られる効果とのバランスを指します。つまり、何かに費やしたお金とそれによって得られる利益や成果の比率のことです。

大企業がグループウェアを選ぶ際に、費用対効果を見極めることは極めて重要です。グループウェアの導入には導入時の初期コストだけでなく、その後の運用や維持にかかるランニングコストもかかります。

安価な初期費用だけで選定するのではなく、導入後のランニングコストも含めて、複数のグループウェアを比較しましょう。大企業は規模が大きいため、費用対効果が合わない場合、多額の損失につながりかねません。

そのため、実際の利用状況や必要な機能、維持管理コストなどを考慮し、長期的な視野でコストと効果を評価することが重要です。

誰でも簡単に操作できるか

大企業がグループウェアを選ぶ際は、操作性の優れた使いやすいツールを選びましょう。大企業は社員数が多く社員間でITスキルに差がある可能性が高いため、誰もが直感的に操作できる使い勝手の良さが必要です。

社員からの声やヒアリングを通じて使用者のニーズを把握し、実際に使うユーザーに合った使いやすいツールを選ぶことが大切です。使う側の立場を考え、操作性に優れたグループウェアを選定することで、全体の効率を高めることができます。

セキュリティ対策は十分か

大企業では情報漏えいがセキュリティ問題を引き起こし、信用性や賠償問題など企業全体に影響を及ぼす可能性があります。

たとえば、人事情報や経理情報、個人情報、顧客情報などの機密データはグループウェアに格納されることが多いですが、これらの機密データの扱いには、高度なセキュリティが求められます。

そのため、適切なセキュリティ機能を備えたグループウェアの選定が必要です。実際に選定する際は、マルウェア対策やアクセス制限、データの暗号化などの基本的なセキュリティ機能を持っているかどうかを確認しましょう。

大企業でのシェア率が高いか

大企業で広く利用されているグループウェアは、機能性やセキュリティ、使いやすさなど高い信頼性を持っていると判断できます。このようなシェア率の高いツールは、他の多くの企業やユーザーから信頼を受け、広く利用されていることを示しています。

このようなツールは、多くのユーザーにとって利用しやすく、安定性があるため、大規模企業が採用する際には重要なポイントとなります。そのため、大企業でのシェア率は、信頼性や利用効果を考える上で重要な判断材料となります。

他のシステムと連携できるか

外部連携機能は、既存のシステムとグループウェアをスムーズに統合するための重要な機能です。外部連携機能を使えば、企業がすでに利用しているシステムとグループウェアをシームレスに統合できます。

これにより、従来の業務フローを大きく変更することなく、新たなシステムを導入できるため、業務の中断や変更に伴うリスクを最小限に抑えられます。

たとえば、既存のシステムからグループウェアへのデータの連携や、グループウェアから別のシステムへのデータ転送などが可能です。このような機能を活用することで、業務効率を向上させるだけでなく、機能拡大やツールの導入にも柔軟に対応できます。

必要な機能が搭載されているか

大企業がグループウェアを選定する際には、そのツールが必要な機能を備えているかどうかが重要です。各企業にはさまざまな課題やニーズがあるため、導入目的に合わせた機能が搭載されたツールを選ばなければなりません。

機能が不足していたり、不要な機能が多かったりするツールでは、企業の課題解決や業務効率化にはつながりません。そのため、自社のニーズに適した機能が十分に備わっているかを見極め、それに基づいて適切なグループウェアを選定しましょう。

ユーザー数の増加に対応できるか

大企業では毎年大規模な新卒採用を行っていることが多いため、社員数の増加に伴うユーザー数の増加に対応できるか確認しましょう。ユーザー数の増加に対応できない場合、特定の社員しかグループウェアを使用できず、コミュニケーションの円滑化が実現しません。

特定のチームではグループウェアを使用しないといった対策もありますが、そのチームのコミュニケーション方法を別で用意しなければなりません。また、そのチームが社内で孤立しやすくなるといった問題もあります。

そのため、ユーザー数の増加に対応できるグループウェアを選定しましょう。併せて、部署やチームの新設が多い企業は、これらの追加にも対応できるかも確認が必要です。

大企業でのグループウェア導入で押さえておきたいポイント

大企業におけるグループウェア導入には様々なポイントがあります。効果的な導入を図るためには、重要なポイントを押さえましょう。ここでは、大企業がグループウェアを導入する際に注目すべきポイントを詳しく解説していきます。

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シェア率上位の多くはクラウド型が占めている

グループウェアには、クラウド型とオンプレミス型の2種類の導入形態があります。オンプレミス型は、企業が自社のインフラを管理し、ソフトウェアを自社のサーバーにインストールする方式です。

一方、クラウド型は外部のサーバーを利用し、ネットワーク経由でソフトウェアにアクセスします。最近では、導入や保守の負担が少ないクラウド型が主流となっています。

クラウド型には、手軽な利用と柔軟性、さらにはコスト面でのメリットがありますが、オンプレミス型では自社でのインフラ整備や保守が必要であり、人件費を始めとしたコストや時間がかかります。

しかし、大企業ではオンプレミス型の方が低コストとなるケースもあるため、保守に必要な人材が揃っているか、長期的なコストは適切かといった点を見極め、最適な導入形態を選択しましょう。

導入する際は研修・教育制度を整える必要がある

グループウェアが適切に活用されるためには、利用目的や利点を従業員に周知し、社内のルールや手順を示した運用ルールやマニュアルを作成することが重要です。作成の際は、分かりやすい内容でシンプルなルールを設けることが効果的です。

また、従業員の教育も大切です。グループウェアの使い方やその重要性について教育制度の整備や研修を行うことで、スムーズに利用できる環境を整えることができます。

上記のように、従業員がグループウェアをスムーズに扱えるように適切なサポートを行いましょう。こうした取り組みが、効果的なグループウェアの導入につながります。

スムーズに定着させるにはスモールスタートが理想

スモールスタートとは、新しい取り組みを始める際に、小規模な範囲や機能からスタートさせて、徐々に拡大していく戦略です。大企業がグループウェアを導入する際は、まずはスモールスタートから始めることが理想的です。

最初は必要な機能の一部から導入し、徐々に機能を追加していくことで、従業員がより新しいシステムに容易に慣れることができます。そして、問題が発生した場合でも被害を最小限に抑えられる利点があります。

スモールスタートから始めることで、ユーザーの負担を軽減し、エラーや問題が発生した際の対応を迅速かつ効果的に行うことができます。

大企業へのシェア率が高いおすすめグループウェア4選

その他のグループウェアの選び方

グループウェアを選ぶ際には、モバイル対応やサポート体制も重要です。特に近年では、場所や時間を問わず業務を行うことが当たり前になったため、モバイル対応があるかどうかは大きなポイントです。また、サポート体制も重要な要素です。

問題やトラブルが発生した際に、適切なサポートが得られるかどうかは導入後の安心感につながります。より使いやすく安心して利用できるグループウェアを選ぶことが大切です。

【その他の比較ポイント】

1. モバイルに対応しているか
2. サポート体制は十分か

まとめ

グループウェアは、社内で情報共有やコミュニケーションを円滑に行うためのシステムです。最近では、働き方改革やテレワークが進む中で、大企業でもグループウェアの使用が増えています。

このツールは、コミュニケーション以外にもスケジュール管理やタスク管理、ファイル共有など多様な目的で活用でき、業務の多くに役立てられています。グループウェアの導入により、情報のスムーズな共有が可能となり、業務プロセスの効率化が期待されます。

ただし、導入前にはコスト対効果や使いやすさ、セキュリティなど紹介したポイントを確認し、自社に最適なシステムを選択することが重要です。自社のニーズに最適なツールを選定し、効果的にグループウェアを活用しましょう。