タスク管理ができるグループウェアおすすめ2選｜選び方も解説

グループウェアには、タスク管理機能を持つものもあります。タスク管理機能のあるグループウェアは情報を一元化することができ、プロジェクトの進捗把握や共有が容易になります。この記事では、タスク管理ができるおすすめのグループウェアや選ぶ際のポイントを解説します。

目次

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1. グループウェアでタスク管理をしよう
2. グループウェアでタスク管理を行うメリット
3. タスク管理ができるグループウェアの選定ポイント
4. グループウェアでのタスク管理の具体例
5. タスク管理ができるグループウェアおすすめ2選
6. その他のグループウェアの選び方
7. まとめ

グループウェアでタスク管理をしよう

グループウェアとは、企業など組織内の情報共有を効率化し、コミュニケーションを活性化させるためのツールです。メールやチャットなどの連絡機能だけではなく、スケジュール管理やファイル共有など、業務の効率化に役立つあらゆる機能を搭載しています。

また、タスク管理機能を備えたものも多く、プロジェクト管理にも役立ちます。チーム全体で設定された期限や進捗を把握できる上に、メンバー間のコミュニケーションが活性化されるメリットも得られます。

グループウェアでタスク管理を行うメリット

グループウェアでタスク管理を行うことで、タスクに関する情報が一元化されるため、コミュニケーションが円滑になり、業務効率化に繋がる効果があります。ここでは、グループウェアでのタスク管理のメリットについて解説します。

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タスクに関する情報共有がスムーズになる

グループウェアでタスク管理を行うことで、さまざまなタスクに関する情報共有がスムーズになります。グループウェアは、スケジュールや資料など、タスクに関する情報を一元化することができます。

そのため、プロジェクトの担当者や進捗状況などが可視化され、一目で把握できるようになります。その結果として、期限が迫っているタスクやプロジェクトの課題などを素早く見つけられ、迅速な対応が実現します。

生産性向上・コスト削減に繋がる

グループウェアによるタスク管理は、スケジュールや進捗状況などの情報共有を迅速化し、無駄な確認作業を削減できます。また、タスクを可視化することにより、優先すべき作業の透明性が高まり、生産性の向上に繋がります。

さらに、タスク管理のために別途ツールを導入した場合、月額利用料や維持費などが発生しますが、グループウェアを活用すれば、タスク管理ツールを導入する必要がないため、コストを抑えられるのもメリットです。

チームごとのタスク管理がしやすくなる

グループウェアは、特定の部署やチームなど限られたメンバー間のコミュニケーションを円滑にするツールのため、プロジェクト全体ではなくチーム内のタスク管理が容易になります。

基本的に、チームに所属して作業をする従業員が別チームのタスクを把握する必要はなく、かえって自身の作業に集中できなくなる可能性があります。

全体で管理すべきタスクとチーム内での管理が望ましいタスクのそれぞれを適切に管理し、生産性を損なわない作業環境を作りましょう。

コミュニケーションが取りやすくなる

グループウェアは、メールだけでなくチャット機能などのコミュニケーション機能も充実しているのが特徴です。そのため、タスクの変更などがあった際や、出張・リモートワークなどで離れた場所にいる場合でも素早くやり取りができます。

グループウェアのチャット機能には、ファイル共有やビデオ会議を搭載したものも多く、離れた場所でもスムーズなコミュニケーションが可能です。また、チャット機能は気軽な会話で完結するため、メッセージのやり取りも効率化します。

タスク管理ができるグループウェアの選定ポイント

タスク管理ができるグループウェアを選ぶ際は、いくつかの注目すべきポイントがあります。ここでは、タスク管理を社内に浸透させ、さらに効率化させるためのポイントについて、具体的に解説します。

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使いやすさを確認する

タスク管理ができるグループウェアを選定する際は、使いやすさを確認しましょう。タスク登録のしやすさや進捗状況の見やすさは業務の効率に影響し、操作性が悪い場合、タスク漏れなどのリスクが発生する可能性が考えられます。

また、メンバー全員が使用できなければ、タスク管理として正常に機能しないため、社内に浸透しない原因になります。そのため、タスク管理に関連するスケジュールやコミュニケーション機能についても、簡単に操作できるものが理想的です。

使いやすさの確認は、無料トライアルの活用がおすすめです。全ての製品が無料トライアルを行っているわけではありませんが、導入を検討しているグループウェアが無料で使用できるのであれば、本格導入前に使用感を試しておきましょう。

他ツールとの連携性もチェック

グループウェアは、SFA（営業支援システム）などの他ツールを連携することで、タスク管理がより効率的になります。よって、タスク管理ができるグループウェアを選定する際は、他ツールとの連携性についてもチェックしましょう。

SFAと連携することにより、グループウェア上で、顧客情報や商談の進捗状況などの情報共有が可能になります。また、SFAとグループウェアがシームレスになることで、タスクやスケジュールの入力作業が効率化できます。

グループウェアでのタスク管理の具体例

グループウェアでタスクとマニュアルを管理することで、マニュアルを探す手間を省けます。多くのマニュアルの中から特定のマニュアルを探すのは手間であり、長い目で見ると大きなタイムロスになります。

また、チームや部署を問わず全員がやり取りをする場で特定のチームにのみ関係する情報を共有するのは、他チームの作業の邪魔になる可能性がありますが、グループウェアでは該当のチームにのみ共有でき、作業に集中できる環境が作れます。

タスク管理ができるグループウェアおすすめ2選

その他のグループウェアの選び方

グループウェアを選ぶ際は、以下のようなポイントにも注目することがおすすめです。重要なポイントは、自社に必要な機能を備えているかどうかと、利用人数や会社の規模に対応しているかどうかの2点です。

その他にも、離れた場所でも利用できるようモバイルに対応しているかどうか、セキュリティ対策ついてもチェックしましょう。また、操作や導入、アフターフォローなど、ベンダーのサポート体制が十分かどうかも、注目したい比較のポイントです。

【重要なポイント2つ】

1. 必要な機能を備えているか
2. 利用人数・規模に対応しているか

【その他の比較ポイント】

1. モバイルに対応しているか
2. セキュリティ対策は万全か
3. サポート体制は十分か

まとめ

グループウェアは、企業の情報共有を効率化し、コミュニケーションを活性化させるためのツールであり、タスク管理機能を備えたものが多くあります。

グループウェアでタスク管理を行うことで情報共有がスムーズになり、コミュニケーションが取りやすくなるため、生産性の向上に繋がります。また、別途タスク管理ツールを導入する必要がなく、コスト削減になるといったメリットもあります。

タスク管理ができるグループウェアを選定する際は、使いやすさやSFAなどの他ツールとの連携について確認が必要です。会社の規模や求める要素が備わっているか確認しながら自社に合ったグループウェアを選定し、タスク管理を効率化しましょう。