スケジュール管理におすすめのグループウェア3選｜メリットや注意点も

多くのグループウェアには、基本機能の1つとしてスケジュール管理機能が備わっています。グループウェアを活用したスケジュール管理には、他の情報とまとめて管理できるといったメリットがあります。本記事では、スケジュール管理におすすめのグループウェアを紹介します。

目次

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1. スケジュール管理にグループウェアを活用
2. グループウェアのスケジュール管理機能でできること
3. グループウェアでスケジュール管理を行うメリット
4. グループウェアのスケジュール管理機能に関する注意点
5. カレンダーアプリと連携できるグループウェアもある
6. スケジュール管理におすすめのグループウェア3選
7. その他のグループウェアの選び方
8. まとめ

スケジュール管理にグループウェアを活用

スケジュール管理は、ビジネスにおいて極めて重要です。ビジネスにおける個人のスケジュールはチームや部署に影響するため、共有が必要です。このスケジュールの共有で活躍するのが、グループウェアです。

グループウェアは組織内のコミュニケーションを円滑にするツールですが、グループウェアの多くがスケジュール管理機能を備えており、個々のスケジュールの把握が容易になります。

本記事では、スケジュール管理におすすめのグループウェアを紹介するとともに、グループウェアでスケジュール管理を行うメリットや注意点についても解説します。

グループウェアのスケジュール管理機能でできること

グループウェアのスケジュール管理機能を使うことで、社内の連絡やスケジュール変更が迅速かつ効率的に行えます。たとえば、社内で会議を開く場合、参加者全員のスケジュール調整が必要です。

しかし、グループウェアのスケジュール管理機能を使用することで、本人に確認する手間をかけずに個々のスケジュールを把握でき、参加者全員が空いているタイミングを容易に見つけることができます。

また、会議の日程を決めた後は、グループウェアでスケジュールを登録すれば全員に会議日程が共有されるため、日程調整だけでなく決定した会議の共有もスムーズに行えます。

グループウェアでスケジュール管理を行うメリット

グループウェアでスケジュール管理を行うことには、さまざまなメリットがあります。ここからは、そのメリットに注目して、詳しく解説します。

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他の情報と併せて管理できる

グループウェアを利用したスケジュール管理の大きな利点は、スケジュールだけでなくタスク管理や資料共有なども一元的に行えることです。

通常、異なる業務を行う際には、複数のツールを使い分ける必要がありますが、グループウェアを使えばそれらを1つの場所で統合できます。たとえば、タスク管理の場合、特定の業務に関連するタスクをスケジュールに組み込むことができます。

そのため、スケジュールとタスクがリンクされ、重要な締め切りや予定のタスクを見逃すことがありません。

全体のスケジュールが可視化される

グループウェアを使ったスケジュール管理では、各メンバーやチームのスケジュールを一元化して、全員で共有できます。この機能を利用することで、各個人のスケジュールだけでなく、チームや組織全体のスケジュールの把握がしやすくなります。

グループウェア上で、誰が・いつ・何に取り組んでいるのかや、会議やイベントが予定されているのかが可視化されるため、全体の動きやタスクの進捗が一目で確認できます。

日程調整や変更もスムーズにできる

グループウェアを用いたスケジュール管理では、日程調整や変更をスムーズに行えます。グループウェアはコミュニケーション機能も備えており、スケジュールの変更についてメールなどの別のツールを経由して連絡する必要がありません。

そのため、誰かの予定変更が発生した場合でも、グループウェア上でその変更をすぐに共有でき、メンバーはその共有を基に自身のスケジュールを適切に管理できます。

グループウェアのスケジュール管理機能に関する注意点

グループウェアでスケジュール管理を行うメリットは複数ありますが、導入や実施前に把握しておくべき注意点が2つあります。ここでは、その2つの注意点について解説します。

ツールごとに機能や使い勝手が異なる

グループウェアのスケジュール管理機能を利用する際の注意点は、ツールごとに細かな機能や使い勝手が異なることです。便利なツールを導入しても、全員が使いこなせなければスケジュール管理は難しくなります。

そのため、シンプルで直感的に操作できるツールを選ぶことがポイントです。グループウェアを導入する際は、無料トライアルを活用して、実際の機能やPC・スマホでの利便性を確かめてみることもおすすめです。

実際の操作感やインターフェースは、単に説明を読んだだけではわからない部分が多いです。実際に手を動かして操作してみることで、自分たちのニーズに合致したツールを見つけやすくなります。

社外と連携できないツールもある

企業やプロジェクトによっては、社外の人も含めてグループウェアでスケジュールを共有したい場合もありますが、ツールによっては社外との連携ができません。

基本的にグループウェアは社内での情報共有を目的としたツールであることから、社外との連携に関する機能が搭載されていないことが多いです。

そのため、社内外問わずプロジェクト参加者全員と共有したい場合は、社外の関係者とも共有できるツールかどうか確認してから導入しましょう。

カレンダーアプリと連携できるグループウェアもある

カレンダーアプリとの連携が可能なグループウェアも存在します。たとえば、Googleカレンダーなどの既存アプリを利用している場合、それと連携できるグループウェアを選択するのがおすすめです。

この連携により、スケジュールの重複を避けたり、容易にチーム全体の予定を確認できたりします。

新たなカレンダーの操作に慣れるまでの労力や時間を考えると、既にカレンダーアプリを利用している場合は、そのアプリと連携できるグループウェアを導入するのがベターです。

スケジュール管理におすすめのグループウェア3選

その他のグループウェアの選び方

グループウェアを選ぶ際に重視すべきポイントは、必要な機能が搭載しているかどうかと、チームの利用人数や規模に適しているかの2つです。これらは、グループウェアの選定において基本的な要素であり、使いやすさや業務の効率性に直結します。

また、モバイル端末で利用できるかやセキュリティ対策がしっかりしているかなど、その他の比較ポイントも重要です。これらの要素を総合的に考慮することで、自分やチームのニーズにマッチする最適なグループウェアを選択できます。

【重要なポイント2つ】

1. 必要な機能を備えているか
2. 利用人数・規模に対応しているか

【その他の比較ポイント】

1. モバイルに対応しているか
2. セキュリティ対策は万全か
3. 他ツールと連携できるか
4. サポート体制は十分か

まとめ

グループウェアは、単なるスケジュール管理以上の機能を有しており、チーム全体のスケジュール管理から業務進捗の把握、データの共有まで、幅広い業務要件をカバーできます。

グループウェアは組織のコミュニケーションを円滑にするためのツールであることから、グループウェアのスケジュール管理機能を使用することでスケジュールの調整だけでなく共有も容易になります。

ただし、ツールごとに機能や使い勝手が異なる上に、社外の関係者とは共有できないツールもあります。社外の関係者との共有も行いたい場合は、社内外問わず共有可能か確認し、スケジュール管理の効率化が実現できるグループウェアを導入しましょう。