病院・医療機関におすすめのグループウェア4選｜選び方も解説

多くの企業で導入が広がっているグループウェアですが、一般企業だけでなく病院などの医療機関にも有効なツールです。グループウェアによって情報共有が促進されれば、より迅速な患者対応が可能になります。本記事では、選び方なども交えておすすめのグループウェアを紹介します。

目次

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1. グループウェアは病院などの医療機関にもおすすめ
2. 病院でよく使われるグループウェアの機能
3. 病院にグループウェアを導入するメリット
4. 病院に導入するグループウェアの選び方
5. 病院・医療機関向けのおすすめグループウェア4選
6. その他のグループウェアの選び方
7. まとめ

グループウェアは病院などの医療機関にもおすすめ

グループウェアは、チームや組織内での情報共有やコミュニケーション、スケジュール管理などを支援するツールです。多くの企業でグループウェアの導入が進んでいますが、病院や医療機関でも活用できます。

特に病院では、患者の安全と治療の質が最優先されます。グループウェアを利用することで、患者の最新の健康状態や治療記録などの重要な情報が迅速に共有され、医療スタッフがより効率的に協力し合うことができます。

また、スタッフのシフト管理や会議のスケジューリングなども容易になるため、医療機関の運営効率が全体的に高まります。

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病院でよく使われるグループウェアの機能

グループウェアは、日常業務の効率化とコミュニケーションの向上を図るために重要なツールです。病院で特に利用されるグループウェアの機能には、掲示板機能やスケジュール管理機能などさまざまな機能が備わっています。

ここからは、病院でよく使われるグループウェアの機能について解説します。

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掲示板機能

掲示板機能は、重要なお知らせや治療プロトコルの更新、スタッフミーティングのスケジュールなどを掲載するための機能です。迅速に情報を共有できるため、様々な部署やチームが連携して働く病院では、組織全体の情報を一元的に伝達できます。

また、緊急時のコミュニケーションにおいても有効です。例えば、緊急の医療事案やインシデントが発生した際に、掲示板を通じて迅速に情報を配信することで、対応を促せます。

教育やトレーニングの情報、新しい医療技術や研究結果の共有にも利用でき、医療スタッフの知識向上とスキルアップにも繋がります。

スケジュール管理機能

スケジュール管理機能では、医療スタッフのシフト管理や患者の診察予約、手術室や検査機器などの医療設備の予約管理が可能です。各スタッフの利用可能時間を視覚的に表示し、予約やスケジュールのブッキングを防ぐのに役立ちます。

また、病院においては、患者の治療計画の管理も重要です。スケジュール管理機能を用いることで、患者の治療スケジュールやフォローアップの予定を適切に管理し、計画的なケアを提供できます。

さらに、スタッフ間でのスケジュール共有により、チームでの協力や情報共有が促進され、患者への対応が迅速かつ効果的に行われます。

文書管理機能

文書管理機能は、医療記録や診療ガイドライン、研究論文、管理文書など多岐にわたる文書をデジタル形式で管理し、簡単に検索・共有ができます。また、保存した文書を整理し、バージョン管理やアクセス制御を通じて、情報の正確性と安全性を保ちます。

この機能を利用することで、患者ケアの質を高めると同時に、業務の効率化にも繋がります。例えば、医師や看護師が患者の治療履歴や、最新の医療情報に迅速にアクセスすることで、より効果的な治療計画を立てることができます。

重要な治療ガイドラインや医療プロトコルの更新があった場合も、文書管理システムを通じて、その情報を病院内の全スタッフに迅速に共有することが可能です。

設備予約機能

設備予約機能では、医療機器や治療室、会議室などの利用計画を管理・予約することができます。特に高価で需要が高い医療機器や特定の治療室の利用において、設備予約機能は重複予約の回避を図るためにも役立ちます。

また、この機能を活用することで、手術や検査、治療などのスケジュールを簡単に調整でき、日々の業務計画の立案が容易になります。

設備の使用状況をリアルタイムで確認が可能なため、予約の変更やキャンセルにも迅速に対応できます。そのため、緊急時の柔軟な対応や設備の稼働率の最適化にも貢献します。

システム連携機能

電子カルテや他の医療関連システムとの連携は、患者ケアの質の向上と業務効率の改善に直接的に繋がります。システム連携機能を通じて、患者の健康記録や治療履歴、診察予約情報などがグループウェア内でシームレスに共有することができます。

また、電子カルテとグループウェアが連携することで、患者の最新の健康状態や治療進行状況がリアルタイムで更新され、医療スタッフ間で共有されます。したがって、患者に対する連続性のあるケアが可能になり、治療計画の調整や医療判断がより効率的に行えます。

Web会議機能

グループウェアには、Web会議機能が搭載されたものもあります。Web会議機能とは、オンライン上に集まって会議を行える機能です。場所に縛られずに会議を行えるため、広い病院内でも手軽に会議を行えます。

また、学会やシフトの関係で、急患が発生してもその場に医師がいない場合も考えられます。その際もWeb会議機能を活用することで、遠方にいてもリアルタイムにコミュニケーションが取れるため、迅速な指示や伝達が可能です。

病院にグループウェアを導入するメリット

病院にグループウェアを導入することで、対応の迅速化や事務作業の効率化などさまざまなメリットを得られます。ここからは、病院にグループウェアを導入するメリットについて解説します。

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院内全体で情報共有が高速化し、より迅速な対応が可能になる

病院や医療機関においては、迅速な対応が患者の健康と安全に直結しています。グループウェアの導入による情報共有のスムーズ化は、この迅速な対応を可能にするためにも重要です。

グループウェアを活用することで、患者の最新の健康状態や治療履歴、緊急時の指示などがリアルタイムで共有され、スタッフは必要な情報を即座に手に入れることができます。その結果、緊急時の対応が迅速化され、適切な治療をタイムリーに提供することが可能です。

また、スムーズな情報共有により患者は待ち時間の短縮や、より個別化されたケアを受けることができ、患者満足度の向上にも繋がります。

情報の一元管理により事務作業が効率的にできる

グループウェアの導入によって、文書の作成や共有、管理をデジタル化でき、業務の効率化に寄与します。例えば、患者の情報や診療記録、請求書類などの文書管理が自動化され、手作業による入力やファイリング作業が減少します。

この自動化によって、同じ量の仕事をより少ない人員で処理することが可能になり、人件費の削減にも繋がります。また、情報処理の正確性が向上するため、手作業によるミスや情報の漏洩リスクを低減します。

スタッフの働きやすさ向上に繋がる

病院や医療機関におけるスタッフの働きやすさは、患者ケアの質にも繋がります。例えば、多忙で上手くコミュニケーションが取りにくい環境では、対応が遅れたり、人間関係においてトラブルが生じたりするケースもあります。

グループウェアを活用することで、スタッフ間のコミュニケーションが容易になり、情報の共有がスムーズに行うことができます。そのため、多忙な医療環境でもスタッフ同士の交流が促進され、チームワークの強化が期待できます。

また、スタッフが互いの業務を理解し、相互に支援し合う文化が育まれることで、より働きやすい職場環境が実現します。

情報漏洩のリスクを軽減できる

病院や企業での利用を前提としているグループウェアでは、2段階認証やデータの暗号化など高度なセキュリティ機能が備わっていることが多いです。また、アクセス権限を柔軟に設定できると、必要なスタッフのみが情報を閲覧でき、内部からの情報漏洩を防げます。

そのため、患者の個人情報やカルテを取り扱う病院においても、グループウェアは効果的に活用できます。また、文書管理がデジタル化されることで、ペーパーレス化にも繋がるため、書類の紛失による情報漏洩の防止にも寄与します。

ただし、グループウェアは情報漏洩を最小限まで防止できますが、システムや院内のセキュリティ対策が万全でないと漏洩が発生する可能性があります。したがって、セキュリティ対策の確認や、スタッフへのシステムの取り扱いに関する教育が不可欠になります。

病院に導入するグループウェアの選び方

病院にグループウェアを導入する際は、自院に適しているシステムを選ぶ必要があります。そのため、スタッフが扱いやすいかやコスト面などの確認が非常に重要です。ここからは、病院に導入するグループウェアの選び方について解説します。

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医療機関での利用が想定されているか

医療機関に特化して開発されたグループウェアは多く提供されており、病院特有のニーズに対応する機能を備えています。例えば、患者情報の管理や治療スケジュールの調整など、日々の病院での業務を効率化するための機能が搭載されています。
しかし、コスト面や自院の規模などから、医療機関専用に開発されたグループウェアを導入したい場合もあるでしょう。その際は、医療機関での利用が想定されているかの確認が大切です。

他の医療機関での導入実績を参考にすることで、該当するグループウェアが実際の医療環境でどのように機能するかを理解できます。

自院のスタッフが容易に操作できるか

医療機関のスタッフは日々多忙であり、新しいシステムの研修に時間を費やす余裕は限られています。スタッフが迅速にシステムに慣れ、日常業務にスムーズに統合するためには、直感的で使いやすいインターフェースを持つシステムが不可欠です。

また、無料トライアルを活用することで、実際の業務環境でのシステムの使い勝手を事前に確認できます。無料トライアルでは細かい機能も評価でき、スタッフの意見も聞きながら慎重にシステムの導入を検討できるため、積極的な活用がおすすめです。

セキュリティ性が高いか

高いセキュリティを備えているかは、患者のプライバシー保護と病院の信頼性維持のためにも必要です。特にデータの暗号化は、不正アクセスから患者情報を守るために重要です。また、アクセス制限機能では、権限を持つスタッフのみが機密情報にアクセスできます。

セキュリティの脅威は日々進化しているため、システムを最新の状態に保つことも不可欠です。万が一のデータ漏洩や、システム障害が発生した際の対応計画も確認しておきましょう。

コストはどのくらいかかるか

グループウェアには、オンプレミス型とクラウド型のシステムがあり、それぞれコストが異なります。オンプレミス型の場合、サーバーの購入や設置やシステムの独自設定、メンテナンスにかかる費用などが発生するため、初期投資が高額になる傾向があります。

一方でクラウド型は、インターネットを介してベンダーのサーバーにアクセスするため、初期投資は抑えられますが、月額や年額の利用料金が発生します。メンテナンスやアップデートの費用が含まれることが多いため、長期的な運用コストが低くなる傾向があります。

また、製品やプランによっても必要なコストは異なります。導入を検討する際には、このようなコストを総合的に考慮し、病院の予算とニーズに合ったシステムを選択することが重要です。

病院・医療機関向けのおすすめグループウェア4選

その他のグループウェアの選び方

グループウェアを選ぶ際には、選定するグループウェアが必要な機能を備えているかどうかを確認しましょう。例えば、スケジュール管理や文書共有、通信ツールなど医療機関に求められる特定の機能が提供されているかを見極める必要があります。

また、利用人数や医療機関の規模に対応しているかも重要なポイントです。病院のスタッフ数や患者数に応じて、適切なサーバ容量やユーザー数をサポートするグループウェアが望ましいです。

【重要なポイント2つ】

1. 必要な機能を備えているか
2. 利用人数・規模に対応しているか

【その他の比較ポイント】

1. モバイルに対応しているか
2. サポート体制は十分か

まとめ

グループウェアの導入は、病院や医療機関において多くのメリットをもたらします。グループウェアの活用により、情報共有が迅速化し、患者対応のスピードが向上します。また、事務作業の効率化により、スタッフは医療業務に集中することも可能です。

グループウェアを選ぶ際は、医療機関での利用が想定されているか確認しましょう。また、多忙な医療現場でもスムーズに業務に組み込めるよう、スタッフが操作しやすいかを検討することも重要です。

特にセキュリティ性の高いグループウェアの選択は、患者のプライバシーを守る上で不可欠です。本記事で紹介したポイントを抑えて、医療機関に最適なグループウェアを選ぶことで、高品質な患者ケアと効率的な病院運営が実現します。