学校向けグループウェアおすすめ2選｜選ぶ際のポイントも解説

グループウェアには、学校専門のものや校務に向いた機能を持つものも多く存在します。特に、ペーパーレス化の遅れが課題となっている学校への導入が推奨されています。本記事では、おすすめの学校向けグループウェアや活用シーン、選ぶ際のポイントなどを解説します。

目次

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1. グループウェアで学校内の情報共有をスムーズに
2. 学校における課題とグループウェア導入のメリット
3. 学校におけるグループウェアの活用シーン
4. 学校向けグループウェアを選ぶ際のポイント
5. 学校向けグループウェアおすすめ2選
6. その他のグループウェアの選び方
7. まとめ

グループウェアで学校内の情報共有をスムーズに

グループウェアとは、組織内でのコミュニケーション強化や業務効率化を図るためのソフトウェアツールを指します。搭載されている機能としては、共同作業における情報共有、スケジュール管理、タスク管理、メール・チャットなど多岐にわたります。

学校環境においても、グループウェアの導入により、教職員同士の連絡から職員会議の案内、保護者への連絡、生徒情報の共有、体育祭・文化祭などイベントの情報共有・更新、場所や施設の確保、ペーパーレス化の促進といった幅広いシーンで役立ちます。

また、グループウェアの中には、学校業務に特化した専門のツールも存在します。本記事では、おすすめの学校向けグループウェアや導入のメリット、活用シーン、選ぶ際のポイントなどについてわかりやすく解説します。

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学校における課題とグループウェア導入のメリット

学校業務には根深い課題が存在します。そこで、グループウェアを導入することにより、大きく2つのメリットを得られます。

紙の資料を電子化してペーパーレス化が実現する

学校の業務は紙ベースでの作業が多く、教職員の大きな負担となっています。グループウェアを導入することにより、ドキュメント管理機能で資料や教材が電子化され、オンラインでの共有やアクセスが容易に行えるため、ペーパーレス化が実現します。

また、グループウェアに組み込まれたスケジュール管理機能の活用で、授業予定や職員会議スケジュールなどが電子的に管理されます。教職員はオンラインでスケジュールを確認し、変更された際にも迅速な情報共有ができるため、紙のスケジュール表が不要です。

従来のアナログ業務をデジタル化し、校務を改善

グループウェアによるペーパーレス化は、教職員の業務負担軽減と働き方改革の推進にも貢献します。デジタル化された環境により、教職員間の情報共有が迅速に行えるため、通常の校務に加え、イベント時における準備・開催などを効率化できます。

特に、教員が抱える生徒たちを全員管理するのは非常に大変です。しかし、グループウェアを活用して従来のアナログ業務をデジタル化し、柔軟な働き方や効率的な業務処理が可能となることで、学校業務全体の生産性向上につながります。

参考：全国の学校における働き方改革事例集｜文部科学省

学校におけるグループウェアの活用シーン

近年、IT技術の進化に伴い、学校においても業務プロセスの円滑化や効率向上が求められています。学校におけるグループウェアの導入は、情報の共有やペーパーレス化を実現し、効果的な業務遂行に向けた革新的な手段として注目されています。

ここでは、学校におけるグループウェアの活用シーンとして、以下の項目について解説します。

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教職員間での業務連絡・資料共有

グループウェアのメールやチャットなどのメッセージング機能を使えば、教職員間でリアルタイムなコミュニケーションが可能です。会議の案内、緊急の連絡事項、急なスケジュール変更などの情報を共有することにより、迅速な対応ができるようになります。

グループウェアに組み込まれたドキュメント管理機能を利用して、教材や資料を電子化し、オンラインで共有できます。また、学校に特化したグループウェアでは、科目ごとや教科別に資料が整理できるフォルダ構造となっており、効率的な検索とアクセスが可能です。

さらに、オンライン会議機能により、教職員が遠隔地にいても効果的な会議が行えます。時間や場所の制約を受けずに会議に参加できるため、働き方改革への対応も可能になります。

行事予定管理・施設予約

グループウェアの共有カレンダー機能を利用すると、学校の行事予定などを一元管理できます。その結果、授業予定や試験日時、文化祭・体育祭・修学旅行などイベントのスケジュール情報が容易に把握できます。

また、グループウェアに組み込まれている施設予約をオンラインで行える機能により、イベントで使用する体育館・講堂・会議室などの施設予約がオンラインで簡単に行えます。

グループウェアは、行事や施設予約などのリマインダー機能も搭載しています。これにより、関係者に対して自動的に事前通知を送付できるため、イベントや予約の忘れを防止できます。

オンラインでの職員会議

オンラインでの会議機能により、教職員が遠隔地にいても会議に参加でき、効果的な議事進行が可能となります。会議中は音声やビデオ通話、チャット機能を利用して、リアルタイムでのコミュニケーションが実施されます。

また、グループウェアで議題を作成し、関連する資料やドキュメントをアップロードして共有することができます。参加者は事前に会議の準備ができるため、活発な議論の実現につながるでしょう。

画面共有機能を活用すると、効果的なプレゼンテーションやデモンストレーションも可能となります。教育資材や統計データなどをリアルタイムで共有し、参加者全員が同じ情報にアクセスして参照できます。

緊急時の連絡・安否確認

グループウェアの即時メッセージング機能により、緊急時に教職員や関係者に素早くメッセージを送信できるため、緊急事態用の連絡手段としても有効です。教職員や生徒の安否確認、情報交換、避難に関する指示など、多種多様な使い方ができます。

その他にも、一斉通知機能を活用すれば、学校全体に向けた緊急連絡が行えます。例えば、災害発生時や安全確保のための指示など、全体に向けた緊急情報を迅速に発信できます。そして、緊急時のための連絡先リストを事前に登録しておくことも可能です。

グループウェアの安否確認機能により、災害時や緊急事態発生時に、教職員や生徒の安否情報を一覧で確認できます。オンライン上で安否確認への返信や更新が行えるため、迅速な安否情報の収集が可能となります。

学校向けグループウェアを選ぶ際のポイント

学校向けグループウェアを選ぶ際には、いくつかの重要なポイントを検討することが重要です。まず第一に、学校業務に適した機能が充実していることが必要になります。そして、生徒の個人情報などの機密データを取り扱うため、セキュリティ対策も大事な要素です。

ここでは、グループウェアを選ぶ際のポイントとして、以下の項目を解説します。

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学校業務に適した機能があるか

学校の業務では、教室や施設の効果的な利用が求められます。グループウェアの施設予約機能は、教職員が容易に施設の予約や空き状況を確認でき、効率的なスケジュール調整が可能です。そのため、イベントや授業のスケジューリングが円滑に進みます。

また、学習記録蓄積機能により、教職員が各生徒の学習記録を蓄積し、成績や勉学の進捗を容易に把握できるようになります。そして、各生徒の学習ニーズに対応したカリキュラムを作成し、学習内容の質を向上させることができます。

教育環境では、授業の計画、成績評価、イベントの企画など多くのタスクが同時に進行し、教職員はさまざまな仕事を併行してこなす必要があります。教職員はタスク管理機能の活用により、各担当業務の完了日などを常に確認でき、効果的な時間管理が行えます。

セキュリティ対策は十分か

学校向けのグループウェアを選ぶ際は、セキュリティ対策の確認が非常に重要となります。特に、生徒の成績や個人情報など機密性の高いデータを取り扱うため、セキュリティへの慎重な対策が求められます。

対策の1つとして、データの暗号化が挙げられます。機密性が求められる生徒の個人情報などを暗号化することにより、データが不正アクセスから守られ、万が一情報漏洩が発生しても機密性や安全性が確保されます。

また、システムの運用時には、アクセス権限を厳密に管理することが必要となります。アクセス制御機能により、教職員・生徒・管理者といったユーザーグループごとに、必要な権限のみを付与し、不正なアクセスを防ぐことが可能です。

利用したい人数に対応しているか

学校に導入するグループウェアを選ぶ際には、利用したい人数に対応しているかどうかの確認が必要です。グループウェアによっては、最低利用人数が決まっている場合もあるため、選ぶ前に実際に使用する教職員の数を確認しましょう。

また、学校の規模が将来的に拡大する可能性がある場合、グループウェアが使用人数の増加や拡張規模に対して、適応できるかどうかをチェックしておくことも重要です。

導入が容易なクラウド型がおすすめ

グループウェアの使用形態には、クラウド型とオンプレミス型があります。クラウド型は、ネットワークを介してシステムを使用し、自校内でのサーバー設備などの構築が不要であるため、初期投資が抑えられます。また、導入が容易で、短期間での利用開始が可能です。

オンプレミス型は、自校内にサーバーを設置し、グループウェアを導入する形態です。そのため、教師などのニーズに合わせて機能追加やセキュリティの強化などを容易に行えます。ただし、導入に手間と時間がかかり、費用面で高額になる傾向があります。

学校にグループウェアを導入する場合は、専門的なIT知識がなくても容易に導入できるクラウド型がおすすめです。費用面でも使用料金や運用コストを低減でき、システムの更新などもベンダー側で行われるため、運用における負担が少ないです。

学校への導入実績があるか

学校業務は、特殊性や特定のニーズを抱えていることが多いです。そのため、グループウェアを選ぶ際には、学校に特化した専門のグループウェアがおすすめです。なお、学校専門ではない場合でも、どれくらいの学校に導入しているか実績をチェックしましょう。

学校への導入実績が多いグループウェアは、学校向けのニーズや業務に適した機能が搭載されており、柔軟なカスタマイズにも対応できる可能性が高まります。また、学校導入の成功事例や満足度、継続利用の状況などの確認により、ベンダーの信頼性を評価できます。

サポート体制は充実しているか

学校向けグループウェアを選ぶ際には、サポート体制が充実しているかが非常に重要です。多忙な校務の中では、教職員がグループウェアの使用方法やトラブルシューティングの研修、講習に時間を費やす余裕が限られています。

そのため、ベンダーの充実したサポートが受けられることは、利用者にとって大きな利点となります。また、学校環境ではシステムのトラブルや問題が発生した場合に、迅速な対応が求められます。

トラブルへの早急な対応やサポートにより、教職員や管理者が効果的にシステムを利用できるでしょう。したがって、サポートの時間帯や連絡方法、オンサイトサポートの有無などを事前に確認しておくことも必要です。

学校向けグループウェアおすすめ2選

その他のグループウェアの選び方

上記で解説したグループウェアを選ぶ際のポイントに加え、使いやすさ・操作性を確認することも重要です。また、モバイル端末に対応しているか、他ツールと連携できるかなどの比較ポイントも確認しておきましょう。

さまざまなポイントを考慮することにより、自校にとって有効なグループウェアを選定し、導入を成功へとつなげられます。

【重要なポイント】

1. 使いやすさ・操作性を確認

【その他の比較ポイント】

1. モバイル端末に対応しているか
2. 他ツールと連携できるか

まとめ

近年では、学校におけるグループウェアの導入により、効率的で円滑な学校運営が可能になるとして注目されています。選定のポイントとしては、学校業務に特化した機能や施設予約、生徒の学習記録蓄積、タスク管理などの充実が挙げられます。

また、使用形態としては、専門知識が不要であり、費用対効果の面でも有利なクラウド型の利用がおすすめです。そして、どのくらいの学校への導入実績をチェックすることも重要です。

学校にグループウェアを導入する場合には、自校の使用ニーズやセキュリティ、サポート体制などを考慮し、ペーパーレス化を含めた効果的な学校業務の改善を目指しましょう。