掲示板機能付きグループウェアおすすめ4選｜選ぶ際のポイントも解説

グループウェアの主要機能の1つとして、社内掲示板機能があります。掲示板機能を使うことで、気軽な情報共有やコミュニケーション、ノウハウ・ナレッジの蓄積が可能です。本記事では、掲示板機能を搭載したおすすめのグループウェアや選ぶ際のポイントを解説します。

目次

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1. グループウェアの掲示板機能とは
2. グループウェアの掲示板機能のメリット
3. 掲示板機能付きグループウェアの選定ポイント
4. 掲示板機能付きグループウェアおすすめ4選
5. その他のグループウェアの選び方
6. グループウェアの掲示板機能を使用する際の注意点
7. まとめ

グループウェアの掲示板機能とは

グループウェアとは、社内のコミュニケーションを円滑にし、業務の効率化を図るためのシステムです。チャット機能をはじめ、スケジュール管理、ファイル共有、ワークフローなど、さまざまな機能が搭載されています。

中でも、社内掲示板機能はグループウェアの主要な機能の1つです。社内掲示板は双方のやり取りとは異なり、1人から多数に対して情報発信するために利用され、テキストに限らず資料の共有ができます。

情報を受け取った側は、「いいね」や「コメント」を活用したリアクションが可能です。

グループウェアの掲示板機能のメリット

掲示板機能があるグループウェアを導入することで、業務効率化や円滑なコミュニケーションが実現します。ここでは、具体的にどのようなメリットがあるのかを解説します。

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気軽な情報共有・コミュニケーションができる

グループウェアの掲示板機能を活用するメリットは、社内での情報共有やコミュニケーションが気軽にできる点です。業務上の連絡事項や情報共有において、メールを活用している企業は数多く存在します。

ただし、メールは双方のやり取りを目的としたツールであるため、受け取った側は返信が必要か迷うことがあるでしょう。そして、送った側も相手からのリアクションがなければ、情報が伝わったのかが判断できません。

一方、掲示板機能には「いいね」や「コメント」機能があるため、気軽にリアクションを示せます。形式的な文章でのやり取りが不要なことから、素早い情報共有とコミュニケーションが可能です。

社内全体へのお知らせを掲載して未読を防げる

掲示板機能では、社内全体への広報としてお知らせを表示することができます。公開日・公開時間の設定から掲載期間の設定も可能なため、意識改革に向けた社内全体への連絡やイベントごとなど、全体連絡を行いたい際に大きく役立ちます。

また、ユーザーのリアクションによって、どの部署の誰が確認していないかも判断できることから、後々のトラブル防止にも貢献するでしょう。利用者も全体連絡に対しては必ずリアクションしなければならないという意識を持ち、未読の防止にもつながります。

限定されたコミュニティの中だけで伝達も可能

社内全体への連絡だけでなく、役員向けや部門長向けなどいくつかのグループ・コミュニティ分けを行い、限定されたコミュニティの中だけで伝達を行うことも可能です。

なお、掲示板機能ではタイトルや文字色の変更もできるため、役員から見てわかりやすい限定のレイアウトを設定し、重要度を際立たせることも容易です。ただし、使いやすさはツールごとに違いがあり、重要な情報を含める場合は社内周知の徹底も求められます。

ノウハウやナレッジを蓄積して属人化を防げる

グループウェアの掲示板機能は、ノウハウやナレッジの蓄積にも役立ちます。ナレッジとは、企業にとって価値のある知識や経験を指します。

企業では、ノウハウやナレッジが特定の従業員に集中してしまい、属人化しているケースも多いでしょう。そこで、掲示板機能を使って日頃の情報共有を円滑化させることにより、1人の経験や成功事例を社内全体で活用できます。

また、システムの中には、カテゴリ別に掲示板を作成できたり、特定の人に公開できたりするものもあります。そのため、成功事例やシステムの使い方など、情報を細分化・カテゴリ分けして蓄積することも可能です。

掲示板機能付きグループウェアの選定ポイント

掲示板機能付きのグループウェアは、いくつもの企業が提供しているため、選び方に迷うことも多いでしょう。ここでは、選定する際のポイントについて解説します。

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見やすさ・操作性を確認

掲示板機能付きのグループウェアを選定する際は、UIの見やすさや書き込みのしやすさを確認しましょう。掲示板は誰もが情報発信しやすく、情報を受け取りやすい場でなければなりません。よって、直感的に操作でき、誰でも使いやすい操作性のものを選ぶのが大切です。

また、投稿した内容が編集できるかも重要なポイントです。誤った情報や古い情報を更新するためにも、編集機能が備わったものが良いでしょう。そして、見やすさや操作性を確認する場合は、無料プランやトライアルで実際に操作することをおすすめします。

既読機能の有無を確認

グループウェアに搭載された既読機能の中には、投稿を見た人数やユーザー名まで見られるものがあります。既読機能のメリットは、リアクションがなくても投稿を確認したかがわかる点です。

投稿を見逃している人を一目で判断し、素早く声をかけて確認を促すことができるため、スムーズなコミュニケーションが実現します。そして、情報共有の漏れを防止することも可能です。

セキュリティ対策は十分か

グループウェアのセキュリティ対策が自社の基準に達しているかも、システムを選定する際の重要なポイントです。掲示板には、機密情報をはじめ世の中には発信できない情報を書き込む企業も多いでしょう。

近年では、提供会社が用意したサーバーを使って、システムを利用するクラウド型が主流です。インターネット環境がある場所ならどこからでもアクセスできる反面、セキュリティ面でオンプレミス型に劣るケースも少なくありません。

そのため、データの暗号化やIPアドレスでのアクセス制限ができるかなど、十分なセキュリティ対策を行っているかを事前に確認するのがおすすめです。

掲示板機能付きグループウェアおすすめ4選

その他のグループウェアの選び方

グループウェアは掲示板機能以外にもさまざまな機能があり、提供する企業ごとにサービスも異なります。そのため、最適なグループウェアを選定するためには、他の要素にも注意しなければなりません。

以下は、重要なポイントと複数製品で選択に迷った際に比較するべきポイントです。

【重要なポイント2つ】

1. 必要な機能を備えているか
2. 利用人数・規模に対応しているか

【その他の比較ポイント】

1. モバイルに対応しているか
2. 他ツールと連携できるか
3. サポート体制は十分か

グループウェアの掲示板機能を使用する際の注意点

グループウェアの導入後、掲示板機能を使う前にルールを設定しておくことを推奨します。事前にルールを設定することで、誰もが見やすく理解しやすい掲示板を保ち、社員が安心して情報発信できるような環境が整えられるでしょう。

基本的な社内ルールとして、主に以下のようなルールが挙げられます。

1. 情報は端的にまとめて発信する
2. 重要な部分は赤字や太字で目立たせる
3. 読んだ後は「いいね」や「コメント」などでリアクションする
4. カテゴリや閲覧範囲の設定を活用する
5. 古い情報は削除・更新する
6. 誹謗中傷を書かない

まとめ

掲示板機能は、グループウェアの主要な機能の1つです。社内での連絡事項をはじめ、ノウハウ・ナレッジを1人から多数に対して共有する際にも役立ちます。

「いいね」や「コメント」機能を使ってリアクションしたり、既読機能があるものを導入したりすることで、社内コミュニケーションの円滑化が実現します。グループウェアを選ぶ際は、セキュリティ対策や操作性、その他の機能が十分かを確認することがおすすめです。

掲示板の運用ルールを設定し、社員が気軽にコミュニケーションできる環境づくりを行いましょう。