勤怠管理ができるグループウェアおすすめ4選｜選定ポイントも解説

グループウェアには、勤怠管理機能を搭載したものもあります。別途勤怠管理システムを開く必要がなく、グループウェア上で打刻・管理が行えて便利です。この記事では、勤怠管理ができるおすすめのグループウェアや選ぶ際のポイントを解説します。

目次

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1. グループウェアでは勤怠管理もできる
2. 勤怠管理ができるグループウェアのメリット
3. 勤怠管理ができるグループウェアのデメリット
4. 勤怠管理ができるグループウェアの選定ポイント
5. 勤怠管理ができるグループウェアおすすめ4選
6. その他のグループウェアの選び方
7. まとめ

グループウェアでは勤怠管理もできる

グループウェアは、企業内のコミュニケーションと業務効率化の促進を図るツールです。一般的には、カレンダーやファイル共有、タスク管理などの機能を備えています。

しかし、グループウェアによっては勤怠管理機能も搭載されており、従業員の出退勤情報や勤務日程の管理が効率的に行えます。本記事では、勤怠管理ができるグループウェアのメリット・デメリット、選ぶ際のポイントについて解説します。

勤怠管理ができるグループウェアのメリット

勤怠管理機能が搭載されたグループウェアは、従業員の勤務スケジュールや出退勤情報を一元的に管理できます。そのため、組織運営の効率性や透明性が改善され、企業の成果と従業員の働きやすさの向上にも寄与します。

ここでは、勤怠管理ができるグループウェアのメリットについて解説します。

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業務効率化に繋がる

グループウェアの勤怠管理機能を利用することで、業務の効率化につながります。従業員は、別途勤怠管理のソフトを開く必要がなくなり、グループウェア上で簡単に打刻や出退勤情報の管理が行えます。

これにより、従業員は1つのプラットフォームで業務や勤怠管理ができ、複数のツールを利用する手間や時間を削減できます。グループウェアの勤怠管理機能によって、作業効率が向上し、業務プロセスが円滑に進行します。

社員の予定を把握しやすくなる

グループウェアで勤怠管理を行うことで、社員の予定を把握しやすくなります。例えば、会議やイベントのスケジュールを立てる際に、グループウェア上で社員の出勤・休みの状況がリアルタイムに確認でき、予定の調整を効率的に行えます。

会議や業務の予定を適切に組み立てることが可能であり、社内のコミュニケーションや協力が円滑に進むことが期待できます。社員は、自身の予定をグループウェア上で簡単に管理でき、同僚や上司とのコミュニケーションにおいても透明性が向上します。

社外からでも打刻・管理ができる

クラウド型のグループウェアであれば、社外からでも打刻などが可能なため、出先や自宅からの柔軟な勤怠管理を実現します。モバイルアプリやウェブブラウザを通じてアクセスすることで、従業員は場所を問わず打刻や出退勤情報の確認が行えます。

そのため、リモートワークや出張などの状況に応じて、勤怠を管理する際にも効果的に活用できます。社外からでもタイムカードを更新できるため、正確な労働時間の記録が可能となり、適切な勤怠管理を行えます。

勤怠データを有効活用できる

システムによっては、従業員の勤怠記録の自動集計や分析機能を搭載したグループウェアもあります。これにより、担当者が手作業で勤怠記録をまとめる必要がなく、スムーズに従業員の勤怠状況を把握できます。

また、月別や部署別に勤怠データを比較したり、労働時間の推移や残業時間の管理を行ったりすることが可能です。そのため、従業員が時間を厳守して労働できるよう環境の整備や指導ができるなど、有効的に活用できます。

勤怠管理ができるグループウェアのデメリット

グループウェアの勤怠管理機能には、いくつかのデメリットも存在します。これらのデメリットも十分に把握し、導入を検討しましょう。ここでは、そのデメリットについて解説します。

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追加料金が発生する場合がある

グループウェアの勤怠管理機能は、一部の製品で追加料金が発生する場合があります。一般的にグループウェアの基本的な機能は含まれていても、特定の拡張機能や高度な機能を追加する際には、別途料金が必要となることがあります。

グループウェアを導入する際は、本来のグループウェアの導入コストに加えて、追加の機能に対する費用も検討しておきましょう。追加料金がかかる場合、予算や利用ニーズを考慮した上で、製品の選定や導入を検討することが重要です。

周知・定着に時間がかかる

勤怠管理機能を搭載したグループウェアの導入には、従業員への周知とシステムの定着にある程度の時間がかかります。これまで使っていた勤怠管理システムからの切り替えは、従業員が新しい仕組みに慣れるまでの期間が必要です。

従業員全体が新しいツールの操作や利用方法、勤怠管理に関する変更点を理解できるまでは、十分なトレーニングや説明が求められます。また、従業員が旧システムとの違いに混乱や抵抗感を示すことも考えられます。

これらの課題を克服するには、コミュニケーションの強化やサポート体制の充実が必要です。企業は導入前に十分な計画と従業員へのサポートを考慮し、スムーズな移行を図る必要があります。

情報漏洩のリスクがある

グループウェアでは、企業の機密情報を共有する場合が多いです。加えて、勤怠管理機能が搭載されることで、従業員の氏名や電話番号、勤怠時間や残業時間などの個人情報が管理されます。

そのため、システムに脆弱性があったり、従業員の管理意識が低かったりすると、情報漏洩が起きるリスクがあります。機密情報や従業員の個人情報が流出すると、個人情報保護法の違反や企業の信頼性に影響が出るなどさまざまな問題があります。

したがって、勤怠管理ができるグループウェアを導入する際は、システムや自社のセキュリティ対策を万全にしておくことが求められます。

勤怠管理ができるグループウェアの選定ポイント

勤怠管理ができるグループウェアを導入する際は、選定ポイントを確認しておきましょう。適切なツールを選ぶことで、業務の効率化や情報の正確な管理が可能となります。ここでは、勤怠管理ができるグループウェアの選定ポイントについて解説します。

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使いやすさを確認する

勤怠管理ができるグループウェアを選定する際は、使いやすさを確認しておきましょう。勤怠管理は日常的に行われる業務であり、従業員はシステムを毎日利用します。そのため、直感的で使いやすい操作性であることが大切です。

直感的なインターフェースや分かりやすい操作が提供され、複雑な手続きを最小限に抑えることで、従業員は迅速に業務を遂行できます。

ベンダーによっては、無料トライアルやデモ利用を提供している場合があります。したがって、導入前にこれらを活用して、実際にシステムを操作してみることが重要です。また、従業員の意見も聞いて、日常業務にスムーズに組み込めるグループウェアを選びましょう。

コストを確認する

グループウェアを導入する際、コストの確認は重要です。特に勤怠管理機能を含めたトータルコストを明確にして、複数のシステムを比較検討しましょう。

ライセンス料や利用料金だけでなく、導入に伴う初期費用や保守・サポート費用、将来的な拡張やアップグレードに伴う費用なども確認がおすすめです。機能やサポート体制も含めて、全体的な費用対効果を総合的に考慮することで、自社に最適なツールを選べます。

勤怠管理ができるグループウェアおすすめ4選

その他のグループウェアの選び方

グループウェアを選ぶ際には、上述したポイント以外にも以下のようなポイントを確認しましょう。

必要な機能を適切に備えていることで、業務のニーズに合致し、生産性向上やコミュニケーション強化に寄与します。また、利用人数や組織規模に対応しているかも検討しましょう。現在だけでなく将来的な事業拡大にも柔軟に対応できると、システムを導入し直す手間やコストを削減できます。

これらの点に注目することで、より自社のニーズに合ったグループウェアを導入できます。

【重要なポイント2つ】

1. 必要な機能を備えているか
2. 利用人数・規模に対応しているか

【その他の比較ポイント】

1. モバイルに対応しているか
2. セキュリティ対策は万全か
3. 他ツールと連携できるか
4. サポート体制は十分か

まとめ

グループウェアは、組織内のコミュニケーションや業務の効率化を支援するツールです。一部のグループウェアには、勤怠管理機能を備えたものもあり、従業員の勤怠情報を効率的に管理できます。

勤怠管理ができるグループウェアを導入することで、別途勤怠管理ソフトを開く手間を削減でき、作業を効率化できます。また、クラウド型のシステムなら社外からでも打刻ができるため、出張やテレワークにも対応可能です。

勤怠管理機能を搭載したグループウェアを導入する際は、従業員が操作しやすいかを考慮して選ぶのが重要です。本記事を参考に、自社に最適なグループウェアを導入して、効率的な勤怠管理を目指しましょう。