スマホ対応のグループウェアおすすめ5選｜選ぶ際のポイントも解説

グループウェアには、スマホに対応したものも多数あります。スマホ対応であれば、外出先からもスピーディーに情報の共有や更新ができて便利です。この記事では、スマホに対応したおすすめのグループウェアや選ぶ際のポイントを解説します。

目次

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1. グループウェアとは
2. スマホ対応のグループウェアのメリット
3. スマホ対応のグループウェアを選ぶ際のポイント
4. スマホ対応のグループウェアおすすめ5選
5. その他のグループウェアの選び方
6. まとめ

グループウェアとは

グループウェアとは、組織内でのスムーズなメッセージのやりとりや、スケジュール管理・ファイル共有などを行えるツールです。導入することで、業務の効率化・チームワークの強化などのメリットに期待できます。

グループウェアの中には、パソコンだけでなく、スマートフォンでも利用できるツールも多数あります。より利便性の高いツールを求めている企業は、このようなスマートフォン対応のグループウェアを導入するのもおすすめです。

＼より詳しいグループウェアの解説はこちら／

スマホ対応のグループウェアのメリット

スマートフォン対応のグループウェアを導入することで、様々なメリットが期待できます。ここでは、スマートフォン対応のグループウェアの主なメリットをご紹介していきます。

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閲覧や操作がしやすい

スマートフォン向けのグループウェアは、閲覧や操作がしやすいのがメリットです。パソコン版のツールの中にも、スマートフォンで利用できるものがあります。しかし、この場合はパソコン向けUIが採用されていることが多く、スマートフォンでは見にくい恐れがあります。

一方で、スマートフォン向けのグループウェアは、スマートフォンでの利用を想定したUIが採用されています。小さな画面でも見やすいレイアウトであり、スマートフォンでの操作に適した処理速度が担保されているため、ストレスなく操作しやすいでしょう。

情報共有・更新がスピーディーになる

情報の共有・更新がスピーディーになる点も、スマートフォン向けのグループウェアのメリットです。その理由は、時間・場所にとらわれずにツールを操作できるためです。

例えば、パソコン版のグループウェアの場合、営業先や出張先で得た新しい情報をグループウェアに投稿するには、帰社して社内端末を操作しなければなりません。

一方で、スマートフォン向けのグループウェアであれば、社外からでもグループウェアへの投稿を素早く行えるため、このようなツール操作にかかるタイムロスを削減できます。

また、閲覧者もグループウェアをインストールしたスマートフォンさえあれば、最新の情報を素早く確認できます。この点も、社内の情報共有の迅速化に繋がります。

スマートフォン向けのグループウェアを通じて、組織全体が常に最新の情報を基に行動できるようになるため、効率的にビジネスを進めやすくなるでしょう。

社員の行動管理がしやすくなる

スマートフォン向けのグループウェアには、社員の行動管理をしやすくなるメリットがあります。グループウェアには、社内SNS・スケジュール管理・タイムカードなどの機能が搭載されているためです。

これらの機能を活用することで、管理者は、出先にいる社員が「今」「どこで」「何をしているか」を可視化しやすくなります。社員のリアルタイムな行動を管理することで、より的確なアドバイスや指示が可能になるでしょう。また、非常時の安否確認にも役立ちます。

スマホ対応のグループウェアを選ぶ際のポイント

スマートフォン対応のグループウェアを選ぶ際は、機能・閲覧性や操作性・セキュリティ対策・連携性などのポイントに注目するのがおすすめです。各ポイントについて解説します。

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利用する機能がスマホに対応しているか

グループウェアによって、スマートフォンで利用できる機能は異なります。例えば、スマートフォン向けの機能は、チャット機能とファイル共有のみなどのケースが代表的です。

必要としている機能がスマートフォンで利用できない場合、グループウェアの導入効果を実感できない恐れがあります。ツール選定の際は、自社でよく使う機能や必要としている機能が、スマートフォンからでも利用できるかどうか確認しましょう。

UIの見やすさ・使いやすさを確認

スマートフォン対応のグループウェアには、スマートフォン専用のUIが採用されています。ただし、ツールによってUIのデザインや処理速度は異なり、それに伴って使い勝手にも大きな差が出ることがあります。

そのため、ツールを導入する際は、自社の社員が使いやすいUIかどうかを確認することが大切です。無料トライアルが利用できるグループウェアであれば、実際にツールを運用しながら使い勝手を確かめられるため、導入後のミスマッチを回避しやすくなります。

複数のツールを比較検討したい場合にも、無料トライアルの活用がおすすめです。

社外担当者も利用できるのか

既存システムやプロジェクトで社外の担当者とやり取りをしている場合は、ゲスト機能の有無、閲覧権限の設定についても確認する必要があります。グループウェアを導入していてもリアルタイムに情報共有ができず、次の作業の遅延につながるようであれば、改善の余地があるでしょう。

社外とのやり取りが多い企業ならば、社内情報は機密性高く管理しつつも、情報共有に影響のないツールなのかに着目しましょう。

セキュリティ対策は十分か

スマートフォン対応のグループウェアを選ぶ際は、万全なセキュリティ対策があるものを選びましょう。グループウェアでは、社員の個人情報・重要なビジネスファイルなどをやりとりすることが多いためです。

特に出先でグループウェアを操作する場合は、フリーWi-Fiからの情報の抜き取りやスマートフォンの紛失・盗難などによる、情報の漏洩・消失の可能性が高くなります。

このようなセキュリティリスクを低減するためにも、セキュリティ性の高いグループウェアの選定が重要です。例えば、アクセス権限やIPアドレス制限などの機能を備えたツールは、不正アクセスの防止に高い効果が期待できます。

また、Wi-Fi経由での情報の盗み見や抜き取り対策としては、通信の暗号化機能を備えたツールがおすすめです。

他ツールと連携できるか

他ツールとの連携性も、グループウェアを選定する際の重要なポイントです。例えば、カレンダーツールと連携できるグループウェアであれば、タスクやプロジェクトのスケジュール管理がより簡単になります。

社内に既存のツールがある場合は、これらのツールとの相性が良いグループウェアを選定することが望ましいでしょう。ツール同士の相性は、実際に利用しなければ分からないことも多いため、無料トライアルなどを活用して確かめるのがおすすめです。

スマホ対応のグループウェアおすすめ5選

その他のグループウェアの選び方

グループウェアを選定する際は、上述したポイントに加えて、次のようなポイントに注目するのもおすすめです。

【重要なポイント2つ】

1. 必要な機能を備えているか
2. 利用人数・規模に対応しているか

【その他の比較ポイント】

1. サポート体制は十分か

まとめ

グループウェアは、社内のコミュニケーションの活性化や、情報共有の迅速化に役立つツールです。スマートフォン対応のツールもあり、情報の共有・更新がよりスピーディーになったり、社員の行動管理がしやすくなったりするなどのメリットが期待できます。

スマートフォン対応のグループウェアを選ぶ際は、スマートフォンで利用可能な機能・UIの見やすさ・使いやすさに注目しましょう。また、スマートフォン対応のグループウェアは、情報漏洩などのリスクがあることから、セキュリティ性も十分考慮する必要があります。

社内のコミュニケーションを強化し、業務の効率化を狙う場合は、利便性の高いスマートフォン対応のグループウェアの導入がおすすめです。