おすすめのオンプレミス型グループウェア3選｜選び方も解説

グループウェアには、オンプレミス型とクラウド型があります。オンプレミス型はクラウド型と比較してセキュリティ性やカスタマイズ性が高いのが特徴です。この記事では、おすすめのオンプレミス型グループウェアや選ぶ際のポイントなどを解説します。

目次

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1. オンプレミス型グループウェアとは
2. オンプレミス型グループウェアのメリット
3. オンプレミス型グループウェアのデメリット
4. 【注意】オンプレミス型は運用・管理可能な技術者が必要不可欠
5. オンプレミス型が合う企業
6. オンプレミス型グループウェアを選ぶ際のポイント
7. おすすめのオンプレミス型グループウェア3選
8. その他のグループウェアの選び方
9. まとめ

オンプレミス型グループウェアとは

グループウェアは企業内の情報共有とコミュニケーションを促進するためのツールで、スケジュール管理やタスク管理、ワークフロー、チャットなど業務効率化に役立つ機能を複合的に備えています。

そのグループウェアには、オンプレミス型とクラウド型の2つの導入形態があります。オンプレミス型とは、自社内に専用のサーバーを用意し、グループウェアのソフトウェアをそのサーバー上にインストールして運用するタイプです。

オンプレミス型グループウェアは自社内に設置するため、社内にそのための設備があることが前提条件となります。また、メンテナンスやトラブル対応も含め基本的に自社がすべて運用を担います。

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クラウド型との違い

クラウド型グループウェアは、オンプレミス型とは異なり、インターネット上のサーバーでシステムを運用します。利用者はインターネットを介してシステムにアクセスし、ベンダーが提供する機能を利用します。

オンプレミス型では、企業がサーバーを購入・保守する必要がありましたが、クラウド型ではインターネット経由で提供されるためインストールは不要で、サーバーの用意などにかかる費用負担やメンテナンスなどの運用負担が少なくなります。

以上のような特徴から、クラウド型は特に人員や予算が少ない中小企業やリモートワークを行う企業に適しています。

オープンソースとの違い

グループウェアには、オープンソースのものもあります。オープンソースとは、ソースコードが一般に公開されているソフトウェアのことです。基本的にライセンス料が必要ないため無料で利用でき、もとのソースコードを書き換えてカスタマイズもできます。

カスタマイズや導入・運用には専門スキルや手間が必要ですが、コストを最小限に抑えながら柔軟にシステムを構築できます。

オンプレミス型グループウェアのメリット

オンプレミス型グループウェアにはクラウド型にはないメリットがあります。ここからは、そのメリットに注目して、詳しく解説します。

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セキュリティ性が高い

オンプレミス型グループウェアは、企業が自社内でシステムを管理運用するため、高いセキュリティ性を誇ります。自社のポリシーに応じたセキュリティ対策を自由に実施できるのが大きなメリットです。

また、クラウド型はインターネットを経由するため第三者による不正アクセスといったセキュリティリスクが高まりますが、オンプレミス型は自社内に情報がとどまるため、リスクが低いです。機密情報の漏洩リスクを最小限に抑えられるでしょう。

カスタマイズ性が高い

オンプレミス型グループウェアは、自社内のサーバーにインストールするため、カスタマイズ性が高いのが特長です。従業員からの要望を直接システムに反映できるため、社内のニーズにピッタリ合ったシステムを構築できます。

社内の他システムとの連携もしやすく、企業の運用方法にフィットするよう調整できます。特に大企業では利用しているシステムも多いうえ、運用方法や社内ルールが細かく定められていることがあるため、この柔軟性が重宝されます。

オンプレミス型グループウェアのデメリット

オンプレミス型グループウェアには多くの利点がありますが、同時に考慮すべきデメリットも存在します。これらのデメリットは、企業が自社内でシステムを運用・管理することに関連しており、柔軟性やコストなどの側面で検討が必要です。

ここからは、オンプレミス型グループウェアのデメリットを詳しく解説します。

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導入まで時間がかかる

オンプレミス型グループウェアは、導入までのプロセスにおいて時間を要するデメリットがあります。これは、システムを導入する際に、企業内でサーバーやネットワークの整備、システムのカスタマイズなどを行う必要があるからです。

そのため、数週間から数ヶ月という期間が必要とされます。環境を整えるための準備作業や検証作業に時間がかかるため、直ちに運用を開始することが難しい場合もあるでしょう。

導入費用が高額になる

一般的にオンプレミス型グループウェアの導入には、高額な費用がかかります。月額料金がかかるクラウド型と違ってライセンスは買い切りですが、ライセンス料はある程度まとまった金額が必要です。

また、サーバーやネットワークなどの構築が新たに必要な場合は、システム全体の構築に関わるコストは莫大なものとなります。

これにより、数百万円から1千万円以上の出費が導入時に必要となる場合があります。そのため、クラウド型と比較して導入のハードルが高いといえます。

【注意】オンプレミス型は運用・管理可能な技術者が必要不可欠

オンプレミス型のグループウェアは企業内で運営されるため、サーバーやネットワークの構築、システムの保守管理など、専門的なスキルと経験が求められます。

さらに、システムの修正や障害対策も自社で行う必要があります。カスタマイズ性が高い反面、不具合が生じた際は自社で解決しなければなりません。

このように、オンプレミス型の導入・運用には専門的な知識や経験が不可欠であり、そのためには適切な人材の確保やスキルの向上が重要です。

オンプレミス型が合う企業

以上のような特徴から、以下のようなニーズがある、または条件を満たしている企業はオンプレミス型グループウェアの導入が向いていると言えるでしょう。

1. 利用人数の多い大企業
2. 専門技術を持ち合わせたエンジニアが在籍する企業
3. 自社に合わせてカスタマイズをしたい企業
4. トラブル発生時も自社で対応可能な技術力がある企業

一方で、クラウド型やオープンソース型のグループウェアが向いている企業と特徴は以下の通りです。

クラウド型グループウェアがおすすめな企業

1. 従業員数が少なく予算にも制約がある
2. 専門技術を持ったエンジニアがいない
3. 時間や手間をかけずに導入したい
4. オフィス外からも頻繁に利用したい

オープンソース型グループウェアがおすすめな企業

1. コストは抑えたいがカスタマイズもしたい
2. 専門技術を持ち合わせたエンジニアがいる

オンプレミス型グループウェアを選ぶ際のポイント

グループウェアを選ぶ際には、企業のニーズや特定の要件に合わせた検討が重要です。ここからは、オンプレミス型グループウェアを選ぶ際のポイントを詳しく解説します。適切な選択をするためには何を重視すべきか、確認していきましょう。

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モバイルデバイスに対応しているか

多くのオンプレミス型製品は、社内利用を前提として開発されており、外出先や移動中などでの利用が制限されていることがあります。社外からのアクセスやモバイル端末での利用が必要な場合は、その製品がモバイルデバイスに対応しているかを確認しましょう。

モバイルデバイス対応であれば、社外からでも柔軟にアクセス可能であり、業務効率の向上に期待できます。たとえば、外出先での急な業務対応や情報の確認など、即座に行動する必要がある場合でもスムーズに対応できます。

既存ツールと連携できるか

グループウェアは多種多様なデータを扱うため、他のシステムとの円滑なデータ共有が業務の効率化につながります。たとえば、顧客管理システムや会計システムとの連携によって、情報を一元管理し、業務フローをスムーズにすることが可能です。

特に企業が多様なシステムを利用している場合は、既存ツールとの連携がスムーズにできるかどうかを確認することが重要です。オンプレミス型は連携性が高いとされていますが、連携の方法や連携に必要な工数などは事前に確認しておきましょう。

無料トライアルがあるか

オンプレミス型のグループウェアを選ぶ際、無料トライアルの活用は大きなポイントです。このタイプのソフトウェアは高額なことが多いため、トライアル期間を利用して、実際に使い勝手や機能を試してみることは非常におすすめです。

導入前の段階で実際に使ってみることで、自社のニーズに本当に適しているかどうかを確認できます。

トライアルを活用することで、導入前の不安を解消し、最適な選択ができるようになります。無料トライアルが提供されているかを確かめておきましょう。

おすすめのオンプレミス型グループウェア3選

その他のグループウェアの選び方

グループウェアを選ぶ際は、導入形態以外にも重要な3つのポイントがあります。まず、必要な機能がしっかり備わっているか、利用人数や企業の規模に合ったシステムかどうか、そして、使いやすさや操作性を考慮すべきです。

その他、セキュリティ対策がしっかりしているかや、サポート体制などについても十分に比較検討しましょう。

自社の業務やニーズにマッチする適切なグループウェアを選ぶために、このようなポイントをしっかりと抑えることが大切です。

【重要なポイント3つ】

1. 必要な機能を備えているか
2. 利用人数・規模に対応しているか
3. 使いやすさ・操作性を確認

【その他の比較ポイント】

1. セキュリティ対策は万全か
2. サポート体制は十分か

まとめ

オンプレミス型のグループウェアは、企業が自社内でサーバーを準備し、グループウェアを設置・管理する方式です。オンプレミス型の特徴は、セキュリティ性やカスタマイズ性の高さです。

企業は独自のセキュリティポリシーに従ってサーバーを保護でき、グループウェアをニーズに合わせて調整できます。

ただし、導入にはサーバーの設置やソフトウェアの調整、保守など多岐にわたる作業が求められるため、専門的なスキルや経験を持つ人材が必要です。また、自社に最適なグループウェアかを見極めるために、無料トライアルを活用することが重要です。

トライアルを利用すると、実際のシステムを試して使い勝手や必要な機能を確認できます。オンプレミス型を選ぶ際には、無料トライアルの有無を確かめ、実際の利用を通じて自社のニーズに合うかどうかを確認することがポイントです。