おすすめの自治体向けグループウェア2選｜メリット・デメリットも

組織のコミュニケーション・業務を円滑にするITツールであるグループウェアは、市民の個人情報など多くの機密情報を扱う自治体でも導入が進められています。本記事では、おすすめの自治体向けグループウェアやグループウェアのメリット・デメリット・選定ポイントを解説します。

目次

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1. グループウェアとは
2. 自治体・官公庁におけるグループウェアの必要性
3. 自治体・官公庁におけるグループウェアのメリット
4. 自治体・官公庁におけるグループウェアのデメリット
5. 自治体・官公庁向けグループウェアの選定ポイント
6. 自治体・官公庁向けグループウェアおすすめ2選
7. まとめ

グループウェアとは

グループウェアとは、組織全体の業務を効率化するためのツールです。組織内のコミュニケーションを円滑にする機能や、組織内での情報共有を図る機能などが充実しています。他にも、ワークフロー機能や経費精算機能などが備わっている場合もあります。

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自治体・官公庁におけるグループウェアの必要性

グループウェアは、企業の生産性を向上させるツールとして注目されていますが、自治体・官公庁の業務についても効率化のメリットが大きいツールです。実際に、さまざまな自治体でグループウェアの導入が浸透しています。

企業と自治体・官公庁とでは、事業目的・資金・関連する法律など、さまざまな面で違いがあります。しかし、組織内でコミュニケーション・情報共有を図り、業務負担を減らしながら、効率的に目標達成することが理想的な点は共通しています。

自治体・官公庁の業務効率化を図ることは、行政サービスの迅速化にもつながり、公共の福祉の実現に寄与します。本記事では、自治体・官公庁におけるグループウェアのメリットや選定のポイントなどについて解説します。

自治体・官公庁におけるグループウェアのメリット

グループウェアは官民問わず、組織のコミュニケーションや情報共有を円滑にし、効率的な業務遂行を支援します。ここでは、自治体・官公庁においてグループウェアを導入するメリットについて解説します。

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コミュニケーションを円滑に取れる

グループウェアには、チャット機能・社内ポータル・Web会議など、さまざまなコミュニケーション機能が備わっています。これは、従来のメールでのコミュニケーション機能に比べて、円滑なコミュニケーションを実現しやすくなります。

従来のメールや電話などの連絡方法とグループウェアのコミュニケーションでは、どのような違いがあるのかについて、以下の表にまとめます。

また、紙の書類の回覧やグループメールを送信しなくても、社内ポータル機能で簡単に情報共有を図ることもできます。グループウェアの機能は、組織内のコミュニケーションのスピードやリアルタイム性を飛躍的に向上させます。

スケジュール管理・連携がしやすくなる

グループウェアの中には、スケジュール管理機能を備えたものもあります。自分だけでなく他の職員のスケジュールを共有することで、職員同士がスムーズに連携しやすくなったり、予定の調整に時間を割く手間が軽減できたり、ダブルブッキングのリスクも抑えられます。

また、スケジュール管理に関連した詳細な機能には、タスク管理・施設管理などがあります。

タスク管理は、職員ごとの業務の進捗状況を確認できることにより、自分の業務や他の職員と連携する適切なタイミングや優先順位などが明確になります。これにより、組織全体としての業務効率が向上します。

施設管理では、会議室・応接室・貴賓室などの施設の利用状況や利用予定を管理できます。「いつ・誰が・どの施設を・何の目的で使うのか」が可視化され、円滑な利用やトラブル回避に役立ちます。

これらの機能は、情報が更新されると即座に反映されるため、常に最新状態である点も大きなメリットです。

オンライン申請・承認により業務が効率化される

グループウェアで扱う情報は、電子的に管理されます。これは、組織内における紙ベースの書類のやりとりを減らすペーパーレス化につながります。

グループウェアには、ファイル共有機能・経費精算機能・名刺管理機能など、ペーパーレス化に役立つさまざまな機能があります。

ワークフロー機能もその1つです。さまざまな申請業務を電子的に管理し、申請・承認・決裁のフローにおける紙ベースの書類のやりとりを不要にします。また、申請・承認作業が自動化されるため、業務効率が向上し、記載漏れ・記入ミスなどによる遅れも減らせます。

グループウェアの多くは、オンライン上でアクセスすることが可能なため、これらの作業を場所の制限なく、どこからでも行うことができます。

働き方改革・テレワークに対応できる

厚生労働省が管轄する「働き方改革関連法案」は、企業で働く労働者だけを対象にしているわけではありません。自治体・官公庁で働く職員も対象であり、公共の福祉を目的とする業務に携わる職員だからこそ、積極的に推進していくことが求められます。

働き方改革では、長時間労働の是正・少ない労働力で最大限の生産性向上を図ること・多様で柔軟な働き方など、働きやすい社会づくりを目的としています。

グループウェアの導入によって、従来の連絡手段や、紙ベースの書類や対面でのやりとりの非効率さなどが大幅に改善されます。また、業務効率化に貢献するさまざまな機能で業務負担も軽減されます。

オンライン接続できれば、業務を行う場所の自由度も広がるため、テレワークの促進にも役立ちます。これらのメリットは、働き方改革が目指す働きやすい社会づくりの実現につながるメリットです。

参考：働き方改革〜一億総活躍社会の実現に向けて〜｜厚生労働省

セキュリティ強化が期待できる

企業にとって、セキュリティ上のリスクは顧客に不利益を生じさせ、企業の信頼を失う恐れがあるため、しっかり対策しなければいけません。

しかし、自治体や官公庁が保有する個人情報や機密情報は、企業よりもはるかに膨大な量です。重要かつ大量の情報が外部に漏れたり消失したりすることは、大規模な損害を招くリスクにつながるため、より厳格にセキュリティ対策を行うことが求められます。

グループウェアを導入することは、以下のような点でセキュリティ強化に期待することができます。

1. チャット機能を活用することで、メールのように宛先を間違えるリスクがなくなる
2. アクセス制御によって、情報ごとにアクセスできる人を限定できる
3. 操作ログ（履歴）によって、いつ誰がどんな操作をしたかが追跡できる
4. 電子化によって、紙の書類のような不正利用・盗難・紛失のリスクを抑えられる
5. 暗号化によって、鍵（パスワード）を持つ人しか、情報が読めないようにする
6. ツールによって、さまざまなセキュリティ機能を選択・追加できる

自治体・官公庁におけるグループウェアのデメリット

自治体・官公庁は、企業とは異なる予算の考え方・組織体制・組織文化などがあるため、グループウェア導入を難しくする場合があります。ここでは、自治体・官公庁におけるグループウェアのデメリットを解説します。

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導入・運用に費用がかかる

自治体・官公庁において、グループウェア導入の障壁として「予算が使いにくい」ことが挙げられます。予算が税金である点や、議会の承認が必要な点などが制約となり、予算を使う場合、金額・目的・効果などを詳細に説明できなければいけません。

グループウェアの導入にかかるコストについては、以下の点を考慮する必要があります。

1. 専用端末や周辺機器の別途費用
2. ユーザー数に応じた従量課金
3. サポートやセキュリティ、オプションの別途費用
4. 外部へのコンサルティング費用

上記以外のポイントとして、グループウェアは、クラウド型かオンプレミス型かによって、初期費用やランニングコストが大きく異なります。組織にとって、最適な導入形態・ツール・オプションを選択することが大切です。

ツール導入のために予算が使えるようにするためには、詳細な金額について、ツールを提供するベンダーに見積もり依頼することを推奨します。

また、導入目的を明確にしましょう。ツールの導入によって、業務にかかる時間や人的コストなどをどれだけ削減できるのか、費用対効果を検討することが重要です。

組織に定着させるための努力が必要

自治体や官公庁は、職員の年齢層が幅広く、IT知識に差があることが考えられます。そのため、組織にグループウェアを定着させるためには、以下のポイントを押さえておく必要があります。

1. 既存の業務フローに組み込みやすいこと
2. ツール導入のメリットを実感しやすいこと
3. ツールを操作する研修・トレーニングを十分に行うこと
4. 新しい慣習に対する抵抗感がある職員とコミュニケーションを十分に図ること
5. 職員のニーズに合ったツール選び、ニーズに応じたカスタマイズを行うこと
6. 導入後も継続的にサポートやフォローアップをすること
7. 専門的なサポートが必要な場合に備えて、ベンダーにサポート依頼できること

上記のポイントは、企業でのツール導入においても大切なことですが、自治体・官公庁においては、特に配慮しなければいけません。

年功序列の組織体制・組織文化においては、権限が強い職員の賛同を得られないまま、ツールを導入しても、定着せず失敗に終わる可能性が高くなります。

そのため、導入計画に加えて、職員がスムーズにツールに馴染めるよう研修やフォローアップの計画を立て、コミュニケーションを十分に図ることが重要です。

自治体・官公庁向けグループウェアの選定ポイント

企業がグループウェアを利用する場合とは異なり、自治体・官公庁がグループウェアを選ぶ場合は、その業務の特性を考慮することが大切です。ここでは、自治体・官公庁向けグループウェアの選定ポイントを解説します。

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誰でも簡単に使えるか

自治体・官公庁においては、職員のIT知識の差を考慮して、誰でも簡単に使いやすいグループウェアであることに着目して選ぶことが大切です。操作性の高さについて判断するポイントには、以下のような例があります。

1. 画面の表示が見やすいか
2. 目的の機能を使用するまでの操作がシンプルか
3. タッチ操作がしやすいように設計されているか
4. 機能別の操作感やデザインに一貫性があるか
5. フォント・レイアウトの変更など、個々の作業スタイルに合わせて設定できるか
6. トレーニング資料やチュートリアルが提供されているか

操作性については、実際に操作してみないとわからない部分もあるため、無料プランやトライアル版などを活用して確認することを推奨します。その際には、担当者だけではなく、IT知識に差がある職員の協力が得られると、円滑な導入に期待できます。

セキュリティ対策は十分か

自治体や官公庁は、個人情報や公文書を扱うため、厳格なセキュリティ対策が求められます。グループウェアのセキュリティ機能には、以下のようなものが挙げられます。

また、グループウェアを提供するベンダーのセキュリティ対策を確認しておくことも推奨します。例えば、セキュリティアップデートが定期的に提供されるか、セキュリティ専門機関から評価されているかなどに着目しましょう。

セキュリティ対策については、グループウェアやベンダーだけに依存せず、組織が主体的に行うことも重要です。例えば、組織内で使うPCのスクリーンショット禁止設定や、PDFファイルの印刷禁止設定などの方法があります。

セキュリティに関するルールの周知徹底や定期的な研修など、組織の努力も必要です。

サポート体制は充実しているか

グループウェアの導入・運用では、疑問点やトラブルが生じた際にどのように対応すべきか想定しておくことが大切です。職員間で対応できることが理想的ですが、中には専門的な知識・技術・権限がないと対応できない場合も考えられます。

そのため、グループウェアを選定する段階で、ベンダーが提供するサポートについて確認しておくことが推奨されます。サポート体制を確認する際のポイントとして、以下のような例があります。

1. トラブル時に時間を問わず対応してもらえるか
2. 導入に際して、インストールや関連機器の設定をしてもらえるか（導入作業代行）
3. 導入に際して、組織の情報登録やデータ移行を行ってくれるか（導入作業代行）
4. 導入・運用が円滑になるようコンサルティングを行っているか
5. 運用定着の支援やアフターフォローに対応しているか

これらのサポートは、無料で提供される場合もあれば、有償オプションとなっている場合もあり、ベンダーによって異なります。組織にとって、必要なサポートは何かを検討することが重要です。

既存システムと連携できるか

グループウェアの導入は、既存システムと連携できるか確認しておくことが推奨されます。既存システムとの連携が望ましいケースには以下のような例が考えられます。

1. グループウェアと既存システムがそれぞれない機能を補い合うことが効率的な場合
2. グループウェアと既存システムでデータ共有・連携することが効率的な場合
3. 既存システムが他のシステムとも連携している場合
4. 既存システムを廃止することで業務フローが大きく変わり、混乱を招く場合

一般的にシステム連携は、システム間で同じデータをやりとりできるため、データの管理が容易になり、人的ミスや業務効率向上につながるメリットがあります。

また、既存のシステムを引き続き活かすことは、業務フローの変化を緩やかにし、グループウェア導入後の業務も円滑に行われやすいのが利点です。

ただし、グループウェアが既存システムの機能を包括している場合、コスト削減の観点で既存システムの廃止が考えられます。しかし、業務フローの大きな変化は混乱を招き、業務が停滞する恐れもあるため、慎重に検討しなければいけません。

目的に合ったタイプ・プランのシステムか

グループウェアには、クラウド型・オンプレミス型の2つの導入形態があります。それぞれの特徴は以下の通りです。

一般的に、クラウド型は導入にかかる時間が短く低コストなため、グループウェアはクラウド型のツールが多くあります。ただし、料金プランは、利用人数や機能の充実度に応じて費用が高くなる傾向があります。

長期的な視野を持って、クラウド型とオンプレミス型のどちらが費用対効果が大きいか検討する必要があります。

また、導入目的や組織の内部環境によって、「セキュリティ対策が最重要」「迅速な業務効率化を目指すことが重要」など、何を優先すべきかが異なります。費用を抑えることと同時に、導入目的に合ったタイプやプランを選択することが大切です。

他の自治体・官公庁で導入実績があるか

グループウェアの中には、自治体で導入されていたり、省庁で導入されていたりするツールもあります。それらの導入実績は、各ツールのホームページで確認できます。

自治体・官公庁での導入実績が確認できるシステムであれば、自治体・官公庁のニーズに合った機能やセキュリティ対策などが備わっている可能性が高いです。導入実績は、円滑に導入を進め、グループウェアを定着させるための1つの判断基準となります。

利用人数・規模に対応しているか

グループウェアを利用する人数・規模によって、かかるコストや機能も変動します。また継続して利用するなかで、人員が増えたり規模が拡大する予定がないかも検討する余地があります。

高機能なことばかりに着目し機能を扱いきれなかったり、コストばかりがかさ張らないよう、組織に適したツール選びを心掛けましょう。

必要な機能は備わっているか

グループウェアが組織にとって必要な機能を提供しているかどうかは、事前に確認しておくべき重要なポイントです。自治体・官公庁の業務の特性に合った機能が備わっているかは、導入後の業務効率を大きく左右します。

グループウェアが提供する機能のうち、自治体・官公庁でニーズが高いと考えられる機能例を以下に挙げます。

LGWANとは

LGWAN（総合行政ネットワーク）とは、自治体間の組織内ネットワークを接続してコミュニケーションを円滑化するためのネットワークです。行政のための専用ネットワークのため、機密性の高い情報を安全に共有することができます。

LGWANに対応していることでインターネットを介す必要がなく、安全性の高い環境でグループウェアを活用できます。

自治体・官公庁向けグループウェアおすすめ2選

＼おすすめのグループウェアを幅広く紹介／

まとめ

自治体・官公庁の組織内のコミュニケーションを円滑にし、業務効率化を図るためには、グループウェアの導入がおすすめです。業務の負担を軽減し、柔軟な働き方に対応することは、働き方改革の理想を実現することにもつながります。

グループウェアはさまざまな機能を提供しています。迅速なコミュニケーションを実現するチャット機能や、承認作業を自動化するワークフロー機能などが挙げられます。これらの機能は、組織の情報共有を円滑にし、場所の制約を問わずに利用できるのも利点です。

グループウェアを選ぶ際には、個人情報や機密性の高い公文書を扱う点や、予算上の制約など、自治体・官公庁の特性を考慮することが大切です。本記事を参考に、働き方改革の推進に寄与するグループウェアの導入を検討してください。