中小企業におすすめのグループウェア3選｜選ぶ際のポイントも解説

企業のあらゆる業務を効率化させるグループウェアは、ひとりひとりの生産性が特に重要となる中小企業にも導入が推奨されます。この記事では、中小企業がグループウェアを利用するメリットやおすすめのグループウェア、また、選ぶ際のポイントを解説します。

目次

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1. グループウェアとは
2. 中小企業にグループウェアを導入するメリット
3. 中小企業向けグループウェアの選定ポイント
4. 中小企業におすすめのグループウェア3選
5. その他のグループウェアの選び方
6. まとめ

グループウェアとは

グループウェアとは、組織やチームのメンバーが共同作業を行う際に利用されるツールを指します。スケジュール管理、社内メールやチャット、タスク管理、ファイル共有など、社内の共同作業に有効な機能が一つのソフトウェアに備わっています。

搭載されている多彩な機能により、組織内の情報共有や連携を強化し、共同作業における効率を向上させることが期待されます。そのため、大企業だけでなく、ひとりひとりの生産性が重視される中小企業においても効果的であり、その機能が注目されています。

しかし、中小企業で初めてグループウェアを導入する際には、どれを選べばよいのか迷うこともあるでしょう。そこで、本記事では、中小企業がグループウェアを導入するメリットやおすすめのグループウェア、選ぶ際のポイントなどを分かりやすく解説します。

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中小企業にグループウェアを導入するメリット

近年のビジネス環境においては、効率的で迅速なコミュニケーションや共同作業における生産性向上が求められています。中小企業がグループウェアを導入することにより、組織内のコミュニケーションや業務プロセスの向上など、さまざまなメリットが期待できます。

ここでは、中小企業にグループウェアを導入するメリットとして、以下の項目について解説していきます。

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業務効率・生産性が上がる

リアルタイムの情報共有による共同作業の業務効率化が図られます。機能例として、ドキュメント共有や、共同編集機能などが挙げられます。これにより、意思決定の迅速化や作業プロセスの合理化が可能となり、業務効率が向上します。

また、タスクリスト、進捗状況の可視化などにより、タスク管理と進捗追跡が可能となります。これにより、チーム全体がプロジェクトの進捗をリアルタイムで把握でき、タスクの優先順位が明確になり、作業の遅延などが最小限に抑えられます。

さらに、統合されたメールやチャット機能などにより、電子メールやメッセージの送受信を行えます。社員間のメールやチャットを通じた即時のコミュニケーションが効率的に実行でき、交信や連携が円滑になるメリットがあります。

コミュニケーションがスムーズになる

中小企業のような少人数の組織では、情報の迅速で正確な共有が特に重要です。グループウェアを使用することで、メンバーは常にプロジェクトや業務に関する情報を共有でき、コミュニケーションや意思決定がスムーズに行われます。

また、チームメンバーが異なる場所にいる場合でも、グループウェアの活用で、電子メールやチャットなどによるコミュニケーションが可能となります。これにより、リモートワークや出張中でも場所・時間にとらわれず交信ができ、業務が効率的に推進されます。

中小企業におけるグループウェアの導入は、少人数での密な連携が求められる状況において、コミュニケーションの円滑化が促進され、業務効率や生産性がアップされる効果が期待できます。

ペーパーレス化やコスト削減を推進できる

グループウェアの導入は、企業のペーパーレス化やコスト削減を推進します。チャットなどのコミュニケーションツールが搭載されているため、別途通信費用が発生しません。

データ共有もシームレスに行えるため、会議や打ち合わせ前にツール内で資料を送信し、そのまま蓄積して安全に社内データを管理できます。印刷コストや紙での書類管理もなくなり、環境に配慮した事業を展開していけます。

中小企業向けグループウェアの選定ポイント

中小企業が適切なグループウェアを選定し、導入する際には、自社のビジネスニーズや特定の課題、要件に合わせて検討することが重要です。

ここからは、中小企業向けグループウェアの選定ポイントとして、以下の項目について解説していきます。

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導入コストを抑えるならクラウド型

グループウェアの導入形態には、クラウド型とオンプレミス型があります。クラウド型は、サーバー設備やネットワークの構築などが不要で、初期投資が抑えられます。また、ベンダーがシステムの保守を行うため、導入が迅速かつスムーズに行えます。

オンプレミス型は、自社内のサーバーを使ってグループウェアを導入する方式です。そのため、自社に合わせた機能の追加やセキュリティの強化などが比較的容易に行えます。ただし、費用面で高額になる傾向があります。

中小企業においては、クラウド型グループウェアの費用対効果が大きく、柔軟性や短期間で利用できる点や、システムの更新・サポートなどの面で優れているため、導入する際にはおすすめです。

必要な機能の有無を確認

グループウェアの市場には、さまざまな機能が搭載された多くの製品がリリースされています。そして、搭載された機能が増えれば増えるほど、そのぶん費用が高額になる傾向があります。

そのため、中小企業がグループウェアを選定する際には、自社の業務要件に合った必要最低限の機能が搭載されているかや、予算の制約内で導入できるかどうかを見極めることがポイントになります。

最低利用人数を確認

グループウェアの製品は、利用者数に基づいて価格設定が行われているケースが多いです。また、プランによって最低利用人数が決まっていることもあります。

そのため、中小企業がグループウェアを選定する際には、各プランの設定されている最低利用人数を確認し、自社の利用人数が条件を満たしているかどうか確認することが非常に重要です。

ユーザー数の増加も見込んでおく

クラウド型のグループウェアは比較的安価ですが、利用者数が増えれば増えるほどトータルコストが増加する可能性があります。

そのため、中小企業がグループウェアを選ぶ場合には、将来の成長や業務拡大に合わせて利用者数も増加することを見込んで、検討することが大事になります。

また、利用者数が増加することにより、ベンダー側は追加機能や新たなリソースが必要になる可能性があります。グループウェアが、これらの状況に対応できるかどうかを確認しておくことも必要です。

無料プランがあるか

グループウェアの中には、無料で提供されている製品もあります。少人数の中小企業にとって、無料プランにより導入コストを最小限に抑えることが可能となり、予算の制約を考慮しながらも効果的なグループウェアが導入できます。

また、無料プランを利用することで、実際にグループウェアの使い勝手や効果を試すことができます。将来的に有料プランに移行するかを判断する際の試用期間としても、有効に利用できます。

セキュリティ・サポート体制は十分か

中小企業がグループウェアを選定する際には、セキュリティやサポート体制を確認することは極めて重要なポイントになります。

特に中小企業においてはITリソースが限られていることが多いです。充実したサポート体制により、グループウェアの効果的な利用のアドバイスやトラブルが発生した際の迅速な対応が期待でき、円滑な業務運営が可能となります。

また、取り扱うデータを厳重なセキュリティの元で管理しなければ、企業の信頼に関わる事態になりかねません。年々増えているサイバーリスクに対し、適切な対応をしたうえで業務効率化を図りたいものです。

中小企業におすすめのグループウェア3選

その他のグループウェアの選び方

中小企業がグループウェアを選ぶ際には、以下のようなポイントにも注目することもおすすめです。特に、グループウェアの使いやすさ・操作性を確認することは重要なポイントになります。

また、モバイルに対応しているか、セキュリティ対策は万全か、他ツールと連携できるかなどの項目も、事前に確認しておくことがおすすめです。これにより、グループウェアの導入効果がさらに高まります。

【重要なポイント】

1. 使いやすさ・操作性を確認

【その他の比較ポイント】

1. モバイルに対応しているか
2. セキュリティ対策は万全か
3. 他ツールと連携できるか

まとめ

中小企業におけるグループウェアの利用は、業務実施やチームの共同作業の効率向上に大きな効果が期待できます。コミュニケーションやファイル共有などの機能により、少人数でも容易に活用できるため、業務の合理化が期待できます。

また、予算制約がある場合は、無料プランが提供されているグループウェアを選定することで、低コストでの導入が可能となります。ただし、将来の成長や拡大に備えてスケーラビリティを確保し、柔軟性のあるグループウェアを検討することも重要です。

中小企業がグループウェアを選定する際は、自社のニーズや予算にマッチしたものがおすすめです。費用対効果を大きくするプランを検討し、効果的な利用を実現しましょう。