中小企業向けグループウェアおすすめ10選｜選び方も解説

企業のさまざまな業務効率化が可能なグループウェアは、一人ひとりの生産性が重要となる中小企業にも導入が推奨！グループウェアを導入して生産性の向上を図りましょう！本記事では、中小企業におすすめのグループウェアや選び方などを解説します。

目次

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1. グループウェアとは
2. 中小企業にグループウェアを導入するメリット
3. 中小企業向けグループウェアの重要な選定ポイント
4. その他のグループウェアの選び方
5. 中小企業向けグループウェアおすすめ10選
6. 【比較表】中小企業向けグループウェアおすすめ10選
7. まとめ
8. タイプ別｜グループウェアおすすめ
9. 管理業務をさらに効率化！関連サービスはこちら

グループウェアとは

グループウェアとは、組織やチームのメンバーがコミュニケーションの活性化や業務の効率化を図る際に利用するツールです。スケジュール管理、進捗管理、情報共有など、生産性を上げるための機能が1つのソフトウェアに備わっています。

多彩な機能によって組織内での情報共有を迅速化し、連携性を高めることで業務効率を上げられます。そのため、大企業だけでなく、一人ひとりの生産性が重視される中小企業・小規模事業者からも注目度が高く、導入する企業が多いです。

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中小企業にグループウェアを導入するメリット

中小企業がグループウェアを導入することで、組織内のコミュニケーションや業務プロセスの向上など、さまざまなメリットが期待できます。ここでは、中小企業にグループウェアを導入するメリットについて解説します。

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業務効率と生産性が上がる

グループウェアを導入するとリアルタイムでの情報共有が可能になり、部署間やチーム内での迅速な報告・連絡によって業務効率化を図れます。また、ToDoリスト管理とスケジュール管理の機能を活用すれば、効率的なタスク管理と進捗状況の把握が可能です。

これらにより、小規模であってもチーム全体でプロジェクトの進捗を確かめながら、タスクの優先順位を決めて作業遅延を最小限に抑えられます。情報の検索性と業務効率を高めることで、生産性の向上と組織の連携を強化できます。

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コミュニケーションがスムーズに行える

中小企業のような少数精鋭の組織では、情報・データの迅速かつ正確な共有が重要です。グループウェアを使用することで、各々のメンバーが異なる業務を担っている場合でも、コミュニケーションや意思決定がスムーズに行われます。

また、チームメンバーが離れた場所で作業する際には、電子メールやチャットを使ったコミュニケーションが可能です。そのため、リモートワークや出張中でも場所・時間にとらわれることなくやり取りができ、業務進行が滞らずに済みます。

その他にも、掲示板・回覧板を活用することで、グループ全体に向けて効率的にアナウンスを実施し、情報の見逃しを防げます。

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フォロー体制の強化で負担軽減につながる

メンバーごとの進捗状況を可視化し、それぞれの業務負担を把握することで、負担が大きく遅延が発生しそうな箇所を素早く見つけ出せます。そして、フォローやフィードバックが必要な部分には、チーム内での迅速な対応が可能です。

中小企業では一人ひとりの業務負担が増えやすいのが課題ですが、グループウェアを使ってフォロー体制を強化しておくことで、業務の属人化を防止しながら負担軽減につなげられます。

ペーパーレス化やコスト削減を推進できる

グループウェアのファイル管理・共有の機能を活用すれば、紙ベースでの業務を減らしてペーパーレス化とコスト削減を推進できます。さらに、チャット機能やWeb会議機能により、データ共有もシームレスに行うことが可能です。

例えば、会議や打ち合わせ前にツール内で資料を共有し、そのまま情報・ナレッジとして蓄積できます。紙の資料で発生する印刷代や管理が不要となり、紛失リスクを抑えながら安全かつ環境に配慮した事業展開が可能です。

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中小企業向けグループウェアの重要な選定ポイント

中小企業向けのグループウェアを選定する際には、必要な機能の有無や最低利用人数の確認、セキュリティ対策とサポート体制などの考慮が大切です。ここでは、中小企業向けグループウェアの重要な選定ポイントを解説します。

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導入コストを抑えるならクラウド型

グループウェアの導入形態には、クラウド型とオンプレミス型があります。クラウド型は自社でのサーバー設置やネットワーク構築などが不要で、初期投資を抑えられます。また、ベンダーがシステムの点検・保守・更新を行うため、スムーズな運用が可能です。

オンプレミス型は、自社サーバーを使ってグループウェアを導入する方式です。そのため、自社に合わせた機能の追加やセキュリティの強化といったカスタマイズ性に優れています。ただし、導入コストが高くなりやすく、管理には専門的な知識も必要とします。

中小企業では費用対効果の大きさから、クラウド型のグループウェアがおすすめです。導入までの早さや管理の手軽さに加え、システムの更新・サポートに自社のリソースで補う必要がないため、少人数のチームでも運用しやすいといえます。

必要な機能の有無

現在では、グループウェアとして多くの製品がリリースされています。製品ごとに搭載されている機能が異なり、対象としてる企業の規模やシステムが特化している部分にも違いがあります。

そのため、中小企業がグループウェアを選定する際には、自社の業務要件に合った機能が搭載されているかが大事な比較ポイントです。必要最低限の機能に加え、予算の範囲内で収まるかを検討することで、費用対効果を高められます。

最低利用人数の確認

グループウェアは、利用者数の合計に基づいて料金が設定されていることが多いです。また、プランごとに最低利用人数が決まっている場合もあります。

社内のリソースが限られる中小企業では、各プランで設定されている最低利用人数を確認し、自社の利用人数が条件を満たしているかを確認することが重要です。

特に、クラウド型のグループウェアは比較的安価ですが、利用者数の増加に応じてトータルコストが増加する可能性があります。そのため、将来的な成長や業務拡大に合わせて、利用者数の増加を見込んだ検討も大切です。

無料プランがあるか

グループウェアの中には、無料で提供されている製品もあります。例えば、無料プランを活用すれば導入コストを最小限に抑えつつ、限られた予算を考慮してより効果的なグループウェアが導入できます。

また、無料で利用可能なグループウェアを活用することで、各グループウェアの使い勝手や効果を実際に試すことが可能です。将来的に必要な機能や利用範囲を確かめ、有料プランへの移行を検討する際にも役立ちます。

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その他のグループウェアの選び方

グループウェアの導入効果を高めるためには、重要なポイント以外にもセキュリティ対策やサポート体制などに注目するのがおすすめです。ツールの利用人数が限られるほど、連携や操作性といった点を考慮する必要があります。

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セキュリティ対策とサポート体制

中小企業では、ITに関する専門的な知識・リソースが不足していることが多いです。そこで、充実したサポート体制のグループウェアを導入すれば、不明点やトラブルが発生した際に迅速なサポートを受けられ、円滑な業務遂行が可能となります。

また、社内の機密情報を取り扱うこともあるグループウェアでは、厳重なセキュリティ体制による管理が必要です。企業の信頼性を損なわないためにも、サイバーリスクに対するセキュリティ対策が十分に行われているかを確かめましょう。

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他ツールと連携できるか

グループウェアは多機能である反面、1つのソフトウェアだけですべての業務課題を解消することは困難です。そのため、すでに利用しているツールがある場合は、連携によって利便性を高めるのがおすすめです。

グループウェア導入の前に、どのようなシステム・ツールとの連携が必要か、手軽にデジタル移行が行えるかなど、拡張性と自社への負担を考慮しながらコストパフォーマンスを比較しましょう。

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マルチデバイス対応で使いやすいか

グループウェアはパソコンでの利用をはじめ、タブレット端末やスマートフォンにも対応したツールが存在します。リモートワークや外出先からなど、さまざまな働き方に対応できる体制を整えるには、マルチデバイス対応のグループウェアがおすすめです。

また、利用者数が限られる中小企業でツールの利用を定着化させるには、不要な機能がないか・誰でも操作しやすいかが重要です。複数の業務を担う担当者でも継続的に使いやすいかを検討し、迅速な情報共有による業務効率化を図りましょう。

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中小企業向けグループウェアおすすめ10選

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強固なセキュリティ対策

活用しやすい連携性

経営課題の改善

低コストで情報共有

幅広い業種で導入しやすい

機能・オプションが豊富

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【比較表】中小企業向けグループウェアおすすめ10選

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まとめ

中小企業でグループウェアを利用することで、組織とチーム内における業務効率化の効果に期待できます。スケジュール管理やファイル共有・管理などの機能により、少人数でも作業遅延を抑えながら連携の強化が可能です。

また、無料のグループウェアを有効活用することで、リソースが限られる場合でも低コストで導入を検討できます。特に、中小企業がグループウェアを選定する際は、比較的安価なクラウド型や自社のニーズ・予算に適したものがおすすめです。

なお、将来の事業成長や拡大を考慮し、柔軟性のあるグループウェアを検討することも重要です。なるべく費用対効果を高められるツール・プランを検討し、グループウェアの効果的な利用によって生産性の向上を実現しましょう。

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