おすすめのオープンソースのグループウェア｜メリット・デメリットも

オープンソースのグループウェアは、専門の知識・技術があれば自社に合った仕様にカスタマイズでき、コストが抑えられるメリットもあります。本記事では、オープンソースのグループウェアのメリット・デメリットやおすすめのオープンソースのグループウェアを解説します。

目次

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1. オープンソースのグループウェアを自社仕様にカスタマイズ
2. オープンソースのグループウェアのメリット
3. オープンソースのグループウェアのデメリット
4. オープンソースのグループウェアが適している企業の特徴
5. おすすめのオープンソースのグループウェア
6. オープンソースのグループウェアを利用する際の注意点
7. その他のグループウェアの選び方
8. まとめ

オープンソースのグループウェアを自社仕様にカスタマイズ

グループウェアとは、組織内のコミュニケーションや情報共有を円滑にするツールであり、組織内で協力して業務を進める際に役立つ機能を備えています。例えば、チャット・社内ポータル・Web会議・施設予約・ワークフロー機能などが搭載されています。

これらの機能を活用することで、業務効率化を図れます。しかし、どのような機能を備え、どの業務範囲まで利用できるかは、ツールやプランによって異なるため、自社にとっての使いやすさにこだわる場合、数あるツールを比較検討するのは簡単ではありません。

そこで、1つの選択肢としておすすめなのが、オープンソースのグループウェアです。オープンソースのツールは、自社の仕様に合わせてカスタマイズして利用できます。本記事では、オープンソースのグループウェアについて解説します。

オープンソースとは

OSSとも呼ばれるオープンソースとは、ソフトウェアの構成要素である「ソースコード」を無償で一般公開するソフトウェアのことです。

ソースコードはプログラミング言語で記述される指示書のようなものであり、これが一般公開されることで、以下のようなメリットが得られます。

1. ソフトウェアの内部構造・仕組みを理解できる
2. ユーザーが自由に利用できる
3. 必要に応じて改良することができる
4. 有志のプログラマーによって継続的に改良が行われている

一般的にはクラウド型やオンプレミス型のシステムを利用する企業が多いですが、オープンソースも有力な選択肢の1つです。

オープンソースのグループウェアのメリット

オープンソースのグループウェアは、自由度が高く低コストで利用できる点がメリットです。ここでは、それらのメリットについて解説します。

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自社に合った仕様に自由にカスタマイズできる

オープンソースのグループウェアは、必要に応じて改良を加えたり、カスタマイズしたりすることができます。自社の求める要件に合わせたカスタマイズによって、既製品のグループウェアでは対応できない独自の機能を実装することが可能です。

例えば、グループウェアを利用するメンバーが施設予約や承認など、特定のアクションを起こした際に、そのアクションに関係するメンバーへ通知することができます。これは、カスタマイズの1つの例であり、アイディア次第でさまざまな機能の追加が可能です。

また、既製品のグループウェアの場合、その仕様に合わせて業務フローや既存のシステムの変更を余儀なくされる場合がありますが、オープンソースのグループウェアなら、既存の業務環境や業務フローに組み込みやすいのも大きなメリットです。

グループウェアの機能例

グループウェアには、一般的に以下のような機能を持つものが多いです。オープンソースのグループウェアでカスタマイズする場合にも、必要に応じて実装を検討しましょう。

機能	概要
コミュニケーション機能	チャット・メール・ステータス表示・掲示板・ Web会議など
情報共有機能	ファイル共有・議事録作成・プロジェクト管理・ アンケートなど
業務効率機能	ワークフロー・タイムカード・経費精算・ スケジュール管理など

この他にも、社内の様々な情報に従業員が簡単にアクセスできる「社内ポータル」機能や、災害時の安否確認機能などもあります。

コストを抑えて使用できる

オープンソースのグループウェアは、既製品のソフトウェアのようにライセンス費用はかからないため、大幅にコストを抑えて使用できます。

また、グループウェアの料金プランは、一般的に利用人数に応じて高くなりますが、オープンソースでは人数の制限がありません。そのため、企業の成長とともに利用人数が増えてもコストが急激に上昇せず、長期的に使用できるのも利点です。

オープンソースのグループウェアに必要なコスト

前述の通り、オープンソースの場合はツールの利用料や購入費用などの費用は基本的にかかりません。しかし、場合によっては以下のコストが発生する可能性があります。

1. 社内のハードウェアやインフラを整備する場合その費用がかかる
2. 専門家の協力を得て計画的に導入する際は、コンサルティングや依頼費用がかかる
3. 必要に応じて有料のサポート契約を結ぶ場合がある

また、導入のためのカスタマイズを行う担当者や、保守担当者の人件費なども必要です。他の導入形態よりも安価ではありますが、コストがかかる部分もある点に注意しましょう。

オープンソースのグループウェアのデメリット

オープンソースのグループウェアは、開発に専門的な技術者が必要であり、時間もかかります。また、サポートを受けられない場合が多い点も注意しなければなりません。ここでは、オープンソースのグループウェアのデメリットについて解説します。

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カスタマイズに時間を要する

そもそもオープンソースはカスタマイズすることを前提に提供されているため、グループウェアの利用開始までには長い時間がかかります。自社に適したシステムは、テストと修正を繰り返して細かな調整を行うことで作り上げられます。

優れた技術を持った人材でも、テストや修正なしでは自社に適したシステムを作れません。そのため、オープンソースのグループウェアを導入する際は、期間に余裕を持たせた導入計画を立てましょう。

1日でも早く利用を開始したい場合は、比較的短期間で導入が完了するクラウド型のグループウェアを検討するのがおすすめです。

運用には専門知識が必要

オープンソースはカスタマイズを行うことが前提であることから、カスタマイズを行える専門知識を持った人材が必要です。担当者の知識やスキルが不足している場合、導入期間の長期化や、希望通りのグループウェアが完成しない可能性があります。

「低コストで高機能なグループウェア」を目指すほど、難易度は高くなり、頓挫するリスクが高くなります。そのため、外部の専門家に頼ったり、既製品のツールを利用したりなど、本来の導入目的を達成する最良の選択肢は何かを慎重に検討しましょう。

サポート体制がない場合が多い

オープンソースのグループウェアは、無償で利用できる反面、提供元が保守やサポートの提供を保証していないことも多いです。そのため、トラブル時には自社で問題解決に取り組む必要があります。

また、どのようにグループウェアを利用するかによっては、ハードウェアや周辺機器の準備や設定が生じ、自社で用意しなければいけません。加えて、ソフトウェアのメンテナンスも自社で行います。

ただし、オープンソースのグループウェアの中には、有料のサポートサービスを提供している場合もあります。運用保守や運用サポートなど、契約内容を確認した上でサービス利用を検討するのも有効な選択です。

オープンソースのグループウェアが適している企業の特徴

オープンソースのグループウェアには、メリットもあればデメリットもあります。それらの特徴を踏まえた上で、以下のような企業に向いています。

1. 専門の知識・技術を持つ社員がいる
2. 既製品のツールを使うには、自社の独自性が強く使いづらい
3. コストを最小限に抑えることを重視したい
4. 自社で開発や運用を行うノウハウが将来的な資産となる可能性が大きい

上記の補足として、コストの安さに関しては、社内に実践を積んだ技術者がいて、計画に基づいてコストを最小限に抑えられる場合のみ推奨できます。

社内に技術者が不在の場合、外部に依頼したり、有料のサポート契約を結んだりすることでコストは増えていきます。また、時間や人件費コストも考慮し、余裕を持った計画を立てた上で、本当にオープンソースの費用対効果が高いのかを検討することが重要です。

おすすめのオープンソースのグループウェア

オープンソースのグループウェアを利用する際の注意点

オープンソースのグループウェアには、業務効率化に向けた様々な機能を実装できます。しかし、多機能であるほどカスタマイズに時間と手間を要するため、事前にグループウェアの導入目的を明確にしておくことが重要です。

現状の業務フローや情報共有においてどのような課題があるかを洗い出し、それらを解決できる機能を持つグループウェアを導入しましょう。目的が不明確なまま導入すると、後に機能の過不足が発覚し、変更やカスタマイズに余計な時間を要してしまいます。

その他のグループウェアの選び方

既製品かオープンソースかを問わず、グループウェアを選ぶ際には、確認しておくべきポイントがあります。特に以下のようなポイントに注目して選ぶのがおすすめです。

【重要なポイント3つ】

1. 必要な機能を備えているか
2. 利用人数・規模に対応しているか
3. 使いやすさ・操作性を確認

【その他の比較ポイント】

1. モバイルに対応しているか
2. セキュリティ対策は万全か
3. 他ツールと連携できるか

まとめ

グループウェアの導入を検討する際、自社に合った機能性や使いやすさにこだわると、既製品のツールでは要件を満たし切れない場合があります。自社のニーズを満たすツールを求めるなら、ソースコードが無償で公開されるオープンソースのグループウェアが有効です。

オープンソースのグループウェアは、自社仕様にカスタマイズすることができ、導入費用やランニングコストを抑えられます。ただし、社内にシステム開発やプログラミングの技術者が必要であり、利用の定着には時間がかかります。

また、サポートが受けられない場合もあるため、導入はトラブルも想定して計画的に行うことが重要です。必要に応じて、有料のサポートや外部サービスの利用も推奨されます。本記事を参考に、低コストで使いやすいグループウェアの導入を目指しましょう。