勤怠管理システムの費用対効果は？評価方法や料金相場を解説

勤怠管理システムは利益に直結するシステムではないため、費用対効果がわかりにくく、導入効果に疑問を感じやすいです。本記事では、勤怠管理システムの費用対効果の評価方法や効果を高めるポイント、費用相場についても解説します。

目次

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1. 勤怠管理システムの費用対効果を評価しよう
2. 勤怠管理システムの種類と費用
3. 勤怠管理システムの導入目的を再確認する
4. 勤怠管理システム導入のメリット
5. 勤怠管理システム導入のデメリット
6. 費用対効果の高い勤怠管理システムの選び方
7. 勤怠管理システムの費用対効果を高めるには
8. クラウド型勤怠管理システムで助成金を活用する
9. おすすめの勤怠管理システム3選
10. まとめ
11. 勤怠管理をさらに効率化！関連記事はこちら

勤怠管理システムの費用対効果を評価しよう

勤怠管理システムを導入した際は、費用対効果についての評価が大切です。費用対効果とは、導入費用やランニングコストに対して得られる効果・メリットを比較し、投資したコストに見合う価値があるかどうかを評価する指標です。

効果やメリットがコストを上回る場合、費用対効果は高いといえます。つまり、導入費用と運用コストに見合った効果・メリットを得ることが、費用対効果の高い勤怠管理システムを運用する際の重要な要素です。

費用対効果を測るための主な評価指標

勤怠管理システムの費用対効果を判断する際は、導入費用と削減できるコストの単純な比較だけでなく、複数の指標をもとに評価することが重要です。

例えば、勤怠集計や給与計算にかかる業務時間の削減、残業時間の減少、打刻漏れ・計算ミスの減少傾向は、費用対効果を判断するうえで大事な指標となります。

さらに、労働時間の可視化による長時間労働の抑制や管理者の業務負担の軽減なども、システム導入によって得られる効果です。こうした複数の観点から導入前後の状況を比較することで、勤怠管理システムの費用対効果をより正確に評価できます。

導入前と導入後で比較

勤怠管理システムの費用対効果を評価する際は、導入前後で作業効率が上がっているか、設定した目標数値に達しているかを比較してみましょう。

勤怠管理システムは直接的な売上・利益に結び付くものではないため、費用対効果を評価しにくいですが、組織全体の効率化やコスト削減、従業員の働きやすさ・満足度の向上など、長期的な視点で見た場合にさまざまな利益につながります。

以下では、勤怠管理システムの費用対効果を評価する際にチェックすべき指標について解説します。

作業効率は上がったか

勤怠管理システムの導入により、従業員ごとの出勤時間・休暇の集計業務にかかる工数が減り、作業効率が上がったかを比較しましょう。

従業員ごとの出勤時間・休暇の集計業務について、作業人数と時間が削減されていれば、勤怠管理システムの費用対効果は高いといえます。

有給取得日数はクリアしているか

勤怠管理システムの費用対効果を検証するためには、有給取得率と残業時間の削減率の目標値を設定し、導入前と導入後の実績比較も重要です。勤怠データの正確な管理によって従業員の有給休暇の取得が促進されれば、働き方改革の推進に役立ちます。

その結果、従業員のワークライフバランスと生産性の向上にもつながります。

勤怠管理システムの種類と費用

勤怠管理システムの料金相場はさまざまで、搭載している機能やオプションの有無、サポート体制などによっても異なります。安価なシステムは機能が制限されている場合もあるため、必要な機能や使い勝手を考慮して選ぶのが大事です。

また、初期費用やランニングコスト、サポート料金なども含めて総合的なコストを検討することが求められます。企業の規模やニーズに合った料金プランを比較し、費用対効果を考慮しながら適切な選択を行いましょう。

勤怠管理システムの料金相場

勤怠管理システムの料金相場は、種類によって大きく異なります。以下では、クラウド型とパッケージ型の概要や費用の目安について解説します。

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	費用の目安	特徴
クラウド型	初期費用：0円〜50万円	初期費用が安く利便性が高い
	ランニングコスト：登録人数1人あたり200円〜500円/月	小中規模事業者向け
パッケージ型	初期費用：30万円〜200万円	セキュリティ性が高い
	ランニングコスト：0円	大規模事業者向け

クラウド型

クラウド型の勤怠管理システムは、インターネットを通じて提供される形態で、サーバーの保守やセキュリティを提供元が担当します。導入時の初期費用を抑えやすく、柔軟性と利便性があるのが特徴です。

一方、インターネット経由で利用することから、データセキュリティに注意が必要です。費用面では、クラウド型は月額の利用料が1人あたりにかかるため、従業員の少ない企業におすすめです。

パッケージ型

パッケージ型の勤怠管理システムは、専用のソフトウェアを企業のサーバーもしくはPCにインストールして利用する形態です。データのセキュリティやシステムの継続性が高く、オフラインでも利用できます。

パッケージ型は買い切りソフトであり、保守費用やシステムの利用料はかかりません。ただし、法改正があった際は改正に対応した新しいソフトに買い替える必要があります。そのため、永続的に同じシステムを使用していく場合にはクラウド型がおすすめです。

勤怠管理システムの導入目的を再確認する

勤怠管理システムの導入目的には、労働時間の正確な記録と管理・労働コストの最適化・法律の遵守などが挙げられます。勤怠管理システムを導入しても成果を実感できていない、目標を達成できていない場合には、システムの導入目的を再確認してみましょう。

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そもそも勤怠管理の目的とは

勤怠管理システムの導入は勤怠の管理が前提ですが、勤怠管理の中身を大きく分けると以下の3つです。

法律を遵守するため

勤怠管理システムの導入目的の1つは、法律遵守です。労働基準法や労働契約法などの労働関連法令を遵守し、正確な労働時間の記録と給与計算を行うことが求められます。

有給休暇の取得を含め、勤怠に関する法は多岐にわたり、勤怠管理システムは労働者の権利保護や労使関係の健全な維持に必要です。

参考：労働基準法｜e-Gov法令検索

参考：労働契約法｜e-Gov法令検索

適切な給与を支払うため

勤怠管理システムは適切な給与支払いのためにも役立ちます。勤務時間の自動集計や残業管理により、正確な給与計算を実現できます。正確性の高い自動化による効率化で、従業員に対して適切な給与を迅速かつ正確に支払うことが可能です。

従業員の過重労働防止のため

勤怠管理システム導入の目的として、従業員の過重労働防止も大事なポイントです。正確な勤務時間の把握により、従業員の過労や健康リスクを軽減します。勤務時間の適切な管理により、過労労働の予防と働き方改革の一環としても重要な役割を果たします。

勤怠管理をシステム化したい場合

勤怠管理をシステム化したい企業には、組織のニーズに合った勤怠管理システムの導入がおすすめです。従業員の出退勤時間や休暇の管理を手作業で行うとヒューマンエラーが発生しやすく、時間と労力がかかります。

しかし、システム化することで、出退勤データや休暇申請が自動的に集計され、正確かつ迅速な勤怠管理が可能です。また、労務管理担当者は煩雑な管理作業を省きつつ、効率的な業務を遂行できます。

今よりも使いやすい勤怠管理システムにしたい場合

勤怠管理システムの中には、機能が豊富なことによって操作が難しいツールも存在します。操作が簡単なシステムを選べば、従業員がストレスなく利用しやすいです。中には、無料トライアルを実施しているシステムもあるため、操作性の確認で活用してみましょう。

勤怠管理システム導入のメリット

勤怠管理システムの導入には、正確な労働時間の管理や勤怠管理における作業の効率化など、さまざまなメリットがあります。ここでは、勤怠管理システムの導入で得られるメリットについて解説します。

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正確な労働時間の管理

勤怠管理システムでは、従業員の出退勤時間や休憩時間を記録し、自動的に計算されます。その結果、手作業によるミスや漏れが少なくなり、労働時間の正確な記録が可能です。

正確な労働時間の管理により、適切な給与計算や労働条件の遵守につながり、労働者と企業双方にとってメリットが大きくなります。

勤怠管理の作業効率化

勤怠管理システムのシステム上で従業員の出退勤時間や休暇申請を一元管理し、自動的に集計・計算を行うため、手作業と比べて大幅に時間と労力を節約できます。

また、システムのリアルタイムでのデータ更新やレポート作成機能により、管理者は瞬時に従業員の勤怠状況や労働時間の把握が可能です。勤怠に関する問題へ迅速に対応しつつ、業務の効率化や生産性の向上を図れます。

休暇管理が容易になる

休暇管理が容易になるのも、勤怠管理システム導入のメリットです。システム内には休暇申請・承認機能が備わっており、従業員はオンライン上で簡単に休暇の申請ができます。管理者はリアルタイムで申請を確認し、迅速に承認の処理が可能です。

さらに、システムが従業員の有休取得状況や残日数などを自動で集計し、管理者は一目で把握できます。これにより、有休休暇を適切に管理しながら、従業員の働き方の調整やワークライフバランスの充実につなげることが可能です。

法改正への迅速な対応

勤怠管理システムを導入することで、法改正への素早い対応が可能になります。法律や労働基準の改正は度々行われていますが、クラウド型のシステムを導入している場合、労務に関連する法改正にはベンダー側が迅速に対応し、順次アップデート・機能追加が行われます。

そのため、企業は従業員の労働時間や休暇制度、賃金計算などの要件が変わった場合でも、最新の法改正に準拠した運用が可能です。

基幹システムとの連携

勤怠管理システムは、基幹システムとの連携が容易なものが多いです。基幹システムとは、会計・人事・販売・在庫管理など、組織の中心となる重要なシステムですが、勤怠管理システムはそれらのシステムと連携し、効率的な管理作業が行えます。

例えば、給与計算システムや人事管理システムとの連携により、正確な給与計算と人事情報の一元管理が可能です。基幹システムとの連携で、情報の重複や手作業によるエラーを減らしつつ、業務効率を向上させることができます。

勤怠管理システム導入のデメリット

勤怠管理システムの導入によって多くのメリットを得られますが、環境整備や運用ルールの設定が必要になるなど、いくつかのデメリットも存在します。ここでは、勤怠管理システム導入のデメリットについて解説します。

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環境整備や運用ルールの設定が必要

勤怠管理システムを導入する際、環境整備や運用ルールの設定が必要になります。システムを適切に運用するためには、事前に従業員のデータ入力や操作方法、勤怠ルールなどを明確にしておくことが大切です。

また、既存の業務プロセスとの整合性を図るために、システムとの連携やデータの統合についても考慮しましょう。これらの環境整備やルール設定には、ある程度の時間と労力がかかります。

就業規則に対応しきれない可能性がある

勤怠管理システムは、企業ごとに異なる就業規則に対応しきれない可能性があります。例えば、フレックスタイム制や時短勤務は従業員が労働時間を調整するため、システム上での正確な集計が難しい場合が多いです。

また、勤務地が複数あり、異動が頻繁に行われる場合もシステム上で迅速かつ正確に対応するのは困難といえます。このような場合、手作業が増えるだけでなく、システムのカスタマイズが必要になるでしょう。

一般的に、カスタマイズには費用がかかるため、柔軟な働き方や制度を導入している組織では、システムの選定時にカスタマイズ性などを考慮しなければなりません。

セキュリティリスクがある

勤怠管理システムの運用では、セキュリティ対策が欠かせません。システムを提供するベンダー側で強固なセキュリティ対策を講じていることも多いですが、個人情報の流出リスクはゼロではない点に留意しましょう。

導入時には、データの暗号化やアクセス制御など、どのような対策を行っているかを確認し、パスワードは自社内で厳重に管理することが大切です。さらに、システム障害によるデータ消失の可能性にも注意しましょう。

万が一に備え、バックアップ体制が整ったベンダーを選ぶ、もしくは自社で定期的にバックアップを取るのがおすすめです。

費用対効果の高い勤怠管理システムの選び方

費用対効果の高い勤怠管理システムを選ぶためには、自社のニーズに合った機能が備わっているか、導入コストやランニングコストを含めた総費用も評価する必要があります。ここでは、自社ニーズに合ったツールを選ぶ際のポイントを解説します。

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会社の目的に合ったシステムを導入する

費用対効果の高い勤怠管理システムを選ぶには、会社の目的に合ったシステムを導入することが重要です。会社の規模や業種、勤務形態などに適したツールであるかを確認しましょう。

また、使いやすさや柔軟性、拡張性も考慮し、将来のニーズにも対応しやすいシステムを選ぶことも大切です。会社の目的に合致したシステムを選ぶことで、効果的な勤怠管理が実現します。

必要な機能が搭載されているか確認する

勤怠管理システムを選ぶ際は、必要な機能が搭載されているかを確かめましょう。勤怠管理・休暇管理・残業管理などの基本機能に加え、特定の業種や就業形態に適した機能が提供されているかの確認も必要です。

特に、フレックスタイム制や時短勤務を採用している場合には、柔軟な出退勤管理と勤務時間の集計ができる機能が求められます。必要とする機能がシステムに搭載されていれば、正確な勤怠管理につなげられます。

セキュリティ対策は万全か確認する

勤怠管理システムの費用対効果を高めるには、セキュリティ対策も重要なポイントです。従業員の個人情報や勤怠データなどの機密情報を適切に保護するため、システムが適切なセキュリティ対策を備えているかを確認しましょう。

セキュリティ対策が万全であれば、従業員の個人情報の漏洩やセキュリティリスクを最小限に抑えられます。

サポート体制が手厚いか確認する

勤怠管理システムを選ぶ際には、サポート体制の手厚さを確認しましょう。導入後のトラブルや疑問点などが生じた場合、迅速かつ適切な対応をしてくれるサポート体制が整っていると安心です。

具体的なチェックポイントとしては、24時間対応のサポート窓口やチャットサポート、専任の担当者などが挙げられます。

勤怠管理システムの費用対効果を高めるには

単に勤怠管理システムを導入するだけでは、十分な費用対効果を得ることはできません。導入によるメリットを最大限引き出すために、費用対効果を高める工夫をしましょう。

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運用に関する周知やフォローを徹底する

従業員が勤怠管理システムを使いこなせるように、導入前には運用に関する周知を行い、フォロー体制を整えましょう。システムが効果的に活用されていない状態では、費用対効果が高いとはいえません。

なお、導入前の説明に加え、導入後に発生する疑問や急なトラブルに対応できる環境を作ることも大切です。

他のシステムと連携する

勤怠管理システムの費用対効果を高めるには、他システムとの連携が必要です。勤怠管理は、給与計算や労務管理などとの関わりが深いため、他のシステムとの連携によって勤怠管理以外の業務の効率化にも期待できます。

勤怠管理システムの導入で他業務の効率化にもつながれば、より費用対効果が大きくなります。

クラウド型勤怠管理システムで助成金を活用する

クラウド型勤怠管理システムの導入では、助成金を活用できる場合があります。補助金制度には、中小企業デジタル化・AI導入支援事業の「デジタル化・AI導入補助金」と厚生労働省の「働き方改革推進支援助成金」があります。

デジタル化・AI導入補助金（旧：IT導入補助金）は、中小企業・小規模事業者等の労働生産性の向上を目的として、業務効率化やDX等に向けた ITツール（ソフトウェア、サービス等）の導入を支援する補助金です。

働き方改革推進支援助成金は、中小企業・小規模事業者の労働時間改善を促進し、勤怠管理システムの導入にも活用できます。これらの補助金は、要件を満たせばシステムの導入費用を一部補助してくれるため、適用の可否を確認して積極的に活用するのがおすすめです。

参考：働き方改革推進支援助成金｜厚生労働省

参考：デジタル化・AI導入補助金制度概要｜中小企業デジタル化・AI導入支援事業

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まとめ

勤怠管理システム導入の際には、費用対効果の比較が重要です。価格だけでなく、機能やサポート体制、セキュリティ対策などを考慮し、複数のシステムを比較検討しましょう。

また、導入目的を再確認し、具体的なニーズや課題を把握することも重要です。本記事を参考に、労働時間管理や給与計算の正確性、業務効率化などの目的に合わせたシステムを選び、自社にとって最適な導入計画を立てましょう。

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