勤怠管理システムの費用対効果は？評価方法や料金相場を解説

勤怠管理システムは利益に直結するシステムではないため、費用対効果がわかりにくく、導入効果に疑問を感じやすいです。本記事では、勤怠管理システムの費用対効果の評価方法や効果を高めるポイントなどを解説します。費用相場も解説しているため、評価の参考にしてください。

目次

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1. 勤怠管理システムの費用対効果は
2. 勤怠管理システムの種類と費用
3. 勤怠管理システムの導入目的を再確認する
4. 勤怠管理システム導入のメリット・デメリット
5. 費用対効果の高い勤怠管理システムの選び方
6. 勤怠管理システムの費用対効果を高めるには
7. クラウド型勤怠管理システムで助成金を活用する
8. まとめ

勤怠管理システムの費用対効果は

勤怠管理システムを導入した際は、費用対効果について評価することをおすすめします。費用対効果とは、導入費用やランニングコストに対して得られる効果やメリットを比較し、投資したコストに見合う価値があるかどうかを評価する指標です。

効果やメリットがコストを上回る場合、費用対効果は高いと言えます。つまり、導入費用と運用コストに見合った効果やメリットを得ることが、費用対効果の高い勤怠管理システム運用の重要な要素となります。

導入前と導入後で比較

勤怠管理システムの費用対効果を評価する際は、導入前後で作業効率が上がっているかや、設定した目標数値に達しているかを比較してみましょう。

勤怠管理システムは利益に直接結びつくものではないため、費用対効果が評価しにくいですが、組織全体の効率化やコスト削減、従業員の働きやすさ・満足度の向上など、長期的な視点での利益につながります。

以下の項目は、勤怠管理システムの費用対効果を評価する際に、チェックする具体的な指標について解説しています。

作業効率は上がったか

勤怠管理システムの費用対効果における作業効率は、具体的な業務面でチェックしましょう。従業員ごとの出勤時間・休暇の集計業務にかかる工数を、システム導入前と導入後で比較します。

従業員ごとの出勤時間・休暇の集計業務について、作業人数と時間が削減されていれば、勤怠管理システムの費用対効果において、作業効率は高いと言えます。

有給取得日数はクリアしているか

勤怠管理システムの費用対効果において、有給取得率や残業時間の削減率が上がっているかをチェックしましょう。費用対効果を検証するためには、有給取得率と残業時間の削減率の目標値を設定し、導入前と導入後の実績を比較することが重要です。

勤怠データの正確な管理により、従業員の有給休暇の取得が促進され、働き方改革にも寄与します。これにより、従業員のワークライフバランスが向上し、生産性の向上にもつながります。

勤怠管理システムの種類と費用

勤怠管理システムの料金相場はさまざまで、料金は機能やオプションの有無、サポート体制などによっても異なります。安価なシステムは、機能が制限されている場合もあるため、必要な機能や使い勝手を考慮して選ぶことが重要です。

また、初期費用やランニングコスト、サポート料金なども含めて総合的なコストを検討することが求められます。企業の規模やニーズに合った料金プランを比較し、費用対効果を考慮しながら適切な選択を行いましょう。

勤怠管理システムの料金相場

勤怠管理システムの料金相場は、種類によって大きく異なります。ここでは、クラウド型とパッケージ型の概要や、費用の目安について解説します。

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	費用の目安	特徴
クラウド型	初期費用：0円〜50万円	初期費用が安く利便性が高い
	ランニングコスト：登録人数1人あたり200円〜500円/月	小中規模事業者向け
パッケージ型	初期費用：30万円〜200万円	セキュリティ性が高い
	ランニングコスト：0円	大規模事業者向け

クラウド型

クラウド型の勤怠管理システムは、インターネットを通じて提供される形態で、サーバーの保守やセキュリティを提供元が担当します。メリットとしては、初期費用の軽減や柔軟性、利便性があります。

一方デメリットとしては、インターネット経由で利用するため、データセキュリティに注意が必要です。費用面では、クラウド型は月額の利用料が一人当たりにかかるので、従業員の少ない企業におすすめです。

パッケージ型

パッケージ型の勤怠管理システムは、専用のソフトウェアを企業のサーバーもしくはPCにインストールして利用する形態です。データのセキュリティやシステムの継続性が高く、オフラインでも利用できます。

パッケージ型は買い切りソフトなため、保守費用やシステムの利用料はかかりません。ただし、法改正があった際は、改正に対応した新しいソフトに買い替える必要があります。永続的に同じシステムを使用していく場合は、クラウド型がおすすめです。

勤怠管理システムの導入目的を再確認する

勤怠管理システムの導入目的は、労働時間の正確な記録と管理・労働コストの最適化・法律の遵守などが挙げられます。勤怠管理システムを導入しても成果を実感できていない、目標を達成できていないといった場合は、システムの導入目的を再確認してみましょう。

勤怠管理の目的

勤怠管理システムの導入は勤怠の管理が前提ですが、勤怠管理の中身を大きく分けると以下の3つです。

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法律を遵守するため

勤怠管理システム導入の目的の1つは、法律遵守です。労働基準法や労働契約法などの労働関連法令を遵守し、正確な労働時間の記録や給与計算を行うことが求められます。

有給取得など勤怠に関する法は多岐に渡るため、勤怠管理システムは労働者の権利保護や労使関係の健全な維持に貢献します。

参考：労働基準法｜e-Gov法令検索

参考：労働契約法｜e-Gov法令検索

適切な給与を支払うため

勤怠管理システム導入は適切な給与支払いにも貢献します。勤務時間の自動集計や残業管理により、正確な給与計算を実現できます。

自動化による効率化と正確性により、従業員に対して適切な給与を迅速かつ正確に支払うことが可能となります。

従業員の過重労働防止のため

勤怠管理システム導入の目的として、従業員の過重労働防止も重要な点です。正確な勤務時間の把握により、従業員の過労や健康リスクを軽減します。

勤怠管理システムは勤務時間の適切な管理により、過労労働の予防と働き方改革の一環として、重要な役割を果たします。

勤怠管理をシステム化したい

勤怠管理をシステム化したい企業には、組織のニーズにあった勤怠管理システムの導入をおすすめします。従業員の出退勤時間や休暇の管理を手作業で行うと、ヒューマンエラーが発生しやすく、時間と労力がかかります。

しかし、システム化することで、出退勤データや休暇申請が自動的に集計され、正確かつ迅速な勤怠管理が可能になります。また、労務管理担当者は、煩雑管理作業を省け、効率的な業務が実現できます。

今よりも使いやすい勤怠管理システムにしたい

勤怠管理システムの中には、機能が豊富なあまり、操作が難しいツールも存在します。操作が簡単なシステムを選ぶことで、従業員がスムーズに利用でき、効率的な勤怠管理に繋がります。

無料トライアルを実施しているシステムもあるので、操作性の確認するためにも活用してみましょう。

勤怠管理システム導入のメリット・デメリット

勤怠管理システムの導入には、様々なメリットとデメリットがあります。ここでは、主なメリット5つと、デメリットの2つを解説します。これらのメリットとデメリットを総合的に考慮し、組織のニーズや予算に合わせて、適切な勤怠管理システムを選択しましょう。

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メリット	デメリット
正確な労働時間を管理できる	環境整備や運用ルールの設定が必要
勤怠管理の作業を効率化できる	就業規則に対応しきれない可能性がある
休暇の管理などもできる
法改正に素早く対応できる
基幹システムと連携できる

【メリット】正確な労働時間を管理できる

勤怠管理システムのメリットの1つは、正確な労働時間の管理が可能となることです。システム上で従業員の出退勤時間や休憩時間を記録し、自動的に計算されます。これにより、手作業によるミスや漏れが少なくなり、労働時間の正確な記録が行われます。

正確な労働時間の管理により、適切な給与計算や労働条件の遵守が実現され、労働者と企業双方の利益を保護することに繋がります。

【メリット】勤怠管理の作業を効率化できる

勤怠管理システムのメリットとして、勤怠管理作業の効率化が実現できる点が挙げられます。システム上で従業員の出退勤時間や休暇申請を一元管理し、自動的に集計や計算を行うため、手作業に比べて時間と労力を大幅に節約できます。

また、システムはリアルタイムのデータ更新やレポート作成機能を提供し、管理者は、瞬時に従業員の勤怠状況や労働時間の把握が可能です。これにより、勤怠に関する問題に迅速な対処ができ、業務の効率化や生産性の向上に貢献します。

【メリット】休暇の管理などもできる

勤怠管理システムのメリットには、休暇管理が容易になる点があります。システム内には休暇申請・承認機能が備わっており、従業員はオンライン上で簡単に休暇の申請ができます。管理者はリアルタイムで申請を確認し、迅速に承認の処理が可能です。

また、システムは従業員の有休取得状況や残日数などを集計し、管理者は一目で把握できます。これにより、有休の適切な管理が行え、従業員の働き方の調整や、ワークライフバランスの充実に貢献します。

【メリット】法改正に素早く対応できる

勤怠管理システムを導入することで、法改正への素早い対応が可能になります。法律や労働基準の改正は時折行われますが、システムを導入している場合、関連する法令の変更に対応するためのアップデートや機能追加が行われます。

これにより、従業員の労働時間や休暇制度、賃金計算などの要件が変わった場合でも、システムは、最新の法改正に準拠した運用が可能となります。

【メリット】基幹システムと連携できる

勤怠管理システムの導入により、基幹システムとの連携が容易になります。基幹システムとは、会計・人事・販売・在庫管理など、組織の中心となる重要なシステムですが、勤怠管理システムは、それらのシステムと連携し、効率的に管理作業を行います。

例えば、給与計算システムや人事管理システムとの連携により、正確な給与計算や人事情報の一元管理が可能となります。このような基幹システムとの連携により、情報の重複や手作業によるエラーを減らし、業務効率を向上させることができます。

【デメリット】環境整備や運用ルールの設定が必要

勤怠管理システム導入のデメリットとして、システム導入には、環境整備や運用ルールの設定が必要な点があります。システムを適切に運用するためには、従業員のデータ入力や操作方法、勤怠ルールなどを明確に定める必要があります。

また、既存の業務プロセスとの整合性を図るために、システムとの連携やデータの統合も検討する必要があります。これらの環境整備やルール設定には、時間や労力がかかる点がデメリットであると言えます。

【デメリット】就業規則に対応しきれない可能性がある

勤怠管理システムは、柔軟な働き方や独自の制度を取り入れている場合、就業規則に対応しきれない可能性があります。

例えば、フレックスタイム制や時短勤務などは、従業員が柔軟に労働時間を調整するため、システム上で正確に集計することが難しい場合があります。また、異なる勤務地や異動が頻繁にある場合も、システム上で迅速かつ正確に対応することが困難です。

このような場合、手作業が発生する上に、システムのカスタマイズが必要になることもあります。カスタマイズには費用がかかるケースが多いので、柔軟な働き方や制度を導入している組織では、システムの選定や適切なカスタマイズを考慮する必要があります。

費用対効果の高い勤怠管理システムの選び方

費用対効果の高い勤怠管理システムを選ぶためには、自社のニーズに合った機能と、導入コストやランニングコストなどの総費用を評価する必要があります。ここでは、自社ニーズに合ったツールを選ぶポイントとして、4つの項目を解説します。

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会社の目的に合ったシステムを導入する

費用対効果の高い勤怠管理システムを選ぶには、会社の目的に合ったシステムを導入することが重要です。会社の規模や業種、勤務形態などにあったツールであるかを確認しましょう。

また、使いやすさや柔軟性、拡張性も考慮し、将来のニーズにも対応できるシステムを選ぶことも大切です。会社の目的に合致したシステムを選ぶことで、効果的な勤怠管理が実現できます。

必要な機能が搭載されているか確認する

勤怠管理システムを選ぶ際は、必要な機能が適切に搭載されているか確認しておきましょう。勤怠管理・休暇管理・残業管理などの基本機能に加え、特定の業種や、就業形態に適した機能が提供されているかも確認が必要です。

例えば、フレックスタイム制や時短勤務を採用している場合には、柔軟な出退勤管理や勤務時間の集計ができる機能が必要です。必要な機能がシステムに搭載されているかを事前に確認することで、効率的で正確な勤怠管理を実現できます。

セキュリティ対策は万全か確認する

費用対効果の高い勤怠管理システムを導入するには、セキュリティ対策も重要なポイントです。従業員の個人情報や、勤怠データなどの機密情報を適切に保護するため、システムが適切なセキュリティ対策を備えているかを確認しましょう。

セキュリティ対策が万全であることを確認し、従業員の個人情報の漏洩や、セキュリティリスクに備えましょう。

サポート体制が手厚いか確認する

導入によるメリットが多い勤怠管理システムを選ぶには、サポート体制についても確認しておきましょう。導入後のトラブルや疑問点など、適切に対応してくれるサポート体制が整っていれば、スムーズにシステムを利用できます。

具体的なチェックポイントとしては、24時間対応のサポート窓口やチャットサポート、専任の担当者などがあります。適切なサポート体制は、システム導入後の安心感と利便性を向上させます。

勤怠管理システムの費用対効果を高めるには

勤怠管理システムを導入するだけでは、費用対効果を高めることはできません。導入によるメリットを最大限引き出すために、費用対効果を高める工夫をしましょう。

運用に関する周知やフォローを徹底する

従業員が勤怠管理システムを使いこなせるように、周知やフォロー体制を整えましょう。システムの活用がされていない状態では、費用対効果が高いとは言えません。

導入前の説明だけではシステムの活用が難しいため、導入後に発生する疑問や急なトラブルに対応できる環境を作ることが重要です。

他のシステムと連携する

勤怠管理システムの費用対効果を高めるには、他のシステムとの連携が大きなカギです。勤怠管理は給与計算などの他の業務との関わりが深いです。そのため、他のシステムとの連携により、勤怠管理以外の業務の効率化にも期待ができます。

勤怠管理システムはあくまでも勤怠を管理するためのシステムのため、他の業務の効率化ができれば費用対効果がぐっと高まります。

クラウド型勤怠管理システムで助成金を活用する

クラウド型勤怠管理システムの導入には、助成金を活用することができる場合があります。補助金制度として、経済産業省の「IT導入補助金」と厚生労働省の「働き方改革推進支援助成金」の2つがあります。

IT導入補助金は、中小企業・小規模事業者の業務効率化や売上向上を支援し、自社のニーズに合ったITツール導入の一部経費を補助します。

働き方改革推進支援助成金は、中小企業・小規模事業者の労働時間改善を促進し、勤怠管理システムの導入にも活用できます。これらの補助金は、要件を満たせば勤怠管理システム導入の費用を一部補助してくれますので、適用の可否を確認し、積極的に活用しましょう。

参考：働き方改革推進支援助成金｜厚生労働省

参考：IT導入補助金｜一般社団法人 サービスデザイン推進協議会

まとめ

勤怠管理システム導入の際には、費用対効果の比較が重要です。価格だけでなく、機能やサポート体制、セキュリティ対策などを考慮し、複数のシステムを比較検討しましょう。

また、本記事を参考に導入目的を再確認し、具体的なニーズや課題を把握することも重要です。労働時間管理や給与計算の正確性、業務効率化などの目的に合わせたシステムを選び、適切な導入計画を立てましょう。