グループウェアの費用対効果とは？具体的な効果や費用相場も解説

グループウェアの導入には一般的に費用がかかりますが、業務効率の向上や情報共有がスムーズになることで、大きなコスト削減にも期待できます。本記事では、グループウェアの費用対効果について、グループウェアの具体的な効果や費用相場も交えて解説します。

目次

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1. グループウェアがもたらす効果とは
2. グループウェアの費用対効果を具体的に算出して検討する
3. グループウェアの費用相場
4. グループウェアを導入する際の注意点
5. 費用対効果の高いグループウェアを選ぶコツ
6. 費用対効果を高めるには導入前の準備も重要
7. まとめ

グループウェアがもたらす効果とは

企業内のプロジェクトなど、複数人で1つの業務を効率的に行うには、各種情報の共有が非常に重要です。グループウェアは、社内のコミュニケーションや業務を支援するツールです。さまざまな情報共有を円滑に行える環境をつくり、業務の効率化を図ります。

グループウェアには、チャットや掲示板などのコミュニケーション機能、ファイル共有やタスク管理を行う情報共有機能、施設予約やスケジュール管理などの業務効率化機能など、スムーズな業務進行に必要な機能が数多く搭載されています。

無料利用できるグループウェアもありますが、企業に導入するのであれば、より大きな効果が期待できる有料版がおすすめです。有料製品の種類は多く、その中でも自社にとって費用対効果の高いものを選ぶ必要があります。

ここからは、費用対効果を考えるために、グループウェア導入で削減できるコストについて解説します。削減できるコストには主に下記の4つがあげられます。

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業務効率化による作業時間・人的コスト削減

グループウェアを活用することで、業務を効率化できて人的コストの削減につなげられます。たとえば、外出先からの連絡が可能になり、報告のためだけに帰社する必要がなくなります。これにより、直行や直帰が可能になり、余分な残業手当などの削減が可能です。

また、グループウェアに搭載されているプロジェクト管理機能では、グループ内で各自の進捗状況が共有されています。そのため、グループ内の業務進捗に合わせて自分の業務調整が即座に行え、作業時間の効率化が図れます。

ペーパーレス化によるコスト削減

グループウェアでの情報共有は、すべて電子データで行われます。そのため、グループ内の確認事項や会議の資料などは、ファイル共有機能によって電子データとして配布できます。プリントアウトして配布する必要はなくなり、ペーパーレス化を促進できます。

また、ワークフロー機能を使えば各種申請を電子化でき、申請・承認・稟議をシステム上でスムーズに行え、ペーパーレス化を推進できます。各種申請書は必要な人に共有されるので、複数人同時の承認や出張先からの承認も可能です。

ペーパーレス化は紙代の削減ばかりでなく、印刷代やファイリング代、シュレッダー廃棄費用、保管費用などのコスト削減にもつながります。したがって、大きな企業ほど大幅なコストカットが可能です。

テレワークによる固定費削減

グループウェアでは、業務に必要な情報はすべて外出先で確認ができます。これにより、相談や上司の指示を仰ぐことは、チャット機能などで可能になり、グループウェアを上手に活用すれば、社内と同じように社外で業務を行えます。

グループウェアを通して、自分がいる場所とオフィスとをつなげられ、テレワークなどの働き方の多様化に対応できます。また、テレワークを促進することで、オフィスの維持費用や従業員の交通費などの削減にもつながります。

Web会議機能を搭載しているグループウェアもあるため、自宅にいながらさまざまな会議への出席も可能です。

生産性向上による利益アップ

部署やチームで行う業務では、従業員同士の連携が必須です。グループウェアによって、効率的な情報共有ができ、リアルタイムで情報を把握できます。そのため、スムーズな業務遂行が可能になり、生産性向上による利益アップにつながります

また、プロジェクト管理機能では、チーム全員の業務進捗状況が確認でき、それに合わせて自分のスケジュール調整が可能になります。その結果、グループ内全員との連携が図れて、各自が業務の無駄を省くことができ、生産性の向上も期待できます。

グループウェアの費用対効果を具体的に算出して検討する

グループウェアの費用対効果を考えるに当たっては、グループウェアで削減できるコストと、グループウェア導入にかかる費用を比較する必要があります。そのためには、グループウェアの導入で削減できる費用を実際に算出してみることが大切です。

ただし、コスト面だけでなく削減できる時間の算出も必要です。コスト削減の算出では、グループウェア導入の目的によって算出項目が異なります。たとえば、テレワークや直行・直帰の推進を目的とするのであれば、交通費や残業手当なども算出項目に入ってきます。

グループウェアの費用相場

グループウェアの導入形態には、ベンダーのサーバーにインターネットを介してアクセスする「クラウド型」と、グループウェアを買い取って自社のサーバーにインストールする「オンプレミス型」があります。

クラウド型は、初期費用が無料のツールも多いため導入しやすく、システムのメンテナンス費用がかからないのがメリットです。しかし、ユーザー数に応じた月々の使用料が必要です。

オンプレミス型は、ランニングコストをメンテナンス費用だけで抑えられますが、ツールを買い取るため初期費用は高額になります。また、サーバーなどのシステム環境などがない場合は、環境整備費用が必要となります。

＼より詳しいグループウェアの価格・費用相場はこちらで解説／

グループウェアを導入する際の注意点

グループウェアを導入することで、多くの効果が得られる一方で、注意点も存在します。これらを考慮しないと、費用対効果が小さくなったり、導入が失敗したりするリスクがあります。

ここからは、グループウェアを導入する前に知っておきたい注意点について解説します。

他部署とのコミュニケーションには不向き

グループウェアは、同じ部署内での利用に適しているため、部署を超えて社内全体で利用したい場合には不向きと言えます。これは、グループチャットや掲示板などを作成する際に、管理者の許可が必要になるためです。

そのため、その都度グループウェアでチャットや掲示板を作成するために許可を得ることは、かえって煩雑になりやすいです。したがって、部署を超えてコミュニケーションを図りたい場合には、グループウェアの導入では期待する効果は得られない可能性があります。

情報漏洩のリスクがある

グループウェアでは、機密情報を扱うこともあるでしょう。しかし、セキュリティ対策が万全ではないシステムや利用する従業員の不注意によって、共有したファイルや情報が漏洩するリスクがあります。

情報漏洩が発生すると、自社の信頼性に影響が出たり、個人情報が流出した場合には訴訟に発展する可能性も高いです。したがって、セキュリティ対策が強固なシステムの選択や情報の取り扱いについて社内でルールを策定するといった対策が重要です。

費用対効果の高いグループウェアを選ぶコツ

費用対効果の高いグループウェアの選択に迷ったら、下記の3つのポイントに着目して製品選定をするのがおすすめです。

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自社の規模に合っているか確認する

グループウェアの導入コストやランニングコストは、グループウェアの利用者数が増えると高額になるのが一般的です。したがって、従業員数の少ない企業が必要以上に利用者数の多い製品を導入すると、費用対効果は低下します。

近年主流になってきているクラウド型は、無料プランも含めて、利用者数の制限が異なる複数の料金プランが用意されている場合が多いです。そのため、企業規模に合わせたプラン選択ができ、企業や事業の拡大の際もプラン変更で容易に対応できます。

しかし、企業規模が大きくなると毎月の利用料が高額になる傾向にあります。したがって、規模によってはオンプレミス型を導入することで、高い費用対効果が得られる場合があります。

機能に過不足がないか確認する

自社に必要な機能が揃っていないグループウェアの場合、思ったような効果が得られず、後から機能追加が必要になるケースがあります。反対に機能が過剰なシステムは、効果に対して費用がかかりすぎるため、費用対効果は低くなります。

したがって、グループウェアの費用対効果を高めるためには、機能に過不足がない製品の導入が重要です。そのためには、自社がグループウェアを導入する目的を明確にし、その目的を達成するために必要な機能の洗い出しが重要です。

すでにほかのシステムを導入している場合は、そのシステムが持っている機能で代用できたり、連携が取れたりする場合があるため、確認が必要です。たとえば、グループウェアにWeb会議機能や退勤管理機能を搭載する必要性などを検討しましょう。

従業員が操作しやすいか確認する

グループウェアは、部署やチーム全体で活用することで、費用対効果が高まります。部署やチームには幅広い年齢層が所属し、IT機器操作に不慣れな人がいる場合もあります。そのような従業員がグループウェアを使いこなすには、操作性に優れたシステム選びが重要です。

具体的には、直感的に操作できることが望ましいです。また、スマホなどのモバイル端末で利用する場合は、文字の読みやすさも考慮する必要があります。無料トライアル期間を提供する製品も多いので、積極的な利用がおすすめです。

費用対効果を高めるには導入前の準備も重要

グループウェアの導入は、従業員の行動様式を大きく変化させます。したがって、以下のような事前準備が重要です。

1. グループウェアの利用目的を明確化・共有
2. 教育係の選出・研修
3. 担当者の選定・従業員への周知
4. 既存ツールとの明確な棲み分け

従業員の理解がなくては、活用は限定的となり費用対効果の高まりは期待できません。そのため、導入前には、従業員への研修を含めた綿密な導入計画の立案が必要です。

また、従業員が安心して利用できるようにするために、運用ルールを設けましょう。具体的には、業務での利用方法や行ってはいけないことを明確にすることが大切です。

そして、グループウェアを浸透させるために、活用を促進する担当者を選定することがポイントです。この担当者を中心に導入目的や操作方法、運用ルールなどを従業員に周知して、理解を促進しましょう。

まとめ

グループウェアの導入には一般的に費用がかかりますが、業務効率の向上やスムーズな情報共有ができることで、大きなコスト削減も期待できます。ただし、費用対効果の高い導入を進めるためには、幾つかの着目すべきポイントがあります。

大きなポイントとしては、自社の企業規模に適しているか、必要な機能が備わっているかを確認しましょう。また、従業員に対して導入目的や操作方法を周知することで、費用対効果を高めるための活用を促せます。