グループウェアを安否確認に活用｜メリットや注意点を含めて解説

社内のメンバー間での情報共有を迅速化するグループウェアには、緊急時の安否確認機能が備わっているものもあります。日本は自然災害が多い国のため、企業にとって緊急時における従業員の安否確認は重要です。本記事では、グループウェアを使った安否確認について解説します。

目次

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1. グループウェアを従業員の安否確認に活用
2. 企業における安否確認の必要性
3. グループウェアの安否確認機能とは
4. グループウェアで安否確認を行うメリット
5. グループウェアと安否確認システムの違い
6. 安否確認可能なグループウェア3選
7. グループウェアで安否確認を行う際の注意点
8. まとめ

グループウェアを従業員の安否確認に活用

グループウェアとは、組織内のコミュニケーションを活性化し、業務効率化に役立つ機能を揃えたソフトウェアです。スケジュール管理・ビジネスチャット・タスク管理・プロジェクト管理などの機能があり、スピーディーな情報共有が行えます。

導入形態がクラウド型の場合は、インターネットを介してアクセスできるため、外出先からの利用やリモートワークにも有効です。また、グループウェアの情報共有を迅速化できる特徴を活かし、災害が発生した場合など、緊急時の安否確認にも利用できます。

グループウェアの中には、安否確認機能を搭載したものも多くあるため、安否情報の収集・集計を素早く実行できます。

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企業における安否確認の必要性

企業経営においては、大企業、中小企業など事業規模に関わらず、リスクマネジメントの一環として「BCP対策」が重要といわれています。

BCP対策とは、「Business Continuity Plan」の略で、日本語では「事業継続計画」を意味します。災害などの緊急事態が発生した際に、損害を最小限に抑えて、事業を継続するための行動計画を策定しておくものです。

地震や台風など自然災害の多い日本において、社員の安否確認はBCP対策につながる重要な業務です。社員やその家族の安否状況を迅速に行い、各々の状況を把握して業務をできるだけストップさせないような策を講じるのも、企業の大きな役割といえます。

社員の無事を確認して安心するためだけでなく、事業継続の観点からも安否確認は第一に行うべきです。

グループウェアの安否確認機能とは

グループウェアの安否確認機能における確認方法は、ツールによってさまざまです。例えば、管理者が安否確認メールを一斉配信したり、掲示板にURLを投稿したりして、メンバーが専用ページにアクセスし、自身の状況を入力できるものがあります。

また、GPSでの位置確認や現場の画像を投稿できるものも存在します。これらの機能を使うことで、企業は社員の安否確認ができるとともに、安全確保のための指示も行いやすくなります。

グループウェアで安否確認を行うメリット

緊急時の安否確認には、グループウェア以外にもさまざまな手段がありますが、グループウェアならではのメリットが多くあります。ここでは、グループウェアで安否確認を行うメリットについて具体的に解説します。

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いつも使っているツールで対応できる

一刻を争う緊急事態の発生時には、迅速な対応を求められます。専用の安否確認サービス・ツールなどを利用する場合、操作に慣れていないと自身の状況を報告するのに手間取ってしまうことも考えられます。

研修を行っても頻繁に使うことがないため、使い方も忘れやすいです。そこで、普段使い慣れているグループウェアで安否確認を行うと、緊急時でも操作に迷うことが少なく、落ち着いて対応できます。

迅速かつ確実な情報共有により、避難や安全確保の指示など、緊急時にも遅れることなく対応しやすいです。

メンバー全員で情報を共有できる

災害発生時にはネットワークが混雑し、個々に安否確認を行うには手間と時間がかかってしまいます。しかし、グループウェアを活用することにより、専用のページからメンバーの状況を全員で共有できるため、安否確認が迅速に行えます。

さらに、会社の対応方針や周辺の被害状況、避難場所などの情報共有もグループウェアなら素早く行うことが可能です。緊急時にも、情報が錯綜したり混乱したりするのを防ぎ、安全確保や救助活動、事業継続・復旧に向けた行動に移れます。

携帯電話やスマホからもアクセスできる

グループウェアは、インターネットを介して利用できるものも多いため、PCだけでなく携帯電話やスマホからもアクセス可能です。会社にいない場合や業務時間外でも、素早く対応することができます。

デスクトップ型のPCは停電してしまうと機能しなくなるため、連絡手段には向きません。特に、出張やリモートワークの場合、緊急時に他の社員から遠く離れた場所にいると、状況を共有しにくいです。

携帯電話やスマホなら離れた場所からアクセスし、安否確認の情報共有をスムーズに実施できます。

代理で報告できることも多い

グループウェアの安否確認機能では、個々に自身の状況報告を行うだけでなく、状況を確認できた他のメンバーが代理で報告できる場合も多いです。代理で数人分の状況を報告することにより、安否情報の集計がより迅速化します。

また、災害発生時にはネットワークが混雑します。近くにいるメンバーが一斉に報告しようとすると、ページにつながりにくくなって必要な情報を送信・受信しづらくなるケースも考えられます。代理の報告は、周囲のネットワーク確保のためにも有効です。

安否以外の情報もまとめて管理できる

グループウェアには、個々の社員の勤務エリアや連絡先、災害時の対応マニュアルなど、様々な情報を集約できます。これらの情報を基に、安否を確認できるだけでなく、より的確かつ迅速な災害対応が可能になります。

特に、大勢の従業員や複数の支社を抱えている企業の場合は、一人ひとりがどの拠点にいるのか把握するのが難しく、安否確認にも時間を要してしまうでしょう。そのため、大企業ほどグループウェアによる安否確認は有効といえます。

グループウェアと安否確認システムの違い

安否確認の方法としては、グループウェアの機能を使った方法と、専用の安否確認システムを導入する方法があります。それぞれに得意分野や制約があり、目的と体制に応じた選定が必要です。ここでは、グループウェアと安否確認システムの違いを解説します。

利用目的の違い

まず、大きな違いとして挙げられるのがシステムの利用目的です。グループウェアは社内の情報共有や業務効率化を目的に開発されたツールであり、スケジュール共有、チャット、タスク管理といった機能が主で、安否確認機能は付加的なものとして用意されています。

一方、安否確認システムは災害発生時をはじめとした緊急時において、迅速な情報共有と状況把握を第一の目的として設計されています。災害が発生した際、即座に通知を送って従業員の位置や状況をリアルタイムで把握でき、必要な対応につなげるための機能が中心です。

機能の違い

グループウェアの安否確認機能はシンプルな構成が多く、メールやチャットでの一斉送信、安否の選択回答といった機能に限られる場合がほとんどです。対して、安否確認システムはより高度で災害対応に特化した機能を備えています。

例えば、災害速報との連携、未回答者の抽出、位置情報の取得、本人以外の家族の状況まで確認できる機能など、機能の幅は安否確認システムが上回っています。そのため、緊急時に必要な対応のスピード・正確性を求めるなら、機能の違いは大きなアドバンテージです。

安否確認可能なグループウェア3選

グループウェアで安否確認を行う際の注意点

グループウェアで安否確認を行う際は、いくつかの注意すべきポイントがあります。事前設定や訓練の実施など、緊急時に混乱しないために事前の確認が必要です。ここでは、グループウェアで安否確認を行う際の注意点について解説します。

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事前設定が必要になる

グループウェアの安否確認機能を利用するには、管理者側での設定や、メンバーの緊急連絡先の登録が必要です。管理者側では、事前にメンバー全員の登録を行わなければならず、人数が多い場合には余裕のある設定が求められます。

また、緊急連絡先として登録するメールアドレスは、正しく受信できるかの確認が必要です。緊急連絡先の受信確認は定期的に実施し、常に災害に備えておくべきであり、安否確認の設問設定や専用ページの事前設定も大切です。

機能の詳細はツールごとに異なる

グループウェアの安否確認機能の有無は、ツールによって異なります。すべてのグループウェアに安否確認機能が備わっているとは限らないため、導入する前に確認しましょう。オプションとして後から機能を追加できるものもありますが、追加コストが発生します。

また、安否確認機能が搭載されていても自動配信機能の有無や、安否状況の登録項目もツールによって異なります。安否確認機能の詳細が自社が求める要素と一致するかどうかは、選定の際に注意すべきポイントです。

特に確認しておきたいポイント

安否確認機能を重視したグループウェア選びで特に確認しておきたいポイントは、以下の3つです。

1. 気象庁や自治体の情報との連携
2. 複数拠点や多言語への対応可否
3. 未回答者への自動リマインド機能の有無

気象庁や自治体の情報と連携できると、一定の条件（気象庁の警報発令時など）に合致する場合に自動で安否確認メールを配信できたり、自治体による避難所情報の自動共有が可能だったりします。

また、複数の拠点がある企業や外国人従業員がいる企業では、拠点・メンバーごとに設定を変えられるかも確認しておきましょう。

定期的に訓練をしておく

グループウェアで安否確認を行う場合、いざという時にきちんと機能を使いこなせるように、定期的に訓練を行うことが重要です。使い慣れているツールではありますが、有事を想定して、慌てずに状況報告と会社の方針などの情報共有ができるようにしましょう。

訓練を実施することで、メンバーの緊急連絡先メールアドレスへの受信確認を同時に行えます。定期的な訓練は、安否確認手順の標準化と、事業再開に向けた流れの把握にも役立ちます。

代替の連絡手段も用意しておく

グループウェアは、災害時に提供元の会社でシステム障害が起こった場合などは、利用できなくなる可能性もあります。そのため、グループウェアの安否確認機能だけに頼らず、他の連絡手段も検討しておきましょう。

例えば、電話・メール・SNSなどが挙げられます。災害発生時は、どの通信インフラが使えなくなるかはわからないため、複数の手段を用意しておくのが望ましいです。

まとめ

社内の情報共有ツールとして役立つグループウェアは、緊急時の安否確認にも活用できます。普段使い慣れているツールであるため、いざという時でも、落ち着いて自身の状況を報告できるといったメリットがあります。

また、スマホからアクセス可能なものも多いため、外出先やリモートワークにも有効です。しかし、すべてのグループウェアに安否確認機能が搭載されているとは限らず、ツールによって機能の詳細が異なるため、導入前に確認が必要です。

BCP対策の観点からもグループウェアで安否確認を行うことは、非常に有効な手段となります。定期的な訓練を実施し、万が一の事態に遭ってもできるだけ早い段階で、事業を再開できる流れを把握しておきましょう。