API連携対応のおすすめ文書管理システム7選｜メリットも解説

API連携とは、異なるシステム間でデータを連携して機能を拡張することです。文書管理システムにおいても、API連携によって業務効率化・セキュリティ強化などのメリットがあります。本記事では、API連携のメリットやAPI連携対応のおすすめの文書管理システムを解説します。

目次

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1. 文書管理システムにおけるAPI連携とは
2. 文書管理システムにおけるAPI連携のメリット
3. 文書管理システムでAPI連携を行う方法
4. クラウド型文書管理システムでAPI連携を行う際の注意点
5. API連携対応のおすすめ文書管理システム7選
6. その他の文書管理システムの選び方
7. まとめ

文書管理システムにおけるAPI連携とは

文書管理システムは、社内の書類を電子化し、保管・共有などを容易にするツールです。このシステムを用いることで、文書の整理とアクセスが効率的に行えます。文書管理システムの機能を最大限に引き出すためには、API連携の検討がおすすめです。

例えば、文書管理システムはAPI連携により、顧客関係管理（CRM）システムや、プロジェクト管理ツールと連動し、データの移行や更新をより簡単に行えます。また、業務プロセスの自動化や、セキュリティの強化にも繋がるなどの様々なメリットがあります。

そもそもAPI・API連携とは

APIは、異なるソフトウェア間でのデータのやり取りや、機能の連携を可能にする仕組みです。API連携をすることで、あるアプリケーションが他のアプリケーションの機能や、データにアクセスし、それらを自身のサービスに組み込むことができます。

そのため、データの一元化、作業の自動化、業務効率の向上が可能です。

CSV連携との違い

CSV連携とは、CSVファイルを使用して異なるシステム間で情報を転送する方法です。CSVファイルは、テキスト形式でデータを保存し、各データポイントがカンマで区切られているため、多くのシステムやアプリケーションで幅広く利用されています。

また、特別なスキルを必要とせずにデータのインポートや、エクスポートを行える利点があります。

一方、API連携はアプリケーション間で、直接データをやり取りするための手法であり、CSV連携よりも高度な自動化が実現できます。そのため、CSV連携は手軽で基本的なデータ交換に適しており、API連携はより複雑かつ動的なシステム統合に適していると言えます。

文書管理システムのAPI連携でできること

文書管理システムのAPI連携は、様々な外部システムや、アプリケーションとのデータの交換や、機能の統合を可能にします。例えば、CRM（顧客関係管理）システムとの連携により、顧客情報と関連する文書を容易に結びつけることが可能です。

また、プロジェクト管理ツールや、電子メールシステムとも連携できます。プロジェクトの進捗に関連する文書をリアルタイムで更新したり、重要な通信を文書管理システムに自動的にアーカイブし、必要な情報を瞬時に検索できたりするなど、業務の効率化に寄与します。

文書管理システムにおけるAPI連携のメリット

API連携は、特に文書の登録と管理において、ヒューマンエラーのリスクを軽減し、作業の精度を向上できます。また、システム間の情報共有を効率的、かつ正確に行うことを可能にし、業務の自動化と簡素化を促せるため、業務効率の向上が期待できます。

さらに、システム間での安全なデータのやり取りにより、機密文書の保護が強化され、不正アクセスやデータ漏洩のリスクを低減できるなど、様々なメリットがあります。

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文書登録のミスが減る

従来の手動入力では、タイピングミスや入力漏れなどの人的エラーが発生しやすい課題がありました。このようなエラーは、文書の検索や利用において混乱や、非効率を生み出す原因となります。

しかし、API連携を利用することで、連携しているシステムからのデータが自動的に更新された際に、最新の情報が常に文書に反映されるため、古い情報に基づく誤った文書の作成を防ぐことができます。

この自動化により、データの整合性が保たれ、検索時の不一致や情報の齟齬を大幅に減らせます。さらに、複数のデータソースからの情報を統合することもできるため、文書管理システム内での一貫性を保つ上でも重要な役割を果たします。

業務効率化が期待できる

従来、手動で行われていたデータの転記や更新は、時間がかかるだけでなく、ミスのリスクも伴います。API連携では、他のシステムから情報を自動で引き出し、文書管理システム内でそれらの情報を活用できるため、データ入力や更新に関する作業時間を削減できます。

また、文書管理システム内の情報を他のシステムで活用すると業務効率化に繋がります。例えば、営業チームがCRMシステムで顧客情報にアクセスする際、関連する契約書や提案書が文書管理システムから参照できるようになると、営業プロセスの迅速化が図れます。

セキュリティ対策に繋がる

API連携により、異なるシステム間でユーザー情報や、アクセス許可の設定が共有されることで、組織全体で一貫したセキュリティ対策の実施が可能になります。

例えば、従業員が退職する場合、一元化された管理システムを通じて、その従業員のアクセス権限を全ての関連システムから迅速に削除することができます。そのため、不正アクセスや機密情報の漏洩リスクを効果的に低減できます。

さらに、特定のプロジェクトに関わる従業員にのみ、文書へのアクセスを許可する設定をプロジェクト管理システムから直接行うことができるなど、セキュリティの管理がより手軽に行えます。

内部統制に役立つ

文書管理システムのAPI連携は、内部統制の強化にも繋がります。特にワークフローシステムとの連携によって、承認プロセスや文書の変更履歴などが文書として正確に記録され、情報を容易に追跡できるようになります。

この履歴データの保存は、データ改ざんや情報漏洩などのリスクを抑制する上で重要です。業務上で発生した変更や決定は、透明性の高い記録として残されるため、不正行為の防止に繋がります。

文書管理システムでAPI連携を行う方法

文書管理システムでAPI連携を行うには、どのシステムとの連携が必要か確認することが重要です。その上で、API連携に対応した文書管理システムを導入しましょう。既存のシステムがAPIに対応していない場合、API機能を自社でカスタマイズ開発する必要があります。

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API連携に対応した文書管理システムを導入する

API連携に対応したシステムは、標準化されたAPIを通じて、CRM、ERP、プロジェクト管理ツールなどとの間で、スムーズにデータをやり取りできるように設計されています。

また、API連携に対応したシステムは、誰でも直感的に使いやすいインターフェースを備えているものが多く、従業員が迅速に利用を開始できるようになっています。そのため、自社でカスタマイズ開発する必要性がなく、手軽にAPI連携を行うことが可能です。

API機能を自社でカスタマイズ開発する

既存の文書管理システムがAPI連携に対応していない場合、オンプレミス型や自社開発のシステムであれば、API機能を自社でカスタマイズ開発することが可能です。

独自に開発することで、自社のニーズに合わせてAPIを設計し、システム間のデータ連携や機能拡張を図ることができます。例えば、特定の業務フローやデータ形式に特化した連携機能を開発することで、より効率的なワークフローを実現することが可能になります。

しかし、カスタマイズ開発には専門的な技術が必要です。そのため、自社のITチーム内で開発を行うか、専門の開発パートナーを選定しなければいけません。

クラウド型文書管理システムでAPI連携を行う際の注意点

全てのクラウドサービスが、API連携に対応しているわけではありません。さらに、連携可能なサービスの種類も限定されることがあります。そのため、API連携を行う際には、事前にシステムの仕様を確認し、必要な連携が可能かどうかを慎重に検討しましょう。

また、目的の連携が可能であっても追加の費用が必要になる場合があります。このような注意点を踏まえて、API連携を行いましょう。

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連携できるサービスが限られる

クラウド型の文書管理システムを利用する際、連携できるサービスには一定の制限があります。クラウドサービスは多くの場合、ベンダーによってあらかじめ設定されたAPIと機能を提供しているためです。

つまり、ベンダーがサポートしている他社サービスやデータの種類に限定され、それ以外のサービスとの連携はできません。クラウド型文書管理システムを選ぶ際には、事前にベンダーが提供するAPIの範囲と連携可能なサービスを確認することが重要です。

また、ベンダーが定期的にAPIを更新し、新しいサービスや機能との連携を拡充しているかどうかは、長期的な観点からシステムの利便性を判断する上で重要なポイントです。

追加料金が発生する場合がある

多くのクラウドベースの文書管理システムでは、基本的な機能は標準プラン内で提供されます。しかし、低コストのエントリーレベルのプランでは、API連携機能が制限されるか、API連携に対応していないこともあります。

また、API連携のような高度な機能は、プレミアム機能として扱われることが多いです。この場合、追加のオプション料金が必要になることがあります。料金は連携するシステムの数、データの量、トランザクションの頻度などによって異なることが一般的です。

API連携対応のおすすめ文書管理システム7選

その他の文書管理システムの選び方

文書管理システムを選ぶ際には、最初にシステムの検索性が高いか確認しましょう。大量の文書の中から迅速に必要な情報を見つけ出すことができるかどうかは、日常の業務効率に直結します。

また、各種法令や制度への対応も重要です。特に個人情報保護法や、業界特有の規制に適合しているシステムなのか確認しましょう。さらに、目的に合った機能を備えているかも確認する必要があります。

例えば、バージョン管理、承認プロセスの自動化、コラボレーションツールの統合など、特定の機能がビジネスのニーズに合致しているかを見極めることが大切です。その他にも、以下のようなポイントを踏まえて、適切な文書管理システムを選びましょう。

【重要なポイント3つ】

1. 検索性が高いか
2. 各種法令や制度に対応しているか
3. 目的に合った機能があるか

【その他の比較ポイント】

1. セキュリティ対策は万全か
2. 導入形態は自社に合っているか
3. マルチデバイスに対応しているか

まとめ

文書管理システムのAPI連携により、文書登録のミスが減少し、業務効率化が期待できます。セキュリティ面では、ユーザー情報やアクセス権限の共有により、セキュリティ対策が強化されます。

また、内部統制においては、ワークフローシステムとの連携による履歴記録が不正行為の抑止に繋がるなど、様々なメリットがあります。しかし、API連携を行う際には、連携できるサービスの限定や追加料金の発生など、いくつかの注意点があります。

文書管理システムを選ぶ際には、検索性の高さ、各種法令や制度に対応しているか、目的に合った機能が備わっているかなどを確認しましょう。様々なポイントを踏まえて、自社のニーズに合ったシステムを選びましょう。