勤怠管理システムの費用相場は？オンプレミス型・クラウド型の違いとは

勤怠管理システムには多種多様な種類があるため、自社に適したものをどう選ぶべきかわからない方や、価格面に関する疑問をお持ちの方も多いのではないでしょうか。この記事では、勤怠管理システムの費用相場について、種類による違いや費用対効果などを詳しく解説します。

目次

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1. そもそも勤怠管理システムとは
2. 勤怠管理システムの種類
3. 勤怠管理システムの費用相場
4. 勤怠管理システムの費用対効果とは
5. 勤怠管理システムの費用の違いについて
6. 勤怠管理システムの費用以外の選ぶポイント
7. 勤怠管理システムを導入する際の注意点
8. まとめ

そもそも勤怠管理システムとは

勤怠管理システムとは、従業員の勤務時間や出退勤状況を管理するためのシステムです。勤怠管理システムの導入により、従業員の労働時間を正確に把握し、人件費の管理や法令遵守を徹底することができます。

また、勤怠管理システムは従業員の勤務状況を分析し、生産性の向上やモチベーションのアップに役立てることも可能です。勤務時間の管理だけでなく、残業申請・経費精算などの効率化にも役立ちます。

自社内にサーバーを設置するオンプレミス型と、インターネット上で勤怠管理システムを利用するクラウド型に分けられます。勤怠管理システムを選ぶ際には、自社の規模や業種、予算などを考慮して、適切なシステムを選ぶことが重要です。

勤怠管理システムの種類

勤怠管理システムには、大きく分けてオンプレミス型とクラウド型があります。それぞれの特徴やメリット・デメリットを知り、自社に合ったシステムを選びましょう。

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オンプレミス型

オンプレミス型とは、システムを自社内に設置して運用する形態のことです。勤怠管理システムにおいては、自社内にサーバーを設置して勤怠管理システムを運用します。カスタマイズ性に優れており、大企業ではイチから開発して運用するケースが多いです。

買い切りが基本のため、導入後はサービスの利用料がかからない点もメリットでしょう。セキュリティ性能が高く、安心して使用できるのも嬉しいポイントです。

一方で、システムの開発を行うため、初期費用やコストが高額な点には注意しなければなりません。また、導入や運用には時間がかかります。そのため、システムの開発期間も加味した上でスケジュールを立てる必要があるでしょう。

メリット	デメリット
セキュリティが高い	初期費用や運用コストが高い
カスタマイズ性に優れている	導入や運用に時間がかかる
システムの可用性が高い

クラウド型

クラウド型とはインターネットを通じて、サーバやストレージなどのインフラを利用するサービスです。自社でインフラを用意する必要がなく、手軽に利用できます。勤怠管理クラウドは中小企業から大企業まで、幅広い企業で導入されています。

初期費用などのコストを抑えて導入できるほか、常にアップデートが入るため労基法の変化にも柔軟に対応できます。専門的な知識がなくても運用できる点もメリットです。

ただし、インターネットを介して使用するため、セキュリティや可用性のリスクがある点には注意しましょう。また、クラウド型のシステムに依存してしまうと、ベンダーロックインと呼ばれる乗り換えが困難な状態に陥るケースもあります。

メリット	デメリット
初期費用や運用コストを削減できる	セキュリティや可用性のリスクがある
自動でアップデートしてくれる	インターネット環境がなければ使えない
専門的な知識やスキルが必要ない	乗り換えが困難になりやすい

勤怠管理システムの費用相場

勤怠管理システムの費用相場は、選ぶタイプによって異なります。以下で、詳しい費用相場を見ていきましょう。

	初期費用	運用費用
オンプレミス型	300,000円～1,500,000円程度	300,000円〜350,000万円/月
クラウド型	0～500,000円程度	200円から10,000円/月 （従業員1人あたり）

勤怠管理システムの初期費用相場

勤怠管理システムの初期費用相場は、選ぶタイプによって大きく異なります。基本的にオンプレミス型は高額、クラウド型は安い傾向です。それぞれの費用相場を比較しながら見ていきましょう。

オンプレミス型の場合

オンプレミス型の初期費用は、300,000円～1,500,000円程度とかなり高額です。イチからシステムを開発しなければならないため、人件費もかかります。システムの規模によって費用が異なりますが、クラウド型と比較すると高額と言えるでしょう。

オンプレミス型は初期費用が高額ですが、従業員数が大きくてもランニングコストが変わらない点が大きなメリットです。また、カスタマイズ性が高いため、自社に適した使い方ができます。費用対効果を加味しながら、導入を検討しましょう。

クラウド型の場合

クラウド型の初期費用は、0～500,000円程度です。中には初期費用をかけずに利用できるシステムもあり、予算を抑えたい企業に向いています。クラウド型であっても、選ぶシステムによっては初期費用が高額なものもあるので注意しましょう。

また、クラウド型は初期費用が安価ですが、従業員の数に応じて運用費用が決まるため、場合によっては高額になるケースもあります。機能の自由度も低い傾向にあるため、初期費用だけでなく導入費用も加味した上で検討しましょう。

勤怠管理システム導入後の運用費用相場

次に、勤怠管理システム導入後の運用費用相場を見ていきましょう。システムを選ぶ際には、初期費用だけでなくランニングコストにも目を向ける必要があります。以下で、それぞれの運用費用相場とともに違いを解説します。

オンプレミス型の場合

オンプレミス型の運用費用は、月額300,000円〜350,000万円程度です。使用する人数が多いほど利用料が高額になるクラウド型に対し、オンプレミス型は従業員数に関わらず運用費用は一定なため、使用する人数によっては高額というわけではありません。

オンプレミス型の多くは買い切りなため、システム利用に関する料金はかかりません。しかし、あくまでもシステムを利用するための料金がかからないだけで、運用にはコストがかかります。

システム保守のために外部委託費か自社従業員の人件費がかかるため、導入費用のみではないことを把握しておきましょう。

クラウド型の場合

クラウド型では多くの場合、従業員1人あたりの費用が決められています。1人あたりの費用相場は、月額200円から10,000円です。例えば1人あたり月額1,000円かかる場合、従業員が300人いる企業では月に300,000円の費用がかかります。

従業員数が少ない場合にはクラウド型を検討し、ランニングコストを抑えるのがおすすめです。予算や自社の社員数、運用状況などを加味しながら検討してみましょう。

勤怠管理システムの費用対効果とは

勤怠管理システムを選ぶ際は、費用対効果を計算することも大切です。タイムカードを用いた管理との比較や、システムの導入で得られるメリットを確認しながら、費用対効果を計算しましょう。

システムを導入する場合には、導入費用や運用費用などを算出した上で、導入によって得られるメリットの分の金額から導入費用を差し引きます。差し引いた金額がプラスになっている場合は、費用対効果が得られていると考えられるでしょう。

勤怠管理システムの費用の違いについて

勤怠管理システムは、選ぶシステムによって費用が異なります。ここでは、選ぶシステムの種類による費用の違いについて見ていきましょう。

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使用できる機能の違い

選ぶシステムによって費用が異なる理由としては、使用できる機能の違いが挙げられます。機能が豊富なシステムは費用が高額で、シンプルなものは安価な傾向があります。不要な機能があっても無駄になるため、必要な機能を見極めましょう。

有給休暇管理機能や残業管理機能のほか、他システムとの連携機能が備わったシステムもあります。複雑なものは便利な一方で、使い慣れるまでに時間がかかるデメリットがあるため、自社に必要な機能に絞ったシステムを選ぶのがおすすめです。

使用人数やオプションの違い

使用人数やオプションの有無によっても、システムの運用費用は大きく異なります。例えば、1人あたり月額1,000円かかるシステムを10人で使用する場合は10,000円で済みますが、100人で使用すれば100,000円になってしまいます。

従業員数によって運用コストが異なるため、使用人数まで加味した上で予算を検討しましょう。また、オプションについては、顔認証打刻機能やチャットボット機能などがあり、オプションを多数つけた場合は費用が高額になってしまうでしょう。

勤怠管理システムの費用以外の選ぶポイント

勤怠管理システムを導入する際、どうしても費用の面に目が行きがちですが、コストだけで選ぶと導入に失敗しやすいです。ここからは、システム選びで抑えておきたいポイントを解説します。

就業規則や雇用形態に対応しているか

休憩の回数やフレックスタイム制など、企業によって異なる細かな就業規則・雇用形態に対応しているかを確認しましょう。特に休憩時間や時短勤務は企業ごとに細かな違いがあるため、入念な確認が必要です。

このような細かなカスタマイズに対応していない場合、どうしても使いにくさが出てきます。細かな規則や採用している雇用形態を把握した上で、どのシステムを選ぶか検討しましょう。

自社に必要な機能を搭載しているか

勤怠管理システムを選ぶ際は、自社に必要な機能を搭載しているか確認しましょう。システムを導入しても必要な機能を搭載していない場合、導入によるメリットを感じにくくなります。

給与計算システムと連携してバックオフィス業務の負担を軽減したい場合、連携機能が不十分だと本来の導入目的が叶えられない可能性があります。導入によるメリットを最大限に得るために、搭載機能の確認は入念に行いましょう。

勤怠管理システムを導入する際の注意点

勤怠管理システムを導入する際は、必要な機能を事前に洗い出し、無料のトライアルなどで操作性を確認しておく必要があります。ここでは、勤怠管理システムを導入する際に気を付けたいポイントを解説します。

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必要な機能を先に洗い出しておく

1つ目のポイントとしては、必要な機能を事前に洗い出しておくことが挙げられます。自社に必要な機能を先に洗い出しておかなければ、過不足が生じてしまうでしょう。不足があれば思ったような効果が出ず、使わない機能があっても無駄になるだけです。

できるだけ高い費用対効果を生み出すためにも、必ず先に必要な機能を確認しましょう。基本の機能だけで十分な場合はシンプルなシステムを選び、より便利に使いたい場合はオプションや連携機能が充実しているシステムを選ぶのがおすすめです。

不要な機能が多いと費用が無駄になるだけでなく、使いにくくなってしまう可能性もあるので注意しましょう。特に、給与計算の業務を効率化したい場合には、「給与計算ソフトとの連携機能」があると便利です。

事前に無料のトライアル期間などで操作性・機能を確認する

多くの勤怠管理システムには、無料のトライアル期間が設けられています。機能や費用から自社に合ったシステムを選んでも、実際に使ってみるとイメージと違い、思ったような効果が得られず後悔するケースもあるでしょう。

そのような事態を防ぐためにも、本格的に導入する前に無料のトライアルで試しに使ってみるのがおすすめです。テスト運用をすることでシステムの使い勝手がわかるほか、導入の際の課題なども見えてくるでしょう。

トライアルの期間は選ぶシステムによっても異なりますが、だいたい1～2週間程度です。1つのシステムを試すのではなく、複数のシステムを使いながら比較検討しましょう。

サポート内容を確認する

システムを選ぶ際は、サポート内容も必ず確認しましょう。どのようなサポートが受けられるのかを確認するのはもちろん、夜間や土日のサポート体制を確認することも大切です。システム導入時のサポートがあるシステムを選ぶと、スムーズな導入ができるでしょう。

また、導入後のサポートが充実していると、トラブルや不明点があった際も安心です。中には社内研修をしてくれるようなベンダーもあるため、気になる方はチェックしてみましょう。

まとめ

勤怠管理システムの費用相場は、選ぶタイプや機能の充実度、利用する従業員の数によって大きく異なります。オンプレミス型は初期費用が高額ですがカスタマイズ性に優れ、クラウド型は安価なものの機能に制限があるのが特徴です。
また、システムを選ぶ際は自社に必要な機能があり、サポート体制が充実しているものを選びましょう。導入の際は、システムのシェア率などをチェックすることも大切です。ぜひ本記事を参考にしながら、自社に合ったシステムの導入を検討してみてください。