グループウェアの価格・費用相場｜導入形態別にポイントを解説

グループウェアは、企業の業務効率化を促進するためのツールとして多数の企業で利用されていますが、導入費用や運用にかかる料金は製品・プランによって幅があります。本記事では、グループウェアの導入形態別の価格相場や、費用対効果を得るためのポイントを解説します。

目次

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1. グループウェアとは
2. グループウェアの価格・費用相場
3. グループウェアの費用対効果を高めるためのポイント
4. まとめ

グループウェアとは

グループウェアとは、社内の情報共有とコミュニケーションを促進するツールです。スケジュール管理をはじめ、社内メール・チャット、タスク管理、ファイル共有など、社内の共同作業に有効な機能が1つのソフトウェアに備わっています。

多彩な機能の活用により、組織内の情報共有や連携を強化し、共同作業における効率性の向上に期待できます。そのため、大企業だけでなく、一人ひとりの生産性が重視される中小企業においても効果的とされ、注目度が高いです。

グループウェアには無料のものもありますが、一般的には導入時にある程度の費用がかかります。本記事では、グループウェアにかかる費用相場や、費用対効果を高める方法について解説します。

【グループウェアの基本機能】

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グループウェアの価格・費用相場

グループウェアには、クラウド型・オンプレミス型の導入形態があり、それぞれ特徴や費用が異なります。ここでは、グループウェアの価格・費用相場について解説します。

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クラウド型の場合

クラウド型のグループウェアは、オンライン上のシステムを利用するため、社内にサーバーを設置する必要がありません。そのため、社内の環境構築に必要な費用を抑えられ、短期間での運用開始が実現し手軽に導入できます。

クラウド型のグループウェアは、以下のような企業におすすめです。

1. 導入コストを抑えたい企業
2. すぐに運用を開始したい企業
3. ITエンジニアが不足している企業

定期的にかかるシステムの利用料金（※月額または年額）は、ユーザーの人数ごとに価格設定されているケースが一般的です。費用相場は以下の通りです。

クラウド型グループウェアの料金に関する注意点

クラウド型のグループウェアは、オンプレミス型に比べると安価で利用でき、導入期間も短く済む手軽さから、近年では主流の形態です。しかし、利用料金はユーザーの人数が多くなるほど高くなるため、従業員が多い企業はオンプレミス型とのコスト比較を推奨します。

また、クラウド型のグループウェアは、最低利用人数・最低契約期間が決められていることがあります。ツールにもよりますが、最低利用人数は5〜20人、最低契約期間は1〜12ヶ月に設定されていることが多いです。

初期費用は0円が主流である反面、ツールのセキュリティ機能だけでは不十分な場合、セキュリティ対策に別途費用がかかります。

例えば、従業員の私物のスマートフォンからでもアクセス可能な場合、のぞき見防止シールの配布や遠隔操作によるロック・データ消去、不正防止用ソフトウェア導入などの対策が考えられ、実施には追加の費用が発生します。

オンプレミス型の場合

オンプレミス型のグループウェアは、社内にサーバーを設置するため、環境構築の費用や、サーバーを安定して稼働させるための保守費用も必要です。

利用料金はツールによって料金形態が異なります。パッケージソフトを購入するタイプでは、ライセンス契約を採用している場合が多いです。また、ライセンス契約は1年間などの契約期間が設けられており、契約更新にも費用が発生します。

オンプレミス型の費用相場は、以下のようになります。

ライセンス費用は、1ユーザーに換算すると4,000〜11,000円程度です。しかし、実際は50人・100人単位で料金区分が分かれており、上記の表は料金区分を踏まえた上での費用相場です。

クラウド型と比較すると高額になりますが、カスタマイズの自由度が高いことにより、自社にとって使いやすく効率的な業務に向けて拡張できます。また、強固なセキュリティを築きやすい点も特徴であり、以下のような企業におすすめです。

1. 利用人数が多い大規模企業
2. ITエンジニアとして運用を専任させられる人材がいる企業（※運用に必要不可欠）
3. 自社に合わせた使い勝手や既存のシステムとの連携を重視する企業
4. セキュリティを重視する企業

オンプレミス型グループウェアの料金に関する注意点

オンプレミス型のグループウェアは、ツール・従業員数・オプションなど、さまざまな要因によって費用が大きく異なります。そのため、相場だけで判断せず、自社の状況を踏まえつつ、ツール・オプションによって費用がどれだけ変わるかを確かめるのが大切です。

製品ホームページの情報から試算したり、資料請求・問い合わせ・見積もり依頼を行ったりしながら、正確な料金を把握しましょう。その際、ライセンス料以外にも、サーバーを構築するコストや保守費用がかかる点も考慮し、トータルコストの把握がおすすめです。

開発を依頼する場合

オンプレミス型のグループウェアの導入方法は、パッケージソフトを購入する以外に、自社独自のシステム開発を依頼する方法もあります。システム開発を依頼すれば、自社にとって過不足なく最適な仕様を実現できます。

しかし、1からシステムを開発するため、設備費・作業日数に応じた人件費がかかり、費用は数十万〜数百万以上かかるケースが多いです。さらに、サポートや保守などのオプション費用もかかります。

システム開発の依頼は、以下のような企業におすすめです。

1. 自社の独自性や業界の独自性を反映した機能を求める企業
2. パッケージソフトよりも費用対効果が高いと判断される企業

開発を依頼する場合の料金に関する注意点

企業の規模やシステムに求める条件によって、開発を依頼する際の費用は大きく異なるため、見積もりによって正確な費用を把握することが大切です。

システム開発の場合、通常はサポートが用意されていることから、自社にITエンジニアを雇用する必要はありません。したがって、パッケージソフトを購入してITエンジニアに運用を専任させる場合より、長期的にはコストを抑えられるケースも考えられます。

グループウェア導入の目的と照らし合わせて、何を優先すべきか検討しながら、適切な導入形態を選ぶようにしましょう。

導入形態別の価格比較一覧

クラウド型・オンプレミス型・システム開発依頼、それぞれのケースにおける価格をまとめると以下の通りです。

グループウェアの費用対効果を高めるためのポイント

グループウェアは、利用人数に適しているものや必要な機能が備わっているものを選ぶことが大切です。ここでは、グループウェアの費用対効果を高めるためのポイントを解説します。

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利用人数に合わせて導入形態を選ぶ

グループウェアの導入では、社内の利用人数に応じて適切な導入形態を選択することが重要です。利用人数に合わない導入形態は、コストに無駄が生じるだけでなく、機能も十分に活用できない可能性があります。

例えば、数千人〜数万人規模の従業員を抱える企業において、クラウド型のグループウェアの機能では、コミュニケーション管理がしきれない可能性が高いです。ユーザー数に応じてコストも発生するため、オンプレミス型の方がコストを抑えられる場合もあります。

ただし、大規模な企業にはオンプレミス型がおすすめと、一概に断言できるわけではありません。クラウド型でも大人数での利用に対応したツールもあるため、利用人数・利用目的に応じた機能などを総合的に判断することが大切です。

自社が本当に必要な機能を確認する

グループウェアは、利用できる機能が増えるほど高額になる傾向があります。よって、自社で使わない機能がないか、本当に必要な機能が備わっているか、事前に確認することが重要です。

例えば、社内で既存の情報共有ツールを活用している場合、グループウェアの情報共有機能は不要となることが考えられます。ただし、1つのツールで情報共有とコミュニケーションを統合させた方が効率的であり、長期的なコストを削減できる場合もあります。

したがって、自社の現在の状況や課題も踏まえつつ、直近では不要でも今後必要となる機能はないか、長期的な視点で機能を判別するようにしましょう。

将来的な事業展開を考慮して選ぶ

企業の事業展開によっては、グループウェアを利用する人数が変化し、新たに必要とする機能が増えることも考えられます。そのため、数年後を見据えてどのような事業展開を行っていくのか、グループウェアの導入時に明確化しておく必要があります。

特に、社内メールやチャットにおける情報共有を蓄積していくと、移行する際に大きな手間と時間を有することになります。そして、業務負担の増加と過去情報の参照がしにくいといった煩雑化にもつながるため、事前の詳細な把握が大切です。

リモートワーク時の効率を確認する

近年では、働き方改革の一環として在宅勤務・リモートワークを推進する企業が多く、グループウェアの需要が高まった一因ともいえます。ただし、社外からの情報共有とコミュニケーションを強化できるグループウェアは、ツールごとに適した業種業態が異なります。

よって、自社がどのようなリモートワークを行っているのか、今後どのような利便性を求めるのかを考慮してツールを選択するのが重要です。ツール選定時には、実際のリモートワーク時の効率をシミュレーションしながら、業務効率化への貢献を判断しましょう。

無料トライアルで比較検討する

コストだけに着目して導入すると、「実際にツールを導入したら使い勝手が悪かった」と後悔するケースも少なくありません。無駄な費用の発生を防ぐためには、無料トライアルの利用がおすすめです。

グループウェアには、無料トライアルを利用できる製品が多く存在します。実際に操作感や機能の利便性について確かめておくことで、運用開始後に操作・機能に関する混乱を回避しやすくなります。

なお、無料トライアルを利用する際には1つのツールだけを試すのではなく、複数のツールを比較検討するようにしましょう。無料である点を上手く活用することにより、自社にとって適切なツールを選びやすくなります。

まとめ

グループウェアには、主にクラウド型・オンプレミス型といった導入形態があり、さまざまなツールが存在しています。クラウド型は初期費用0円から、利用料金は1ユーザーにつき月額300〜1,500円と、低コストで簡単に始められるのが魅力です。

オンプレミス型は、ライセンス料・サーバー構築費用・保守費用など、数十万〜数百万円の費用がかかります。しかし、要件に合わせて自由にカスタマイズできる点で優れています。自社が求める運用体制に応じて、より自由度の高いシステム開発依頼も1つの選択肢です。

自社にどの導入形態が適しているかは、自社が抱える課題・利用目的・利用人数・機能などから、総合的に判断するのがおすすめです。本記事の内容を参考に、自社にとって最も費用対効果の高いグループウェアを選択しましょう。