グループウェアとメールの違い｜使い分け方や注意点を交えて解説

近年、「グループウェア」と呼ばれる業務支援ツールを導入する企業が増えています。グループウェアにはコミュニケーション機能も搭載されているため、従来のメールとの使い分けに悩む企業も多いでしょう。本記事では、グループウェアとメールの違いや使い分け方について解説します。

目次

開く

閉じる

1. グループウェアとメールの違いは大きい
2. グループウェアの基本知識
3. グループウェアとメールの使い分け方
4. グループウェアを選ぶ際の比較ポイント
5. グループウェアを新たに導入する際の注意点
6. まとめ

グループウェアとメールの違いは大きい

グループウェアとメールは、似たようなツールに思われがちですが、利用目的や機能に大きな違いがあります。

グループウェアは、社内でメンバー同士が連絡を取り合い、情報を共有するのに特化したソフトウェアです。一方、メールは主に一対一のやり取りや情報のやり取りに使われます。グループウェアは複数人での情報共有や作業管理に適していますが、メールは個別のやり取りに使いやすいです。

業務に応じてそれぞれの特性を活かし、使い分けることで、効率的なコミュニケーションが実現します。そのため、使い勝手や目的に応じて適切に利用することが重要です。本記事では、グループウェアとメールの違いや使い分け方について解説します。

グループウェアの基本知識

メールは日常的に使われているコミュニケーションツールですが、グループウェアについてはまだ馴染みが薄いという方もいることでしょう。ここでは、グループウェアに関する基本知識についてわかりやすく解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

グループウェアの機能は幅広い

グループウェアには多くの機能が搭載されています。コミュニケーション機能はメールだけでなく、チャットやビデオ会議、スケジュール共有など、チーム内でのやり取りをサポートする機能です。

情報共有機能はファイルやドキュメントを簡単に共有したり、複数人で同じ資料を編集できるようにしたりする機能です。チーム全体で情報を共有しやすくし、作業効率を高めます。

その他の業務支援機能には、タスク管理やプロジェクト管理、ワークフローの自動化などが含まれ、業務の効率化を支援します。

＜グループウェアの基本機能一覧＞

コミュニケーション機能

グループウェアには、メール機能の他にもチャットや社内SNSなど社内のコミュニケーションを促進するための機能が備わっています。

チャット機能はリアルタイムでのやり取りを可能にし、急ぎの連絡やプロジェクトの進捗状況を素早く共有するのに適しています。また、社内SNSを利用することで、社員同士の交流が促進され、意見やアイデアのやり取りが活発化します。

重要なのは、これらの機能を適切に使い分けることです。それぞれの機能の特性を理解し、適切な場面で活用することがポイントです。

情報共有機能

グループウェアの情報共有機能は、チーム内での大事な情報を手軽に共有できるものです。ドキュメント共有やスケジュール管理、掲示板などがこれに含まれます。

従来のメールで長文を送る手間やファイルを添付する作業と比べて、情報共有にかかる時間を大幅に短縮できます。特にドキュメント共有機能を使えば、会社内の重要な書類や資料を整理し、常に最新の状態を手軽に確認できます。

また、掲示板などの機能を使うことで、メールや電話で一つひとつの情報を伝えていた手法とは異なり、多くの人に同時に情報を伝えられます。

その他の業務支援機能

グループウェアには、業務を効率化するための機能が他にもあります。ワークフロー管理は、業務プロセスをシステム化して効率的に進行させるための機能です。たとえば、経費精算や購買依頼などの申請から承認までの流れを、システム上で自動化できます。

設備管理は、企業内の資産や設備を効率的に管理する機能で、設備の予約やメンテナンススケジュールの管理、資産台帳の作成などが含まれます。そして、勤怠管理機能は従業員の勤務時間や休暇、残業などを管理する機能です。

一般的に従業員が勤務時間をシステムに入力し、管理者がそれを承認する仕組みです。これらの機能は、作業効率を向上させるだけでなく、従業員や管理者の業務負担を軽減することができます。

グループウェアを導入するメリット

グループウェアの導入には、さまざまなメリットがあります。ここからは、そのメリットに注目して、詳しく解説します。

スピーディーな情報共有ができる

従来の紙媒体では、書類の流れが不透明で、どこに書類が滞留しているのか把握するのが難しく、情報共有に課題がありました。しかし、グループウェアの回覧板機能を利用することで、必要な情報をすばやく全ての関係者に共有できます。

情報漏れや見落としが減少し、誰が何を読んだのかを把握できるので、情報管理が効果的になります。この機能は、特にテレワークなどの柔軟な働き方に適しています。社内のコミュニケーションや情報共有がスムーズになり、業務効率が向上します。

コミュニケーションが活発になる

グループウェアの導入により、どこにいても手軽に連絡を取り合えるため、離れた場所にいるチームメンバーともすばやく意見交換できるのが大きな利点です。特にオンライン会議は多くのメンバーが参加でき、意見の交換や業務の進行をスムーズにします。

このようなコミュニケーションの活性化は、業務の効率化にもつながります。グループウェアの利用により、様々なコミュニケーションツールを使い分けることで、効果的な情報共有と意見交換が行えるでしょう。

業務効率化に繋がる

グループウェアの導入には、業務効率化に大きな利点があります。その中でも、ペーパーレス化や業務内容・進行状況の可視化が重要です。

従来、経費や勤怠の申請、決済書など、大量の紙媒体が利用されてきました。しかし、紙の資料は保管スペースを必要とし、情報の検索や管理に手間がかかります。

グループウェアでは、紙の資料をデジタル化し、ファイル共有機能を使って全メンバーに共有できます。これにより、保管場所を確保する必要がなくなり、過去の資料も簡単に検索できるようになります。

また、複数の承認が必要な場合もオンライン上で手続きが完了し、承認手続きがスムーズになります。

＼より詳しいグループウェアの解説はこちら／

グループウェアとメールの使い分け方

社内外でのコミュニケーションには、グループウェアとメールの使い分けが有効です。グループウェアは社内向けで、スケジュールや掲示板を通じて企業内の情報を一元管理できます。

一方、社外とのコミュニケーションにはメールが適しています。無料で利用できるメールシステムは、1つのメールアドレスを1人で管理する前提で作られており、外部とのやり取りに広く利用されています。

このように、グループウェアは社内の情報共有に優れている一方で、メールは主に外部との連絡手段として使われます。それぞれの特性を活かし、業務や情報のやり取りを効率化することができます。

グループウェアを選ぶ際の比較ポイント

適切なグループウェアを選ぶためには、いくつかの重要な比較ポイントを把握することが欠かせません。

機能性や使いやすさなど、様々な要素を考慮することで、自社に最適な選択肢を見つけることができます。ここでは、これらの比較ポイントを解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

自社に必要な機能が搭載されているか

グループウェアを選ぶ際に大事なのは、自社が必要とする機能が製品に含まれているかどうかです。まず、自社に必要な機能を確認しましょう。

メールやスケジュール管理、ファイル共有など、業務で不可欠な機能だけでなく、効率化や便利さを加えるための機能も考慮します。たとえば、タスク管理やプロジェクト管理、チームコラボレーションツールなどです。

それぞれの機能をリストアップしたら、各グループウェアがどの機能を備えているのか比較します。それぞれの製品の機能をチェックして、自社の業務ニーズに合致した適切なグループウェアを見つけることが大切です。

どのようなメール機能が搭載されているか

一部のグループウェアでは、外部の登録されていない人とのメール連絡が可能だったり、既存のメールサーバーと連携できたりするものもあります。これは、従来のメールアカウントを持っていて、そのメールソフトを使いたい場合に役立ちます。

グループウェアを選ぶ際には、含まれているメール機能を確認することが重要です。自社のニーズや業務に適したものを見つけるために、外部とのコミュニケーションがどの程度発生するかを考える必要があります。

たとえば、外部との連絡が多い場合は、外部の人とのメール機能があるグループウェアが適しています。反対に自社内でのやり取りが中心なら、既存のメールソフトと連携できるかが重要です。

自社で運用しやすい操作性か

社員の中には、ITスキルに自信がない方もいるかもしれません。そのような方々にとって、操作が複雑であったり、画面が難解だったりすると作業効率が低下するかもしれません。そのため、直感的に操作できるかどうかを見極めることが大事です。

シンプルな操作で、マウスやキーボードを使って、わかりやすく素早く目的の機能にアクセスできると便利です。さらに、文字やアイコンの大きさ、画面の構成も重要です。見やすさや使いやすさが作業効率に影響することを考慮しましょう。

自社の規模に合っているか

自社にぴったりのグループウェアを選ぶには、まず自社の規模を考えましょう。中小企業と大企業では、適した導入形態が異なります。たとえば、セキュリティやカスタマイズ性を優先する場合、自社管理のオンプレミス型が向いている可能性があります。

一方で、クラウド型は費用対効果が高いことが多いです。さらに、料金プランも規模によって異なります。利用者数や機能に応じたリーズナブルなプランがある一方で、追加機能に応じたカスタマイズ料金がかかることもあります。

自社のニーズにマッチした導入形態や料金プランを見極めるためには、まず自社の規模や求める機能をしっかりと把握することが大事です。これによって、必要な機能を抑えつつ、費用対効果を最大化できるグループウェアを選ぶことができます。

グループウェアを新たに導入する際の注意点

新しいグループウェアを導入する際、従来のコミュニケーションツールとの使い分けや移行は重要です。従業員全体で使い方を統一するため、明確なルールを定めましょう。

緊急の連絡や重要事項の伝達にはメールを、グループ全体の共有や議論にはグループウェア内のツールを使うといった具体的な使い分けを決めましょう。また、徐々に移行することも大切です。

このような取り組みは、全体の効率性を高めつつ、コミュニケーションの混乱を避けるために重要です。

まとめ

これまで、グループウェアの特長や利点、欠点、そして導入時の考慮点について解説しました。グループウェアは、社内での業務を効率的に進めるためのソフトウェアであり、社員同士の円滑なコミュニケーションを促進します。

その中には、メール機能も含まれ、従来のメールとは違う特長を持っています。重要なのは、これらを適材適所で使い分けることです。うまく使い分けることで、効率的な業務遂行や円滑なコミュニケーションが実現され、組織全体の業務効率向上につながるでしょう。