おすすめの無料グループウェア2選｜無料で使う方法・注意点も解説

低コストでグループウェアを導入したいと考える場合は、無料のグループウェアを使用してみましょう。本記事では、社内での情報共有がしやすいグループウェアを無料で使う方法、おすすめの無料で使えるグループウェア、導入する際に注意したいポイントなどを解説します。

目次

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1. グループウェアには無料で使えるツールもある
2. グループウェアを無料で使う方法
3. 無料グループウェアを使用するメリット
4. 無料グループウェアの注意したいポイント
5. 無料で使えるグループウェアおすすめ2選
6. その他のグループウェアの選び方
7. まとめ

グループウェアには無料で使えるツールもある

グループウェアとは、社内のコミュニケーションを活発化し、情報共有を迅速化させられるツールです。主な機能としては、チャット・掲示版・ファイル共有・スケジュール管理・プロジェクト管理などが挙げられます。

グループウェアの中には、無料で利用できるツールもあります。システムコストを抑えたい企業や、お試し運用してみたいという企業は、無料のグループウェアを導入するのがおすすめです。

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グループウェアを無料で使う方法

グループウェアを無料で使うには、無料トライアル・フリープラン・オープンソースのツールを活用するといった3つの方法があります。それぞれの方法について詳しく解説します。

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無料トライアル期間を試す

グループウェアによっては、無料トライアル期間が設けられているツールがあります。無料トライアル期間とは、有料版のツール導入前に無料で運用できる期間のことです。

「お試し期間」に該当するため、無料で利用できるのは期間限定である点に留意しましょう。なお、無料トライアルの期間は2週間～1ヶ月程度が多く、ツールによっても大きく異なります。また、トライアル期間中は利用できる機能が制限されることもあります。

そのため、無料トライアルを申し込む前には、トライアル期間の長さ・利用可能な機能について確認が必要です。

有料ツールのフリープランを活用する

有料のグループウェアの中には、無料で利用できるフリープランが用意されているものがあります。フリープランは無料トライアルと異なり、原則として永続的に無料で利用できます。

ただし、フリープランは有料プランと比べて、利用可能な機能・ユーザー数・データ容量が制限されていることが多いです。基本的には必要最低限の機能や容量にしか対応していないため、小規模な企業におすすめの方法といえます。

オープンソースのツールを活用する

グループウェアを無料で利用するには、オープンソースのツールを活用するのもおすすめです。オープンソースとは、「ソースコード」が無償で一般公開されているソフトウェアのことで、原則として誰でも自由に利用できます。

オープンソースのツールは無料でありながら、自社でプログラムの構築やソースコードの修正・変更を自由に行える点がメリットです。ただし、プログラムの構築やソースコードの修正には、一定の専門知識やスキルを有した人材が必要である点に留意しましょう。

無料グループウェアを使用するメリット

無料のグループウェアは簡単に使用できるため、コスト面での負担を抑えられるのがメリットです。その他にも、以下のようなメリットが挙げられます。

情報共有がしやすく業務効率化につながる

グループウェアを使用すると、社内における情報共有がしやすくなります。例えば、スケジュール調整・タスク管理・業務連絡などを1つのツールで行うことができ、それぞれの進捗状況も可視化しやすいです。

そのため、別々のチャットツールを使用したり、一人ひとりに個別で連絡を行ったりするのと比べ、大幅な業務効率化につながります。これらを無料グループウェアで実現できることにより、自社内のリソースを低コストで他のコア業務に割り当てることも可能です。

コミュニケーション不足の解消に貢献する

近年では、働き方改革推進の影響から在宅勤務・リモートワークが増加し、従業員同士のコミュニケーションが低下していることも多いでしょう。その結果、業務のフォローアップが遅れ、トラブルを未然に防ぎにくくなってしまいます。

その点、グループウェアのチャット機能などを使用することにより、迅速なコミュニケーションを行いながら、問題の早期発見を行えます。組織全体のコミュニケーション不足を解消し、生産性の向上につなげられるのもグループウェアの大きなメリットです。

無料グループウェアの注意したいポイント

無料のグループウェアを導入する際は、機能とデータ容量・セキュリティ対策・サポート体制の3点に注意する必要があります。各ポイントについて解説します。

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機能・データ容量は満足か

無料のグループウェアは、使える機能やデータ容量に制限がある場合が多いです。そのため、自社に必要な機能が利用できない場合、導入の効果を感じられない恐れがあります。

また、ストレージが少ないツールの場合、処理速度が遅くなるなどして、かえって業務の効率化が低下する可能性があります。デメリットを避けるには、あらかじめ自社に必要な機能やデータ容量を明確にし、自社の条件を満たすツールを選ぶことが大切です。

セキュリティ対策は十分か

無料のグループウェアは、有料のツールに比べてセキュリティ対策が簡易的な場合があります。セキュリティ対策が不十分なグループウェアを導入すると、不正アクセスやウイルス感染を防げない恐れがあります。

特に、グループウェア上では、チャットなどを通して機密性の高い情報やファイルがやり取りされることが多いです。これらのデータが、不正アクセスやウイルス感染で外部漏洩・消失すると、企業に重大なダメージを与えかねません。

さまざまなリスクを避けるためには、セキュリティ対策が十分なグループウェアを選ぶことが大切です。例えば、アクセス権限を設定できるツールや、通信の暗号化・二段階認証などに対応したツールが推奨されます。

サポート体制はあるか

無料のグループウェアは、有料ツールに比べてサポート体制が整っていない場合が多いです。例えば、チャットでのサポートしか利用できない・操作方法しか相談できないといったケースが考えられます。

よって、グループウェアを初めて導入する企業や、ツールの運用に不安がある企業は、導入支援などのサポートが充実したツールを選ぶのが望ましいです。ツールの導入前にサポート内容やサポート方法を確認し、自社の要件を満たしたツールを選びましょう。

無料で使えるグループウェアおすすめ2選

その他のグループウェアの選び方

グループウェアは、製品によって機能や強みが異なります。自社にとって使いやすいグループウェアを選ぶには、次のようなポイントに注目するのがおすすめです。

【重要なポイント2つ】

1. 利用人数・規模に対応しているか
2. 使いやすさ・操作性を確認

【その他の比較ポイント】

1. モバイルに対応しているか
2. 他ツールと連携できるか

まとめ

グループウェアは、組織内の活発なコミュニケーション・迅速な情報共有を行えるツールです。グループウェアの中には、無料で利用できるツールもあり、コストを抑えたい企業におすすめです。

グループウェアを無料で利用するには、無料トライアル・有料ツールのフリープラン・オープンソースのツールといった活用方法があります。

無料トライアルやフリープランの場合は、利用できる期間・機能・ユーザー数・容量に制限があることが多いため、申し込み前に確認が必要です。また、セキュリティ対策やサポート体制もツールによって異なるため、事前の確認が大切です。