社内SNSで働き方改革を推進｜導入メリットや注意点も解説

社員同士のコミュニケーションツールである社内SNSは、働き方改革推進にも活用できます。社内SNSにより多様な働き方が容易になり、生産性向上の効果も期待できます。この記事では、社内SNSが働き方改革推進において注目される理由や、導入時の注意点などを解説します。

目次

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1. 社内SNSを働き方改革推進に活用しよう
2. 働き方改革推進で社内SNSが注目される理由
3. 働き方改革推進に役立つ社内SNSの機能
4. 働き方改革推進で社内SNSを導入する際の注意点
5. まとめ

社内SNSを働き方改革推進に活用しよう

社内SNSとは、企業内で社員同士がコミュニケーションを取り、情報を共有するためのツールを指します。これは一般的なソーシャルメディアの考え方をビジネス環境に取り入れたものであり、社員同士の連携やコラボレーションを促進することを目的としています。

近年は働き方改革の一環として、リモートワークやテレワークなどの柔軟な働き方のシーンでも利用され、仕事を進める際の生産性向上の効果も期待されています。

本記事では、社内SNSが働き方改革推進において注目される理由や機能、導入する際の注意点などについて、分かりやすく解説します。

働き方改革とは

働き方改革とは、従業員の働き方や労働環境に関する制度や概念の改革を指します。これにより、働く人々がより柔軟で効果的な方法により仕事を行い、仕事と生活のバランスが向上するような取り組みを促進することを目的としています。

働き方改革の一つとして、労働時間の改善があります。長時間労働の是正が求められ、法定労働時間の見直しや残業規制の導入が進められています。そして、ワークスタイルの多様性を認めることや、働く時間の柔軟性が求められています。

また、柔軟な働き方の導入として、フレックスタイムやテレワーク、時短勤務など従来の働き方にとらわれない柔軟な働き方が推進されます。さらに、これらを通して、従業員が仕事とプライベートな生活を調和させやすい環境づくりを目指しています。

参考：「働き方改革」の実現に向けて｜厚生労働省

働き方改革推進で社内SNSが注目される理由

近年、働き方改革などの推進によって、ビジネス環境は急速に変化しており、効率的な情報共有や交換の仕組みが求められています。社内SNSは、社員同士がリアルタイムで情報を共有し、同じベースでコミュニケーションができる環境を提供します。

ここからは、働き方改革推進で社内SNSが注目される理由について解説します。

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リモートワークに適している

最近のITテクノロジーの進展と共に、働き方改革は企業が取り組むべき大きな目標として掲げられています。このような状況下で、社内SNSが特に注目される理由の一つは、リモートワーク環境などにおいて、優れた機能性や適応性を発揮することが挙げられます。

社内SNSは、リモートワーク環境での作業を円滑に進めるための優れたツールとして注目されています。従業員は地理的に制約されることなく仕事が進められ、上司やメンバーとのコミュニケーションもスムーズに行えます。

また、社内SNSはモバイルアプリなどを通じて利用できます。従業員は簡単に情報にアクセスして、メンバーとコミュニケーションがとれることで、場所や時間に縛られずに効率的に業務を進めることができます。

労働生産性が高まる

社内SNSの活用により、従業員はリアルタイムで最新の情報にアクセスできるようになります。また、プロジェクトの進捗状況や重要な情報のアップデート、組織の動向など多くの情報が一元化されて共有されることで、労働生産性が高まります。

さらに、社内SNSによって、従業員同士が気軽にコミュニケーションをとることができます。これにより、意見交換が促進され、アイディアや情報も共有されます。従業員がより密接に連携することで、プロジェクトや業務において協力関係を築くこともできます。

社内SNSは階層を越えてチャットや情報の交換ができるため、従業員間のコミュニケーションにおける壁も低くなります。上下の連携や異なる部門の情報交換がスムーズに行われることにより、組織全体での情報が共有され、生産性の向上にも繋がります。

長時間労働防止に繋がる

社内SNSの利用により、プロジェクトや業務におけるタスクの進捗状況や優先度をリアルタイムで共有できるため、作業の全体像を把握しやすくなります。したがって、タスク管理の徹底や無駄な重複作業などが低減され、長時間労働や過労が防止されます。

また、社内SNSによってリモートワークが容易になり、従業員は柔軟な働き方ができるようになります。リモートワークを推進できると、通勤時間の削減や柔軟な作業スケジュールが実現されるため、従業員は自身の働き方を調整でき、長時間労働なども減少されます。

人材離れを防げる

社内SNSは、従業員のライフスタイルやニーズに合わせた柔軟な働き方をサポートします。テレワークやフレックスタイム、時短勤務などの選択肢が拡がることにより、従業員にとって働きやすい環境が提供され、離職や人材離れを防げます。

また、社内SNSによってコミュニケーションが活発化することで、従業員は自身のアイデアや意見を発信しやすくなります。これにより、従業員の声が組織に届きやすくなり、個々のキャリアや能力開発などに活かせるため、離職を防ぐことに繋がります。

ノウハウや情報共有が容易になる

社内SNSでは、文字情報だけでなく写真や動画、ファイルを共有することができます。これにより、従業員一人ひとりが持つノウハウや情報の共有を行いやすくなり、業務の効率化や成約率の向上に寄与します。

例えば、営業部門の場合は、営業担当者が顧客とやり取りする際に意識しているポイントや成功・失敗談、取引先から仕入れた情報などを投稿することで、業務の属人化を防止しながら、効果的な営業活動を行えます。

企業方針が伝わりやすい

社内SNSは、企業の最新の方針や取り組みをリアルタイムで従業員に伝える手段としても利用できます。組織の方針の変更や新しい取り組みが導入された際、社内SNSを通じて迅速に情報を発信することにより、従業員は企業の方針や目標を把握しやすくなります。

また、社内SNSは、従業員が気軽に質問や疑問を投げかけ、企業側からのフィードバックや説明を受ける場にもなります。オープンなコミュニケーションにより、従業員と企業の双方向の交信が促進され、方針や目標に対する協力関係を築くことができます。

働き方改革推進に役立つ社内SNSの機能

働き方改革が企業において進む中で、社内SNSが注目される理由の一つに、リアルタイムでのコミュニケーションが促進される点が挙げられます。これにより、企業側の働き方改革などに関する方針や目標が迅速に従業員に伝達され、浸透することが期待されます。

ここからは、働き方改革推進に役立つ社内SNSの機能について解説します。

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チャット・グループチャット

チャット・グループチャット機能は、リアルタイムでの意思疎通を可能にします。そのため、業務上の課題や連絡事項など早急の対応が必要な場合でも、メンバー全体が迅速にコミュニケーションをとることができ、働き方改革における生産性向上に寄与します。

チャット機能によるコミュニケーションは場所や時間に制約されないため、リモートワークやフレキシブルな働き方を推進できます。これにより、従業員は自身の都合に合わせてコミュニケーションをとることができ、働き方の多様性の向上にも繋がります。

また、チャット機能は非対面のコミュニケーションが可能なため、従業員は気軽にアイデアや質問を投稿しやすくなります。したがって、新しいアイデアやフィードバックの発信を助長し、組織全体の情報の活性化に期待できます。

ファイル共有機能

ファイル共有機能によって、社外で作業する際も必要なファイルにアクセスできます。これにより、リモートワークやモバイルワークでも業務をスムーズに遂行でき、働き方改革推進にも役立ちます。

また、ファイル機能の活用により、文書やデータのバージョン管理が容易になります。最新版のファイルが常に利用できるため、古い情報を参照する誤りが減少し、作業ミスを防ぐことができます。

共有されたファイルに対して、コメントやフィードバックを投稿することもできます。そのため、プロジェクトの進捗や方向性に関する円滑な連携が強化されます。

スケジュール共有機能

スケジュール共有機能によって、従業員は予定やスケジュールを共有でき、お互いの予定を考慮しながら業務を進められます。特にリモートワークやフレキシブルな働き方の際に、スケジュールを共有できることで、協力体制を強化します。

また、スケジュール共有は、個々のタスクやプロジェクトの進捗状況を把握するのに役立ちます。メンバーは予定された業務に対して適切な優先順位をつけられるため、効果的な時間割り当てや管理が可能になります。

働き方改革推進で社内SNSを導入する際の注意点

社内SNSの導入は働き方改革の一環として、業務の生産性向上や柔軟な働き方の推進に役立ちます。一方、新たなツールやプラットフォームを組織に導入する際には、目的や活用方法を明確にするなど、いくつかの注意点があります。

ここからは、働き方改革推進で社内SNSを導入する際の注意点について解説します。

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目的・活用方法を明確にする

社内SNSの導入前には、労働時間の削減やリモートワークの実現にどのように役立つのか、具体的に明らかにすることが重要です。例えば、効率的な情報共有による会議時間の削減や、オフィス外での業務の円滑な進行を目指すなど、目的を明確にすることが重要です。

また、目指すべき働き方を具体的に設定することも大切です。コラボレーションの促進や業務プロセスの効率化など、社内SNSを活用することによって、どのような働き方の変革を目指すのかを従業員と共有しましょう。

従業員がどのような期待や懸念を抱えているかを明確にすることも大切です。そのフィードバックを導入計画に反映することで、スムーズな導入が実現されます。

サポート体制を整える

社内SNSの導入後、社内に利用を定着させるためにはサポート体制を定着させることが重要です。活用を推進するための担当者を選定し、操作方法をレクチャーさせるための研修やマニュアルの作成が効果的です。

また、定期的に利用状況を確認して、上手く活用できていない従業員がいないかをチェックしましょう。活用できていない従業員に対しては活用ポイントの説明や、従業員からどんな点が使いにくいかなどを聞き出して、改善を繰り返すことが大切です。

利用を強制しない

社内SNSの導入に際しては、従業員に対して使用を強制しないことが重要です。従業員によっては新しいツールや機能への適応に時間がかかることがあります。強制的な利用はストレスを引き起こす原因になり、働き方改革の阻害にもなります。

また、従業員はそれぞれ異なる作業方法や好みを持っています。一部の従業員にとっては、メールや直接のコミュニケーションを好む場合もあり、これを無視することは不満やストレス蓄積に繋がります。

社内SNSを導入する際は、目的や利点を従業員に明確に伝えることが重要です。従業員が導入の目的や利点を理解して賛同することで、抵抗感が軽減されて協力も得られやすくなります。

使い方のルールを定める

社内SNSを効果的に利用するためには、使い方のルールや明確なガイドラインを設定することが不可欠です。これにより、従業員は適切な利用方法を理解し、社内SNSが効果的に活用されるようになります。

例えば、利用時間を明確に定めることで、従業員は業務に集中する時間帯を守りながら、社内SNSを活用するようになります。仕事の開始前や終了後、ランチタイムなど業務の合間やリラックスできる時間帯の利用は控えるのがおすすめです。

誰でも使いやすいツールを選ぶ

社内SNSを導入する際は、操作性を検証しましょう。簡単かつ直感的な操作や、利用者が求める情報や機能に素早くアクセスできるかなど、使いやすさを確認することが大切です。

社内SNSでは、無料トライアルやデモを提供している場合があります。そのため、積極的に活用して、操作性の確認や従業員のフィードバックを取り入れることも効果的です。

また、近年の働き方においては、モバイルデバイスからのアクセスが不可欠です。これにより、従業員が社外や移動中でも利用しやすい環境が整います。したがって、パソコンでの利用時と操作性が大きく変わらないかなど、モバイルデバイスの使い勝手も確認しましょう。

気軽に利用できる雰囲気を作る

社内SNSは、コミュニケーションの促進を重視し、気軽に利用できる雰囲気作りが重要です。従業員が気軽に利用できなければ、導入効果も半減してしまいます。そのため、イベントやプライベートなトピックを共有できるスペースを設けるなどの工夫が大切です。

また、ビジュアル要素を導入することでコンテンツが魅力的になり、気軽に利用しやすくなります。例えば、写真や動画の共有、絵文字やスタンプの採用などにより、情報をより分かりやすく楽しく発信できるようになります。

まとめ

働き方改革推進の一環として、社内SNSは効果的な手段となります。社内SNSの導入によって、従業員間の円滑なコミュニケーション促進や情報共有の迅速化、リモートワークのサポートなど多岐にわたる利点が期待されます。

一方で社内SNSを活用する際は、目的や使用方法を明確にして、ルールやガイドラインを策定することが大事です。また、強制的な利用は避けて、従業員のワークスタイルを尊重し、気軽に利用できる雰囲気作りも必要です。

本記事を参考に社内SNSを導入する際には、自社の目的や要件を明確にして、効果的に働き方改革を推進させましょう。