社内SNSとメールの違い｜メリット・デメリットや使い分け方を解説

従来は、ビジネス上のやりとりではメールを使うことが一般的でしたが、最近では社内SNSといった新たなコミュニケーションツールも登場しています。本記事では、社内SNSとメールの違いについて、それぞれのメリット・デメリットや使い分け方を交えて解説します。

目次

開く

閉じる

1. 社内SNSとメールの違いとは
2. 社内SNSとメールのメリット・デメリット
3. 社内SNSとメールは目的やシーンによって使い分ける
4. ビジネスチャットの違いも理解しておこう
5. コミュニケーションツールの使い分けに関する注意点
6. まとめ

社内SNSとメールの違いとは

従来ビジネス上のやりとりでは、メールを使うことが一般的でしたが、最近では社内SNSといった新たなコミュニケーションツールも登場しています。両方ともビジネスにおけるコミュニケーション手段ですが、それぞれ特徴が異なります。

使う場面や相手との関係性によって、適切な手段を選ぶ必要があります。本記事では、社内SNSとメールの違いについて、それぞれのメリット・デメリットや使い分け方を交えて解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

機能の違い

社内でのコミュニケーション手段として、社内SNSとメールは広く利用されていますが、これら2つのツールは異なる機能と特性を持っています。

社内SNSとメールのそれぞれの機能や使い方の違いを知ることで、業務効率やコミュニケーションの質を向上させることができます。ここからは、それぞれの機能の違いについて詳しく解説します。

社内SNSの基本機能

社内SNSやビジネスチャットツールには、基本的に3つの機能があります。チャット機能ではメールとは違って、アドレスや件名の入力が不要で、特定の相手もしくは複数人に直接メッセージを送れる点が便利です。

さらに、グループ機能では、部署やプロジェクトなどでメンバーを限定して情報共有ができます。そして、ファイル共有機能は文章や画像などのファイルを共有できる機能であり、プレゼンテーション資料やプロジェクト関連の資料を共有する際に役立ちます。

機能	概要
チャット機能	複数人での文字による会話が可能
グループ機能	特定のメンバーで情報共有ができる
ファイル共有機能	文書や画像、動画などのファイルを共有できる

メールの基本機能

メールには、送受信機能、一斉送信機能、そしてフォルダ機能の3つの基本機能があります。

送受信機能は、メッセージを送ったり受け取ったりする機能です。一斉送信機能は同じ内容を複数の人に同時に送信する機能であり、重要なお知らせやイベントの案内など、重要な情報を一度に多くの人に伝えたい時に役立ちます。

フォルダ機能は、受信したメールを整理するための機能です。重要なメールやプライベートなメッセージなど、テーマやカテゴリーごとにフォルダを作成し、それぞれのメールを整理することができます。

それぞれの機能を使い分けて、メールを送受信し整理することで、効率的でスムーズなコミュニケーションができます。

機能	概要
メールの送受信機能	メッセージの送受信ができる
一斉送信機能	同じ内容を複数人に同時に送れる
フォルダ機能	受信したメールを整理するための場所を作成

メッセージ画面の違い

社内SNSとメールは、それぞれのメッセージ画面には独自の特徴があります。これらの違いを把握することは、適切なコミュニケーションツールを選択する上で重要です。ここから、それぞれのメッセージ画面の特長や利点について探っていきましょう。

社内SNSのメッセージ画面

社内SNSのメッセージ画面では、送られたメッセージが時系列順に整理されます。この時系列順の表示は、新しい情報がいつでも一番上に表示されるので、最も最近の会話や情報交換を迅速に確認できます。

特に、チーム内でのやりとりやプロジェクトの進行状況を理解したり、最新の情報に素早く対応したりするのに便利です。新着のメッセージが上に表示されるので、常に最新情報を把握でき、仕事の進捗や意思疎通を円滑にすることができます。

メールのメッセージ画面

メールの画面では、基本的に1つのメールを選んで開く形式が一般的です。受信トレイやフォルダからメールを選んで開くことで、そのメッセージの内容を詳細に確認できます。

この方法の利点は、1つのメールごとに内容をしっかり把握できることです。重要な情報を見逃すことなく管理できるのが特長です。

ただし、一度に1通ずつ開くため、大量のメールがあると時間がかかることがあります。また、メールのやりとりや会話の流れを把握するのが難しいケースもあります。

やりとりの特徴の違い

社内SNSとメールにはそれぞれやりとりをする相手に違いがあります。ここからは、それぞれの特徴や使い方の違いについて解説します。

社内SNSでのやりとり

社内SNSでは、メッセージは一般的に短文でやり取りされることが多く、リアルな会話のような感覚で行われます。また、スタンプを使えば、感情やリアクションを簡単に表現することが可能です。

たとえば、拍手や笑顔のスタンプを使って、相手の投稿に賛同や喜びを伝えることができます。このような機能を活用することで、コミュニケーションがより活発になります。

短文でのやりとりやリアクション機能を活用することで、意見の交換や情報共有が円滑に行え、チーム全体の連携を促進できるでしょう。

メールでのやりとり

メールでは、件名や冒頭の挨拶、最後の署名など、手紙を書くようなフォーマルな構成が一般的です。それに加え、短文よりも長文のメッセージが多い傾向にあります。これは、詳しい情報共有や説明が求められる場合が多いからです。

文章が長くなると、具体的な例や詳細な説明を追加でき、相手に正確な情報を伝えやすくなります。このフォーマルなスタイルは、重要な情報をやり取りする際に有用ですが、応答を待つのに時間がかかることもあります。

要点を迅速に伝える必要がある場合、短くまとめ、迅速なレスポンスが求められることもあります。

やりとりする相手の違い

社内SNSでは、主にチームメンバーや部署内の同僚とのリアルタイムなやりとりが主体です。一方、メールはよりフォーマルな文書形式で、部署間や外部の取引先など、より広範なコミュニケーションに利用されます。

ここから、それぞれのツールがどのような相手とのコミュニケーションに活用されるか、その特性や違いを解説します。

社内SNSでやりとりする相手

社内SNSでは、主に社内の同僚やチームメンバーとやり取りが行われます。プロジェクトの進捗状況を報告し合ったり、アイデアを共有したり、会議の予定を調整したりすることが一般的です。

また、質問や問題提起をしたり、他のメンバーからの意見やアドバイスを受け取ったりすることも頻繁に行われます。社内SNSを通じて相互に連絡を取り合うことで、業務の効率性を高め、協力して仕事を進めることができます。

メールでやりとりする相手

メールは社内外の両方とやり取りする手段です。社内では、他の部署やプロジェクトチームとの情報共有や連絡手段として利用されます。たとえば、部署間でのスケジュール調整や会議の招集、報告書の送付、プロジェクトの進捗報告などが挙げられます。

社外とのやり取りでは、取引先や顧客、パートナー企業とのコミュニケーションにメールが利用されます。見積もりや契約書、商談内容のやりとり、納期の確認、製品やサービスの提案、問い合わせへの回答など、ビジネスにおいて重要なやり取りが行われます。

また、求職活動時に応募書類を送付したり、インターンシップの申し込みを行ったりする際にも幅広くメールが利用されます。

社内SNSとメールのメリット・デメリット

社内SNSとメールは、それぞれのツールにメリットとデメリットがあります。ここからは、そのメリット・デメリットについて、詳しく解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

	社内SNS	メール
メリット	・迅速なコミュニケーションが可能 ・リアルタイムな情報共有が可能	・フォーマルな形式で詳細な情報共有が可能 ・長文でのやり取りが一般的
デメリット	・過去のやり取りが見づらくなる可能性がある ・文章が短くなり、詳細な情報共有が難しいことがある	・即時性が低く、リアルタイムなやりとりが難しい ・フォーマルな構成が必要で返信までの時間がかかる

社内SNSのメリット・デメリット

社内SNSにはメリットとデメリットが存在します。ここからは、社内SNSのメリット・デメリットについて解説します。

社内SNSのメリット

社内SNSは、手軽かつ迅速にコミュニケーションを図れる便利なツールです。このツールを使うと、チャットのようにリアルタイムでやりとりができます。これにより、急な情報共有や相談事にスピーディに対応できます。

また、グループを作ることができるため、複数人でのやり取りがしやすくなります。異なる部署同士がつながり、連絡を取り合いやすくなるのもポイントです。メッセージの編集も行えるため、投稿後でも内容を修正や補足できます。

必要な情報をシンプルに伝えることで、受け取り側もすばやく理解しやすくなります。これらの機能を使って、効率的なコミュニケーションを築けるようになります。

社内SNSのデメリット

社内SNSの利用は、気軽なコミュニケーションが可能な反面、公私の境界が曖昧になりがちです。つまり、業務上の話題からプライベートな話題までが混在しやすく、個人的な会話や余計な情報が多くなる傾向があります。

この状況が公私の混同を招き、職場の雰囲気や集中力に悪影響を与える可能性があります。また、フランクな雰囲気の社内SNSでは、所属する組織の緊張感が低下しやすい特徴があります。 

こうした問題を避けるためには、社内SNSの利用に関する適切なルールやガイドラインを設け、業務とプライベートのバランスを保つことが求められます。

メールのメリット・デメリット

メールはその使いやすさや便益に加えて、課題やデメリットも存在します。ここでは、メールのメリット・デメリットについて、詳しく解説します。

メールのメリット

メールのメリットは、返信や開封のタイミングを相手の都合に合わせられる点です。急いで返信する必要がない場合や、自分のスケジュールに合わせて返信できるのが特長です。また、メールは送受信履歴が残るので、会話内容を後から記録として保管しやすいです。

メッセージを整理したり検索したりする機能が備わっているため、過去のやり取りを後から振り返ることができます。これにより、トラブルの回避やミスの防止に役立ちます。

メールを使うことで、会話の流れや重要な情報を整理し、後から追跡することが可能です。たとえば、仕事上でのやりとりや重要な情報のやり取りをメールで行うことで、コミュニケーションを整え、情報を確実に保管することができます。

そのため、メールはビジネス上やプライベートでも使われ、情報の共有や整理に大きな役割を果たしています。

メールのデメリット

メールのデメリットは、送信後の編集が難しいことです。一度送信すると内容を修正することができず、誤字や脱字、見落としなどのミスがある場合、再度別のメールを送らなければなりません。

これによって、情報が分散し、コミュニケーションの効率が下がることがあります。また、相手がメールを読んだかどうかは分からないので、不確実性を感じることもあります。

リアルタイムで読まれたか確認できないため、相手の反応を待つ間に不安を感じることも。これらのデメリットは、メール使用時に慎重さを求められ、コミュニケーションの効率や正確性に影響を及ぼす可能性があります。

社内SNSとメールは目的やシーンによって使い分ける

社内SNSとメールは、それぞれが異なる利点や適した利用シーンを持っています。この記事では、社内SNSとメールの適切な使用シーンに焦点を当て、それぞれがどのような状況で最も効果的に活用できるかについて詳しく解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

社内SNSが向いているケース

社内SNSは、特に社内のグループで手軽にコミュニケーションをとるときに活用されます。気軽に情報を共有するのに便利で、プロジェクトの進捗報告やアイデア提案、緊急の連絡など、多くの人に情報を簡単にシェアしたい場合に役立ちます。

複数人に一斉に情報を届け、全員が内容を理解したことを確認したい場合にも使えます。投稿内容が一括で公開され、リアクションや返信が可視化されるので、誰がどんな情報を受け取ったかがわかりやすくなります。

メールが向いているケース

メールが最も適しているケースは、社内外で機密性や重要性の高いデータを共有したい場合や、丁寧な文章を使用してやり取りを行いたい場合です。メールは送信後の編集や削除が難しいため、記録としての信頼性が高い特性を持っています。

特に重要な取引や書類のやり取り、通達や返信など、やり取りの履歴を正確に残したい場合にはメールが適しています。社内SNSでもやり取りの記録は残せますが、多くのツールでメッセージの編集や削除が可能なため、信頼性に欠けることがあります。

また、メールは手紙と同じようなフォーマルな文章で長文を送ることができるため、情報の詳細な伝達や文章の丁寧な表現に向いています。一方、社内SNSでも長文を作成することは可能ですが、読みやすさや文章の整理が難しく、その点でメールが有利です。

ビジネスチャットの違いも理解しておこう

ビジネスチャットは、メールよりも手軽に社内外の人と連絡を取れるのが特徴です。また、社内SNSと比べると、ビジネスチャットは業務をサポートする機能が豊富です。

たとえば、ファイル共有や画面共有、タスク管理、会議やプロジェクトの進捗管理など、実務に関連した機能が充実しています。これにより、チーム間の連携や業務効率を高めることが可能です。

ビジネスチャットは、簡便なコミュニケーションだけでなく、業務上のタスクやプロジェクトの推進を支援するツールとして幅広く活用されています。

コミュニケーションツールの使い分けに関する注意点

ビジネス環境において、適切なコミュニケーションツールの使い分けは非常に重要です。社内SNS、メール、ビジネスチャットなど、様々なツールが利用可能ですが、それぞれに特徴や使い方が異なります。

正しいツールを選択し使い分けることで、効果的なコミュニケーションや業務効率の向上が期待できます。ここからは、コミュニケーションツールの使い分けに関する注意点について解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

新しいツールを導入する際は計画的に進める

新しいコミュニケーションツールを導入する際は、導入の目的を明確にし、ビジネスやチームのニーズに合致するツールを選択する必要があります。

たとえば、リアルタイムなコミュニケーションが必要ならビジネスチャット、広範な情報共有を行うなら社内SNSなど、ツールごとの特性や機能を比較検討しましょう。

実際の利用シーンを想定したテスト運用を行い、その有用性や適用性を確認することも重要です。こうした段階を経て計画的にツールを導入することで、効果的なコミュニケーションや業務効率の向上に繋がるでしょう。

ツールの利用ルールを定めて周知する

コミュニケーションツールを効果的に活用するためには、明確な利用ルールを定めて周知することが重要です。ルールを設定しないと、適切なツールの選択や使い方が不明瞭になり、情報の混乱や誤解などの問題が生じる可能性があります。

ビジネスチャットはリアルタイムなやり取りに適していますが、緊急以外の業務連絡やフォローアップにメールを使用するなど、使用場面を明確にすることが重要です。ルールを定めることで、適材適所のツール選択やコミュニケーションの効率化が図れます。

まとめ

社内SNSとメールは、それぞれ独自の利点と課題を持っています。社内SNSはすばやくリアルタイムなやりとりが可能で、手軽に情報を共有できますが、私的な会話と仕事の境界を曖昧にすることがあります。

一方、メールは時間や場所を問わず情報をやり取りできますが、修正が難しい点が課題です。これらの違いを把握し、両者を上手に使い分けることが大切です。

適切な使い分けを全員が理解し、活用することで、コミュニケーションの効率性や情報の整合性が向上し、業務が円滑に進むでしょう。