社内SNSとグループウェアの違いとは？導入時のポイントも解説

社内SNSとグループウェアはどちらも企業で使われるコミュニケーションツールですが、その目的や機能は異なっています。この記事では、社内SNSとグループウェアの違いやそれぞれのメリット・デメリット、導入時のポイントなどを解説します。

目次

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1. 社内SNSとグループウェアの違いとは
2. 社内SNS・グループウェアを使いこなすためのポイント
3. まとめ

社内SNSとグループウェアの違いとは

社内SNSとグループウェアは、どちらも企業内のコミュニケーションの活発化に役立つツールです。しかし、社内SNSとグループウェアでは、導入目的や役割に違いがあります。

ここでは、社内SNSとグループウェアの違いについて、それぞれの特徴やメリット・デメリットを中心にご紹介します。

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社内SNSとは

社内SNSとは、社員同士で気軽にメッセージをやりとりできるツールです。社内SNSは、主に社員同士のコミュニケーションの活性化を目的として導入されます。

社内SNSの基本的な機能としては、グループ作成・チャット・掲示板・ファイル共有などが代表的です。グループはユーザーが自由に作成することができ、部署内だけでなく、部署を横断したグループ作りも柔軟に行えます。

また、社内SNSには絵文字やスタンプ機能を有したものも多く、メールやビジネスチャットに比べて、カジュアルなメッセージのやりとりが可能です。

このように、社内SNSには、円滑なコミュニケーションを支援する機能が充実しています。社内SNSを導入することで、異なる部署の社員同士や上司・部下間の活発な交流が期待できるでしょう。

社内SNSのメリット

社内SNSのメリットとしては、活発な社内交流の促進や情報共有の効率化、新しいアイデアの創出があります。

特に、リモートワークなど社外で活動する従業員の割合が多い企業は、社員同士のコミュニケーションが不足しやすい傾向があります。気軽にメッセージをやりとりできる社内SNSを導入することで、このような課題の解決に繋がるでしょう。

また、社内SNSは、グループやチャットルーム内のメンバーにメッセージを一斉送信できるため、情報共有が効率化する点もメリットです。メールのように個別に連絡する手間がなく、一度の送信でメンバー全員が最新の情報を受け取れます。

さらに、社内SNSによって、部署を横断してのコミュニケーションが活発化しやすくなることで、新しいアイデアの創出が期待できます。その理由は、他部署の社員同士が異なる視点から意見やアイデアを出し合うことで、化学反応が生まれやすくなるためです。

社内SNSのデメリット

多くのメリットがある一方で、社内SNSにはデメリットもあります。まず、社内に浸透しない恐れがある点がデメリットです。特に、社内SNSの導入の意義を社員が理解できていない場合、積極的な利用が見込みにくくなります。

また、仕事とプライベートの境界が曖昧になったり、他人の投稿内容の確認・返信にストレスを感じたりする可能性がある点も、社内SNSのデメリットです。

グループウェアとは

グループウェアとは、業務の効率化に役立つツールです。業務の効率化に役立つ機能として、スケジュール管理・タスク管理・勤怠管理・ファイル共有・ワークフローなどがあります。

さらに、グループウェアには、社内SNSと同じくグループ作成機能や掲示版・チャット機能も搭載されています。ただし、多くのグループウェアでは、グループ作成は社内SNSのように、ユーザーが自由に利用することはできません。

グループウェアでのグループ作成は、原則として管理者の承認を要するためです。また、掲示板機能やチャット機能の利用の際にも、あくまで業務に関連した情報のみをフォーマルな形式でやりとりすることが求められます。

このように、グループウェアは業務の効率化や社内の情報共有の迅速化に重きを置いたツールです。コミュニケーションの活性化にも役立ちますが、それにのみ特化していない点が社内SNSと大きく異なります。

グループウェアのメリット

グループウェアのメリットは、社内の情報共有が迅速化・効率化する点です。その理由は、プロジェクトやタスクの進捗状況も、グループウェアで一元管理できるためです。

メールのように個人への連絡は必要なく、一度の投稿でメンバー全員に情報を発信できます。個別に連絡するタイムロスを削減でき、チーム全体が最新情報を基に行動可能です。

また、ワークフロー機能は、社内の申請・承認の迅速化に役立ちます。さらに、ファイルの共有などを全てオンライン上で完結できることで、社内のペーパーレス化を促進できる点もメリットです。

グループウェアのデメリット

グループウェアのデメリットは、導入コストがかかる点です。自社にとって必要な機能が網羅されたツールを選定しなければ、コストが無駄になったり、別のシステムで補うために余分な費用がかかったりする場合もあります。

また、社内SNSと同じく、社内になかなか定着しない恐れがある点もデメリットです。企業によっては社員間のIT知識に格差があり、ツールの操作性によって一部の社員しか使いこなせないケースも考えられます。

そのため、全ての社員が使いこなせるシンプルなツールの選定や社員に対する研修の実施、操作マニュアルの作成などの取り組みが必要です。

社内SNS・グループウェアの比較一覧

社内SNSとグループウェアでは、導入目的や搭載機能に違いがあります。また、得意なことや不得意なこともそれぞれ異なるため、自社のニーズに沿って適したものを選ぶことが大切です。

また、両者にはどちらも「グループ作成機能」が備わっていますが、その機能性は異なります。社内SNSのグループ作成機能は、ユーザーが自由にグループを作成できる場合が多いですが、グループウェアでは一般的に管理者の承認が必要です。

以下の表で、社内SNSとグループウェアの違いをまとめます。

	社内SNS	グループウェア
目的	社内のコミュニケーションの活性化	情報共有の迅速化・業務の効率化
主な機能	グループ作成・チャット・掲示板・ファイル共有	スケジュール管理・グループ作成・タスク管理・勤怠管理・ファイル共有・ワークフロー・チャット機能・掲示板機能
得意なこと	部署や役職に縛られないコミュニケーション・新しいアイディアの創出	組織内の情報共有の迅速化・業務の効率化
不得意なこと	ファイル管理・スケジュール管理・タスク管理	部署を横断したコミュニケーション

社内SNS・グループウェアを使いこなすためのポイント

社内SNS・グループウェアは、闇雲に導入すると、社内に定着しない可能性があります。ここからは、社内SNSとグループウェアを使いこなすためのポイントをご紹介します。

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導入前に目的を明確にする

これまで述べてきたように、社内SNSとグループウェアでは、それぞれ搭載機能や得意なことが異なります。そのため、ツール導入の際は自社の目的を明確にし、その目的の実現に役立つツールを選ぶ必要があります。

最適なツールを選ぶためには、まずは自社が抱える課題を基に、どのような目的でツールを導入するのかを明確にしておきましょう。

全員が使いこなせるツールを選ぶ

社内SNSやグループウェアを導入する際は、社員全員が使いこなせるシンプルな操作性のツールの選定が重要です。企業によっては、社員間のIT知識に格差がある場合もあるため、普段パソコンなどを使い慣れていない社員でも使いやすいツールを選ぶ必要があります。

これにより、社内にツールがスムーズに浸透し、機能を最大限に活用できるでしょう。また、スムーズな定着のためには、社員に対する研修の実施や操作マニュアルの整備、問い合わせ先の周知などの取り組みも必要です。

無料トライアルで試してみる

社内SNSとグループウェアのどちらを導入すべきか迷ったときは、無料トライアルを活用するのがおすすめです。無料トライアルでは、ツールの操作性・機能性・効果を実際に確かめることができます。

複数のツールを実際に運用し比較することで、自社に最も適したツールを選べるでしょう。導入後のミスマッチを減らす上でも、無料トライアルを活用することが望ましいです。

運用ルールを定める

社内SNS・グループウェアのどちらを導入する場合でも、まず運用ルールを定めることが大切です。具体的には、投稿すべき「場面」「内容」「方法」を定めましょう。

これらのルールを定めておくことで、社員がいつ・どのようにツールを使うべきか判断しやすくなります。反対にルールがない場合、いつ利用すれば良いか分らず、ツールが社内に定着しない恐れがあります。

社員の積極的な活用を促すためにも、明確なルールを策定して、誰もがツールを利用しやすい環境を整えることが大切です。併せて、ツール導入の意義や重要性を社員に周知することで、ツールの利用をより促進できるでしょう。

まとめ

社内SNSとグループウェアは、いずれも社内のコミュニケーションの円滑化に役立つツールです。ただし、社内SNSはコミュニケーションに特化しているのに対し、グループウェアは、業務の効率化や情報共有の迅速化に主眼を置いている点が異なります。

このように、社内SNSやグループウェアではそれぞれ導入目的が異なるため、ツール選定の際は、自社のニーズに適したものを選ぶことが大切です。

また、どちらのツールを選ぶ場合でも、運用ルールの策定や導入の意義の周知を行うことで、社内に定着しやすくなります。社内のコミュニケーションに課題を抱える企業は、自社の状況にあわせて、社内SNSとグループウェアを使い分けましょう。