社内SNSとビジネスチャットの違いとは？共通するメリットも解説

社内SNSとビジネスチャットはどちらも企業のコミュニケーションツールとして浸透してきています。しかし、その違いがよくわからない方も多いかもしれません。この記事では、社内SNSとビジネスチャットの違い、双方に共通するメリットや選ぶ際のポイントを解説します。

目次

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1. 社内SNSとビジネスチャットの違いとは
2. 社内SNS・ビジネスチャットに共通するメリット
3. 社内SNS・ビジネスチャットに共通するデメリット
4. 社内SNS・ビジネスチャットを選ぶ際のポイント
5. 社内SNS・ビジネスチャットは目的に応じた使い分けが重要
6. まとめ

社内SNSとビジネスチャットの違いとは

社内SNSとビジネスチャットは、どちらも企業のコミュニケーションツールとして浸透してきています。双方ともに、簡潔なメッセージのみでやり取りができるため、情報共有がスピーディーになるのがメリットです。

短い文章の入力で済むため、外出先でもスマホなどから、容易にメッセージのやり取りができます。また、社内コミュニケーションの活性化にも有効なツールとして、注目を集めています。

社内SNSとビジネスチャットは、社内で使用するコミュニケーションツールであることは同じですが、それぞれ目的が異なります。ここでは、社内SNSとビジネスチャットの目的や、双方の違いについて具体的に解説します。

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社内SNSとは

社内SNSとは、従業員同士のコミュニケーションを重視したものです。気軽なメッセージのやり取りを通じて、情報交換やコミュニケーションを活性化することを目的としています。一般的な個人利用のSNSとは異なり、利用範囲を社内に限定する企業が多いです。

また、社外にいてもセキュリティを担保しながら、スマホなどを活用して利用できます。さらに、社内SNSは、コミュニケーション不足によるミス・トラブルなどの防止にも繋がるため、生産性向上にも期待されます。

ビジネスチャットとは

ビジネスチャットは、業務上の情報共有を目的としたコミュニケーションツールです。社内だけではなく、社外ともやり取りを行えます。また、業務に役立つビデオ会議やタスク管理などの機能が備わっているのも特徴です。

メールの場合は、挨拶文や署名などのビジネスマナーが必要ですが、ビジネスチャットの場合は、かしこまった表現を省略し、簡潔な文章のみでのやり取りができます。よって、要件のみで情報共有がスピーディーに実施できるため、業務効率化に役立ちます。

社内SNS・ビジネスチャットの比較一覧

社内SNSとビジネスチャットは、企業のコミュニケーションツールとしては共通の役割がありますが、双方の大きな違いは利用目的が異なることです。よって、やり取りする相手や、できることが異なります。

社内SNSは社内のコミュニケーション活性化による社員同士の信頼関係構築やモチベーション向上を目的としていますが、ビジネスチャットは業務上の情報伝達を円滑化し、業務効率化に繋げることを目的としています。

以下の表で、社内SNS・ビジネスチャットの違いを確認しましょう。

	社内SNS	ビジネスチャット
目的	社内のコミュニケーション活性化	業務上の情報共有促進による業務効率化
やり取りする相手	社内の従業員	社内の従業員・社外の取引先など
できること	チャット・グループチャット・ファイル共有・掲示板など	チャット・グループチャット・ファイル共有・ビデオ会議・タスク管理・スケジュール管理など

社内SNS・ビジネスチャットに共通するメリット

社内SNS・ビジネスチャットには、共通するメリットがあります。簡潔なメッセージのやり取りで気軽にコミュニケーションができる、といった双方のツールが持つメリットを活かすことで、さまざまな業務の効率化に繋がります。

ここでは、社内SNS・ビジネスチャットに共通するメリットについて、具体的に解説します。

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情報共有が迅速化する

社内SNS・ビジネスチャットに共通するメリットとして、情報共有の迅速化が挙げられます。メールの場合は、冒頭の挨拶文や署名など、ビジネスマナーを意識した文章を作成する必要があります。よって、要件以上に文章を作成しなければなりません。

一方で、チャットを利用した場合、かしこまったビジネスマナーなどは必要なく、短いメッセージのやり取りのみになります。よって、伝えたい要件のみでやり取りが完結するため、情報共有がスピーディーになります。

メッセージ送信後に編集・削除できる

社内SNS・ビジネスチャットは、送信したメッセージを削除したり、修正したりすることができるメリットがあります。

メールの場合は、送信済みのメールを修正することができません。しかし、社内SNS・ビジネスチャットの場合は、メッセージを送信した後でも誤った内容を修正できるため、気軽にメッセージを送信できます。

また、宛先を間違えてしまった場合でも送信済みのメッセージを削除できるため、情報流出のリスクを軽減できるメリットがあります。

コミュニケーションが活性化する

社内SNS・ビジネスチャットは、社内のコミュニケーション活性化にも役立ちます。リモートワークや他部署、離れた拠点の従業員同士でも、円滑なコミュニケーションが可能です。

従業員同士のコミュニケーション不足は、情報共有が正しく行われないことから、業務効率の低下や離職率の増加など、さまざまな弊害を引き起こします。

一方で、社内SNS・ビジネスチャットを利用したコミュニケーションは、ナレッジの共有が円滑に進むため、スキルやモチベーションの向上に繋がります。そのため、企業全体の業務の質向上が期待できます。

社内SNS・ビジネスチャットに共通するデメリット

社内SNS・ビジネスチャットは、コミュニケーション活性化など、多くのメリットが得られる一方で、使い方によってはデメリットが発生する可能性もあります。これは、間違ったコミュニケーションの取り方がおもな要因とされています。

ここでは、社内SNS・ビジネスチャットに共通するデメリットについて解説します。

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私的利用による業務効率低下

社内SNS・ビジネスチャットは、気軽にメッセージのやり取りができることから、会話が本来の目的から脱線することも少なくありません。雑談が増えてしまうと、チャットに参加する社員が回答やリアクションをする手間が増えるため、業務効率の低下を招きます。

また、普段から個人でのSNSやチャットによるカジュアルなやり取りに慣れている場合、プライベートとの線引きが難しいといったケースもあります。よって、社内SNS・ビジネスチャットを利用する際は、私的利用を避けるためのルールを設定しましょう。

通知による社員への負担増加

社内SNS・ビジネスチャットは、新着情報の通知機能があり、到着したメッセージにすぐ対応できます。しかし、気軽にやり取りできるチャットは、メッセージの数が多く、そのたびに通知の表示や通知音が鳴るため、煩わしさを感じやすいです。

通知の頻度が多いと、確認する負担が増えるため、業務効率低下などの結果を招きます。このような場合の対策として、通知のオフや、自分がメンションされた時だけ通知を受け取るなど、通知設定に関するルールも設けましょう。

対面の機会が減る

社内SNS・ビジネスチャット双方ともに、コミュニケーション活性化に繋がるといったメリットがあります。しかし、チャットの利便性の高さが身についてくると、近くに会話できる人がいても、チャットで連絡することが当たり前になってしまうケースもあります。

よって、文字でのコミュニケーションは増えますが、対面で話す機会は減ってしまいます。チャットは相手の都合を気にしなくても連絡できることがメリットですが、対面でのコミュニケーションがなくなると、社内の雰囲気が悪くなる可能性があります。

そのため、チャットの運用方法についてルールを設定したり、対面で話す機会を設けたりするなどの対策が必要です。

社内SNS・ビジネスチャットを選ぶ際のポイント

社内SNS・ビジネスチャットを選ぶ際は、いくつかのポイントがあります。自社の目的に合った、操作のしやすい安全なツールを選ぶべきです。ここでは、社内SNS・ビジネスチャットを選定する際の注目ポイントについて解説します。

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目的に合った機能を搭載しているか

社内SNS・ビジネスチャットは、どちらも製品によって機能が異なるため、目的に合ったものを搭載しているか確認が必要です。双方ともにチャットだけでなく、スケジュール管理やタスク機能など、業務に役立つ機能が付加されている製品もあります。

コミュニケーションを重視したい場合、社員の人となりを知ることができるプロフィール機能などを搭載したツールもあります。コミュニケーション・業務効率化・プロジェクト管理など、目的に合わせた機能を搭載した製品を選定すると良いでしょう。

容易に操作できるか

社内SNS・ビジネスチャットは、多くの人が使うツールであるため、操作が簡単なものが望ましいです。操作が難しかったり、画面が見づらかったりすると、導入しても社内に浸透しなくなる傾向があります。

そのため、容易に操作できるかどうか導入前に無料トライアルを利用して、実際に使い心地を試してみるのがおすすめです。操作はできるだけシンプルで、画面もわかりやすく表示されるものを選ぶと、社内に浸透しやすくなります。

セキュリティ対策は十分か

社内SNS・ビジネスチャットは、どちらもセキュリティ機能が搭載されています。社内でやり取りを行う情報は、機密情報などが含まれたものも多いため、情報漏洩などへのセキュリティ対策が十分な機能を搭載したものを選ぶべきです。

具体的には、ログインする際に二重認証を行っているかや、ロック機能・遠隔ログアウト機能などを搭載しているかを確認する必要があります。また、運用に関するルールを設定することも、セキュリティ対策として必要です。

たとえば、業務時間外の使用禁止や業務時間内に他のSNSは使用しないことなど、セキュリティを保護する目的でルールを設定しておきましょう。

社内SNS・ビジネスチャットは目的に応じた使い分けが重要

ここまで、社内SNSとビジネスチャットの共通点や違いについて解説してきたように、両者はコミュニケーションツールであることは共通していますが、導入目的ややりとりする相手、できることは異なります。

そのため、自社の導入目的や解決したい課題に応じて使い分けることが重要です。まずは、社内の業務状況を見直し、課題を把握した上で、より自社の導入目的にマッチしたツールを選定しましょう。

まとめ

社内SNSとビジネスチャットは、どちらもコミュニケーションツールとして多くの企業で導入が進んでいます。社内SNSとビジネスチャットは、社内の連絡手段を担うツールとしては同じ役割で、共通するメリット・デメリットもあります。

しかし、それぞれ目的が異なり、やり取りを行う相手やできることが違います。社内のコミュニケーションツールを選定する際は、社内SNS・ビジネスチャットのどちらを選ぶべきか、自社の目的を明確にして選定しましょう。