社内SNSが定着しない理由とは？必要なステップやポイントも解説

社内SNSを導入したものの、なかなか社員に定着しないという課題を抱える企業も多いようです。社内SNSは、適切に運用しなければ使われなくなってしまいます。この記事では、社内SNSが定着しない理由や定着させるためのステップ・ポイントを解説します。

目次

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1. 社内SNSが定着しない理由とは
2. 社内SNSを定着させるためのステップ
3. 社内SNSを定着させるためのポイント
4. まとめ

社内SNSが定着しない理由とは

社内SNSとは、ビジネス関係の相手と気軽にメッセージや画像などをやり取りできるツールです。メッセージのやり取りには、チャット・掲示板などの様々な形式があります。

社内SNSの導入により、社内のコミュニケーションの活性化や、情報共有の効率化などの効果に期待できます。様々なメリットがある社内SNSですが、その一方で、導入後に社内になかなか定着しないという企業も少なくありません。

まずは、社内SNSが定着しない主な理由をご紹介していきます。

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何を投稿すべきかわからない

社員が何を投稿すべきか分からないというのは、社内SNSが定着しない代表的な理由の1つです。このケースでは、社内SNSの導入目的や運用ルールが明確化されていないことが多いです。

具体的には、「どのような場面で」「どのような内容を」「どういう文体や形式で」、社内SNSに書き込めばよいかが不明であるため、その結果として、社員が投稿自体を敬遠するケースがみられます。

一部の社員しか使わない

社内SNSが一部の社員にしか使われないケースも、数多くみられます。その理由として、社員が社内SNSの必要性を感じていない点が挙げられます。

たとえば、社内SNSの用途が社内コミュニケーションに特化している場合が代表的です。業務上必要でなければ、その必要性を感じないという社員は多いでしょう。特に、もともと他人とのコミュニケーションが不得意な方は、利用しづらくなる恐れがあります。

それにより、活発なコミュニケーションを好む一部の社員のみが社内SNSを利用することとなり、社内全体での定着が進まなくなるケースがあります。

上司からのリアクションが怖い

上司からのリアクションが怖いというのも、社内SNSの定着を遅らせる理由になります。たとえば、返事がない、いつも叱責されているなどのケースが代表的です。

部下が上司からのリアクションに恐怖を感じると、必然的に部下の社内SNSの利用頻度は落ちやすくなります。そのため、まずは役職や上下関係によらず、社員全員が発言しやすい雰囲気を作ることが重要です。

社員のストレスになっている

他メンバーの投稿を確認したり、返信したりすることに社員がストレスを感じ、社内SNSが定着しない場合があります。特に、1つのグループやチャンネルに多くのメンバーが加入している場合、他メンバーの投稿の確認作業は煩雑になります。

また、返信を何度も催促され、社内SNSに嫌気が差すというケースも少なくありません。このようなストレスが重なったことで、社内SNSの投稿を全く見なくなることがあります。

操作方法がわからない

操作方法が分からないというのも、社内SNSが定着しない理由として代表的です。特に、多機能なツールは操作が複雑なことが多いため、利用を諦める社員が増える傾向にあります。

また、操作が簡単なツールであっても、日頃からITツールやSNSを使い慣れていない方は、使い慣れている方よりも、利用にハードルを感じやすいでしょう。

プライベートとビジネスが混同している

社内SNSは、社員同士の気軽なコミュニケーションを促すツールとして有用です。しかし、それゆえに、プライベートとビジネスが混同してしまい、本来の目的での情報交換が行われなくなる失敗事例があります。

社内SNSでのプライベートなやり取りが増加すると、情報量が膨大になり業務との関係性が薄れるため、一部の社員しか利用しなくなったり、必要な情報が埋もれて情報伝達ミスが生じたりする可能性も否定できません。

社内SNSの利用を促進することは重要ですが、社員の私的利用を防止して適切に運用されるように、ルールを取り決める必要があります。

社内SNSを定着させるためのステップ

社内SNSを定着させるには、「導入目的の明確化」「ルールの策定」「操作方法のレクチャー」の3つのステップを踏むことが大切です。各ステップのポイントをご紹介していきます。

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導入目的を明確にする

社内SNSの導入にあたって、まずは目的を明確にしましょう。導入目的が明確でない場合、社員はどのように社内SNSを活用すべきか分からず、利用を躊躇する恐れがあるためです。

たとえば、社内の情報共有の効率化という目的がある場合、社員に対する目的の周知や目的に沿った施策の実施により、コミュニケーションが不得意な社員が多い企業でも、積極的なツールの利用を促せます。

社内SNSの重要性を社員に理解してもらうためにも、分かりやすく、誰もが納得できる導入目的を定めることが大切です。

投稿内容のルールを定める

社内SNSを定着させるには、投稿内容のルールを定めることも大切です。ルールがない場合、利用シーンや利用方法が分からず、社員が使わなくなる恐れがあります。また、業務に関係のない私的な投稿が増え、社内SNSの意味が失われる可能性もあるでしょう。

投稿すべきタイミングや投稿方法を決めるほか、ビジネスマナーを逸脱しない文章を徹底するなど、投稿のルールを詳しく策定しておく必要があります。

操作方法を教える

社内SNSの操作方法をレクチャーすることもツールの定着を促す上で重要です。分かりやすいマニュアルを作成するほか、セミナーや研修を実施する方法もあります。

特に、日頃からSNSを使い慣れていない社員は、操作自体に抵抗を覚えることが多く、その結果として社内SNSを敬遠しやすくなります。苦手意識がなくなるよう、社員個人の操作スキルなどに寄り添った対応が必要です。

社内SNSを定着させるためのポイント

社内SNSを定着させるには、次のようなポイントを押さえることも大切です。ここからは、社内SNSの定着に役立つポイントを7つご紹介していきます。

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小規模で使い始める

社内SNSは、いきなり組織全体で利用するのではなく、部門ごと・チームごとのような小規模で使い始めることが望ましいです。

まずは内輪といった少人数からスタートを切ることで、社内SNSへの抵抗を感じにくくなります。また、利用範囲を限定しておくことで、トラブル発生時の対応がスムーズになることもメリットです。

小規模での運用であっても社内SNSを利用することで、情報共有が効率化したり、業務遂行がスムーズになったりするメリットを感じられるでしょう。

このようなメリットを十分に理解してもらった上で、段階的に運用規模を広げていくことにより、組織全体での社内SNSの積極的な活用を促せます。

他ツールがある場合は整理する

社内SNS以外にもコミュニケーションツールを運用している場合は、整理することが望ましいです。複数のコミュニケーションツールを併用している場合、社員がどのツールを使えば良いか分からず、社内が混乱する恐れがあります。

最適なのは、他ツールを段階的に廃止して、コミュニケーションツールを社内SNS一本に絞ることです。

他ツールを全て廃止するのが難しい場合は、社員の混乱を防ぐために、ツールの使い分けのルールを作成する必要があります。たとえば、データ保護の観点からファイル添付はメールに限定する、のようなルール作りを行いましょう。

利用するメリットを作る

社内SNSの定着を促すには、社員に利用するメリットを感じてもらうことも大切です。たとえば、社内SNSの利用状況のランキングを作り、月ごとに上位数名を発表するなどの施策がおすすめです。

あるいは、ポイント制の導入も有効です。社内SNSで業務企画を募集する際に、優秀な企画にポイントを付与し、一定ポイントがたまったらギフトと交換できるような仕組みを整えましょう。

このように、社員がメリットを感じられる企画を行うことで、積極的な社内SNSの利用を無理なく促せます。

コンテンツを充実させる

社内SNSの定着には、社員が社内SNSを利用する価値を感じるようなコンテンツを充実させることも重要です。社内SNSは、情報共有や意見交換・学習などのさまざまな目的で活用できるため、活用の場を広げることで、社員も必要性を感じやすくなるでしょう。

自身の業務と関係する豊富なコンテンツが用意されていれば、社員の自然な利用を促せます。社員が必要性を感じて、強制ではなく自主的に社内SNSを活用することにより、社内SNSの効果の最大化が可能です。

社内SNSの担当者を決める

社内SNSの導入・運用にあたり、管理担当者を決めることも重要です。管理担当者の役割は、トラブル対応や質問・相談対応のほか、社内SNSの運用状況の監督・効果測定などがあります。

管理担当者が不在の場合、社員がお互いに「誰かが対応するだろう」と思い、社内SNSが放置される恐れがあります。このような事態を避けるためにも、明確な担当者を決めることが大切です。

また、担当者が定期的な効果測定を行い、改善策を講じることで、社内SNSのさらなる有効活用が可能になります。社内SNSの形骸化を防ぎ、導入効果を最大限に高めるためにも、社内の管理担当者を決定しましょう。

なお、管理担当者は、トラブル対応や操作方法の質問対応などにあたることから、ITツール・SNSの知識をある程度有した方が望ましいです。

ある程度の投稿の自由度を保つ

社内SNSは、私的利用などを防ぐために、ルールに沿って運用する必要があります。しかし、ルールがあまりに厳格すぎると社員が投稿を躊躇しやすくなり、社内SNSが定着しない恐れがあります。

このような事態を防ぐには、投稿の自由度をある程度認めることが大切です。また、管理者・上司が社内SNSに過度に干渉すると、部下が投稿内容を忖度したり、投稿自体を躊躇ったりする恐れがあります。

役職が高い方は、部下との適正な距離感を見極めながら社内SNSに参加することが望ましいでしょう。

使いやすいツールを選ぶ

社内SNSは、使いやすいツールを選ぶことで、社内の定着を促せます。たとえば、画面がシンプルなものやUIが見やすいものは、誰でも直感的な操作が可能です。日頃からSNSを使い慣れていない方でも、利用しやすいでしょう。

また、社内SNSではビジネスの情報をやり取りすることが多いため、セキュリティ性能に注目することも大切です。通信の暗号化・アクセス権限設定・IPアドレス権限設定が可能なツールの導入により、不正アクセスや情報漏洩などのセキュリティリスクを低減できます。

さらに、ツール提供会社のサポートサービスも確認しましょう。ツールの導入・運用に不安がある企業は、技術サポートがある製品を選ぶことが望ましいです。サポートサービスの利用にはオプション料金が発生することがあるため、併せて費用も確認しましょう。

まとめ

社内SNSは、仕事関係の相手と気軽にコミュニケーションを取れるツールです。しかし、利用方法が分からない、投稿の確認や返信をストレスに感じる、操作方法が分からないなどの理由から、社内SNSがなかなか定着しないという企業も少なくありません。

このような課題を解決するには、導入目的の明確化や投稿ルールの策定、操作方法のレクチャー、マニュアルの整備などの対策が必要です。また、スモールスタートを切ったり、社内SNS担当者を決めたりすることも、SNSの定着化に役立ちます。

併せて、社内SNSは使いやすいツールを選ぶことも大切です。自社に適したツールの選定や分かりやすいルール運用を行い、社内SNSの定着化を図りましょう。