検索機能が充実したおすすめ文書管理システム2選｜検索の種類も解説

文書管理システムにおいて、検索機能はシステムの使いやすさを左右する重要な項目です。検索性が高く必要な文書を素早く探し出せれば、時間の削減と業務効率化につながります。本記事では、検索機能が充実したおすすめの文書管理システムや検索機能の種類などを解説します。

目次

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1. 文書管理システムにおける検索機能の重要性
2. 文書管理システムの検索機能の種類と概要
3. 「OCR機能」があれば紙文書の検索も簡単に
4. 検索機能が充実したおすすめ文書管理システム2選
5. 検索機能が充実した文書管理システムを選ぶ際の注意点
6. その他の文書管理システムの選び方
7. まとめ

文書管理システムにおける検索機能の重要性

文書管理システムとは、社内の文書や書類を電子的に管理するシステムです。紙ベースの文書を電子化する支援機能が充実しているシステムをはじめ、さまざまなタイプの文書管理システムがあります。例えば、以下のようなものが挙げられます。

1. 文書の作成・保管・廃棄の一連のサイクルを効率化するシステム
2. 重要な文書も高いセキュリティ機能で適切に保管できるシステム
3. 保存期限や更新期限の通知機能があり、契約書管理に適したシステム

これら以外にも、ナレッジ共有（社員の知識・技術などを社内に共有すること）に向くシステムや、ワークフロー機能で電子承認を効率化するシステムなどが存在します。

しかし、いずれのタイプにおいても、使いやすいシステムであるためには検索機能が重要です。ここでは、文書管理システムにおける検索機能の重要性について解説します。

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検索にかかる時間を削減できる

文書管理システムの検索性が優れていれば、目的の文書を素早く探し出せます。その結果、文書検索にかかる時間が短縮され、業務効率や生産性が向上します。

社内にある文書は、取引に関連する文書・社内規程・業務指示・マニュアル・議事録など、多岐にわたる上に量も膨大です。そのため、文書管理システムにおいて、大量の文書の中から目的の文書を迅速に探し出せることは、業務効率の面で必要不可欠となります。

サービスの品質向上につながる

コールセンターや社内における顧客対応の窓口では、回答マニュアルを文書管理システムで管理するケースも多くあります。このようなケースにおいて、文書管理システムの検索性が高いほど、顧客からの問い合わせに対してスピーディーに回答することができます。

顧客の待機時間を減らし適切な回答を提供できると、サービスの品質向上につながり、顧客満足度の向上にも寄与します。

システムが社内に定着しやすい

文書管理システムの検索性の高さは、システムの使いやすさに直結します。使いやすいシステムは、導入後に社内で定着しやすいのが特長です。システムの定着で導入目的を達成しやすくなり、費用対効果の高まりにも期待できます。

また、ナレッジ共有に文書管理システムを活用するケースでは、システムが定着することでナレッジ共有が促進されやすくなります。

文書の作成業務を効率化できる

取引先の文書を作成する際、契約者情報を抽出しながら作成します。契約者名・契約締結日・条文本文など、さまざまな契約者情報を間違えることなく転記しなければなりませんが、最新情報を素早く参照できないと、間違った情報を転記してしまう恐れがあります。

そこで、検索性の高い文書管理システムを利用すれば、過去に締結した契約書・最新の契約書を迅速に検索できるため、文書の作成業務が効率化します。PDFファイルからの検索と比べても、高い正確性の維持が可能です。

文書を紛失するリスクを低減する

業務において管理する文書の量が増えるほど、必要とする文書を探し出すために手間と時間を要することになります。そして、検索性が低いシステムでは、データの破損や不正アクセスなどによる文書の紛失に気付きにくく、大きなトラブルに発展する可能性も高いです。

また、新しく更新された文書があるのにも関わらず、古い更新情報のデータを参照してしまうと、さまざまなエラーとリスクを招きます。その点、検索機能に優れた文書管理システムであれば、文書の所在・更新履歴を即座に確認できるため、リスクの低減に貢献します。

文書管理システムの検索機能の種類と概要

文書管理システムには、さまざまな検索機能が搭載されています。代表的な検索機能には「全文検索」があります。通常の検索では、文書のファイル名を検索キーワードにして目的の文書を探しますが、全文検索ではファイル内の本文も検索対象になります。

文書ファイルに含まれるすべての文字情報が検索対象となるため、ファイル名を覚えていない場合も目的の文書を探し出すことが可能です。文書管理システムでは全文検索を含め、以下のようなさまざまな検索機能があります。

検索機能	概要
全文検索	文書の件名・作者以外に、本文の語句を含めて検索する
属性検索	作成者・作成日などの属性を指定して検索する
あいまい検索	検索語句に類似した語句を持つ文書や、全角と半角、大文字と小文字などの表記揺れも区別せずに検索できる
絞り込み検索	条件を設定して該当する文書の中から検索する
キーワードハイライト	検索結果上で、検索キーワードを色付け表示する
ページサジェスト	検索キーワード入力時に、関連する文書の候補を表示する
AND検索	複数の検索語句のすべてを含む文書を検索する
OR検索	複数の検索語句のいずれかを含む文書を検索する
NOT検索	検索語句の前に「-」を入力することで、その語句を持つ文書を除外して検索できる

「OCR機能」があれば紙文書の検索も簡単に

OCR機能とは、画像データとして取り込まれた文書をテキストデータに変換する機能です。これにより、手書き文字や印刷された文字など、紙文書の画像データをテキスト化できます。

文書管理システムでの検索は、テキストによる検索が基本です。そのため、検索機能は画像データとして取り込まれた文書内の文字を、テキストとして認識することができません。しかし、OCR機能では画像データをテキスト化して検索対象にすることが可能です。

紙文書を電子化するには、スキャナーで紙の文書を読み込んだり、カメラで紙の文書を撮影したりするなどの方法があります。これらは効率的である反面、画像データとして保存されるのが難点ですが、OCR機能は難点を補いつつ文書管理をより効率的なものにします。

検索機能が充実したおすすめ文書管理システム2選

検索機能が充実した文書管理システムを選ぶ際の注意点

文書管理における業務効率化を実現するためには、検索機能が充実した文書管理システムの活用が重要です。しかし、システム選定時にはいくつかの注意点があります。主に挙げられるのは以下のような注意点です。

多機能であるほど費用が高額になる

上述したように、文書管理システムの検索機能にはさまざまな種類があり、それぞれ特徴が異なります。そして、多機能であるほど利用時の費用が高くなるため、自社が求める機能を明確にする必要があります。

費用としては、初期費用や月額費用に加え、担当者を設置する際には教育にかかるランニングコストも考慮しましょう。また、検索機能に加え、どのような管理機能を求めるのかも、ベンダーへの問い合わせやトライアルの利用で確かめるのが重要です。

不正や情報漏洩の対策がされているか

検索機能が充実している文書管理システムは、利用者の利便性を高めますが、同時に不正利用された際にもデータを参照しやすくします。そのため、社内の誰が利用できるのか、編集権限を細かく設定できるかなど、セキュリティ制御が可能であるかを確認しましょう。

例えば、閲覧・作業履歴をデータとして蓄積できるログ管理機能や、部署・役職ごとにグループ分けして制御可能なグループ管理機能などが代表的です。社員と外部による不正利用、情報漏洩を防止する対策について十分な注意が必要となります。

その他の文書管理システムの選び方

文書管理システムにおいて検索機能は重要ですが、他にも以下のようなポイントに注目するのがおすすめです。

特に、文書管理システムは目的に応じてさまざまなタイプがあるため、各種法令や制度に対応しているか、自社の目的に合った機能が搭載されているかが重要な比較ポイントとなります。また、その他の比較ポイントについても検討することが大切です。

【重要なポイント2つ】

1. 各種法令や制度に対応しているか
2. 目的に合った機能があるか

【その他の比較ポイント】

1. セキュリティ対策は万全か
2. 導入形態は自社に合っているか
3. マルチデバイスに対応しているか

まとめ

文書管理システムの重要な機能に、検索機能があります。検索性に優れた文書管理システムは、目的の文書を素早く見つけることができ、業務効率と生産性の向上に寄与します。また、優れた検索性はシステムの定着を促すため、導入目的を達成しやすくなります。

文書管理システムの検索機能には、文書ファイルが持つすべての文字情報を対象に検索できる全文検索をはじめ、さまざまな検索機能があります。検索機能に注目して文書管理システムを選ぶ際は、どのような検索機能が備わっているかに注目して選ぶことが大切です。

また、OCR機能を活用できれば、画像として取り込んだ紙の文書も画像データからテキストデータに変換し、検索対象にすることができます。本記事の内容を参考にして、検索性に優れた文書管理システムを選び、文書管理業務を効率化させましょう。