紙文書をスキャンできる文書管理システム｜選定ポイントも解説

スキャン機能を搭載した文書管理システムの導入により、紙媒体の文書を保管する手間がなくなり、業務の効率化につながります。しかし、どのシステムを選べば良いのか迷うこともあるでしょう。本記事では、スキャン対応のおすすめの文書管理システムや選定ポイントを解説します。

目次

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1. スキャン文書の保管に適した文書管理システムとは
2. スキャン機能搭載の文書管理システムを導入するメリット
3. スキャン機能搭載の文書管理システムの選定ポイント
4. スキャン機能搭載のおすすめ文書管理システム
5. その他の文書管理システムの選び方
6. まとめ

スキャン文書の保管に適した文書管理システムとは

文書管理システムとは、紙の書類を電子化して、保管や管理、処分などを一元管理できるシステムのことです。文書管理システムには、保管した文書の検索機能や編集機能、自動振り分け機能などが備わっており、文書管理業務における利便性向上に期待できます。

文書管理システムを選ぶ際には、紙文書を電子化できるスキャン機能を備えているシステムがおすすめです。スキャン機能により、各部署の担当者が自ら電子化できるため、紙文書の収集や一定期間の保管が不要になります。

本記事では、スキャン機能を搭載した文書管理システムを導入するメリットや選び方について解説し、おすすめのスキャン機能搭載の文書管理システムを紹介します。

スキャン機能搭載の文書管理システムを導入するメリット

スキャン機能が搭載された文書管理システムを導入することで、さまざまなメリットを得られます。ここでは、文書管理システムのメリットについて解説します。

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ペーパーレス化の推進が可能

スキャン機能が備わった文書管理システムの導入により、ペーパーレス化を推進できます。紙媒体で書類を保管している場合、書類の紛失や損壊といったトラブルが起こりやすく、情報漏洩に発展するリスクもあります。

しかし、スキャン機能によって書類をデータ化し、システムで管理することで、複数のリスクを防止できます。また、ファイリング作業や書類の保管スペース削減に加え、保存要件を満たしたシステムなら電子帳簿保存法にも対応可能です。

電子化の法改正に対応できる

企業で取り扱う文書には、税務関係の帳簿書類が含まれることがほとんどです。近年では、電子帳簿保存法の制定により、経理業務におけるデジタル化が推進されています。

こういった法改正は文書管理システムと大きく関わっており、電子化された文書の保存においては、システムによる電子署名とタイムスタンプ付与が必須事項です。

スキャン機能を搭載したシステムであれば、過去の文書も素早くデータ化できるため、大幅な業務効率化に貢献します。

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

必要な情報を迅速に探し出せる

紙媒体の書類の場合、保管している書類が多いほど必要な文書を見つけ出すのは困難です。目的の文書が見つからず、新たに文書を作成しなければならない場合、業務の非効率化にもつながります。

その点、OCR機能を搭載した文書管理システムなら、スキャンした書類の文字を検索することが可能です。これにより、システム内でキーワードを検索するだけで、膨大な量の文書の中から必要な情報を迅速に探し出せるため、業務の効率化にも寄与します。

間違って古い文書を参照しない

スキャン機能を搭載していない文書管理システムを利用すると、過去の文書の中から間違った文書を参照してしまうことがあります。つまり、紙文書とデータ化された文書が混在することにより、正確な時系列の情報を参照できなくなります。

特に、顧客や取引先の機密情報を取り扱う場合には、正確な情報を参照しなければなりません。そこで、スキャン機能搭載の文書管理システムなら、登録したIDごとの変更履歴などが一覧で見られるため、誤った情報の参照を防止することができます。

スキャン機能搭載の文書管理システムの選定ポイント

スキャン機能を搭載している文書管理システムは、さまざまな企業が提供しているため、選定に迷う場合もあるでしょう。ここでは、選定の際に押さえておくべきポイントについて解説します。

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自動OCR（文字認識）処理機能が搭載されているか

スキャン機能搭載の文書管理システムを選ぶ際は、自動OCR（文字認識）処理機能を備えているかを確認しましょう。自動OCR処理機能とは、紙の文書を読み取り、テキストデータに変換する機能を指します。

この機能を活用してテキストデータに変換することで、システム上で何が記載されている文書なのかを判別できます。その結果、システム上で電子化した文書の検索・編集がスピーディに行え、作業の効率化につながります。

スキャン文書の自動振り分けが可能か

スキャン機能搭載の文書管理システムを選ぶ際は、各フォルダへ自動で振り分けられる機能が備わっているものがおすすめです。

フォルダを手動で分ける場合、スキャン前に文書の整理を行い、電子化した後にはデータを振り分ける必要があります。よって、大量の文書を手作業で振り分ける際には、多くの時間と手間がかかります。

しかし、自動振り分け機能があれば、システムが文書の内容を読み込み、自動でフォルダに振り分けられます。管理者にのみフォルダの作成権限を付与し、事前にフォルダを準備することで、管理が煩雑にならず文書の共有が容易に実行できます。

スキャン文書を見やすく編集できる機能はあるか

スキャンした文書を編集できる機能とは、ラインマーカーや取り消し線などの機能を指します。この機能の活用により、電子化した文書を見やすくでき、文書を共有する際もわかりやすく情報を伝えられます。

また、過去のプレゼン資料など、汎用性が高い文書を編集できるかも確認しましょう。電子化した文書を編集・再利用できると、1から作成する必要がないため、文書作成の時間が短縮できて業務効率が高まります。

その他のシステムと連携できるか

スキャン機能搭載の文書管理システムを選ぶ際は、その他のシステムと連携できるかも重要なポイントです。たとえば、電子契約・署名システムやワークフローシステムと連携できると、スムーズな業務の遂行が実現します。

具体的には、電子契約・署名システムと連携することで、契約書と必要書類をまとめて保管できます。また、ワークフローシステムとの連携では、申請や承認の記録を提出した文書とともに記録・保管することが可能です。

このように、その他のシステムと連携して機能を拡張すれば、データを効率的に管理できます。

スキャン機能搭載のおすすめ文書管理システム

その他の文書管理システムの選び方

文書管理システムを選ぶ際は、スキャン機能以外にも以下のようなポイントに注目しましょう。さまざまなポイントも考慮してシステムを選ぶことで、より自社に適した文書管理システムを導入することができます。

【重要なポイント3つ】

1. 検索性が高いか
2. 各種法令や制度に対応しているか
3. 目的に合った機能があるか

【その他の比較ポイント】

1. セキュリティ対策は万全か
2. 導入形態は自社に合っているか
3. マルチデバイスに対応しているか

まとめ

文書管理システムとは、紙の書類を電子化して保管、編集、処分などを一元管理できるシステムのことです。文書管理システムを選ぶ際は、スキャン機能搭載のものを選ぶと利便性が向上します。

具体的には、ペーパーレス化の推進により、文書の紛失などから生じる情報漏洩を防止できます。また、スキャン機能によって文書内の文字情報を検索できるため、必要な情報を迅速に探し出せ、業務の効率化に寄与します。

スキャン機能搭載の文書管理システムを選ぶ際は、自動OCR処理機能や自動振り分け機能が備わっているか確認することが重要です。本記事を参考に適切なシステムを選び、効率的かつ効果的な文書管理を実現させましょう。