社内SNSでよくある失敗とは？原因と成功のポイントも解説

社内SNSは社員同士のコミュニケーション活性化を目的に導入する企業が増えていますが、思ったような効果が得られず失敗する例も多々あります。この記事では、社内SNSでよくある失敗とその原因、また、成功するためのポイントなどを解説します。

目次

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1. 社内SNSの失敗と原因を知って有効に活用しよう
2. 社内SNSでよくある失敗事例1：利用されなくなる
3. 社内SNSでよくある失敗事例2：意図した使い方が浸透しない
4. 社内SNSでよくある失敗事例3：決まった人しか投稿しない
5. 社内SNSを成功させるためのポイント
6. 社内SNSの効果的な盛り上げ方
7. まとめ

社内SNSの失敗と原因を知って有効に活用しよう

社内SNSとは、企業内で社員同士がコミュニケーションをとるためのソフトウェアやツールを指します。これにより、記事の投稿、チャット、社内の最新のニュースの入手など、社内のコミュニケーションの活性化が図れるため、導入する企業が増えています。

しかし、社内SNSを開始した後に、アクセスする人数や投稿数が少ないなど思ったような効果が得られず、失敗する例も少なくないようです。これには、さまざまな原因や理由が挙げられています。

そこで、本記事では、社内SNSでよくある失敗例やその原因、また、成功するためのポイント、効果的な盛り上げ方、改善策などについて、分かりやすく解説します。

社内SNSでよくある失敗事例1：利用されなくなる

社内SNSを導入しても社員が興味を持たないため、記事の書き込みや投稿数が少なく、利用されなくなった例があります。また、記事の内容に関して、上司から非難されたようなケースがあり、徐々に投稿する社員が少なくなっていった例もあります。

ここでは、社内SNSでよくある失敗事例1の利用されなくなる原因として考えられる、以下の項目について解説していきます

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導入目的が不明瞭

社内SNSの導入目的が不明確な場合には、社員はなぜ社内SNSが必要なのかという理由を理解できなくなります。導入理由に関する説明の不足により、社員は社内SNSの価値を見出せず、積極的な参加をためらうようになります。

また、導入目的や方法が不明瞭な場合には、社員はどのようにSNSを利用すれば良いのかが分からなくなります。目的が明確でないと、単なる新しいツールの導入と捉えられ、効果的に利用されなくなります。

さらに、社員が社内SNS導入の目的を理解できないと、ツールに対するモチベーションが低下します。社員は自身の業務に直結しないツールに時間を費やすことに抵抗感を抱く可能性があり、結果的に利用しなくなります。

上司からの叱責や注意を恐れている

社内SNSに記事を投稿した社員が上司から叱責や注意されることがあります。このようなことが起きると、社員は上司が直接関与する社内SNSなどで、自分の考えや意見を表明することを躊躇するようになります。

また、社員は社内SNSに投稿することにより、自身の評価や昇進に影響が出るのではないかと心配し、積極的な投稿を避けるようになります。特に、上司との意見が異なるような場合には、社内SNSで異論を唱えることは控え、遠慮して利用しなくなります。

リアクションがなくモチベーションが下がる

社内SNS上で、自身の投稿や記事の書き込みに対するリアクションやフィードバックが十分でない場合、投稿者は自分の行動が認識されていないと感じ、次第に積極的な参加をためらうようになります。

また、社内SNSが情報発信の一方向のみで、双方向のコミュニケーションが乏しい場合、社員は他のメンバーとの対話や意見交換が行われていないと感じ、参加意欲が低下します。

さらに、上司やリーダーが社内SNSに対して、積極的な指導や参加が欠けている場合や、投稿されているトピック・コンテンツが社員の業務とかけ離れている場合には、社員は関心を持てなくなり、利用しなくなります。

社内SNSでよくある失敗事例2：意図した使い方が浸透しない

企業で社内SNSをスタートしても、社員が十分な情報を共有せず日報を上げるだけや、軽い雑談といったプライベートな投稿が増えるなど、当初意図していた使い方と異なる使われ方になってしまう失敗例があります。

ここでは、社内SNSでよくある失敗事例2の意図した使い方が浸透しない原因として考えられる、以下の項目について解説していきます。

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使い方・ルールが周知されていない

企業が社内SNSを導入しても、社員がツールの使い方や適切なルールを理解していない場合、SNS離れが起こる可能性が高いです。

また、社内SNSにおいては、業務に関する有益な情報などの共有が求められますが、ルールが明確でない場合、何を投稿してよいかが徹底されないことがあります。結果として、社内SNS上は雑多な内容が多くなり、重要な情報が埋もれることになります。

また、ルールが周知されていなかったため、社員が慎重さを欠き、不適切なリンクや添付ファイルを共有するケースが生じた例もあります。これにより、社内コンプライアンスとしての倫理的な基準に準拠しないことがあります。

他ツールとの使い分けができていない

企業が社内SNSを導入した後に、他のコミュニケーションツールや業務ツールとの使い分けが適切に行われず、混乱が生じた失敗例があります。

他のツールとの使い分けができていない原因として、明確なガイドラインや社内ポリシーが社員に徹底されていない可能性があります。どのツールをどのような目的に使用すべきかに関する指針がないと、混乱が生じやすくなります。

社内SNSでよくある失敗事例3：決まった人しか投稿しない

企業が社内SNSを導入しても一部の社員だけが積極的に参加し、特定の人ばかりが投稿するようになってしまい、投稿が偏ってしまうということがあります。その結果、他の社員は関心を失い、参加を避けるようになったという失敗例があります。

ここでは、社内SNSでよくある失敗事例3：決まった人しか投稿しない原因として考えられる、以下の項目について解説していきます。

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SNSが苦手な社員にとってストレスになっている

社員がSNSの利用に対して不安を感じている場合、SNSに適応することが難しくなります。これにより、SNSの利用がストレスを引き起こす原因にもなります。

SNSは情報を共有する機会が多いため、プライバシーへの懸念を持つ社員は、個人的な情報を公開することに抵抗感を覚える可能性があります。これは、SNSの利用に対するストレスの原因にもなります。

一部の社員は、SNSを介したコミュニケーションが得意でない場合があります。顔の見えないオンライン環境でのコミュニケーションは、対面でのコミュニケーションと異なるスキルが求められるため、苦手意識によりストレスを感じることがあります。

社員のITリテラシーが不足している

社内SNSが複雑なインターフェースや高度な機能を持っている場合、ITリテラシーの低い社員は使いこなすのが難しくなります。ツールの使い勝手が悪いと、社員は投稿や参加を躊躇し、結果として利用しないことに繋がります。

ITに対する恐れや不安がある社員は、新しいデジタルツールに対して抵抗感を抱くことがあります。これにより、ツールを開くこと自体のハードルが高くなり、使わず放置されることに繋がります。

また、適切なトレーニングやサポートが提供されないまま導入されると、社員はツールの操作方法や基本的な機能を理解できないままになります。これにより、ツールの使い方に自信を持たないまま、積極的な活用をしなくなります。

社内SNSを成功させるためのポイント

社内SNSの導入は、社員間のコミュニケーションや情報共有を促進し、組織全体の連携を強化する効果が期待されます。しかし、成功するためには、計画的な導入やルールの徹底、適切な運用などが必要となります。

ここでは、社内SNSを成功させるためのポイントとして、以下の項目について詳しく解説します。

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導入目的・使い方を明確にする

社内SNSを成功させるためのポイントとして、導入目的や使い方を明確にすることが大事です。例えば、社内SNSの導入目的を「組織全体でのコラボレーション促進」と定義します。これにより、部門間の情報共有や業務の進捗管理などが円滑に行えるようになります。

また、社内SNSの適切な使い方を明確にしたガイドラインを社員に徹底することも大事です。例えば、「プロジェクト進捗報告は週一回、要約形式でシェアする」といった具体的な指針を示すことが必要です。

フィードバックの収集と改善として、定期的な社員アンケートや要望などの問いかけを実施し、社内SNSの改善点やユーザーの要求などを収集することも効果的です。得られた情報をもとにプラットフォームや運用の改善に繋げていきます。

運用ルールを定める

社内SNSを成功させるためのポイントとして、運用ルールを決めることが重要です。コンテンツの適切な管理として、社内SNSは業務やプロジェクトにフォーカスした情報共有の場であることを社員に徹底します。

また、誹謗中傷や不適切な言動を防止します。例として、他の社員に対する不快な中傷や不適切な言動を禁止し、社内SNSは、社会人としての常識や他人への尊重が守られるべき場であることを強調します。

そして、社員からの運用ルールに関するフィードバックを積極的に受け付け、改善プロセスを構築します。ルールが実際の利用状況に適合しているかどうかを常に評価し、必要に応じて修正を行うことが大事です。

他ツールとの使い分け方を決めておく

他のツールとの使い分けを決めておくことも大事です。プロジェクト管理ツールや他のツールの目的を明確にし、社内SNSの役割を定義します。例えば、プロジェクト進捗はプロジェクト管理ツールで行い、広報や社内イベントは社内SNSで共有することなどを決めます。

社員に対して、どのツールをどのような場面で使用すべきかを示すガイドラインを策定し、提供します。各ツールの使い分けの基準を共有することで、混乱を避け、各ツールの特徴やメリットを最大限に活かすことができます。

社内全体で各ツールの役割を統括してルールを作り、徹底しましょう。例えば、社内SNSは組織全体の広報や経営方針の共有に、チャットツールはプロジェクトコミュニケーションに、メールは重要な公式連絡に使用するなどの運用ルールを決めます。

投稿を強制しない

投稿を強制することにより、社員は本来の目的や内容とは異なる情報や、十分な検討・工夫をせずに投稿する可能性があります。これにより、SNSにおける情報の品質や有益性を低下させる原因にもなります。

投稿が強制的な場合は、オープンで自発的なコミュニケーションの雰囲気が損なわれます。社員は、自分の意志ではなく要請に従っているだけの印象を受け、本来のSNSの目的である自由な情報共有やコミュニケーションが損なわれる可能性があります。

強制的な投稿では、社員が新しいアイデアやクリエイティブな情報をシェアする意欲が低下します。創造性や新しいアプローチが奨励されないため、社内SNSの成果にも悪影響を及ぼすことにもなります。

操作方法を説明する

SNSの操作方法が明確に説明されることにより、利用者はSNSへのアクセスや投稿に対する不安を感じにくくなります。これにより、社内SNSの利用がより身近で手軽になり、投稿の増加にも繋がります。

操作方法を理解した利用者は、テキスト、画像、動画などさまざま形式で投稿することができます。これにより、SNS上の情報が多様化され、コミュニケーションがより豊かなものとなります。

また、操作方法が分かりやすいと、新規利用者も迅速にSNSのアクセスに馴染むことができます。適切な導入とサポートにより、新規利用者がためらいなく投稿できる環境が提供されます。

コメント・リアクションをする

投稿に対するコメントやリアクションは、投稿者との双方向の対話を生み出し、活発なコミュニケーションを促進します。これにより、社員同士が自由に意見を交換できる環境が作られ、社内SNSの利用も活発化されます。

コメントやリアクションを通じて、社員は自分の意見や感想を表現しやすくなります。よって、社内SNSに対する参加意識が高まり、興味や関心が向上します。また、他の社員からアイデアに対するフィードバックが返され、より深い理解や洞察が得られます。

社内SNSでは厳しい指摘を避ける

投稿に対する厳しい指摘よりもポジティブなフィードバックを返すことにより、社員はより安心して自分の意見やアイデアを投稿・共有するようになります。建設的な意見や賞賛が投稿者のモチベーションや参加意識を高めます。

また、指摘をする場合も建設的で肯定的なコメントを行います。問題点や課題を指摘する際は、改善提案やアドバイスを添えることにより、社員が納得しやすく成長する機会にもなります。

さらに、指摘が必要な場合でも公開の場や公然とではなく、プライベートな手段でフィードバックすることにより、社員は委縮せずに問題や課題に前向きに対処し、改善などに取り組めるようになります。

試用期間を設ける

社内用のSNSには無料トライアルのあるサービスも多いため、試用期間を設けることがおすすめです。社員は実際に社内SNSを利用することにより、その利便性や機能を実感でき、どれくらい効果的で役に立つかを理解しやすくなります。

試用期間を通じて、社員は社内SNSの魅力や利点を実感しやすくなります。これにより、導入後にも積極的な参加意欲を高め、社内SNSの導入が成功する土壌が築かれます。

また、試用期間中に社員からのフィードバックを収集することにより、社内SNSの課題や改善点を把握できます。利用者の声を取り入れて反映することで、導入後の本格的な運用に向けた調整が可能となります。

社内SNSの効果的な盛り上げ方

企業によっては、社内SNSを導入したものの利用者が増えなかったり、社員の盛り上がりに繋がらないケースが発生します。そういった企業は、社内SNSが盛り上がるような工夫が必要です。

ここでは、社内SNSの効果的な盛り上げ方として、以下の項目について解説していきます。

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投稿者の意見を共有する

社内SNSを盛り上げて、参加者の興味を引きつけるためには、投稿者の意見や背景を共有することがポイントになります。情報を投稿する際には、なぜその情報が重要なのか、どのような背景があるのかを明確に説明することが大事です。

これにより、他のユーザーは単なる情報の提供だけでなく、その裏にある意図や背景を理解しやすくなります。また、情報に加えて議論を投げかけるような投稿により、他のユーザーもコメントを残しやすくなり、SNS上でのコミュニケーションが活発になります。

さらに、投稿者が持つ専門的な知識や経験を積極的に投稿することも効果的です。他のユーザーも専門知識に興味を持つことでアクセスしやすくなり、SNSが学びの場としても機能し、盛り上がります。

プロフィールを充実させる

プロフィールに自己紹介や興味を記載することで、社員同士がお互いをより理解しやすくなります。共通の趣味や専門知識を共有することにより、コミュニケーションが深まり、社内SNS上での双方向のアクセスが増加します。

プロフィールに仕事の経歴やスキルを詳細に記載すると、他の社員からの興味や関心が高まります。これにより、社内SNS上で専門知識やスキル、経験の共有が効果的に行われることで、他の社員はより信頼して情報を得ようとしてアクセスも増えます。

社員の取り組みをSNS上で評価する

自身の取り組みが社内SNS上で評価されることにより、社員のモチベーションが向上します。自分の活動が認められ、評価されることで達成感や自己成長への意欲が高まり、積極的な投稿が促進されます。

社内SNS上での評価を通じて、特定の取り組みやアイデアが効果的と認識されることにより、それが成功事例として共有される可能性が高まります。これにより、他の社員もこの事例から学び、より質の高いコンテンツが社内SNSに投稿されることになります。

また、上司やリーダーが社員の取り組みを積極的に評価することにより、組織の価値観や目標を共有することができます。よって、社員は組織の方向性などを明確に認識し、社内SNSへの参加意識が高まります。

投稿する時間帯を考慮する

社内SNSでの投稿は、社員が最もアクティブな時間帯に行うことが重要です。例えば、通勤時間やランチタイム、仕事の合間など、社員がリラックスして社内SNSにアクセスしやすい時間帯を選定します。これにより、より多く投稿・閲覧されるようになります。

また、重要な情報やアナウンスなどの投稿は、社員が最も集中できる時間に投稿しましょう。例えば、午前中の仕事の始まりや午後の仕事の前に投稿することにより、注意が集中して参照しやすくなります。

定例的なイベントやテーマデイがある場合、それに合わせて投稿することで、社内SNS上の活動を定着化させることができます。例えば、毎週金曜日に楽しいトピックを投稿するなど、予測可能なスケジュールを設けることが有効です。

読みやすさを意識する

社内SNS上での投稿の読みやすさは、情報の効果的な伝達と参加者の興味を引く上で非常に重要です。例えば、重要なキーワードは太字やカラーで強調することにより、読者は素早く重要な情報を把握しやすくなります。

見出しや箇条書きを活用することで、情報を整理し階層化することができます。これにより、読者は関心のある部分を迅速に見つけることができます。また、画像や絵文字などの視覚的な要素を取り入れることにより、情報を視覚的に印象付けられます。

さらに、適切なフォントサイズを使用することで、快適に読むことができます。特にモバイル端末での閲覧が一般的な場合は、小さすぎないフォントサイズの採用を心掛けましょう。また、適度な改行やスペースを入れることにより、文章が読みやすくなります。

まとめ

社内SNSの失敗には、さまざまな原因が挙げられます。導入目的が不明瞭であったり、上司からの叱責を恐れて投稿が抑制されたりすることもあります。また、社員がSNSに苦手意識を持ち、ストレスを感じるケースも挙げられます。

さらに、他ツールとの使い分けができていないことや、特定の人しか投稿しない状況により、社内SNSが十分な活気を持てないこともあります。社内SNS導入の失敗を避けるためには、明確な目的や使い方の定義などが必要となります。

社内SNSの導入に際しては、失敗事例を参考にして、それを避けるアプローチを採用しましょう。また、効果的な盛り上げ方を参照して実行し、自社における導入を成功に導きましょう。