おすすめの大企業向け文書管理システム｜必要性・メリットも解説

1,000人以上の従業員を抱える大企業は従業員数・部門数・取引先数などが多く、業務フローが複雑化しやすいことから、大企業向けの文書管理システムによる簡略化がおすすめです。本記事では、おすすめの大企業向け文書管理システムや選び方、メリットについて解説します。

目次

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1. 大企業における文書管理システムの必要性
2. 大企業が文書管理システムを導入するメリット
3. 大企業が文書管理システムを導入する際の注意点
4. 大企業向け文書管理システムの選定ポイント
5. おすすめの大企業向け文書管理システム
6. その他の文書管理システムの選び方
7. まとめ

大企業における文書管理システムの必要性

文書管理システムは、企業内の大量の書類を電子化し、それらを一元的に管理するシステムです。文書の作成はもちろん、保存・利用・廃棄といった文書管理の全プロセスを管理するため、文書管理業務の効率化が図れます。

1,000人以上の従業員を抱える大企業では、従業員数・部門数・取引先数が多く、中小企業や自治体よりも文書の管理が煩雑化しやすいため、大企業向けの文書管理システムの利用がおすすめです。

本記事では、大企業が文書管理システムを導入するメリットや選び方を交えて、おすすめの大企業向け文書管理システムを紹介します。

大企業が文書管理システムを導入するメリット

大企業における文書管理システムの導入には、さまざまなメリットがあります。ここからは、文書管理システムを導入するメリットについて詳しく解説します。

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大企業特有の複雑な業務フローを簡易化できる

大企業では、従業員数や部署数、取引先が多いことから、業務フローが複雑化しやすい傾向にあります。文書管理システムを活用することで、多数の文書をデジタル化し、効率的に管理することが可能です。

文書をデジタル化できると、社内の情報や文書を一元化でき、検索や共有をスムーズに行えるようになります。また、検索機能も活用できるため、従来の紙の書類を探す手間や時間を大幅に削減でき、業務フローの簡易化が実現します。

社内で乱立したシステムを一本化できる

大企業では、部門ごとに異なるシステムや業務手順を採用していることがよくあります。しかしこれは、部門同士の連携を難しくし、情報共有がスムーズに行われない原因にもなります。このような場合、文書管理システムを導入することで、これらの状況を改善できます。

1つのシステムで複数部門の文書をまとめて管理できることから、人事・営業・経理などの異なる部門間でもシステム経由で情報を共有でき、データの共有や連携がスムーズに行えます。

出社の手間が省けてテレワークを推進できる

大企業が文書管理システムを導入すると、書類や文書の押印や回覧などの多くの業務が電子化されます。そのため、書類作業のための出社が不要となり、テレワークを推進できます。

文書管理システムは、電子文書の作成や提出、承認といったプロセスを自宅から行うことを可能とするだけでなく、従業員の働きやすさやワークライフバランスの向上、交通費や時間の節約などにも貢献します。

大企業が文書管理システムを導入する際の注意点

大企業が文書管理システムを導入する場合、さまざまなメリットが得られる一方で、考慮しておくべき注意点も存在します。これらのポイントに気をつけることで、効果的な導入・運用に繋がるでしょう。

ここからは、文書管理システムを導入する際の注意点について詳しく解説します。

文書のデジタル化が負担になる可能性がある

文書管理システムを導入する際は、システムで管理する文書をスキャンなどでデジタル化する必要があります。しかし、システムを社内全体で利用したい場合、特に大企業ではデジタル化すべき文書は膨大な量になり、従業員に大きな負担がかかる恐れがあります。

そのため、あらかじめデジタルで保管しておく文書と、紙のまま保管しておく文書を決めるといった対応が重要です。また、文書管理システムの中には、ベンダーが文書のデジタル化を請け負ってくれるサポートを提供するものもあります。

これにより、従業員に負担をかけることなく、効率的に運用を始められます。ただし、外部に自社の情報を渡すことになるため、信頼できるベンダーかどうかを見極めて慎重に検討しましょう。

運用ルールの策定が必要

文書管理システムは、多くの従業員が利用するシステムです。したがって、導入して終わりではなく、運用ルールを設けることが大切です。具体的には、文書を更新した場合の旧版の取り扱いやファイル名などの統一、アクセス権限を誰が管理するかなどを決めましょう。

また、支店や子会社も文書管理システムを利用する場合、システムに保管する文書が重複する恐れがあります。この場合のルールも策定して事前に共有しておくことで、文書管理が煩雑にならず、システム内でスムーズに文書の蓄積や閲覧が可能になります。

大企業向け文書管理システムの選定ポイント

文書管理システムを選ぶには、機能・セキュリティ・規模など多くの要素を考慮する必要があります。以下では、大企業向けの文書管理システムを選ぶ際に重要なポイントを詳しく解説していきます。

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大企業に適したプランがあるか

大企業では日常的に多くのデータが扱われるため、文書管理システムは大量のデータを扱える容量の大きなプランを選ばなければなりません。多種多様な文書やデータをしっかり保存・整理するためには、十分な容量が必要になります。

利用可能な容量を超えてしまった場合、容量の追加などの対応が完了するまでシステムによる文書管理が行えなくなり、文書管理業務に混乱が生じてしまいます。

コストパフォーマンスの高さ

大企業ではユーザー数が多く、文書管理システムの導入や運用にかかるコストが高くなることがあります。ここで重要なのは、コストと性能のバランスを保つことです。クラウド型システムは初期費用が低く、必要に応じて柔軟に拡張できる利点があります。

しかし、ユーザー数によってプランや利用料が異なる場合、多くの従業員を抱える大企業ではオンプレミス型の方が運用コストを抑えられることも多いです。したがって、大企業ではコストと性能をバランスよく考慮し、適切なシステムを選択することが重要と言えます。

社外との情報共有のしやすさ

大企業では、社外の取引先やクライアントとのやり取りが頻繁にあり、大容量のデータや重要なファイルを迅速で安全に共有することが求められます。そのため、社外との情報共有を容易にする機能を持っているシステムがおすすめです。

情報共有においては、アップロードしたファイルの共有リンクを生成する機能や、クラウドストレージを利用してファイルを安全かつ効率的に共有できる機能、ファイル形式を簡単に変換できる機能などが役立ちます。

取引先やクライアントが異なるファイル形式を利用している場合は、そのファイル形式に変換できる機能を使用する頻度が高めです。

セキュリティ対策は十分か

大企業が文書管理システムを選ぶ際に重要視すべきなのは、セキュリティ対策です。従業員が誤ってメールを送信するリスクを減らすためには、上長承認機能が有効です。

この機能は、重要な文書を送信する際に上位の承認を求める仕組みで、情報が誤って送信されるリスクを低減できます。また、アクセス制限機能の活用により、社内の情報を特定の役職や部署のみが文書にアクセスできるようにコントロールでき、情報の機密性を保てます。

大企業では多くの情報を取り扱うため、印刷やダウンロードの権限設定ができるかなども確認し、情報漏えいが起きないような対策が十分に取られているシステムを選びましょう。

誰でも簡単に使えるシステムか

大企業では社員数が多いため、それぞれの社員のIT知識や技術レベルに差があることもあります。そのため、全ての社員が簡単に使える文書管理システムを選ぶことが大切です。また、検索機能や編集・更新を行うための操作が直感的かどうかもポイントです。

システムの使いやすさや細かい機能を評価するには、無料トライアルの活用がおすすめです。無料トライアルは、一定の期間無料でほぼ全ての機能を利用できるもので、多くの文書管理システムで提供されています。

その際は、複数の従業員にも利用させてみることで、従業員からフィードバックを受けられるため、より自社の従業員に適した使いやすいシステムを導入できるでしょう。

大手企業などへの導入実績があるか

大手企業や同業他社への文書管理システムの導入実績があることは、そのシステムの信頼性や効果を判断する際に大きな指標となります。大手企業の導入実績があれば、規模の大きい企業でも十分にシステムの導入効果を得られる可能性が高いと判断できます。

ただし、大企業向け文書管理システムを選ぶ際には、導入実績を確認するだけでは不十分です。導入実績だけでなく、導入後のサポート体制や柔軟なカスタマイズが可能かも確認しましょう。

そのシステムがどのような企業で、どのような成果を挙げたかを細かく調査し、信頼性や適合性を判断することが重要です。

おすすめの大企業向け文書管理システム

その他の文書管理システムの選び方

文書管理システムを選ぶ際には、上述したポイント以外にも検索性の高さや各種法令への対応、業務ニーズにマッチしているかなどの確認が必要です。これらが自社にマッチしていないと、導入効果が十分に得られない可能性があります。

また、導入形態やマルチデバイスに対応しているかなども確認することで、自社に適した文書管理システムが選定できます。

【重要なポイント3つ】

1. 検索性が高いか
2. 各種法令や制度に対応しているか
3. 目的に合った機能があるか

【その他の比較ポイント】

1. 導入形態は自社に合っているか
2. マルチデバイスに対応しているか

まとめ

大企業は取引先や従業員数が多いことから文書管理業務が煩雑化しやすいですが、文書管理業務を大きく効率化してくれます。異なる部門間の連携強化にも貢献するため、多くの部門が設けられている点でも大企業での導入効果は大きいと言えます。

しかし、その一方で大企業では、システムで管理するためにデジタル化すべき文書が多いという注意点があります。事前にデジタル化する文書の選定や、デジタル化を委託できるサポートが提供しているかのチェックが大切です。

文書管理システムを選ぶ際は、容量の大きさや情報漏えいを防ぐためのセキュリティ対策などを確認することが重要です。本記事を参考に、大企業でも文書管理システムを取り入れて、効率的な文書管理を目指しましょう。