おすすめの中小企業向け文書管理システム3選｜必要性・注意点も解説

文書管理システムは文書共有のハードルを下げ、保管・管理にかかっていた時間・コストを削減できるため、中小企業にもおすすめのシステムです。本記事では、おすすめの中小企業向け文書管理システムや、中小企業における文書管理システムの必要性・注意点を解説します。

目次

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1. 中小企業における文書管理システムの必要性
2. 文書管理システムがおすすめな中小企業の特徴
3. 中小企業における文書管理システムの注意点
4. 中小企業向けの文書管理システムを選ぶポイント
5. おすすめの中小企業向け文書管理システム3選
6. その他の文書管理システムの選び方
7. まとめ

中小企業における文書管理システムの必要性

文書管理システムは、書類を電子化して整理・管理するシステムであり、中小企業にもおすすめのシステムです。書類が多く、必要な情報が見つからないといった悩みを解消できます。特に、中小企業ではテレワークや情報共有のニーズが高まっている傾向にあります。

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検索機能で文書を素早く探せる

検索機能を使うと、条件やキーワードなどのあいまいな情報からでも、必要な文書を簡単に見つけることができます。中小企業では人手が限られていることが多いため、この機能は非常に役立ちます。

たとえば、特定の取引先との契約書や過去のプロジェクト報告書を必要とする際、伝票番号や取引日などの特定情報がわからなくても、キーワードで検索するだけで目的の文書を探し出せます。

作業者は膨大な文書の中から素早く必要な情報を見つけ出し、生産性を向上させることができます。つまり、文書管理システムの検索機能は、中小企業の業務をより効率化し、限られた人員での効果的な作業の実施を可能にします。

文書共有が手軽でテレワークに対応できる

テレワークが増える中で、文書共有が容易であることが重要視されています。文書管理システムを利用すると、時間や場所に関わらず文書にアクセスできるため、限られたリソースで業務を行う中小企業において、高い柔軟性は大きな利点です。

さらに、文書の申請や承認をシステム上で行える機能もあります。これにより、リモートワーク環境でも文書の承認フローを迅速に進めることができます。たとえば、経費精算や契約書の承認など、遠隔地からでも文書のやり取りを円滑に行えます。

セキュリティ対策・BCP対策に有効である

中小企業が文書管理システムを導入することは、セキュリティとBCP対策の面で非常に有効です。BCP対策とは、災害や緊急事態に備えて事業を継続させるための計画です。

中小企業は、人材やコスト面でセキュリティとBCP対策を強化することが難しい場合もありますが、文書管理システムはその面でも大いに役立ちます。システムには、文書の保管期限を設定したり、文書の操作履歴を詳細に記録したりする機能が備わっています。

よって、不正アクセスやデータ改ざんへの監視が効果的に行えます。また、一部の製品では、ファイルの暗号化や複製・印刷の禁止設定なども可能です。これらの機能により、機密性の高い文書を厳重に保護できます。

用紙・インクなどのコスト削減につながる

一般的に、中小企業には予算やコストの制約が多いです。そこで、文書管理システムを利用することにより、デジタルで文書を保管できるため、保管に必要なスペースを削減し、印刷にかかる用紙やインクなどの資源節約につながります。

紙ベースの文書管理では、大量の用紙・インク・保管スペースが必要です。しかし、文書管理システムでは、デジタル化された文書を保存して管理するため、紙資源の使用を減らし、印刷コストや保管スペースを削減できます。

また、電子的なファイル共有や閲覧が可能であることから、情報共有の効率化も実現します。

契約の更新忘れや確認漏れを防止できる

文書管理システムの中には、AI技術を活用して契約書の台帳管理を効率化するものがあります。自動リマインド機能を搭載しているものであれば、事前に契約の更新期限を設定しておくだけで、期限が近づいたら自動で通知してくれます。

そして、自動更新による不利益や確認漏れを防止し、信頼性の低下や無駄なコストの発生も抑制できます。

属人化や業務負担の偏りを防げる

通常、中小企業では特定の社員が重要な情報を保持していることがあり、業務が特定の個人に依存してしまうことがあります。そこで、文書管理システムの導入でデジタル化された情報や文書を共有することにより、属人化の課題を解決できます。

文書管理システムの導入で、チームや組織全体でデータを利用した文書管理が可能なため、情報が特定の個人に依存しなくなり、情報の偏りを防ぎます。

また、チーム内で文書を共有して各人がアクセス可能な状態にすることで、業務負担の集中を防げます。情報を共有して作業を分担することにより、一部の社員への業務負荷を防ぎつつ、チーム全体の生産性と効率を向上できます。

文書管理システムがおすすめな中小企業の特徴

中小企業の中でも、文書管理システムの導入が推奨される企業には特徴があります。主に、現状の業務において以下のような課題を抱える場合には、導入が大きな効果をもたらすでしょう。

少ない人員で文書管理業務を行いたい企業

中小企業では管理業務に携わる人員が限られていることが多く、社会的な人材不足の背景からも少数精鋭の業務を行う傾向にあります。そのため、属人化を防ぎつつ、少ない人員で文書管理業務を行えるシステムがあれば、社内リソースの最適化が実現します。

また、企業ごとに紙ベースで管理する書類数には違いがありますが、量が膨大であるほど一つひとつ探す際に多くの手間と時間を要します。その点、電子帳簿保存法やインボイス制度にも対応したデジタル化を行うことで、時間の有効活用と適切な法令遵守も可能です。

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

参考：インボイス制度の概要｜国税庁

クラウドのAPI連携で効率化を図りたい企業

文書管理システムの中には、クラウド上でAPI連携を行えるものがあり、他のシステムと連携してさらなる業務効率化を図れます。つまり、既存のシステムが存在する場合には、文書管理システムとの連携性によってスモールスタートも可能です。

導入時から多機能は必要ない・大容量も使う予定がないといった場合に、中小企業へのメリットが大きいといえるでしょう。なお、リモートワークへの適応性を確認する際にも、API連携について詳細を把握しておくのがおすすめです。

中小企業における文書管理システムの注意点

中小企業にとって文書管理システムは非常に重要ですが、導入には注意が必要です。ここでは、文書管理システムを導入する際の注意点について解説します。

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取引先の理解を得る必要がある

文書の共有や電子化を進める場合、取引先との信頼関係を築き、協力を得ることが不可欠です。導入前には取引先との間で、文書共有に関するルールや適用範囲を明確にしなければなりません。

企業ごとに文書管理の方針や取り決めは異なります。そのため、営業担当や関連部署、経営陣と連携を取りながら、取引先のルールと要件を理解し、文書の種類や共有範囲を明確に定めましょう。

また、印刷やダウンロードの禁止など、取引先における特定のルールや制約にも注意が必要です。取引先との調整を行いつつ、導入前に適切なルールや方針を整備することで、円滑な文書管理を実現できます。

文書の電子化に時間と手間を要する

中小企業が文書管理システムを取り入れる際、紙の文書を電子化するのは手間がかかる作業です。一度にすべての文書を電子化するのは難しいため、優先順位をつけて重要な書類から取り組むことが大切です。

たとえば、取引書類や重要な契約書など、業務に大きな影響を与える文書から先に電子化することで、業務の効率性を高められます。徐々に文書を電子化すると、業務の中断を最小限に抑えることができます。

文書管理システムの導入において、最も重要な文書から始めることで、効率的かつスムーズに電子化作業を進められるでしょう。

社内に定着しない可能性がある

中小企業で文書管理システムを導入する際、システムが社内で定着しない可能性があります。システムへの移行による変化に慣れるには時間がかかるため、システムが社内で定着するまでの過程では、業務の一部が遅れたり、混乱が生じたりするケースも考えられます。

したがって、現行のワークフローを変更するシステムの普及には、多くの時間と努力が必要です。教育・トレーニングを通じて社員の理解を深め、システムを段階的に導入していくことが、システムを定着しやすくする方法ともいえます。

導入・運用にコストがかかる

一部の無料で利用できるシステムを除いて、文書管理システムには導入や運用にかかるコストが発生します。

そのため、導入にかかる費用とシステムの運用に必要なランニングコスト、社員教育に必要なコストを見積もりましょう。そして、自社の予算に見合うか、導入後の費用対効果が高いかどうかを慎重に検討する必要があります。

また、導入時の費用だけでなく、運用に必要な費用や社員への教育費用も考慮しましょう。費用の見積もりを行いつつ、導入によるメリットと費用対効果を比較し、予算内で最も効果的なシステムを選択することが大切です。

中小企業向けの文書管理システムを選ぶポイント

中小企業にとって、適切な文書管理システム選びが非常に重要です。効率的な業務遂行や情報共有を可能にするためには、適切なシステムを選ぶポイントがあります。ここでは、各ポイントについて詳しく解説します。

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検索性が高いか

文書管理システムの導入後は、使いやすい検索性を備えているかが業務遂行に大きく影響します。システムにおける検索性として、最初に登録時のカテゴリやタグでの分類方法に注目しましょう。

多くの文書がある場合、登録作業が煩雑になることがありますが、優れたシステムであれば、豊富な検索方法を提供しています。特に、OCR（光学式文字認識）機能があれば、電子化した紙文書も簡単に全文検索できます。

検索性の高さは、必要な情報を瞬時に見つけ出すことができるだけでなく、導入後の業務効率に直結します。より簡単で迅速な検索手段があれば、文書の管理や情報の取得が容易に行えるでしょう。

目的に合った機能が備わっているか

中小企業が文書管理システムを選ぶ際、自社の目的に合った機能が備わっているかを確認しましょう。企業ごとに業務の仕組みや必要な機能は異なるため、システムを選ぶ際には、自社独自の課題や、業務に適した機能が備わっているかを確認することが大事です。

たとえば、文書のセキュリティが重視される企業なら、アクセス制御や暗号化機能が充実しているシステムが必要とされるでしょう。具体的な機能に関しては、事前に自社の業務フローを把握し、何が必要で何が不要かを把握することが重要です。

業務に関連する部門やスタッフの声も聞くことにより、細かいニーズを掴めます。

権限設定機能

権限設定機能は、文書管理システムで各ユーザーがどの文書にアクセスできるかを制御する機能です。これは、重要文書や機密情報を適切に管理し、アクセス権を特定の人や部署に制限するための重要な機能となります。

契約書や経営戦略に関わる文書などは、一部の人材や関連部門だけが閲覧し、その他の社員には見せたくない場合があります。そこで、権限設定機能を使えば、文書に特定のアクセス権を付与することが可能です。

権限設定機能の利点は、情報漏洩のリスクを軽減できることです。機密情報が特定の人や関係者にしか開示されないため、誤ったアクセスや情報漏洩を防げます。

ワークフロー機能

ワークフロー機能は、文書の承認や確認といった業務プロセスを、効率的に行うための機能です。電子文書の場合、書類を物理的に回す必要がなく、オンライン上で各承認者に送信することができます。

これにより、承認までの時間が短縮され、業務の迅速化やスムーズな進行が可能になります。さらに、現在のワークフローとの整合性も大切であり、システムが現行の業務フローと合致しているかを確認することで、導入後の運用やスムーズな移行につながります。

業務フローを効率化させるなら、従来の業務プロセスに合わせつつ、効率化や進捗管理ができるシステムを選ぶことが重要です。

ナレッジ共有機能

ナレッジ共有機能は、企業内での情報やノウハウを共有し、蓄積するための仕組みです。具体的には、社員が作成した文書やレポート、プロジェクトの進捗状況などの情報を一元化し、容易にアクセスできるようにします。

ナレッジ共有によって従業員間で情報が共有されるため、業務の効率化や新しいアイデアの発見が促進されます。さらに、ナレッジ共有機能は情報の重複や不足を防ぎ、企業内での統一された知識ベースを構築可能です。

その結果、社内の作業フローがスムーズになり、社員が正確な情報を迅速に取得できるようになります。

誰でも使いやすいシステムか

ユーザーフレンドリーなシステムは利用者が操作しやすく、新しい機能や操作方法にも慣れやすい特徴があります。利用者を選ばないシステムは、使い方が簡単でわかりやすいことが大きな利点です。

基本的な操作が直感的に行えるため、ユーザーは迷うことなく必要な機能を見つけ、求める情報に迅速にアクセスできます。

また、ユーザーが簡単に目的の機能や情報にたどり着けるよう、わかりやすいナビゲーションや使いやすい画面レイアウトが施されたものもあります。わかりやすい画面デザインや情報の整理が行われることで、ユーザーがストレスなくシステムを利用できます。

セキュリティ対策は十分か

セキュリティ対策が不十分だと、機密情報の漏洩や不正アクセスのリスクが高まるため、システムのセキュリティを確認する際は、いくつかの注目すべきポイントがあります。

まずは、アクセス制御機能を確認しましょう。この機能は、文書や情報へのアクセス権を管理するため、各ユーザーに適切なアクセス権を設定できます。また、暗号化も重要であり、データを暗号化することで外部からの不正アクセスを防げます。

これらのセキュリティ対策機能がシステムに備わっていることで、セキュリティの強度を高められます。特に、中小企業ではセキュリティ対策への投資が限られていることも多いため、システム選定時には適切なセキュリティ機能の確認が大切です。

各種法令・制度に対応しているか

企業が取り扱う文書の中には、法令や各種制度に適合した管理が求められるものがあります。これらの規定に対応した文書管理は、法令遵守の観点からも企業にとって非常に重要です。

たとえば、ISO9001のような品質マネジメントシステムに準拠する企業では、ISOの基準に則った文書管理が要求されます。よって、法令や制度に対応した文書管理を行うためには、文書管理システムでサポートできるかが重要です。

企業ごとのニーズや取り扱う文書によって要件は異なるため、自社に最適なシステムを選択するようにしましょう。

おすすめの中小企業向け文書管理システム3選

その他の文書管理システムの選び方

文書管理システムを選ぶ際、導入形態やマルチデバイスへの対応も大切です。たとえば、オンプレミス導入かクラウドベースかは、企業のニーズやセキュリティ要件によって異なります。

また、パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットでも文書に簡単にアクセスできるかどうか、マルチデバイス対応についても確認しましょう。

【その他の比較ポイント】

1. 導入形態は自社に合っているか
2. マルチデバイスに対応しているか

まとめ

文書管理システムの導入は、中小企業にとって大きなメリットをもたらします。システムで文書を電子化・保管することができ、社内でのペーパーレス化を進められます。その結果、文書の検索性が向上し、業務効率も大幅に改善されるでしょう。

さらに、データ化によってセキュリティ強化や災害時の対策もしっかりと行えます。ただし、現在では多くの文書管理システムが存在するため、自社の目的に合った製品を選ぶことが大切です。

新しい文書管理サービスを導入する企業は、紹介されたツールやサービスの使いやすさや適合性を基準に検討するのがおすすめです。自社のニーズに適したサービスを見つけることで、スムーズな業務の進行と情報管理への信頼性を得られるでしょう。