労働基準監督署の調査内容とは？勤怠管理システムの活用方法も解説

労働基準監督署の調査は突然やってくるため、日頃から準備をしておかなければなりません。この記事では、労基署の調査のタイミングや種類、調査対象となる業種や見られる資料、注意すべきポイントなどを紹介し、効果的な対策として勤怠管理システム導入を解説します。

目次

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1. 労働基準監督署の調査とは
2. 労基署の調査で注意すべきポイントとは
3. 労基署の調査に備えた勤怠管理システムの導入がおすすめ
4. おすすめの勤怠管理システム3選
5. まとめ
6. 勤怠業務を効率化！関連サービスはこちら

労働基準監督署の調査とは

労働基準監督署は、労働者の権利を守るため、労働基準法に基づいて企業における労働環境の監督・管理を行っている組織です。労働基準監督署は、企業が労働法令を遵守しているか確認するため、企業に対し調査を行います。

調査対象は、企業だけでなく、個人事業主や非営利団体なども含まれます。調査では、労働基準法やに基づく労働条件・労働時間・休暇制度・賃金・安全衛生などの規定が遵守されているかの確認が行われます。

調査は抜き打ちで行われる場合があり、チェック項目も多岐に渡るため、突然調査に来ても慌てずに済むよう、日頃から準備・対策しておくことが大切です。

労基署の調査の目的とは

労働基準監督署の調査の主な目的は、労働条件や労働環境の改善・労働者の権利保護・労働法令遵守の確保などです。労働時間・休暇制度・賃金・安全衛生などの規定が適切に定められ遵守されているか、会社の就業規則や勤怠管理データを基に実態を調査します。

それにより、過剰な長時間労働・給与の未払い・労働条件の不利益な変更・不当解雇など、労働者の権利や報酬が不当に奪われていないかを調査によって洗い出し、労働者を保護します。

労基署の調査対象となる業種とは

労働基準監督署の調査対象になりやすいのは、長時間労働やサービス残業が起こりやすい業界・業種です。36協定を毎年提出していない、あるいは特別条項付きの36協定を設けている場合は、調査対象になりやすい傾向があります。

他にも、賃金の未払い・パワハラ・長時間残業などにより、社員からの内部告発で労働基準監督署の調査が入るケースもあります。以下に、調査対象となりやすい企業の特徴をまとめました。

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長時間の勤務が当たり前となっている業種

長距離トラック・バス・タクシーなど、運転業務に携わる社員を多く抱える業種は、他の業種よりも長時間労働になりがちです。長時間労働による疲労から寝不足になり、重篤な事故を起こす可能性が危惧されるため、調査対象に選ばれやすいです。

医師や看護師などの医療従事者も、夜勤など不規則な勤務形態により長時間労働になるケースが多いため、調査対象になります。

また、飲食店・サービス業・建設業・製造業も、労働時間の長さ・サービス残業の多さ・労働災害の発生率の高さなどから、労働基準監督署が重点的に調査する傾向があります。

報道で労働問題が取り上げられた業種

労働問題が報道されると、社会の関心が一気に集まります。社会の関心が集まる中、労基署が労働問題を放置していては、社会の批判を受けかねません。そのため、労働基準監督署は、報道があった業種の労働環境を是正し、それを社会に示すことが求められます。

労働基準監督署は、労働者の権利を保護するために、労働問題が取り上げられた業種を重点的に調査します。そのため、労働基準監督署は、報道により明らかになった違反行為や問題点について精細に調査し、法令遵守の確認や是正措置の勧告を行います。

勢いがあって伸びている業種

勢いがあって伸びている業種では、労働環境の整備が二の次になってしまうことがあります。会社の急成長に伴う人手不足から、時間外労働に対する協定がないのに、法定時間を超えた時間外労働を行わせているケースも多く見られます。

会社の急成長ぶりに就業規則の改訂が追いつかないなど、急成長を遂げている会社は問題を抱えている場合が多いです。労働基準監督署では、労働環境の改善点を早期発見し、労働者の労働環境を保護するため、このような業種を調査対象として選びます。

労基署の調査のタイミングとは

労働基準監督署の調査のタイミングには、3つのパターンがあります。それぞれのパターンについて、以下で詳しく解説します。

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調査日時および必要書類を指定した書面が事前に送られてくるパターン

労働基準監督署の調査は、証拠となる書類の偽装・隠蔽防止のため、予告なしで抜き打ち調査を行うのが原則です。しかし、帳簿や書類の準備が必要な場合は、調査日時と必要書類を指定した書面が事前に送られてきます。定期監督の場合は、このパターンが多いです。

また、労働基準監督署が現地調査は不要とみなした場合は、事業者側が労働基準監督署に出向く出頭要求書が届きます。その際は、必要書類を労働基準監督署まで持参すれば、立ち入り調査なしで完了します。

電話連絡で事前に検査期日を監督署から指定してくるパターン

労働基準監督署の調査は、予告なしが原則と言っても、担当者の不在や書類の不足といった事態を避けるため、事前予告されるパターンが多いのが実情です。

調査に協力的な姿勢を持つ企業や団体に対しては、調査の日程を事前に電話で検査期日を指定してくる場合があります。これにより、対象企業は事前に適切な資料の準備ができ、双方がスムーズに調査に臨めます。

突然労働基準監督官がやってくるパターン

突然労働基準監督官がやってくるパターンは、労働者からの内部告発や労災申請により、抜き打ち調査が必要になった場合です。事前告知をすると、調査日までに帳簿を隠蔽・改ざんされてしまう恐れがあるため、抜き打ちで調査を行います。

監督官が突然やってきて、就業規則・給与規程・賃金台帳・勤怠状況など、ありとあらゆる労働条件に関する資料の提示を求めてくるため、日頃の準備・対策を怠っていると大変な目に遭ってしまいます。

労基署の調査の種類とは

労働基準監督署の調査には、「定期監督」「申告監督」「災害時監督」「再監督」の4種類があります。それぞれ、どのような検査内容か以下で解説します。

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種類	概要
定期監督	労働基準監督署が任意で調査対象を選出し、法令全般に渡って行われる調査
申告監督	労働者からの内部告発を基に、事実確認を行うための調査
災害時監督	一定程度以上の労働災害が発生した場合に、原因究明・再発防止の 指導を行うための調査
再監督	是正勧告を受けた企業が違反を是正したかの確認や、指定期日までに 是正報告書の提出がなかった場合に再度行う調査

定期監督

定期監督とは、労働基準法に基づいて行われる定期的な監査です。労働条件や労働環境の遵守状況を確認するために実施されます。

定期的な監査を通じて、労働条件や労働環境に関する問題点や違反行為を把握し、適切な是正措置を求めることで、労働環境の改善と労働者の権利保護を図るのが目的です。

申告監督

申告監督とは、労働者からの申告（内部告発）があった場合に、その申告内容を基に事実確認するための調査です。

労働者保護のために、労働者から申告があったことを事業者側に伝えず調査を行う場合と、労働者からの申告であること伝えて呼出状を送付する場合があります。申告監査は、労働者の権利を守り、労働環境を整備するための重要な調査です。

災害時監督

災害時監督とは、一定程度を超える労働災害が発生した事業場に対して行われる監査です。労働災害の発生状況を把握し、事業者に再発防止のための措置を講じるよう指導します。

また、労働安全衛生法・労働基準法などの法令違反が認められた場合には、労働基準監督署は事業者に対し、労働基準法違反で行政処分を行います。

再監督

再監督とは、労働基準監督署が以前に指導や是正勧告を行った事業所などに対して、指導内容や是正措置に従って改善がなされているか、履行状況を再確認するための監査です。

労働基準監督署が事業所に交付した是正勧告書には、労働法令違反の内容と、それに対する是正措置の指導が記載されています。そして、事業所は是正勧告書に従って、労働規定を改善する義務があります。

しかし、労働基準法に則した改善が十分に行われない場合もあるため、再監督による調査が必要になるのです。

労基署が確認する資料

労基署の調査で確認される資料は、労働基準法や労働安全衛生法などの法律に基づいて定められています。具体的には、以下のような資料が確認されます。

1. 会社組織図
2. 労働者名簿
3. 就業規則
4. 雇用契約書
5. 社員に交付している労働条件通知書
6. 賃金台帳
7. タイムカードなど勤怠の記録
8. 時間外・休日労働に関する協定届
9. 変形労働時間制・フレックスタイム制など特殊な働き方に対する労使協定
10. 有給休暇の取得状況がわかる管理簿
11. 健康診断個人票
12. 総括安全衛生管理者・安全管理者・衛生管理者の選任状況がわかる資料
13. 安全委員会・衛生委員会の設置・運営状況についての資料
14. 産業医の選任状況についての資料

労働基準監督署の監督官が、事前にこれらの書類の準備するよう連絡してくることもありますが、抜き打ち調査の場合は資料を準備していない状態で調査が始まります。調査のあるなしを問わず、上記の資料は普段から揃えておきましょう。

資料は、過去1年分を提出する場合が多いです。また、調査の段階で追加書類の提出が求められる場合もあります。

労基署の調査で注意すべきポイントとは

労働基準監督署の調査が入るのは、事業所の担当者にとって大きな負担です。しかし、調査に協力し、調査員の指示に従うことで、調査を円滑に進められます。

労働基準監督署の調査にスムーズに対応し、問題なく終えるために注意しておきたいポイントを、以下で解説します。

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協力的な姿勢でスムーズに対応する

監督官の質問に適切に答えない、求められた書類を提出しないなど、調査に非協力的な場合は30万円以下の罰金が科される可能性があります。監督官は強制捜査の権限も持っているため、労働基準監督署の調査には協力的な姿勢でスムーズに対応しましょう。

調査中に書類の不備が見つかった場合には、監察官からの質問に誠実に対応することが大切です。万が一、虚偽報告をした場合は、強制捜査や検察庁への送検に発展するケースもあります。そうなれば、後の業務に多大な支障をきたしかねません。

責任者や担当者が不在の場合は、調査自体の拒否はせず日時の変更を申し出ましょう。慌てず協力的な姿勢でスムーズに対応すれば問題ありません。

36協定の内容に適切に対応できているか

36協定を締結し、労働基準監督署に届け出がされていても、実態と大きく隔たる企業もあります。残業代が適切に支払われているとはいえ、定められた残業時間の上限を超えて残業していれば違法となります。

特に、長時間労働の多い業種であれば、36協定は重点的な調査対象となるため、内容と実態の隔たりがないよう速やかな改善が必要です。

参考：労働基準法第三十六条第一項の協定で定める労働時間の延長の限度等に関する基準

普段から帳簿やタイムカードを整理しておく

調査で、労働者名簿やタイムカードなどの書類提出を求められた際に、改ざんの可能性がある場合やタイムカードがない場合、労働基準法違反を疑われかねません。そのため、日頃から定期的に帳簿類を確認し、不備がないか見直しておくことが大切です。

残業管理だけでなく、見落としがちな振休・代休管理、割増賃金の未払いにも注意しましょう。帳簿やタイムカードは、労働基準法を遵守しているかを判断するための重要な資料です。

普段から帳簿やタイムカードを整理しておくことで、書類の不備をなくし、調査を有利に進めることができます。書類が整理してあれば、調査がスムーズに行えるため、調査にかかる時間を短縮でき、担当者の負担を減らせます。

15分単位での勤怠管理は違法

勤怠管理や給与計算は、1分単位で行う必要があります。労働基準法第24条では「賃金は、通貨で、直接労働者に、その全額を、毎月1回以上、一定期日を定めて支払わなければならない」と定められており、5分や15分などで区切ると違法になります。

例えば、10分や25分働いた場合に、賃金が支払われない時間が発生します。これは、労働者に賃金の全額を支払っていないとみなされてしまいます。15分単位で勤怠管理を行っていると、労基署から指導や勧告を受ける可能性もあることを留意しておきましょう。

参考：労働基準法第２４条（賃金の支払）について｜厚生労働省

正確な勤怠管理が行えるよう徹底する

長時間労働は、労働者の健康を害し、労災の原因となる可能性があります。また、労働者のモチベーションを低下させて生産性の低下を招いたり、労働者の家庭生活や社会活動に支障をきたす要因にもなります。

厚生労働省は、2008年に「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」を発表しました。これは、労働者の労働時間を適正に把握するための措置を、事業者に義務づけるガイドラインです。

事業者は、このガイドラインに従い、正確な勤怠管理が行えるよう徹底する必要があります。

参考：労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン｜厚生労働省

打刻修正が頻繁に行われている場合は要注意

勤怠管理システムを活用し日頃からしっかりと管理をしていても、打刻修正が頻繁に行われている場合は注意が必要です。残業代の支払いに誤りがなくても、サービス残業による残業代の未払いを疑われるためです。

帳簿書類に虚偽の記載をして労働基準監督署の調査に提出すれば、労働基準法違法から免れることはできません。勤怠管理システムの打刻修正は慎重に行いましょう。

労基署の調査に備えた勤怠管理システムの導入がおすすめ

勤怠管理システムの導入は、労働基準監督署の調査対策におすすめです。勤怠管理システムを導入していれば、労働者の労働時間を自動的に記録できます。これにより、データ改ざんを疑われるリスクを低減できるほか、労働時間の管理を適切に行うことが可能です。

労働者の労働時間を客観的に記録するため、労働基準監督署の調査において、労働時間管理が適切に行われている証拠としても使用できます。

また、労働者の労働状況を可視化できるため、労働基準監督署の調査以外に、使用者が労働時間管理の課題を把握し、改善策を講じるのにも役立ちます。

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まとめ

労働基準監督署の調査は、予告なく突然やってくるパターンもあります。調査において、非協力的な対応をした場合は罰則があるなど、事業者にとっては負担が大きく、ストレスを感じる担当者も多いでしょう。

しかし、労働基準監督署労基署の調査は、ネガティブな要素ばかりではありません。自社の就労規則や労働環境が法令に準拠しているかを確認する良いタイミングと捉え、調査の依頼が来たら、監督員に協力するよう心掛けてください。

労働基準監督署労基署の調査が突然来ても慌てずに済むよう、この記事を参考に、勤怠管理システムの導入も視野に入れ、労務に関わる書類を日頃から整理しておきましょう。

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