ISO文書対応の文書管理システムとは？要件やシステムの選び方を解説

ISO文書とは、国際標準化機構によるマネジメントシステム規格を取得するために必要な文書のことです。ISO文書の管理には多くの要件があるため、文書管理システムの活用が有効です。本記事では、ISO文書対応の文書管理システムについて、要件や選び方を交えて解説します。

目次

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1. 文書管理システムにはISO文書対応のものもある
2. ISO 9001に基づく文書管理とは
3. ISO 9001に基づいた文書管理の重要性
4. ISO文書の管理には文書管理システムがおすすめ
5. ISO文書対応の文書管理システムの選び方
6. 社内で文書管理規程を定めることも必要
7. まとめ

文書管理システムにはISO文書対応のものもある

文書管理システムとは、文書の作成・保管・活用・保存・廃棄などの文書管理業務を一元的に行えるツールです。文書管理システムの導入により、文書管理の効率化や社内のペーパーレス化などの様々なメリットが期待できます。

文書管理システムの中にはISO文書に対応できるものもあり、煩雑な文書管理業務を円滑に行えます。

ISO文書とは

ISO文書とは、品質マネジメントシステムの関連書類や各種のマニュアルを指します。簡潔にいえば、「ISO認証」を取得するために、定められた方法で保管された文書がISO文書と呼ばれます。

そもそもISO認証とは、国際間の取引に用いられる国際的な標準規格のことです。ISOには複数の種類がありますが、文書管理と特に深い関わりがあるのが「ISO 9001」です。

ISO 9001は「品質マネジメントシステム規格」のことを指し、この認証を取得した製品は、国際的な基準を満たした企業・工場で品質管理されたことが証明されています。

つまり、ISO 9001認証を取得することで、国際間取引でも安心して取引できる企業という国際的な保証が受けられます。

参考：ISO

参考：ISO 9001（品質）｜ISO認証｜日本品質保証機構（JQA）

ISO 9001に基づく文書管理とは

ISO 9001認証の取得には様々な要求事項があり、その中でも文書管理は特に重要な事項です。ここからは、ISO 9001に基づく文書管理について詳しく解説していきます。

参考：JISQ9001:2015 品質マネジメントシステム－要求事項｜日本産業規格の簡易閲覧

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対象となる文書

ISO 9001の文書管理の対象となる文書には、次のようなものがあります。

1. 写真・図表などが消えずに残っており可視化できる形で処理された文書
2. 業務遂行に必要と企業が判断して作成した文書

【具体例】

1. 作業指示書
2. 作業手順書
3. 製品の仕様書
4. 品質マニュアル
5. 製品の図面
6. 作業報告書
7. 作業記録

基本的には、製品の品質管理方法について詳細に書かれている書類などが、ISO 9001の文書管理の対象となります。

文書管理の要件

ISO 9001の文書管理に求められるのは、文書の原本をいつでも利用可能な状態に保っておくことです。具体的には、次のような要件を満たす必要があります。

1. 文書が読みやすい状態で保たれている
2. いつでも必要な文書を検索して取り出せる
3. 文書の保管期間・廃棄方法が明確に分かっている
4. 文書の変更履歴を保管しておき必要なときにはすぐ変更前の状態に戻せる
5. 文書を厳格な方法で保護している

ISO文書の文書管理を行うには、上記の条件をすべて満たせるツールの運用や業務フローの構築が必要です。

文書の保管期間

ISO 9001では、文書の保管期間について明確な規程はありません。そのため、顧客の要望・法的な要求や製品の寿命に応じて、企業の判断で自由に設定するのが一般的です。

ただし、文書の保管期間をいい加減に定めると、ISO文書としての信頼性を欠く恐れがあります。書類の信頼性を維持するためにも、保管期間に関する厳格な社内規定をあらかじめ定めておきましょう。

法律で定められた保管期間は守る必要がある

ISO文書の中でも法定保存文書については、法律に基づいて次のような保管期限が設けられています。

1. 取引に関する帳簿（領収書・仕訳帳など）：7年
2. 監査報告・会計監査報告：5年
3. 従業員の身元保証書・誓約書：5年
4. 一般健康診断個人票：5年
5. 雇用保険の被保険者に関する書類：4年
6. 労働者名簿や雇用・退職に関する書類：3年
7. 災害補償に関する書類：3年
8. 社会保険に関する書類（健康保険・厚生年金保険など）：2年

これらの文書については、所定の期間を守って保管する必要があります。なお、文書の書類に関わらず、既定の保管期間を過ぎたものは廃棄しましょう。

ISO 9001に基づいた文書管理の重要性

ISO 9001認証の取得は義務ではありません。しかし、ISOが定める文書管理の要件を満たすことで、業務の効率化やリスクマネジメント効果を得ることができます。

前述の通り、ISOは読みやすさや検索しやすさなどに関する要件を定めているため、要件を満たせば効率化とトラブル対策に繋がります。

業務の効率化は生産性の向上と不要な人件費の削減に貢献することから、ISO 9001に基づいた文書管理は企業にとってメリットが多いと言えます。

ISO文書の管理には文書管理システムがおすすめ

ISO文書の文書管理は、紙やExcelでも行えます。しかし、これらのアナログな手法での管理は、担当者の作業負担が大きく、検索性が担保できない・改ざんなどのセキュリティリスクがある・紙を保管するスペースが必要など、様々なデメリットがあります。

このデメリットを解消できると注目されているのが、文書の一元管理に長けた文書管理システムです。文書管理システムでは、文書を電子化してシステム上で管理するため、紙やExcelよりも安全で効率的に業務を遂行できます。

また、文書管理システムには、次のような機能が搭載されていることが多く、これらを利用することで、ISO文書の保管要件を簡単にクリアできます。

機能	詳細
検索機能	全文検索・あいまい検索など様々な項目で文書を検索できる
バージョン管理機能	文書の更新履歴を保管できる
アクセス制御機能	部門・役職に応じてアクセス権を設定できる
ワークフロー機能	文書の申請・承認フローを一元管理できる
期限管理機能	文書ごとに保管期限を管理できる

ISO文書対応の文書管理システムの選び方

ISO文書対応の文書管理システムは、製品によって機能や強みが異なります。自社に適した文書管理システムを導入するには、次のようなポイントに注目するのがおすすめです。

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セキュリティ機能を精査する

文書管理システムは、製品によってセキュリティ機能やセキュリティ範囲が大きく異なります。そのため、ISO文書の管理を目的に導入する場合は、ISOの管理要件を満たしたセキュリティ機能の有無を精査する必要があります。

ただし、ISOの管理要件を満たしていても、自社のセキュリティポリシーに適合していなければ意味がないため、自社のセキュリティポリシーに適合するかどうかも事前に確認しましょう。

自社で運用しやすい仕様か確認する

文書管理システムを選ぶ際は、自社で運用しやすいかどうかに注目する必要があります。たとえば、次のような項目を確認しましょう。

1. 操作しやすいか
2. 必要な機能が備わっているか
3. 自社の文書管理フローと相性がよいか
4. 予算内に収まるか
5. 導入形態（クラウド型・オンプレミス型）は適切か
6. 自社既存システムとの連携は可能か

操作性や既存システムとの相性は、実際に運用しなければ分からないことも多いです。無料トライアルがあるツールならば、実際に運用しながら使い勝手を確かめられるため、導入後のミスマッチを防ぎやすくなります。

また、実際のユーザーの口コミを確認したりするのも、使い勝手を確認する方法としておすすめです。

ISO 9001以外の規格への対応も確認する

ISOの他に取得を予定している規格がある場合は、それらの要件を満たした文書管理が可能かどうかも確認しましょう。代表的な規格には、「ISO 14001」や「ISMS（ISO/IEC 27001）」があります。

当然ながら、取得予定の規格によって、管理すべき文書の種類や管理方法が異なります。そのため、ツールの導入前に満たすべき要件を確認し、これらに対応できる機能を備えた文書管理システムを導入しましょう。

参考：JISQ14001:2015 環境マネジメントシステム－要求事項及び利用の手引｜日本産業規格の簡易閲覧

参考：JISQ27001:2014 情報技術－セキュリティ技術－情報セキュリティマネジメントシステム－要求事項｜日本産業規格の簡易閲覧

導入実績を確認する

文書管理システムを選定するにあたり、導入実績は自社に適しているか判断できる重要な情報です。既にそのシステムを導入している企業の業種や規模が似ている場合、自社でも導入による効果が得やすいと判断できます。

また、どのような課題が解決できたかといった詳細な事例が掲載されていれば、そのシステムを導入することで自社にどのような変化がもたらされるのかが具体的に見えてくるため、導入実績からも自社に適しているか見極めましょう。

サポート体制を確認する

文書管理システムには様々な機能があるため、社員が操作や運用方法に迷うこともあるでしょう。そのため、特に初めて導入する場合は、ベンダーによるサポート体制が充実しているかも確認しておきたいポイントです。

初期設定はもちろん、システムで管理する文書の選別や業務改善のコンサルティングをしてくれるベンダーもあります。また、トラブル発生時に業務が停止することがないよう、電話・チャットなどサポートの方法や対応時間帯もチェックしておくべきです。

社内で文書管理規程を定めることも必要

文書管理システムは、ただ導入するだけでは効果を得られません。文書管理システムを最大限に有効活用するためには、あらかじめ社内で明確な文書管理規程を定めておく必要があります。

文書管理規定とは、文書管理の場所・方法・期間などをまとめたルールで、自社の文書管理の方針や行動指針を表したものです。文書管理規程を定めることで、自社が行うべき文書管理が明確になります。

それに伴って、文書管理システムに求める機能や要件を洗い出せるでしょう。自社に最適な文書管理システムを選定するためにも、まずは社内で文書管理規程を定めることが大切です。

まとめ

ISO文書管理とは、ISO 9001認証の取得のために、一定の要件に基づいて文書管理を行うことです。ISO文書に対応した文書管理システムを導入することで、ISO文書の管理業務を効率化できます。

ISO文書対応の文書管理システムを導入する際は、搭載機能やセキュリティ性能、自社での運用のしやすさなどを考慮しましょう。併せて、明確な文書管理規程を社内で定めることも大切です。自社に適した文書管理システムを導入し、ISO文書を適切に管理しましょう。