ビジネスチャットが業務効率化に繋がる理由｜効率化のポイントも

ビジネスチャットは、電話・メールなどの連絡手段に比べて、複数人で相互的にコミュニケーションが取れる点・気軽かつスムーズに連絡が取れる点などで優れており、業務効率化に繋がります。本記事では、ビジネスチャットが業務効率化に繋がる理由・効率化のポイントを解説します。

目次

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1. ビジネスチャットで業務を効率化
2. ビジネスチャットが業務の効率化に繋がる理由
3. ビジネスチャットを業務効率化に繋げるポイント
4. まとめ

ビジネスチャットで業務を効率化

ビジネスチャットは、業務効率を向上させる手段として大きな役割を果たしています。電話やメールに比べ、ビジネスチャットは複数人が同時にコミュニケーションを取りやすく、さらにリアルタイム性があります。

これによって、業務上の情報共有が効果的に行えます。本記事では、ビジネスチャットが業務効率化に繋がる理由・効率化のポイントを解説します。

ビジネスチャットが業務の効率化に繋がる理由

ビジネスチャットは、電話やメールとは異なる特長を備えており、業務効率化を促進する効果があります。この点に焦点を当て、ビジネスチャットが業務の効率化に繋がる理由について、詳しく解説します。

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複数人で同時にコミュニケーションが取れる

ビジネスチャットは、一つのチャットルームで複数の人が同時に会話できるツールです。この機能によって、会話の流れを見逃すことなく、全員が同じ情報を共有しやすくなります。

特に急な情報や重要なアップデートなどは、一度の報告で全員に伝達できるので、迅速な情報共有が可能です。同じ内容を繰り返し伝える手間も省けるため、業務の効率化が図れます。

さらに、作業を進める際にもチーム全体が同じページで認識できるため、各タスクの遂行がスムーズになります。全員が同じ情報を共有し、認識を合わせることで、プロジェクトの進行がスムーズになる点が大きなメリットです。

気軽かつスムーズに連絡が取れる

ビジネスチャットは、電話のように相手の都合を気にすることがなかったり、メールのようにビジネスマナーやひな形を考慮する必要がなかったりするため、スムーズに連絡が取れるメリットがあります。

また、誤解や待ち時間を減らし、意思疎通をスピーディーに行うことができる点も大きなメリットです。こうした気軽さとスムーズさから、ビジネスチャットは業務効率化を促進し、円滑な業務遂行に寄与します。

過去のやり取りを素早く検索できる

従来の手書きのメモやメールの履歴を探すのは、手間がかかる場合があります。しかし、ビジネスチャットでは検索機能を活用することで、簡単に過去のやり取りを見つけ出すことができます。

たとえば、特定のトピックやプロジェクト、個人とのやり取りを迅速に見返したい場合は、チャット内で関連キーワードを検索することで、関連するメッセージを瞬時に探し出せます。

これにより、過去の議論や意思決定の経緯を再確認する際に、手間をかけることなく素早く情報を見つけることができます。

やり取りを議事録として残せる

ビジネスチャットでは、チームや関係者との会話がトーク履歴として残ります。この履歴が議事録の代用として機能します。

たとえば、プロジェクトや取引に関連するチャットルームでのやり取りが、実質的に議事録として活用されることがあります。このトーク履歴は、そのまま会議内容や重要な情報の記録として機能し、議事録を別途作成する手間を省くことができます。

情報共有を効率化できる

チャットルームをプロジェクトやテーマごとに整理することで、関係者が定期的に確認するべき事項を一箇所に集約できます。つまり、メンバーが定期的にチェックすべき内容をまとめて記載しておくことが可能です。

これにより、個々人がそれぞれの情報を探し回る手間が省けます。また、チームメンバーは常に最新の情報を把握しやすくなります。

プロジェクトやテーマごとに整理されたチャットルームでは、特定の事柄を確認する際にも手軽にアクセスできるため、全員が同じ情報を共有しやすくなります。このようなシステムを使うことで、情報共有の効率化だけでなく、業務効率の向上にも繋がるでしょう。

テレワークにも適している

テレワークでは、リアルタイムな連絡が難しくなることがよくあります。しかし、ビジネスチャットを使えば、遠く離れていてもリアルタイムに連絡を取ることができます。これは、効果的なコミュニケーションを保つ上で非常に重要です。

ビジネスチャットは、セキュリティ性が高いのも大きな特長です。このツールはデータを暗号化したり、アクセスを制限したりするなどのセキュリティ対策を提供しており、機密情報を守るのに役立ちます。

この仕組みにより、従業員同士のコミュニケーションが円滑に行え、安心して業務に集中できるのです。

ビジネスチャットを業務効率化に繋げるポイント

ビジネスチャットは、業務効率化に繋がる多くのメリットを持っています。ここでは、ビジネスチャットが業務効率化にどのように貢献するか、その重要なポイントを解説していきます。

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導入時にルールを定める

ビジネスチャットは、使い方を誤ると問題が発生することもあります。トラブルを未然に防ぐためには、ビジネスチャットの利用に関するルールを定めることが非常に重要です。ルールを設けることで、言葉遣いや情報の取り扱いなどを明確化できます。

たとえば、利用者がビジネスチャットを効果的に活用するために、次のような具体的なルールを設定することが挙げられます。

1. 利用時間を決めておく
2. メールとの使い分け方を明確にする
3. ユーザー名やグループ名に規則を設ける
4. 投稿してはいけない事項を決めておく
5. リアクションを必須にする

搭載機能を効果的に活用する

ビジネスチャットには、コミュニケーションを円滑に行うための機能が豊富に備わっています。以下では、ビジネスチャットに備わっている機能について解説します。

メンション機能

メンション機能は、ビジネスチャットで特定のユーザーに直接的にメッセージを送るための仕組みです。使い方は「@」記号を使ってからユーザー名を入力するだけで入力するだけなので、非常に簡単です。

この機能を使うと、大事な情報を素早く特定の人に伝えたり、特定の行動を促したりできます。忙しいチャットの中でも、特定の人やグループに目立たせたい情報を指定することができます。

これにより、重要な情報や特定のタスクに関するメッセージを対象者にスムーズに伝えることができます。たとえば、特定のプロジェクトの進捗状況を関係者に伝えたい時や、迅速な対応が必要な時に便利な機能です。

リアクション機能

リアクション機能は、メッセージに絵文字を使って感情や反応を表現できる機能です。これは、メッセージに対して絵文字を選んで使うことができ、メッセージの内容に応じて適切なリアクションが可能です。

たとえば、いいねや賛成、驚きなど、状況に応じて柔軟に表現できるのが特徴です。リアクション機能を使うと、文字で返信する必要がなくなります。特にグループチャットでは、メッセージに対するリアクションを送ることで、会話がスムーズに進行します。

これによって、メッセージが多くなっても、重要な情報が埋もれることを防ぐことができます。

ファイル共有機能

ファイル共有機能は、ビジネスチャットを通じてチームメンバーが同じファイルにアクセスし、編集や閲覧を行う機能です。この機能を活用すると、チーム内での情報共有やプロジェクト管理が効果的に行えます。

ファイルのアップロードと共有によって、書類や画像、プレゼンテーションなどのファイルがリアルタイムで共有され、チーム全体のコラボレーションが円滑に進みます。たとえば、プロジェクトの文書や進行中の作業ファイルに関するやり取りが迅速に行えます。

また、誰が何を変更したのかを把握できるため、情報の透明性も確保できます。これにより、チームの効率が向上し、プロジェクトの進捗管理がより効果的に行われるでしょう。

タスク管理機能

タスク管理機能は、ビジネスチャットでチームのタスク関連情報を整理し、把握できる機能です。タスクには担当者や期日、進捗状況などの重要情報をまとめて管理できます。

この機能を使えば、チーム全体がタスクの進行状況をリアルタイムで把握でき、誰がどのタスクに取り組んでいるのかが明確になり、業務の重複や漏れを防げます。

さらに、各メンバーがどんな作業に集中しているかを把握することで、全体の進捗状況を容易に把握できます。たとえば、チームのメンバーがそれぞれの進捗を更新し、どのタスクが完了し、どれが進行中なのかをひと目で確認できます。

音声・ビデオ通話機能

音声・ビデオ通話機能は、ビジネスチャットで画面共有を可能にする機能です。特にビデオ通話機能は、遠隔地での作業現場やリモート環境での交流を活性化します。

ボタンをクリックするだけで簡単に参加でき、相手の顔を見ながらコミュニケーションできるため、言葉だけでは伝わりにくい情報も視覚的に伝えることができます。これは、詳細な情報やデモンストレーションが必要な場合に特に効果的です。

たとえば、複雑な概念や実際の作業手順を説明するときに、顔を見ながら視覚的な要素を加えることで相手に理解しやすくなります。

言葉だけでは伝えづらい細かいポイントや作業の手順、理解が難しい内容なども、ビデオ通話を使って実演や実例を共有することで、より効果的なコミュニケーションが可能です。

通知設定をカスタマイズする

通知設定のカスタマイズを行うことで、特定の通知のみを受け取ることや、休憩中や勤務時間外は受け取らないように設定することができます。たとえば、重要なプロジェクトに参加している場合、そのチャットだけ通知を受け取りたいという場合もあるでしょう。

その際に、その他のチャットの通知は邪魔になることもあります。こうした場合、通知設定をカスタマイズすることで、必要な通知のみを受け取り、他の通知をカットすることができます。

また、ミュート機能を活用することで、一時的に特定のグループチャットからの通知を一時的にオフにすることも可能です。

トークルームを分ける

ビジネスチャットでトークルームを分けることは、情報のセキュリティを保つために重要です。各部署やプロジェクトごとにトークルームを作成することで、メンバー同士が適切な情報を共有し、明確なやり取りを行うことができます。

一方で、無関係な人がトークルームに参加すると、情報漏洩や不必要な情報の受け取りなど、セキュリティ上のリスクが高まります。

そのため、トークルームを分けることで、各グループが必要な情報だけを共有し、他のトークに不要な人が入り込むことを防ぐことができます。適切に分けることは、情報のセキュリティを守りながら、業務を効率化する重要なポイントです。

簡潔で読みやすい文章を意識する

ビジネスチャットでは、メールとは異なり、硬い表現や冗長な文章よりもシンプルで簡潔な表現が求められます。短い文章で要点を的確に伝えることで、迅速なコミュニケーションが可能になり、業務効率が向上します。

そのため、長々とした文章よりも、短くまとめられたメッセージの方が効果的です。相手にとっても理解しやすく、即座に返信しやすいため、迅速な情報共有や意思疎通が可能となります。

つまり、ビジネスチャットは要点を簡潔にまとめ、わかりやすい言葉で伝えることが大切です。シンプルな表現で的確なメッセージを送ることで、業務効率を高めることができます。

メッセージを送る際は以下のポイントに留意しましょう。

1. 短く要点をまとめる
2. 明確な表現を使用する
3. 冗長な言葉を避ける

適度に雑談を取り入れる

雑談は業務の効率を下げることがある反面、程よく取り入れることにはメリットがあります。たとえば、雑談を通じて相手の趣味や考え方を知ることで、業務連絡やコミュニケーションがスムーズになることがあります。

人柄を理解することで、仲間同士のコミュニケーションがより円滑になり、仕事の進行も円滑になることが期待できます。また、雑談を通じてお互いの信頼関係を築くことも重要です。信頼関係があると、業務上のメッセージもスムーズに受け取れるようになります。

お互いのことをよく理解することで、相手の反応や意図をより正確に把握でき、円滑なコミュニケーションが可能になります。

他のツールと連携させる

ビジネスチャットを他のツールと連携させることは、業務の効率化に大きなメリットがあります。たとえば、複数のツールをビジネスチャットに統合することで、仕事の流れを一つの場所で管理できます。

プロジェクト管理ツールやファイル共有サービス、カレンダーアプリなどをビジネスチャットに統合することで、それぞれのツールを別々に開く手間が省けます。仕事の全体像をビジネスチャット内で把握できるため、タスクや進捗状況を把握しやすくなります。

まとめ

ビジネスチャットの導入は、業務の効率化や生産性の向上に繋がるメリットがあります。ビジネスチャットでは、複数のメンバーが同時に会話できるため、情報共有が容易になります。

また、会話内容が残るため、過去のやり取りを振り返ることができ、議事録としても機能します。これにより、コミュニケーションが迅速で透明性のあるものになります。

ただし、ツールの導入にあたっては、自社に合った適切なツールを選択することが重要です。複数のツールを比較検討し、自社の業務やコミュニケーションニーズに最もマッチしたものを選びましょう。