ビジネスチャットでよくある失敗とは？失敗しないための対策も解説

ビジネスチャットは社内のコミュニケーション円滑化や生産性向上の目的で多くの企業が導入していますが、実は失敗例も多々あります。この記事では、ビジネスチャット導入時によくある失敗や、失敗しないために知っておきたい対策を解説します。

目次

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1. ビジネスチャット導入時によくある失敗
2. ビジネスチャット導入で失敗しないために
3. まとめ

ビジネスチャット導入時によくある失敗

ビジネスチャットとは、社内の業務連絡を行うためのチャットツールです。社内のコミュニケーション円滑化や生産性向上を目的として、多くの企業が導入を進めています。個人で利用するSNSとは異なり、セキュリティやビジネス向けの機能が充実しているのが特徴です。

しかし、ビジネスチャットは導入の仕方によっては、失敗を招くケースも少なくありません。導入しても社内に浸透しなかったり、無駄なやり取りによって生産性が低下したりなど、さまざまな失敗例があります。

ビジネスチャットを導入する際は、これらの失敗例も把握したうえで、成功へ繋げるための対策を取る必要があります。以下で、ビジネスチャットの導入時によくある失敗例と、原因について具体的に解説します。

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社内に浸透しない

ビジネスチャットを導入しても社内に浸透しないという事例は、失敗例として比較的多いです。浸透しない理由としては、ツールの操作が難しかったり、使いづらかったりする点が挙げられます。

また、ITツールに苦手意識があり抵抗感を持つ社員が多い場合は、浸透しにくい組織風土を作ります。よって、コミュニケーションツールとしてはビジネスチャットよりも、すでに定着している電話やメールに使用率が偏りがちになり、浸透しない原因になります。

無駄なやり取りによる生産性低下

ビジネスチャットを活用することにより、気軽にグループで問い合わせができるというメリットもあります。しかしその一方で、質問された側は手を止めて回答する、といった作業が発生します。これにより、作業効率が下がり生産性の低下を招いてしまいます。

また、話の要点が脱線してしまい、プライベートな会話が続くケースも少なくありません。

チャットに回答や相づちを絶えず行っていると、業務に集中できない状態になります。コミュニケーションの仕方を誤ると、生産性の低下に繋がる可能性が高まります。

時間外対応によるモチベーション低下

ビジネスチャットはスマホなどで利用できるものもあり、社内に居なくてもいつでも連絡することができます。よって、勤務時間外でも連絡が取れることで、プライベートの時間を対応に割かなければならないケースも考えられます。

本来、勤務時間外の連絡は労働義務がないため、対応する必要はありません。しかし、時間外でも通知が来れば、対応してしまうケースは少なくありません。時間外の対応が多くなるほどに、社員の負担も増えるためモチベーションの低下を招きます。

コミュニケーションツールが乱立する

コミュニケーションツールは、ビジネスチャットだけでなく、メールや別のチャットアプリなどさまざまなツールが存在します。そのため、連絡手段が統一されていない状態にある場合、他ツールとビジネスチャットが乱立し、連絡の行き違いが起きる可能性があります。

コミュニケーションツールが増えると、人によって使用するツールが異なったり、業務に合わせて異なるツールを使用したりするため、結果的に業務効率が低下します。よって、既存のツールとの兼ね合いを確認してから導入することが重要です。

過去のやり取りが閲覧できなくなる

ビジネスチャットでは、時間が経つと過去のメッセージ履歴が閲覧できない、というトラブルが起こることがあります。一定期間後に自動的にやり取りが消える仕様になっているものもあるためです。

そのため、ビジネスチャットのプランを選ぶ際には、過去履歴の保持期間を確認する必要があります。特に無料プランでは短期間に限定されていることが多いため、重要な情報のやり取りがある場合は注意してください。

コストが膨らむ

ビジネスチャットの月額料金は、一般的に利用人数に応じた料金が設定されます。ビジネスチャットを利用するメンバーが増えれば増えるほど月額費用が膨らむため、予想以上にコストが増加した、という失敗例も少なくありません。

ビジネスチャットが社内に浸透し利便性が高まると、ユーザーも増えていくことが想定されます。導入時に利用人数を少なく設定した場合に、失敗例としてよくあるケースです。導入する際は、将来的に利用が想定される人数も加味しておくことが重要なポイントです。

情報漏洩が起こる

ビジネスチャットは、セキュリティの高さが特徴ではありますが、リスクがないわけではありません。社内でのセキュリティ対策が甘い環境下で導入した場合、アカウントの漏洩によるなりすましや、乗っ取りなどが発生するケースも考えられます。

これにより、機密情報が漏洩したという失敗例もあります。他にも、添付ファイルを開いた際にウィルスに感染してしまった事例や、誤送信・覗き見なども少なくありません。ツールのセキュリティ対策だけに頼ることなく、社内のセキュリティ対策も重要です。

ビジネスチャット導入で失敗しないために

ビジネスチャット導入に失敗しないためには、適切な対策を取る必要があります。導入する際は目的を明確にし、ルールや使い方を社員に周知させることが重要です。ここからは、ビジネスチャット導入時の対策について解説します。

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導入目的を周知する

ビジネスチャットを導入する際は目的を明確にし、社員に周知することが重要です。既に電話やメールといった連絡手段があるにもかかわらず、なぜビジネスチャットが必要なのか、社員に説明し理解を得る必要があります。

既存のコミュニケーションツールとどのように使い分けをするのか、またビジネスチャットのメリットを周知させることが、導入する際の第一歩です。これにより、社内に浸透しやすくなったり、無駄なやり取りを回避できたりするため、導入成功に期待できます。

欲しい機能を洗い出しておく

ビジネスチャットは、社内のやり取りを効率化するために、さまざまな機能が搭載されています。機能はツールによって異なるため、自社が欲しい機能をあらかじめ洗い出しておく必要があります。

ビジネスチャットは、一般的に文字のやり取りの他にも音声・ビデオ通話ができる機能や、画面共有などの機能が搭載されています。その他にも、タスク管理やアドレス帳、リアルタイム翻訳などの機能が搭載されたツールもあります。

自社に必要な機能を持ったツールを選ぶことで利便性が高まり、社内に浸透しやすくなります。一方で、必要としない機能が多く搭載されている場合、使いづらかったり無駄なコストがかかったりするため、失敗の原因となります。

導入前に使いやすさを確認する

ビジネスチャットを導入する際は、社員全員が使いやすいツールを選ぶ必要があります。使い方が複雑だと、新しいツールに抵抗感のある社員や、ITツールに苦手意識のある社員は、ビジネスチャットを使用しなくなる可能性が高いです。

ビジネスチャットを社内に定着させるためには、操作方法が簡単で、画面もわかりやすいなど、使いやすさを重視するのがポイントです。中には、実際に使い心地を体験できる無料トライアルを提供するツールもあるため、導入前に利用してみると良いでしょう。

運用ルールを定める

ビジネスチャットを効果的に活用するには、運用のルール策定が重要です。ルールを策定することで、無駄なやり取りや情報漏洩のリスクを回避し、連絡ツールとして業務に悪影響を出さないための対策ができます。

運用ルールは企業によって異なりますが、以下のような例が挙げられます。

1. 就業時間内にのみ使用する
2. グループ作成を承認制にする
3. 絵文字やリアクションの使い方を定める
4. 投稿してはならない内容を定める

プライベートと業務の線引きを明確にし、ビジネスチャットの利用時間や使用のルールを策定することで、無駄なやり取りがなくなるため、効果的な運用が期待できます。

運用ルールは適宜追加することも重要

ビジネスチャットは、導入時にルールを設定しても、使用していく過程で新たなトラブルや問題が発生することもあります。その際は、運用ルールを都度変更・追加していくことが重要です。

特にメンバーが増えたときには、想定外のミスや違反が起こりがちです。個別対応で終わらせず、同じようなトラブルの再発に備えて、ルールを更新しておくのがおすすめです。

他ツールとの使い分けを明確にしておく

ビジネスチャットを導入する際は、メールなどの他ツールはどのように使い分けるか、明確にしておくべきです。連絡ツールは、送信する相手と内容によって、使い分ける必要があります。他ツールとの連絡方法が混同すると、連絡漏れなどトラブルの原因となります。

ビジネスチャットの場合、スレッド単位でやり取りを行うため会話が流れやすく、履歴を残すには不向きです。一方メールなら、長文や重要な内容を送信することが可能であり、送信ボックス・受信ボックスに履歴として残しやすいです。

よって、議事録や決定事項などの重要文書はメールを利用するなど、使い分ける文書やファイルの種類を明確にしておくと良いでしょう。

ルールや使い方をマニュアルにまとめる

ビジネスチャットを導入する際は、オリジナルのマニュアルを作成するのも有効です。企業独自の運用ルールや操作方法をわかりやすくまとめておくと、社員がビジネスチャットの使い方に迷わなくなります。

作成したマニュアルは、社員が必要なときにいつでも閲覧できるようにしておけば、運用ルールも定着するでしょう。その結果、ビジネスチャットが正しく利用されるようになり、業務効率化に繋がります。

社員研修や試験導入を行う

ビジネスチャットの必要性やメリットを理解してもらうために、社員研修を実施しましょう。導入の目的を伝え、操作方法や利用時のルールなどを社員に周知させるためにも効果的です。

また、ツールや自社の運用体制に問題点がないか確認するために、一部の部署など小規模で試験運用を行うのも有効です。試験運用で、実際に運用してみた社員にヒアリングを行い、事前に策定したルールの練り上げに役立てることができます。

ユーザー数の増加を見込んでおく

ビジネスチャットの月額費用は、一般的にユーザーID数に応じた料金体制が設定されています。そのため、ユーザーが増加した際、月額費用が膨大となり予算過多となるケースも考えられます。

よって、ビジネスチャットを導入する際は、ユーザーの増加を想定した費用の計算もしたうえで、ツールを選定する必要があります。将来的にユーザー数が増加する可能性が高い場合は、定額制も検討すると良いでしょう。

セキュリティ対策を徹底する

ビジネスチャットのツール自体は、ビジネスで利用することを想定しているため、セキュリティに優れているものが多くあります。しかし、ツールによってセキュリティレベルは異なるため、注意が必要です。

ビジネスチャット導入の際は、ツールにどのようなセキュリティ機能が備わっているか確認しましょう。暗号化通信や2段階認証などを採用しているなど、ログイン時のセキュリティ対策に注目するのがポイントです。

また、アカウントの漏洩や機密情報が含まれたファイルの誤送信など、人的ミスや管理不行き届きによる情報漏洩のリスクもあります。IDの扱いや、使用場所・デバイスの管理、送信するファイルの制限など、情報漏洩のリスクに備えるためにルールを策定するべきです。

まとめ

ビジネスチャットは、社内のコミュニケーション円滑化や、生産性向上を目的としたツールで、多くの企業で導入を進めています。しかし、運用の仕方によっては失敗を招くケースも少なくありません。

社内に浸透しなかったり、無駄なやり取りによって生産性が低下したりなど、さまざまな失敗例があります。ビジネスチャット導入を失敗させないためには、導入の目的を明確にし、操作方法などを社員に周知させることが重要です。

試験運用や社員研修を実施するのも効果的です。また、ビジネスチャットはツールによってさまざまな機能や料金体系があります。導入を失敗しないための対策を実施し、自社に合った使いやすいツールを選定しましょう。