ビジネスチャットとメールはどう使い分ける？具体的な場面別に解説

ビジネスチャットは、気軽にコミュニケーションが取れるツールとして多くの企業で導入が進められていますが、メールと上手く使い分けないといくつかのリスクが発生します。本記事では、ビジネスチャットとメールそれぞれの特徴や、場面別の使い分け方について詳しく解説します。

目次

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1. ビジネスチャットとメールの使い分けが重要な理由
2. ビジネスチャットとメールの特徴
3. ビジネスチャットが適している場面
4. メールが適している場面
5. まとめ

ビジネスチャットとメールの使い分けが重要な理由

現代のビジネス環境では、コミュニケーションツールとして使用する、ビジネスチャットとメールの使い分けが重要です。適切に使い分けないと、確認の工数が増えたり、連絡の行き違いが発生したりすることがあります。

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確認の工数が増えるため

ビジネスチャットとメールの使い分けが不十分な場合、重要な連絡がどちらのツールにも届く可能性があり、常に両方を確認する手間が生じてしまいます。これは、忙しいビジネス環境下において負担となります。

また、両方のツールに重要な情報が分散してしまうと、ビジネスの効率性が低下するでしょう。例えば、緊急の連絡がビジネスチャットに流れている間に、メールで重要な決定事項が通知されるといったケースです。

このような状況を避けるためには、チャットとメールの使い分けを明確にし、どの種類の情報をどのツールで共有するかについて、チーム内で共通理解を持つことが重要です。

連絡の行き違いが発生するため

ビジネスチャットとメールを使い分けていないと、連絡の行き違いも発生します。例えば、メールで連絡をしても相手がチャットしか見ていない、というケースもあり得ます。これでは、緊急性の高い連絡において、大きなトラブルを引き起こす可能性があります。

具体的なガイドラインを設けることで、情報の伝達がスムーズになり、重要な連絡が見落とされるリスクを最小限に抑えられます。また、チームメンバー間での認識のずれを防ぎつつ、効率的なコミュニケーションを実現することも可能です。

利用者のストレスにつながるため

業務上の連絡を行う際、ビジネスチャットとメールのどちらで連絡して良いのかが瞬時に判断できない場合、思考に時間を取られて手元の動きが止まってしまいます。その結果、業務時間を奪うことに加え、利用者のストレスを増やすことにもつながります。

また、連絡手段が適切ではなかった場合、受け取った相手にも訂正する時間を要し、再連絡・修正といった工程が増えて双方のストレスとなります。そのため、ビジネスチャットとメールは正確な使い分けが重要です。

情報の検索性が低下するため

ビジネスチャットとメールを適切に使い分けていない場合、どちらにも重要な情報が残る可能性があります。後で再確認したい時も、どこに必要な情報があるのか分からなくなり、両方を検索しなければなりません。また、タスクの優先順位も判断しづらくなります。

検索に多くの工数が割かれれば、生産性が低下します。そのため、緊急性のある指示や規定変更など担当者が何度か見直すべき情報は必ずメールで送るなどの対策が必要です。情報の分散によって混乱が起こらないようにするためにも、ツールの使い分けは重要です。

ビジネスチャットとメールの特徴

ビジネスチャットとメールは、使い分けに悩むことも多いツールですが、それぞれ異なる特徴を持ってます。ビジネスチャットは、即時性と手軽さが最大の特徴です。リアルタイムでのコミュニケーションが可能であり、短いメッセージのやり取りに最適です。

一方、メールはフォーマルな文書や長文の報告などに適しています。メールは送受信された内容が記録として残るため、後日の確認や証拠としての利用も可能です。使い分ける際には、それぞれのツールの特性を活かして利用しましょう。

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ビジネスチャットの特徴

ビジネスチャットは、画像やファイルの共有、リンクの送信など多様な機能を備えています。リアルタイムでのやり取りができるため、迅速な意思決定や情報共有も可能です。

また、同時に複数のメンバーとのやり取りができることから、チーム内のコミュニケーション強化にもつながります。

リアルタイム性が高い

ビジネスチャットは、迅速な意思決定や効率的なコミュニケーションに役立ちます。メッセージは送信されるとすぐに相手に届き、受信者も即座に確認できるため、メールよりも速いやり取りが行えます。

また、多くのビジネスチャットツールではログイン状況がわかるため、相手がオンラインかどうかを瞬時に把握できます。よって、相手がメッセージを見られる状況かを踏まえて、最適なコミュニケーションのタイミングを図れます。

同時に複数のメンバーとやり取りできる

ビジネスチャットの大きな特徴として、同時に複数のメンバーとのやり取りが可能である点も挙げられます。特に、チームワークが重要なプロジェクトや、多くの関係者が関与する業務においては大きな利点です。

グループチャットの機能を活用することで、特定のテーマやプロジェクトに関連するメンバーだけを収集できます。そのため、1つのチャットルーム内で複数のメンバーがリアルタイムで情報を共有し、円滑に議論を進められます。

カジュアルなコミュニケーションに向いている

ビジネスチャットでは、絵文字やスタンプを使用することができ、メッセージに感情やニュアンスを加えることが可能です。

例えば、「ありがとう」といった簡素なメッセージにスマイルの絵文字を加えるだけで、感謝の気持ちをより伝わりやすくし、受け取る側にもポジティブな印象を与えられます。

また、フォーマルなメールに比べて返信のプレッシャーが少なく、気軽にコミュニケーションを取ることができます。

メールの特徴

メールの主な特徴は、受信者が自分のタイミングで開封して返信できる点です。また、記録として残す必要がある情報の共有に適していることや、検索性が高いという特徴も持ち合わせています。

さらに、ビジネスチャットとは異なり、送信後の編集や削除はできませんが、信頼性と正確性を担保できます。

相手のタイミングで開封・返信される

メールは、受信者が自分の都合に合わせて開封し、返信することができ、ビジネスチャットのようなリアルタイム性を求められる状況とは異なります。そのため、受信者は自分のスケジュールやタスクの優先順位に基づいて、メールの処理を行うことができます。

また、重要な決定や詳細な指示、長期的な計画など熟考を要する内容の共有に適しています。このように、メールはビジネスチャットとは異なり、時間をかけて検討する必要がある内容の交換や、フォーマルなコミュニケーションに最適なツールです。

検索性が高く後から参照しやすい

ビジネスチャットと比較して、メールは過去のやり取りを効率的に検索し、必要な情報を迅速に見つけることができます。そのため、重要な決定や合意事項、指示などの記録を一旦保持し、後から参照する場合に便利です。

例えば、メールの件名・送信者・日付などのフィルタリング機能を使用することで、特定のトピックや会話を簡単に見つけ出すことができます。過去のやり取りの履歴を追跡し、重要な情報を再確認する作業が簡略化されます。

相手に丁寧な印象を与えられる

ビジネスにおける形式に沿って作成されたメールは、受け取る相手に丁寧な印象を与えられます。ビジネスチャットでは、簡略化された文章でやり取りを行うことが多いですが、メールは一定の形式を保ちながら作成をするため、1つのメールに時間を要します。

したがって、作成に時間を取られて複数回のやり取りを行うことは困難ですが、フォーマルな印象を与えながら、企業としての良いイメージを提供できるという点では、企業ブランディングとしても大きな役割を担っています。

送信後の編集や削除はできない

メールは一度送信すると、受信者のメールボックスに自動的に保存され、送信者は後から内容を変更したり、削除したりすることができません。公式のコミュニケーションや重要な情報の交換において、メールの信頼性と正確性を保証する役割を果たします。

そのため、メールを使用する際は、送信する内容を十分に検討する必要があります。特に契約の詳細、重要な指示、公式の発表など、後で参照される可能性の高い情報を扱う場合には、メールの内容が正確であることを確認することが重要です。

また、誤った情報を送信してしまった場合には、訂正のメールを追加で送る必要があります。

ビジネスチャットが適している場面

ビジネスチャットは、特定の状況やニーズに応じて、メールよりも適している場合があります。例えば、迅速な返信が欲しいときや簡単な確認・報告、日常的なコミュニケーションとして利用したいときなどが挙げられます。

必要とする状況に応じてビジネスチャットを活用することで、スムーズで効果的なビジネスコミュニケーションを実現できます。

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すぐに返信が欲しいとき

ビジネスチャットは、リアルタイムでのコミュニケーションが可能です。そのため、緊急の問題解決や迅速な意思決定が必要な場合、より効率的なやり取りを実現することができます。例えば、業務に関する質問に対して素早い回答が欲しい場合などに適しています。

ビジネスチャットは、相手がオンラインかどうかを瞬時に確認でき、未読・既読のステータスもリアルタイムで把握できます。相手がメッセージを受け取り、どの程度対応しているかも即座にわかるため、タスク管理がしやすくなります。

簡単な確認や報告のとき

ビジネスチャットはメールよりも手軽で、情報共有のスピードが速いため、日常的な業務の効率化に貢献します。例えば、プロジェクトの進捗状況の更新・報告や、会議の日程調整、短い質問を行うような場面では、ビジネスチャットの利用がおすすめです。

また、チーム内での簡単な意見交換や短期間でのタスクの割り当てなど、複数の関係者が関与する場面では、ビジネスチャットを利用することで、全員が同じ情報を共有しやすくなります。

日常的なコミュニケーションに利用したいとき

メールと比較して、ビジネスチャットはよりカジュアルで直接的なコミュニケーションが可能です。そのため、短いメッセージや即時のフィードバックが求められる日常のやり取りに最適です。

例えば、同僚との短い相談やチーム内での簡単な伝達、急ぎのタスクの割り当てなど、スピーディーな対応が求められる場面では、ビジネスチャットが力を発揮します。

絵文字やスタンプを使った表現もできるため、コミュニケーションに親しみやすさや柔軟性を加えることができます。チームの雰囲気を和やかに保ちながら、効率的に情報を共有したい場合にも適しているといえるでしょう。

複数のメンバーに情報共有したいとき

ビジネスチャットは、メールのように個々のメールボックスに情報が分散されません。そして、グループチャット機能を活用することで、関連するメンバー全員が同じ情報を共有し、議論や意見交換を行うことができます。

例えば、プロジェクトの進捗報告・緊急のお知らせ・会議の日程調整など、複数に情報を伝える必要がある場合などに適しています。

相手の未読・既読を確認したいとき

ビジネスチャットでは、相手の未読・既読の状態を確認できます。これは、メールでは得られない機能であり、コミュニケーションの透明性と効率性を大きく高めます。

例えば、重要な案件について迅速なフィードバックが必要な場合、ビジネスチャットでは、相手がメッセージを読んだかどうかをリアルタイムで確認できます。そのため、相手が情報を受け取っているかどうかの不確実性を減らせます。

また、既読の状態が確認できることで、コミュニケーションの流れがスムーズになります。例えば、緊急の連絡や短期間での意思決定が必要な場合、相手がメッセージを確認しているかどうかを知ることで、次のステップを迅速に進めることが可能です。

メールが適している場面

双方がやり取りした内容の記録を残すことは、ビジネスにおいて非常に重要です。メールは送受信した内容を自動的に保存し、後から検索や参照が可能です。そのため、過去のやり取りを確認し、必要な情報を取り出しが容易に行えます。

また、メールはフォーマットや構成を自由に設定できるため、長文のメッセージを送る場合でも、詳細な情報や複雑な内容を伝えやすいです。さらに、社外の人とのコミュニケーションでは、メールが一般的な手段となります。

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やり取りした内容の記録を残したいとき

ビジネスにおいて、やり取りした内容の記録を残すことにより、後の参照や証拠としての役割を果たします。それは、メールは送受信された内容が自動的に保存され、後から簡単に検索や確認ができるからです。

また、メールは公式性が高く、ビジネスチャットよりもフォーマルなコミュニケーション手段として認識されています。よって、契約の詳細・プロジェクトの進捗報告・重要な決定事項など、正式な記録として残す必要がある情報の交換には、メールが最適です。

メールは送信後に編集や削除ができないことから、送信された内容がそのまま記録として残り、後日の確認や証拠としての利用が可能です。

長文のメッセージを送りたいとき

ビジネスチャットは、短いメッセージや迅速なやり取りには最適ですが、長文の情報を伝えるには限界があります。一方、メールは長い文章や複雑な内容を伝えるのにも適しています。

メールは、長文の情報を整理して伝えやすいツールです。例えば、件名・本文・添付ファイルなどを使って情報をわかりやすく整理し、受信者が内容を理解しやすい形で送れます。

また、メールは受信者が自分のタイミングで内容をじっくりと読み、理解することができるため、複雑な内容や重要な指示を伝える際にもおすすめです。

社外の人にメッセージを送るとき

ビジネスチャットは、社内の迅速なコミュニケーションや簡単なやり取りに最適です。しかし、社外の人とのコミュニケーションには、よりフォーマルで正式な手段が求められることが多いため、より信頼性の高い印象を与えられるメールが適しています。

また、社外の人とのやり取りでは、相手が使用しているコミュニケーションツールが異なる可能性もあります。ビジネスチャットアプリは多種多様であり、相手が同じアプリを使用しているとは限りません。

一方、メールはほとんどのビジネスパーソンが利用しており、異なる組織間でも共通のコミュニケーション手段として機能しやすいです。

まとめ

ビジネスチャットはリアルタイム性に優れており、迅速な意思決定や日常的なコミュニケーション、複数のメンバーとの情報共有に最適です。また、未読・既読の確認もできます。

一方、メールは公式性と記録性に優れており、重要な文書や長文の送信、社外の人とのやり取りに適しています。送信後の削除や修正ができないため、やり取りの証拠として残したい場合はメールが推奨されます。

このように、ビジネスチャットとメールはそれぞれ異なる特性を持ち、状況に応じて適切に使い分けることが重要です。