ビジネスチャットを導入する目的とは？メリット・デメリットも解説

ビジネスチャットとは会話形式でビジネス上のコミュニケーションができるツールです。多くの企業で利用されていますが、メールなど他ツールがある中で、何のために導入するのか分からないという方もいるでしょう。この記事ではビジネスチャットの導入目的やメリットを解説します。

目次

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1. ビジネスチャットを導入する目的とは
2. ビジネスチャットを導入するメリット
3. ビジネスチャットを導入するデメリット
4. ビジネスチャットを導入する際の注意点
5. ビジネスチャットを選ぶ際のポイント
6. まとめ

ビジネスチャットを導入する目的とは

ビジネスチャットとは、会話形式でビジネス上のコミュニケーションができるツールです。多くの企業で利用されていますが、メールなど他ツールがある中で、何のために導入するのか分からないという方もいるでしょう。

ビジネスチャットの導入には様々な目的があります。ここではビジネスチャットの導入目的について解説します。

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生産性向上のため

労働力が不足している現代において、業務の効率化と迅速なコミュニケーションは重要です。従来のメールや電話に比べて、ビジネスチャットはリアルタイムで非常に使いやすいため、業務上の問題を迅速に解決することが可能です。

また、在宅ワークの増加に伴い、場所を問わずに即座にコミュニケーションを図ることができる点も大きなメリットです。つまり、ビジネスチャットは、社内のコミュニケーションの活性化や効率化に繋がり、ひいては生産性の向上に寄与します。

企業がビジネスチャットを導入することで、生産性を向上させ、業務を効率化することが期待されます。

働き方改革・多様な働き方に対応するため

働き方改革は、これまでの働き方に変化をもたらし、社会全体が活躍できる環境を目指す取り組みです。その中で、ビジネスチャットの導入は大きな意味を持っています。

ビジネスチャットは、従来オフィスで行われていたコミュニケーションをオンラインでも可能にします。これにより、テレワークなど柔軟な働き方をサポートし、場所を問わずオンラインで業務ができるようになります。

このように、ビジネスチャットの導入は、働き方改革の一環としても効果的であり、柔軟性や効率性を高める重要な手段となっています。

参考：「働き方改革」の実現に向けて｜厚生労働省

参考：働き方改革×チャットツールのビジネス活用｜総務省

プライベートと線引きするため

ビジネスチャットの導入には、仕事とプライベートの線引きを明確にする利点があります。個人向けのチャットアプリを使うこともありますが、ビジネスチャットの導入には仕事とプライベートを分離できるメリットがあります。

ビジネスチャットは、仕事関連のコミュニケーションを専用のツールで行うため、個人のプライベートチャットアプリとは明確に分けられます。このような使い分けにより、仕事に集中する場面とプライベートな時間を区別し、ストレスなく業務に取り組むことができます。

ビジネスチャットを導入するメリット

ビジネスチャットの導入には、数々のメリットがあります。ここでは、ビジネスチャット導入のメリットについて詳しく解説していきます。

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メールや口頭よりも効率的なコミュニケーションができる

これまでは、メールや口頭でのやり取りが主流でしたが、受信ボックスに多くのメールが溜まったり、一つひとつメールを開封して確認しなければならなかったりなどで、情報の流れを追うのが困難でした。

この過程でメールの紛失や、他のメールと混ざって情報の把握が困難になることもあります。しかし、ビジネスチャットの活用により、このような課題を解消できます。さらに、上司への相談や通達事項もチャット上で行うことで、情報の漏れや見落としを減らせます。

情報共有がスピーディーになる

これまでのコミュニケーション手段が電話やメールに依存していたことで、関係会社との連絡や情報共有に時間を要していました。そこで、ビジネスチャットの導入によって、情報を即座に共有することが可能です。

ビジネスチャットでは関係者が同じチャットルームに参加することで、緊急を要する情報でも一度の報告で効率的に全員に届けられます。たとえば、プロジェクトチームや関連部門のメンバーが一つのルームに集まり、共通の情報をリアルタイムでやり取りできます。

会議やプロジェクト進行がスムーズになる

ビジネスチャットの導入により、会議やプロジェクト進行がとてもスムーズになります。これまでは、プロジェクトの進行や重要な意思決定を対面の会議で行わなければならず、メンバーのスケジュールの調整が難しく、遅れが起こることがよくありました。

しかし、ビジネスチャットを使えば、即座に会議を開催できます。特に緊急の問題や大事な決定が必要な場合、チャットルーム上で会議を行うことが可能です。

この方法では、メンバーが同じ場所に揃う必要がなく、各自の都合に合わせて参加できるので、スケジュールの調整が柔軟になります。

コミュニケーションを活性化させる

近年、働き方の多様化やリモートワークの増加に伴い、社員間の意思伝達や情報共有に課題が生じていました。しかし、ビジネスチャットの導入により、社員は場所を問わずコミュニケーションをとることができます。

これにより、会議で決めきれなかったことについても、チャット上で素早く意見を交換できます。たとえば、トラブルが生じた際に、チーム全体でリアルタイムに話し合えることで、迅速に対処できます。その結果、業務スピードが向上し、効率性の向上に寄与します。

メールよりも安全なやりとりが可能になる

従来は、外出中の社員はプライベート用のチャットツールを利用して、業務外のやり取りを行うこともありました。これにより、業務とプライベートの境界が曖昧になり、機密情報を誤って送信するリスクが生じるケースもあります。

ビジネスチャットを導入することで、プライベートや仕事のコミュニケーションを区別しやすくなります。そのため、社外秘の情報を誤って送信するリスクが大幅に低減され、セキュリティ性が向上します。

メールのような誤送信を予防できる

メールは送信後に取り消すことが難しく、一度送信されたら受信者が削除しない限り、データとして残り続けます。そのため、誤って送信してしまった場合には受信者から情報が取り消されることは難しいです。

しかし、ビジネスチャットでは誤って送信してしまった場合でも取り消すことができます。この機能によって誤送信を防ぎ、受信者に誤った情報が届くリスクを大幅に減らすことができます。誤った情報を送信してしまった場合でも、素早く修正や訂正が可能です。

ビジネスチャットを導入するデメリット

ビジネスチャットの導入には多くの利点がありますが、一方でデメリットも存在します。これらのデメリットを知ることは、ビジネス環境に適切に導入するために重要です。以下では、ビジネスチャットのデメリットについて詳しく解説します。

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コストがかかる

ビジネスチャットの導入には、初期費用や月額費用がかかります。一部のビジネスチャットツールは無料で提供されているものもありますが、企業規模や利用する機能によっては、有料のプランが適している場合もあります。

これらの費用は、予算配分や効果を考慮する上で重要な要素です。予算が限られている場合や、他のコミュニケーションツールと比較して導入効果が見込めない場合には、費用対効果を検討する必要があります。

従業員の負担になり得る

チャットツールは、大量のメッセージや通知が発生しやすく、仕事に集中しにくくなる恐れがあります。たとえば、メッセージの連絡が多すぎて、従業員が作業に集中できなくなるリスクがあります。

また、通知が常に届くため、仕事の時間外にも返信することが当たり前となり、従業員の働き方に余分な負担を与えてしまうこともあります。これを避けるためには、通知設定の変更や、まとめて情報を送るなどの対策を取ることが重要です。

さらに、ビジネスチャットの利用ルールを策定し、仕事外の時間帯や休憩中には返信しなくても良いなどの規定を定めましょう。従業員がプライベートな時間を守れるよう配慮することも重要です。

対面の機会が減る

ビジネスチャットを使うことで、コミュニケーションが手軽になりますが、対面でのコミュニケーション機会を減らす可能性もあります。たとえば、近くのデスクにいる同僚に直接声をかける代わりに、チャットでのやりとりで済ませる場合があります。

このままでは、テキストでやりとりすることが常態化し、対面でのコミュニケーションの機会が減少する恐れがあります。対面でのコミュニケーションは、言葉だけでなく表情や声のトーンから情報を得ることができるため、円滑なコミュニケーションを行う上で重要です。

必要な情報を見落とす可能性がある

ビジネスチャットでは、投稿やメッセージでのやり取りが増えると、過去の情報・メッセージは流れていきます。やり取りが増えれば増えるほど、過去の重要な内容やメッセージが埋もれてしまうため、必要な時に探し出すのが困難になります。

そのため、必要なメッセージをブックマークできる機能や、日付・単語による検索機能などが備わっているかの確認や、重要なテーマは別のグループを立ち上げてメッセージを送るといった工夫が重要になります。

社内に浸透させるための教育が必要

ビジネスチャットは、従業員が積極的に活用することで効果を発揮します。社内にビジネスチャットが浸透しないと、導入が失敗するリスクがあります。

しかし、中にはメールや電話で十分だと考える従業員や、IT知識が浅いことでツールの導入に抵抗感を示す従業員もいる可能性もあります。そのため、ビジネスチャットを導入する際は、導入目的やメリット、操作方法などを丁寧に説明する必要があります。

また、定期的に利用状況をモニタリングして、ビジネスチャットを使いこなせていない従業員には、再度操作方法や活用方法を説明するといった教育が大切です。

ビジネスチャットを導入する際の注意点

ビジネスチャットの導入は、組織にとって重要な決断です。その際、いくつかのポイントを押さえることが重要です。ここでは、ビジネスチャットの導入ポイントについて、詳しく解説します。

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導入目的を社内に周知する

ビジネスチャットを導入する際、導入目的が明確になっていないと、従業員はそのツールをどのように使って、何を達成するためのものなのか理解することが難しくなります。

ビジネスチャットを導入する理由や目的を明確に定め、それを全社員に伝えることが必要です。社内で導入目的が周知されることで、従業員はツールを適切に活用する方法や、業務への組み込み方を把握しやすくなります。

運用のルールを設定する

ビジネスチャットは、業務の円滑な進行を助ける優れたツールですが、使い方を誤ると問題が発生することもあります。トラブルを未然に防ぐためには、ビジネスチャットの利用に関するルールを定めることが非常に重要です。

ルールを設けることで、情報の取り扱いなどを明確化できます。また、ツールの利用目的や時間を明確にすることで、従業員が業務に集中しやすくなります。このようなルールは、ビジネスチャットを効果的に利用し、同時にトラブルを未然に防ぐ重要な手段です。

既存ツールとの使い分けを明確にしておく

ビジネスチャットの導入では、メールや他のツールとの違いを理解し、それぞれの適切な使い方を明確に定めることが重要です。ビジネスチャットは、リアルタイムでコミュニケーションができることが特徴で、急を要する連絡や即時の情報共有に適しています。

一方で、メールはよりフォーマルで詳細なやり取りや長期的な記録に適しています。大事な決定事項や文書のやり取りには、メールを使うことが一般的です。このような使い分けのポイントを社内で共有することが大切です。

従業員には、ビジネスチャットを使う際に簡潔な情報共有を心がけ、メールではより詳細で正式な連絡や文書のやり取りに利用するように周知することが必要です。これにより、効果的なコミュニケーションが促進され、業務効率が向上します。

ビジネスチャットを選ぶ際のポイント

現在、さまざまなビジネスチャットツールが提供されており、それぞれ独自の機能や特性を持っています。導入するツールを選定する際は、自社の目的や業務ニーズにマッチするかどうかを十分に考慮することが重要です。

自社に適したツールを選ぶことで、業務の効率化やチーム間のコミュニケーションを向上させることができます。ここからは、ビジネスチャットを選ぶ際のポイントを解説します。

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クラウド型かオンプレミス型か

ビジネスチャットの提供形態は、大きく分けてオンプレミス型とクラウド型の2種類があります。それぞれ異なる特徴やメリット・デメリットがあるため、自社に適したタイプを選択することが重要です。

オンプレミス型

オンプレミス型は、セキュリティや管理権限を内部で管理できるのが大きな特徴です。企業は、自社独自の要件やポリシーに合わせてカスタマイズでき、ネットワークが社内で完結しているため、情報漏洩が起こるリスクを低減できます。

しかし、導入には高額な初期投資が必要であり、メンテナンスやアップデートも自社で責任を持たねばなりません。

クラウド型

クラウド型は契約後、短期間で利用できる特徴があります。インターネットに接続されていれば利用できるため、初期投資を抑えられ、コスト削減が可能です。新たにシステムを構築する手間もなく、その分導入コストもオンプレミス型よりも安く抑えられます。

ただし、使える機能の数によって料金が変わることもあるので、自社に必要な機能を洗い出すことが大切です。これによって、コストパフォーマンスの高いツールを選ぶことができます。

必要な機能を備えているか

ビジネスチャットを選定する際は、必要な機能がツールに備わっているか確認しましょう。たとえば、基本的なチャット機能だけでなく、タスク管理やデータ共有、ビデオ・音声通話機能など、業務に合わせて必要な機能が揃っているかを確認することが大切です。

ただし、余計な機能があると使いにくくなる可能性があります。そのため、自社の業務に本当に必要な機能を把握し、不要な機能を排除できるかも含めてチェックすることが重要です。

使いやすい操作性か

ツールの使いやすさは、画面の分かりやすさや直感的な操作性に関係します。使いやすくて操作が分かりやすいツールなら、新しいビジネスチャットの導入・運用もスムーズに行えます。

たとえば、簡単にメッセージを送れるかや、ファイル共有の手順が分かりやすいかどうかは重要です。また、ツールの見た目や使い方がユーザーフレンドリーであることで、従業員が使いこなしやすくなります。

業務を効率的に進めるためにも、ツールの操作性はとても重要です。社内外を問わず、全員がストレスなく使えるビジネスチャットを選びましょう。

まとめ

ビジネスチャットの導入は、コミュニケーションの活性化や情報共有の効率化といった利点があります。ただし、効果を実感するためには、自社に最適なツールを選択することが不可欠です。

ビジネスチャットを導入する際は、自社のコミュニケーションスタイルや業務ニーズに合ったツールを選ぶことが重要です。ビジネスチャットは、リアルタイムなやり取りや迅速な情報共有に向いていますが、すべてのコミュニケーションに適しているわけではありません。

メールや他のコミュニケーションツールも重要であり、場面や相手に応じて使い分けることが賢明です。そのため、ビジネスチャットを導入する際には、本記事を参考に自社の要件に合ったツールを選びましょう。