ビジネスチャットの既読機能とは？メリット・デメリットを解説

ビジネスチャットには既読機能を持つものもあります。既読機能により相手がメッセージを読んだかどうかを確認できますが、業務効率を低下させるおそれもあるため注意が必要です。この記事では、ビジネスチャットの既読機能のメリット・デメリットや使用時のポイントを解説します。

目次

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1. ビジネスチャットの既読機能とは
2. ビジネスチャットの既読機能のメリット
3. ビジネスチャットの既読機能のデメリット
4. 既読機能のあるビジネスチャットがおすすめな企業
5. 既読機能のあるビジネスチャットを使う際のポイント
6. まとめ

ビジネスチャットの既読機能とは

ビジネスチャットとは、ビジネスで利用することを目的としたコミュニケーションツールです。業務に特化した機能が備わっており、セキュリティ対策が高い点が特徴です。社内のみに制限する企業もあれば、社外とのやりとりを認めている企業もあります。

ビジネスチャットの既読機能とは、ビジネスチャットで送ったメッセージを相手が開封したか分かる機能のことです。メッセージが開封された際は、メッセージの側に「既読」と表示されます。

複数人でグループを作成している場合は、「既読」の他に開封した人数を示す数字が表示されるため、何人中何人が開封したのかが把握できます。

ビジネスチャットの既読機能のメリット

既読機能は、メールにはないビジネスチャット特有の機能です。既読機能は、相手とのコミュニケーションを取るうえで役立ちます。ここでは、ビジネスチャットの既読機能がもたらすメリットを解説します。

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メッセージが伝わったかどうか確認できる

ビジネスチャットの既読機能は、送信したメッセージが相手に伝わったかどうか、確認できる点がメリットです。

ビジネスチャットは、相手の都合がよい時間に確認したり返信したりできるツールです。そのため、メッセージが伝わったのかを把握することが難しい特徴があります。送信後に、電話で知らせていた方もいるでしょう。

しかし既読機能がある場合、相手がメッセージを読んだのかを既読機能で把握できるため、電話で確認する必要がありません。メッセージが届いていない不安を解消でき、再連絡する手間が省けるのです。

送信者に状況を伝える手段になる

ビジネスチャットの既読機能は、送信者だけではなく受信者側にもメリットがあります。そのメリットとは、送信者に状況を伝える手段になることです。

メッセージを受け取っても、すぐに返信できない状況のときもあるでしょう。返信が遅れてしまう場合にも、メッセージを開封すれば既読が付くため、メッセージを確認している旨を送信者に伝えられます。

さらに、送信者に対して返信できる余裕がないことや、返信内容を検討している状況であることを察してもらいやすくなるでしょう。

返信が早くなる

既読機能は、早く返信を促す効果があることもメリットです。既読を付けてから返信するまで時間が空いた場合、タイムラグも送信者に気付かれてしまいます。

すると受信者は、「返信を後回しにしている」と送信者に思われたくない、という心理が生まれます。そのため「既読を付けた以上、早く返信しなければ」という意識が働くのです。

既読機能により早い返信を促すことで、コミュニケーションの回数が増え、話も進みやすくなるでしょう。

緊急時の状況確認に役立つ

ビジネスチャットの既読機能は、緊急時の状況確認にも役立つこともメリットです。緊急時には、主に2種類あります。

1つ目は業務上の緊急時です。外出中や商談中、早急に社内に確認しなければならないケースがあるでしょう。メッセージを送った際にすぐ既読が付けば、やりとりできる状況であると分かります。既読にならない場合には、他の人に連絡できるでしょう。

2つ目の緊急時は災害時です。メッセージを送信して既読になれば、メッセージを見られる状態であることが把握でき、安否確認ができます。電話をするよりもメッセージを送る方が短い時間で多くの人に連絡できるため、素早い安否確認が可能です。

ビジネスチャットの既読機能のデメリット

ビジネスチャットの既読機能は、理解がなければコミュニケーションや人間関係の悪化を招く恐れがあります。ここでは、既読機能にどのようなデメリットがあるのかを解説します。

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早急な返信のプレッシャーが生じる

ビジネスチャットの既読機能は、受信者に早い返信を促す効果がある反面、プレッシャーを与えてしまう点がデメリットです。

「既読をつけたからには、早く返信しなければ」という意識がプレッシャーになってしまう従業員がいる可能性もあります。無視していると思われていないかと相手の気持ちを気にするあまり、ストレスを抱えてしまう恐れがあるのです。

ストレスを回避するために、未読のままにする従業員も出てくるでしょう。結果、コミュニケーションが円滑に進まず、ストレスを抱え業務に支障が出る可能性もあります。

必要以上のやりとりが発生することがある

既読機能は、必要以上のやりとりが発生する可能性がある点もデメリットです。ビジネスチャットは、上司から部下への伝達にも活用されます。

上司からメッセージが送られた際は、必要性がなくても何かしら返信をしなければ失礼かもしれない、という思いが生じてしまうのです。たとえば、自分から会話を終わらせることに不安を感じて、メッセージを送るケースが考えられます。

ビジネスでは、日々多くのメッセージをやりとりするため、必要以上に対応していては、業務効率に支障が出る可能性があるのです。

人間関係悪化の原因になり得る

ビジネスチャットの既読機能は、人間関係悪化の原因になる可能性があります。なぜなら、相手の返信に期待してしまうためです。「既読スルー」「未読スルー」という言葉があるように、返信・開封しないことにマイナスイメージを持たれる傾向があります。

メッセージを送った場合、「すぐに返信してほしい」と考える人もいれば、「相手のペースで返信してもらえればいい」と考える人もいるでしょう。相手のペースが自分と異なる場合、不安や苛立ちを感じる人もいます。

そのため、メッセージのやりとりがスムーズにいかないと相手に不信感を抱き、関係性が悪化してしまう可能性があるのです。

誤って既読にしてしまうことがある

既読機能は、誤って既読にしてしまう可能性があることがデメリットです。一度既読にすると未読に戻せないものがほとんどのため、誤って既読にしてしまうと、相手に誤解されてしまう可能性があります。

送信者は既読になったことで、相手がメッセージを確認した・理解したと判断するでしょう。しかし、実際は内容をきちんと確認していない可能性があります。

そのため誤った既読は、送信者と受信者の認識に差が生まれ、返信を忘れたり対応の遅れにつながったりする恐れがあります。

「未読スルー」されることもある

既読機能は、「未読スルー」されることもある点がデメリットです。「未読スルー」とは、メッセージを開封しないまま放置することをいいます。

既読にすると、「早く返信しなければ」「無視していると思われたくない」と考える傾向があります。そのため都合がよいタイミングまで、わざと既読にしないのです。

未読スルーされれば、仕事が進まなかったり、相手に不信感を抱いたりするでしょう。すると業務効率の低下や人間関係の悪化、ストレスの原因になる可能性があります。そのため、未読スルーされることもあると理解しておく必要があります。

既読機能のあるビジネスチャットがおすすめな企業

ビジネスチャットは、製品ごとに備わってる機能が異なるため、既読機能があるもの・ないものもあります。ここでは、どのような企業が既読機能を活用すべきかを解説します。

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コミュニケーションにスピードや効率を求める企業

既読機能があるビジネスチャットは、コミュニケーションにスピードや効率を求めている企業におすすめです。社内でコミュニケーションをとる場合、メールを活用している企業が多いでしょう。

しかしメールは、メッセージを確認したかを別で確認する必要があるため、リアルタイムのスムーズなコミュニケーションには向いていません。

一方でビジネスチャットは、既読機能があればメッセージを見たことが瞬時にわかるため、会話のようなスピーディーなコミュニケーションが可能です。そのため、業務のスピードや効率を高めたいと考える場合は、既読機能付きのビジネスチャットをおすすめします。

ビジネスチャット以外のコミュニケーションツールを併用する企業

既読機能があるビジネスチャットは、他のコミュニケーションツールを併用している企業で導入することがおすすめです。なぜなら、ビジネスチャットによるストレスや人間関係の悪化が防止できるためです。

既読機能付きのビジネスチャットでストレスを抱えてしまう方や、人目を気にする方もいるでしょう。しかし、ビジネスチャット以外に社員同士交流できる場があれば、自分の勘違いだと気がつく可能性があります。また、謝る機会も生まれるかもしれません。

そのため、社内SNSのようなコミュニケーションツールを導入している企業で導入することをおすすめします。

既読機能のあるビジネスチャットを使う際のポイント

ビジネスチャットはコミュニケーションツールであるため、間違った使い方や理解がある場合、業務に支障が出たり人間関係が悪化したりする恐れがあります。ここでは、既読機能のあるビジネスチャットを使う際のポイントについて解説します。

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返信のルールを明確にしておく

既読機能付きのビジネスチャットを社内で利用する場合、返信のルールを明確にしておくことがポイントです。たとえば、「既読から◯時間以内に返信する」や「受け取ったメッセージはその日のうちに返信する」などがあげられます。

カジュアルなやりとりの場合は、スタンプでの反応も許可するとよいでしょう。ルールを明確にしておくことで、「無視された」「確認したのか」という不安が解消されやすくなります。

返信しやすい工夫をする

既読機能があるビジネスチャットを利用する場合は、相手が返信しやすいメッセージにすることも重要です。たとえば、YesかNoだけで返信できる問いかけにしたり、スタンプで反応する形式にしたりするなどの方法があげられます。

送信側が工夫することで相手にプレッシャーを与えず、コミュニケーションが取りやすい雰囲気を作ることができるのです。

返信の必要・不要を明示する

ビジネスチャットでやりとりする場合、返信の必要・不必要を相手に明示することも重要です。送信者は返信を求めているにもかかわらず、返信は不要だと判断し、既読をつけて済ませてしまう受信者もいるためです。

そのため、すぐに返信が欲しい場合はメッセージの冒頭に【緊急】や【要返信】と入れましょう。反対に返信が不要の場合は、【返信不要】と入れることがおすすめです。そうすることで、メッセージを理解したかどうかを確認する手間が省けます。

まとめ

ビジネスチャットの既読機能は、既読がつくことで相手がメッセージを見たか、見られる状況かが一目で分かり、急ぎの要件や災害時の安否確認に役立つ機能です。

リアルタイムのコミュニケーションを促し、返信を早くする効果が期待できます。しかし既読機能はプレッシャーを与えたり、人間関係が悪化したりする原因にもなり得ます。

そのため社内でルールを作り、送信者と受信者がコミュニケーションしやすい工夫をすることが重要です。社内のコミュニケーションのスピードや、業務効率を高めたいと考える場合は、既読機能付きのビジネスチャット導入を検討してみてください。