ビジネスチャットを社外連絡に利用するメリットとは？注意点も解説

ビジネスチャットは社内のコミュニケーションに使われることが多いツールですが、取引先や顧客など社外とのやりとりにも利用できます。この記事では、ビジネスチャットを社外連絡に使うメリット・デメリットや注意点、ツールを選ぶ際のポイントなどを解説します。

目次

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1. 社外連絡にもビジネスチャットを活用しよう
2. 社外との連絡にビジネスチャットを使うメリット
3. 社外との連絡にビジネスチャットを使うデメリット
4. 社外とのやりとりに便利なビジネスチャットの機能
5. 社外連絡にビジネスチャットを使う際の注意点
6. 社外連絡向けにビジネスチャットを選ぶ際の比較ポイント
7. まとめ

社外連絡にもビジネスチャットを活用しよう

ビジネスチャットは、ビジネス環境での効果的なコミュニケーションを促進するツールです。一般的に社内での連絡手段として広く利用されており、社員同士のリアルタイムでの会話やグループチャット、ファイル共有機能を活用し、円滑な業務プロセスを実現します。

一方でビジネスチャットは、社外連絡においても効果的に利用できます。外部の取引先や顧客とも瞬時に連絡をとり、重要な情報を共有することができ便利です。また、強固なセキュリティ機能やアクセス制御によって、機密性の高い情報も安全に管理できます。

本記事では、ビジネスチャットを社外連絡に使うメリット・デメリット、機能や注意点、ツールを選ぶ際のポイントなどについて、分かりやすく解説します。

社外との連絡にビジネスチャットを使うメリット

社外との連絡にビジネスチャットを活用することにより、円滑なコミュニケーションと効率的な業務進行が実現でき、ビジネスプロセスをさらに強化することが期待できます。

ここでは、社外との連絡にビジネスチャットを活用するメリットとして、以下の項目について詳しく解説します。

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スピーディーなやりとりが可能になる

ビジネスチャットを社外連絡に活用する際の大きなメリットの一つは、スピーディーなコミュニケーションが実現されることです。メールのように定型的な挨拶文を書く必要がないため、相手からの返信も速やかに得られます。

また、何か問題などが発生した場合に、ビジネスチャットの利用により、関係者とリアルタイムでやりとりしながら問題解決に取り組むことが可能となります。迅速なコミュニケーションにより、問題の拡大を最小限に抑え、早い段階で対策を講じることができます。

意思疎通が図りやすい

ビジネスチャットはテキストだけでなく、絵文字やスタンプを利用できます。これにより、文章だけでは表現が難しい感情や状況を表すことができるため、より豊かなコミュニケーションが可能です。

また、メッセージの既読や「ありがとうございます」「了解です」などの短い返信にもスタンプを用いることで、文章の作成にかかる時間を削減できます。そのため、意思疎通が図りやすく、迅速なやりとりに一層の効果をもたらします。

メールよりもセキュリティ性が高い

ビジネスチャットを社外連絡に活用することで、メールよりも高いセキュリティ性を確保できるメリットが得られます。メッセージは送信元から受信先まで暗号化されるので、中間でのデータの傍受や改ざんを防ぐことができ、安全に送受信できます。

また、ビジネスチャットは、アクセスコントロールやログイン権限管理、IPアドレスなどによるアクセス制限機能などがあり、ユーザーは正当な権限によりアクセスできるように制御されています。そのため、機密情報の外部や第三者への漏洩を防ぐことができます。

過去のやりとりを確認しやすい

ビジネスチャットは通常、チャット情報や履歴を一元管理しています。これにより、過去のやりとりが時系列で整理され、必要な情報を迅速に見つけることができます。

キーワードや日付を指定して特定のメッセージを素早く検索できるため、必要な情報を迅速に探し出せます。また、メールのように1通ずつ開く必要がなく、1つの画面でやりとりが確認できることで、業務の効率化にも繋がります。

送信後に編集や削除ができる

ビジネスチャットでは、メールと違ってメッセージの送信後でも、編集や削除が可能です。メールの場合は、送信後に間違った内容を送ってしまったことに気付いても削除や編集ができず、訂正のメッセージを送る必要があります。

ビジネスチャットの場合は、メッセージの送信後に編集が可能です。そのため、誤って送信した情報の削除や、誤字脱字なども素早く修正ができます。

ビジネスチャットの活用によって、重要な情報やプロジェクトに関するメッセージでの誤送信を防げるため、正確性を維持できます。

社外との連絡にビジネスチャットを使うデメリット

ビジネスチャットは、近年、社内や社外でのコミュニケーションを効率化し、円滑に進めるためのツールとして広く利用されています。一方、社外との連絡にビジネスチャットを利用する際には、いくつかのデメリットが考えられます。

これらのデメリットに注意を払いながら、適切な運用を心がけることが重要です。ここでは、知っておくべきビジネスチャットのデメリットとして、以下の項目について解説します。

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相手にも同じツールを導入してもらう必要がある

ビジネスチャットを社外との連絡手段として利用する際は、相手にも同じツールを導入してもらう必要があります。異なるツールを利用している場合、コミュニケーション方法などが異なるため、円滑な情報の交信が難しくなります。

また、同じツールを使用している場合でも、使い方や設定の違いからくる認識の相違が生じる可能性があります。この問題に対処するためには、相手との間で使い方やプライバシー設定に関する共通のルールを確立し、使い方の共有も必要となります。

やりとりの負担が増える可能性がある

ビジネスチャットを社外との連絡手段として利用すると、メッセージのやりとりの負担が増える可能性もあります。特に相手が取引先や顧客である場合、迅速な返信や丁寧なコミュニケーションが期待されることが一般的です。

例えば、ビジネスチャットでは通常、リアルタイムのやりとりが求められます。これにより、取引先や顧客からのメッセージに素早く返信することが必要となるため、コミュニケーションの頻度が増加し、業務の効率に悪影響を及ぼす可能性があります。

営業時間外の通知が増える可能性がある

社外とのやりとりにビジネスチャットを活用する場合、営業時間外にも通知が届く可能性があります。これは、自社と取引先などの企業の営業時間が同じではない場合があるためです。

そのため、こちらは業務が終わり、プライベートな時間を過ごしていても、取引先は営業時間中であるために仕事の連絡が届くことがあります。また、反対に取引先が営業時間外の際に、業務の確認などの連絡を送ってしまう場合も考えられます。

したがって、ビジネスチャットで社外とやりとりを行いたい際は、事前にお互いの営業時間の把握や連絡をしてもいい時間帯を決めるといったルールを策定する必要があります。

社外とのやりとりに便利なビジネスチャットの機能

社外とのやりとりに効果的なビジネスチャットですが、基本のチャット機能以外にも多様な機能が備わっています。ここからは、社外とのやりとりに便利なビジネスチャットの機能について解説します。

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ファイル共有機能

ファイル共有機能は、ビジネスチャット内でファイルをアップロードし、相手と共有する機能です。一般的には、チャットウィンドウ内でファイルを添付する形式が使用されます。これにより、文書や画像、映像といった多様な形式のファイルを共有・参照できます。

また、外部のチャット相手が同じプロジェクトに携わっているような場合、必要な資料や成果物をリアルタイムで送信し共有できます。これにより、ミスや誤解を減少させ、プロジェクト全体を効率的に管理できます。

さらに、相手が地理的に離れている場合や、国際的なビジネスを行っているケースでも、ファイルを共有することにより、コミュニケーションの壁を取り払えます。時間差がある場合でも必要な情報を迅速に送受信できるため、円滑な業務の実行が可能となります。

グループチャット機能

グループチャット機能は、特定のプロジェクトや部署などのメンバーでグループを編成し、リアルタイムでの会話を可能にします。通常は、ユーザーがメンバーを招集してグループを作り、メッセージやファイルを共有します。

グループチャットを使用することにより、関係者が同じチャットのプラットフォームにおいてリアルタイムで情報をやりとりできます。これによって、急な課題や重要な決定に対しても即座に対応でき、迅速な意思決定が可能となります。

また、特定のテーマやプロジェクトのメンバーでグループチャットを行うことで、アイデアや情報を共有する場としても利用できます。そのため、メンバー同士の連携が促進され、新しいアイディアの創出やチームの協力関係が強化されます。

ビデオ会議機能

ビデオ会議機能は、ビジネスチャット内でのリアルタイムなビデオ通話を可能にします。この機能によって、参加者は互いに顔を見ながら会話やプレゼンテーションができるようになります。

ビデオ会議機能は、対面でのコミュニケーションを実現する効果的な手段となります。相手の表情やジェスチャーが視覚的に伝わるため、コミュニケーションの内容が充実し、より深い会話や相互理解が得られます。

そのため、プレゼンテーションやデモンストレーションを効果的に行うことができます。画面や資料の共有機能と組み合わせて使用することにより、参加者にリアルタイムで情報を視覚的に伝達できます。

音声通話機能

音声通話機能は、ビジネスチャット上で通話を行える機能です。口頭でのやりとりによって情報の把握や説明をより的確に行え、リアルタイムでコミュニケーションができるため、緊急の連絡にも適しています。

テキストでは伝えにくいニュアンスや要望も、音声通話を通じて伝わりやすくなり、相手とのコミュニケーションが充実します。

社外連絡にビジネスチャットを使う際の注意点

ビジネスチャットはリアルタイムなコミュニケーションが可能なツールですが、すぐに返答が期待される雰囲気が生まれやすいです。これに対処するためには、即時レスポンスが必要な場合と、余裕をもって対応するケースを明確に区別するルール作りが必要です。

また、ビジネスチャットは24時間利用可能なため、時間外に仕事に関する連絡が来ることがあります。そのため、緊急な場合以外は時間外の連絡を控えるなどのガイドラインの策定が求められます。

ビジネスチャットには、離席中や取り込み中などのステータスの表示機能があります。この機能を活用して、他のメンバーに自身の状態を伝えることで、無理な連絡を避けて、適切なタイミングでのコミュニケーションが可能となります。

社外連絡向けにビジネスチャットを選ぶ際の比較ポイント

ビジネス環境がますます複雑化する中で、ビジネスチャットは、リアルタイムかつ柔軟なコミュニケーション手段として注目されています。したがって、適切なビジネスチャットの選択は極めて重要となり、慎重な検討が不可欠です。

ここでは、社外連絡向けにビジネスチャットを選ぶ際のポイントについて解説します。

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セキュリティ対策は万全か

ビジネスチャットは効果的なコミュニケーション手段として広く利用されています。しかし、機密性の高い情報が送受信されるケースも多いため、安全性の確保が最優先となります。

強固なセキュリティ対策機能が備わったビジネスチャットを選ぶことで、社外との連絡においても機密性が確保され、信頼性の高いコミュニケーションが可能となります。具体的なセキュリティ対策として、以下のようなポイントの確認がおすすめです。

1. 暗号化（通信、端末、サーバーなど、すべての暗号化）
2. アクセス制限
3. データのバックアップ
4. チャット内容が表示されない通知機能（「プレビュー非表示通知」や「コンテンツ非表示通知」）

誰でも簡単に操作できるか

取引先とのビジネスチャットを検討する際には、誰でも簡単かつ直感的に操作ができるかを確認することが重要です。取引先のITリテラシーは異なる場合があり、操作が複雑だと利用者がストレスを感じて、効果的なコミュニケーションが難しくなります。

そのため、ビジネスチャットの操作が容易で分かりやすいことが不可欠です。メッセージの送信やファイルの共有、通知の管理などが使いやすく、理解しやすいインターフェースを持つツールが求められます。

また、利用頻度の高い機能に即座にアクセスできるように配置されているか、またはカスタマイズができるかも確認しましょう。冗長なステップや操作が少ないほど、ユーザーがストレスなく利用できます。

マルチデバイスに対応しているか

取引先との円滑な連携のためには、ビジネスチャットがスマートフォンやタブレット、パソコンなどのマルチデバイスに対応しているか確認しましょう。営業や社外で業務を行う人々にとっても、さまざまなデバイスでアクセスできることは非常に重要です。

複数のデバイスでアクセスできることにより、情報共有が円滑に行えます。例えば、社内のパソコンで受け取った情報をスマートフォンでも確認できると、営業活動などで社外にいても迅速な判断が可能です。

まとめ

ビジネスチャットは、一般的に社内のコミュニケーションに使われることが多いです。しかし、最近では、取引先や顧客など社外とのやりとりにも広く利用されています。これにより、外部の取引先や顧客とも迅速にやり取りができ、重要な情報を共有できます。

社外のやりとりに活用するビジネスチャットを選ぶ際は、セキュリティ対策や操作性、マルチデバイスに対応していることなどが重要になります。

本記事を参考に社外連絡にビジネスチャットを活用して、取引先とのコミュニケーションを円滑に行い、ビジネスでの成功を目指しましょう。