ビジネスチャットのマナーとは？例文や効果的な使い方も紹介

社内のコミュニケーションを円滑化させるビジネスチャットは多くの企業で導入が進んでいますが、利用に際してはマナーを知っておくことが重要です。この記事では、ビジネスチャットのマナーややってはいけない行為、また、例文や効果的な使い方などを解説します。

目次

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1. ビジネスチャットとは
2. ビジネスチャットのマナー
3. ビジネスチャットとメールのマナーの違い
4. ビジネスチャットでやってはいけないこと
5. ビジネスチャットの例文
6. ビジネスチャットを効率的に運用するためのルール
7. ビジネスチャットの効果的な使い方
8. まとめ

ビジネスチャットとは

ビジネスチャットは、ビジネス向けのチャットツールで、個人的なチャットアプリと同じようにすぐにメッセージを送ったり受け取ったりできるのが特徴です。ビジネスチャットを使う際には、いくつかのマナーを知っておきましょう。

たとえば、仕事関連のことを話す場合でも礼儀正しさを忘れないことや、相手の状況を尊重して返信のタイミングを考えることが重要です。これらのマナーや使い方を知っておくと、効果的にビジネスチャットを活用できます。

この記事では、ビジネスチャットのマナーややってはいけない行為、また、例文や効果的な使い方などを解説します。

ビジネスチャットのマナー

ビジネスチャットを効果的に活用するためには、適切なマナーやコミュニケーションのルールを知ることが欠かせません。ここでは、ビジネスチャットでのコミュニケーションにおけるマナーについて、詳しく解説します。

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適切な言葉遣いを心がける

ビジネスチャットはメールよりもカジュアルになりがちなため、言葉遣いに注意が必要です。文字だけでやり取りするため、相手の表情やトーンが見えない分、意図を誤解されることもあります。

そのため、礼儀正しく、敬語を使用することが重要です。たとえば、相手が同僚でも、仕事上のやりとりでは「です・ます調」を心がけると、ビジネスの場に相応しい印象を与えます。感情表現も控えめにし、相手の感情を誤解しないようにしましょう。

カジュアルな表現は、相手によっては誤解を招くことがありますので、できるだけ避けるようにしましょう。

できるだけ早めに返信する

ビジネスチャットでは、なるべく早く相手に返信することが求められます。複雑な質問への回答に時間がかかる場合でも、早めに「確認いたします」「〇時までに回答します」などのように返信しましょう。これで、相手がメッセージを受け取ったことが分かります。

ビジネスチャットの通知機能を活用することも大切です。新しいメッセージが届くと知らせてくれる機能を使えば、見逃すことなく迅速な返信が可能です。メッセージに気づくタイミングが遅れないように工夫しましょう。

「反応」と「返信」を上手く使い分ける

ビジネスチャットでは、「返信」と「反応」という2つの返答方法があります。「返信」は相手のメッセージに具体的に答えること、「反応」は絵文字やスタンプなどを使って簡単な返事をすることです。

たとえば、「承知しました」「了解しました」といったシンプルな返事をスタンプを使って相手のメッセージに返答することが「反応」の良い活用例です。しかし、重要な情報をやり取りする場合は、「返信」で詳細な返答をすることが必要です。

状況や相手との関係性に応じて、適切に使い分けることがビジネスチャットでのマナーとなります。

結論を先に伝える

ビジネスチャットでは、結論を先に伝えることで、相手は重要なポイントをすぐに把握できます。たとえば、「プロジェクトの進捗報告です」というように、件名や冒頭に要点を明確に示すことが効果的です。

そして、その後に詳細や理由を追記することで、相手が内容を理解しやすくなります。要件を分かりやすく伝えたい場合は、結論ファーストを意識して、簡潔かつ明確な文章を心がけることが大切です。

挨拶の定型文は省略する

ビジネスチャットでは、挨拶の定型文を省略することが一般的です。「お疲れ様です」などの挨拶は、伝えたいことに直接的には関係のない挨拶であるため、必ずしも毎回記述する必要がありません。

ただし、相手や関係性によっては、挨拶や丁寧さが求められることもあります。そのため、状況や相手に合わせて柔軟に対応することが重要ですが、基本的にビジネスチャットでは、効率的なコミュニケーションのために挨拶の省略が一般的となっています。

送信相手を明確にする

ビジネスチャットでは複数人が参加することがあるため、メッセージがどの相手に向けられているかを明確にしましょう。特定の人に向けた発信をする場合は、メンション機能を活用して、相手に通知を送ることができます。

この機能を使うと、対象の人に直接通知を送り、その人がチャットに参加している場合は、迅速に相手の注意を引くことができます。このような工夫をすることで、チャットでのコミュニケーションを効果的かつ安全に行うことができます。

プライバシー侵害に気をつける

ビジネスチャットでは、個人情報やプライベートな内容を勝手に広めないようにしましょう。相手の同意なしに個人間でやり取りした内容をグループチャット全体で共有することは、相手を不快にさせる原因になります。

情報を共有する際は、相手の許可を得ることが重要です。ビジネスチャットは迅速なコミュニケーション手段ですが、プライバシーや個人情報の保護にも十分に気を配ることが必要です。

勤務時間外にはメッセージを送らない

ビジネスチャットでのマナーにおいて、勤務時間外にメッセージを送ることは避けるべきです。相手に業務時間外にも仕事の返信を求めてしまうことで、プライベートな時間やリラックスする機会を奪ってしまうためです。

業務時間外のメッセージは、相手に負担をかけたり、ストレスを与えたりする可能性があります。相手は自分のプライベートな時間を過ごすべきであるにもかかわらず、業務外のメッセージを受けることで、仕事のことを考えざるを得なくなるかもしれません。

送信相手が社内の同僚や取引先に関係なく、業務時間外のメッセージは配慮しましょう。

感情的な議論は避ける

ビジネスチャットでの議論は、感情的になることを避けるべきです。メッセージのやりとりでは、相手の表情やトーンが見えないため、言葉だけで相手の気持ちや意図を読み取るのは難しいです。

そのため、感情的になることで誤解を招いたり、関係性を悪化させたりすることもあります。ビジネスチャットでは、事実や具体的なデータを基にした客観的な意見交換を心がけましょう。相手の意見を尊重し、冷静で明確なコミュニケーションを取ることが重要です。

ビジネスチャットとメールのマナーの違い

ビジネスチャットとメール、両者はビジネスコミュニケーションで広く使われていますが、その使い方やマナーには違いがあります。

ビジネスチャットはリアルタイムなやり取りが可能であり、手軽に返信できる一方、メールはよりフォーマルなコミュニケーション手段です。この両者のマナーの違いについて、解説します。

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ビジネスチャットは絵文字で感情を表現できる

普段のメールでのやり取りでは、絵文字の使用はあまり一般的ではありません。しかし、ビジネスチャットでは、コミュニケーションを円滑に進めるために活用されています。絵文字の使用は、文章だけでは伝わりにくい感情やニュアンスを伝えるために重要です。

文章だけでは相手に伝わらない、微妙な気持ちや意味を絵文字を使って表現することができます。ただし、相手や状況によっては、絵文字の使用が適切ではない場合もあります。ビジネスチャットでの絵文字の使い方は、状況や相手に応じて使い分けることが重要です。

ビジネスチャットでは一時的な返信ができる

ビジネスチャットでは迅速なやりとりが求められますが、すぐに詳細な返信が難しい場合でも一時的な反応を示すことができます。これは、チャットの特性であり、迅速なコミュニケーションを促進するためのマナーと言えます。

メールと違って、チャットではスタンプや絵文字の使用が一般的です。これを使って一時的な反応を示し、後で詳細な返信を行う方法があります。このやり方は、作業中や急いでいる時など、すぐに詳細な返信が難しい場面で効果的です。

ビジネスチャットでやってはいけないこと

ビジネスチャットでは、やってはいけないことについて理解しておくことが重要です。誤った使い方は、業務や関係性に悪影響を与えることがあります。ここからは、ビジネスチャットでやってはいけないことを解説します。

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メッセージの無視

ビジネスチャットでは、メッセージを受け取ったら迅速に返信することが大切です。特に相手が返信不要とはっきり伝えていない限り、無視するのはマナー違反です。

大事な情報が含まれていたり、緊急事態でない場合でも、受け取ったことを伝えたりするだけでも十分です。時には返信に時間がかかることもあるでしょう。

その場合、相手に遅れる旨を伝えることで、信頼関係を保つことができます。たとえば、「確認中で少々お時間をいただきます」と伝えることで、相手も待つことが納得できますし、不安を抱かせることもありません。

業務と関係のない内容を送る

業務とは関係のない話題をチャットで行うと、本来の業務に集中できなくなり、業務の進行を妨げてしまう可能性があります。そのような話題については、直接会った際やプライベートな時間に会話するのが適切です。

ただし、雑談が許可されたトークルームがある場合は、その中で業務に関係のない話題を取り上げることは問題ありません。

長文メッセージを送る

ビジネスチャットでは、長文の送信は避けるべきです。長文は相手にとって読むのが手間であり、理解するのも難しいためです。その結果、意図しない誤解やミスコミュニケーションが生じる可能性が高くなります。

チャットの性質上、簡潔かつ明確なコミュニケーションが求められます。長文を送る代わりに、要点をまとめて簡潔なメッセージにまとめることが大切です。たとえば、箇条書きや要約を利用して伝えたい内容を分かりやすく整理しましょう。

相手に即返信を要求する

相手にすぐに返信を求めることで、作業や予定に配慮できなくなり、ストレスを与えることにもなります。また、自分もそのような圧迫感を受けることがあり、集中力や業務効率に悪影響を及ぼす可能性があります。

そのため、ビジネスチャットでのやりとりでは、返信の速さも大切ですが、相手にそのようなプレッシャーをかけるのは避けましょう。迅速なやり取りを心がけつつ、相手のペースを尊重し、それぞれの業務やスケジュールを考慮することが重要です。

ビジネスチャットの例文

ここでは、ビジネスチャットでの実際のケースごとに、効果的なコミュニケーションの手法や適切な文例を紹介していきます。それぞれのケースで適切な言葉の使い方やコンテクストについて、具体例を通じて解説します。

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依頼をするとき

ビジネスチャットでの依頼やお願いは、相手に負担をかけないように丁寧な表現が必要です。依頼・お願いをする例文をいくつか挙げると、以下のような表現があります。

1. 「お忙しいところ恐縮ですが、お力添えいただけますと幸いです」
2. 「突然のお願いで大変恐縮ですが、〇〇していただけますでしょうか」
3. 「お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いします」

これらの例文は、ビジネスチャットでの依頼やお願いをする際の基本的な表現です。相手の都合を考慮し、できるだけ丁寧かつ明確な言葉で伝えることが重要です。

確認・承諾を伝えるとき

確認や承諾を伝える際のビジネスチャットでは、丁寧かつ明確な表現が求められます。確認・承諾を伝える例文をいくつか挙げると、以下のような表現があります。

1. 「かしこまりました。」
2. 「承知いたしました。対応が完了次第、連絡いたします。」
3. 「確認いたしました。よろしくお願いいたします。」

これらの例文は、ビジネスチャットでの確認や承諾を伝える際の基本的な表現です。相手の要求や依頼を明確に理解し、迅速かつ丁寧な返答を心がけることが大切です。

また、対応状況や連絡のタイミングを明確に伝えることで、信頼性のあるコミュニケーションを築くことができます。

感謝を伝えるとき

ビジネスチャットで感謝を伝える際には、相手の手助けや協力に対する感謝の気持ちを丁寧に表現することが大切です。感謝を伝える場面にはさまざまな状況があります。

感謝の気持ちを伝える例文をいくつか挙げると、以下のような表現があります。

1. 「おかげさまで無事成功しました。」
2. 「お手伝いいただき、本当にありがとうございました。」
3. 「ご配慮いただきありがとうございます」

これらの例文は、ビジネスチャットで感謝の気持ちを伝える際の基本的な表現です。

緊急の連絡のとき

ビジネスチャットで緊急の連絡をする際は、迅速で明確な表現が求められます。たとえば、「【緊急】」といったフレーズを本文冒頭に挿入することで、相手に緊急性を伝えやすくなります。

緊急の連絡を示す例文には、以下のような表現があります。

1. 「【緊急】お手すきの際に、〇〇について迅速なご対応をお願いいたします。」
2. 「【緊急連絡】お手数ですがご返信お願いいたします。」

ただし、緊急性を表現するための記述は頻繁に使うと効果が薄れる可能性があります。緊急性が本当にある場合にのみ使用するよう心がけましょう。

謝罪をするとき

ビジネスチャットで謝罪を伝える際には、丁寧かつ具体的な表現が求められます。謝罪の例文には以下のような表現があります。

1. 「誠に申し訳ございません。ミスが発生しましたことをお詫び申し上げます。直ちに対応いたします。」
2. 「お客様にご不便をおかけし、誠に申し訳ございません。再発防止に向け、改善策を迅速に検討してまいります。」

謝罪文は、誠実で具体的な対応策を伝えることで信頼を築く重要な要素です。ミスや問題が生じた場合は、事実を正確に伝えつつ、改善策や再発防止策についても明確に述べることがポイントです。

返信を催促したいとき

ビジネスチャットで返信を促す場合、相手の状況を考慮しつつ、丁寧な表現で催促することが大切です。例文として以下のような表現が考えられます。

1. 「お手数をおかけしますが、◯◯についてのご確認をお願いできますでしょうか」
2. 「お忙しいところ申し訳ありませんが、返信いただけると助かります。」
3. 「〇〇の進捗はいかがでしょうか」

これらの表現は、返信を促す際に柔らかな口調でお願いする例です。相手の都合を考慮しつつも、状況を明確に伝えることがポイントです。

依頼や誘いを断るとき

ビジネスチャットで依頼や誘いを断る際は、相手を不快な気持ちにさせないよう丁寧なメッセージを早めに送ることが大切です。断ることが明確に伝わるよう、曖昧な表現は避けましょう。例文として以下のような表現が考えられます。

1. 「都合により～できません」
2. 「ご期待に添うことができません。申し訳ございません」
3. 「お声がけいただき、ありがとうございます。残念ですが、今回はお手伝いできない状況です。またの機会にご一緒できることを楽しみにしています。」

これらの例文は、断りの意思を明確に伝えつつ、丁寧で穏やかな言葉遣いで相手の気持ちを考慮したものです。自分の立場や意思を明確に伝えつつ、相手に対する感謝の気持ちを忘れずに伝えることが大切です。

ビジネスチャットを効率的に運用するためのルール

ビジネスチャットは業務の円滑な進行を助ける便利なツールですが、使い方を誤ると問題が発生する可能性もあります。こうしたトラブルを未然に防ぐためには、ビジネスチャットの利用に関するルールを定めることが重要です。

言葉遣いや情報の取り扱い、チャットの利用時間や目的などをルール化することで、効率的なコミュニケーションを確保し、業務の進行をスムーズにし、かつトラブルを未然に防ぐことが可能です。運用ルールとして、以下のような例が挙げられます。

1. 利用時間を決めておく
2. メールとの使い分け方を明確にする
3. ユーザー名やグループ名に規則を設ける
4. 投稿してはいけない事項を決めておく
5. リアクションを必須にする

ビジネスチャットの効果的な使い方

ビジネスチャットツールは、チャットだけでなく、多彩な機能や活用方法を持っています。以下では、ビジネスチャットの効果的な使い方について解説します。

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メッセージの検索

ビジネスチャットの検索機能を使うことで、過去のやり取りを手軽に探し出せます。何か特定の情報を再度確認したいときや、過去の会話を再度読み直したいときに役立ちます。

たとえば、過去のプロジェクトの詳細や重要な取引内容、あるいは以前の会話から得た情報を再度チェックしたい場合、検索機能を使えば素早く目的の情報を見つけることができます。

この機能を利用することで、必要な情報を簡単かつ迅速に取得できるため、業務効率が向上します。

トークルームの分類・ラベリング

トークルームの分類・ラベリング機能は、関連性の高いトピックやメンバーをまとめたトークルームを作成し、それぞれを分類やラベリングで整理することができる機能です。

具体的には、プロジェクトごとにトークルームを作成し、その中で関連するメンバーと共に議論や情報共有を行うことができます。さらに、各トークルームにラベルを付けることで、どのトークルームがどのプロジェクトや部署に関連しているのかが一目でわかります。

この機能の最大の利点は、送信先を見誤ったり、誤ったトークルームにメッセージを送信したりするリスクを低減できることです。

プロフィールの設定

ビジネスチャットでのプロフィール設定は重要です。顔写真をアイコンに設定することで、社員の顔と名前を一致させることができます。

普段関わりの少ない部署の人とコミュニケーションを取る際でも、顔が分かることで名前を覚えたり、誤った送信を避けたりできます。これによって、部署間の連絡など、普段関わりのない相手とも円滑なコミュニケーションが取れるようになります。

特にリモートワーク時には、顔を知ることで距離感を減らし、よりチーム全体が結束力を持つことができます。

権限の設定

権限を設定することで、社員同士のチャットや情報の閲覧を制限でき、特定のチャットルームや情報にアクセスできる人を制限することができます。たとえば、プロジェクトに関わる特定のメンバーのみがアクセスできるようにすることが可能です。

これにより、不必要な情報が表示されず、情報が適切に管理されることになります。特に大規模なチャットグループでは、利用権限を設定することで情報の流出や混乱を防ぐことができます。

ブックマーク・ピン留め機能

ブックマークやピン留め機能は、重要なメッセージを後から見返すための有用な機能です。ブックマーク機能を使うと、後で確認したいチャットや重要な情報を一元管理し、迅速に確認できます。

一方でピン留め機能は、重要なメッセージを一覧できるようにすることができます。仕事の優先順位が高いタスクや、後で対応する必要がある重要な情報をピン留めすることで、見逃すことなく返信する必要があるメッセージをきちんと管理できます。

このような機能を活用することで、重要な情報を効率的に整理し、後から迅速にアクセスできるようになります。

タスク管理機能

タスク管理機能は、業務やプロジェクトに関連するタスクを整理してメンバーに割り当てることができます。たとえば、ファイルの確認やプレゼン資料の作成などをタスクとして設定できます。

それぞれのタスクに担当者を指定することで、誰が何を担当しているのか一目で把握できます。さらに、タスクが完了した場合、担当者はそれをチェックし、完了ボタンを押すことで、他のメンバーやマネージャーにそのタスクの完了を通知できます。

これにより、業務の進捗状況をリアルタイムで把握し、誰がどのタスクに取り組んでいるかが明確になります。

履歴や利用状況の監査

監査機能は、権限を持つ者が社員のチャット履歴やファイル送信のログをチェックできます。この機能を通じて、業務に不要なやり取りや業務時間外の利用が行われていないかを把握することができます。

監査機能を活用することで、業務に直接関係のないチャットが過度に行われていないかや、業務時間外にチャットが活発に行われていないかを確認できます。これにより、業務の効率性を損なう可能性のある行動を抑制することができます。

適切な利用やコミュニケーション方法を守るために、社員全体に利用ガイドラインを周知徹底することが大切です。

社内アンケートに活用

ビジネスチャットは社内アンケートにも活用できます。チャットを利用することで、社内の意見やフィードバックをリアルタイムで収集でき、即座に集計や結果の確認が可能です。

たとえば、新しいプロジェクトに関するアイデアや意見を求める場合、チャットでアンケートリンクを共有し、関心を持っている人たちに参加を呼びかけることができます。

アンケートの際には、参加者に締め切りや目的を明確に伝え、参加しやすい環境を整えることが重要です。簡潔でわかりやすい質問やオプションを提供し、参加者が気軽に意見を提供できるように促します。

他ツールと使い分ける

ビジネスチャットは便利なコミュニケーションツールですが、すべての状況に対応できるわけではありません。そのため、状況によって他のコミュニケーション手段を使い分けることが重要です。

たとえば、ビデオ通話や電話は、緊急な状況や複雑な問題の解決に効果的です。言葉だけでなく、相手の表情や声のニュアンスを感じ取れることで、意思疎通がスムーズになります。

こうした使い分けを行うことで、状況に応じた最適なコミュニケーション手段を選ぶことができます。それにより、効率的な情報共有や問題解決が可能になります。

まとめ

ビジネスチャットのマナーは、従業員同士の円滑なコミュニケーションを促進し、業務効率化をもたらします。事前に社内でルールを定めて共有することで、不快な状況を避けつつ、円滑な連絡が可能になります。

例文を参考にすることで、ビジネスチャットを使って効果的なコミュニケーションを構築できます。また、ツールを問わず、相手の立場や状況を考慮して、メッセージの内容やタイミングを選択することが大切です。

相手の負担を最小限に抑えつつ、必要な情報を的確に伝えることで、円滑なコミュニケーションを築くことができます。ビジネスチャットを使う際は、丁寧な言葉遣いや明確な表現を心がけ、チーム全体が円滑に業務を進められるよう努めましょう。