労働時間管理とは？労働基準法による企業の義務や管理の必要性を解説

労働時間管理とは、従業員の労働時間や勤務日数を正確に記録・管理することです。労働時間管理は、正確に行う必要があり労働基準法においてもガイドラインが定められています。本記事では、労働時間管理の義務や必要性、企業における労働管理の内容を分かりやすく解説します。

目次

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1. 労働時間管理の義務化とは
2. 正確な労働時間管理の必要性
3. 企業が行う労働時間管理の内容
4. 適切な労働時間管理には勤怠管理システムがおすすめ
5. 勤怠管理システム・ソフトの選び方
6. まとめ

労働時間管理の義務化とは

労働時間管理の義務化は、労働時間の適正な管理を、法律で義務付ける取り組みです。2019年4月に施行された改正労働基準法では、労働時間の適正な把握や、過労死の予防を目的とし、労働時間の記録義務や、労働時間の上限規制などが導入されました。

労働時間管理は、労働者の健康や労働生産性の向上に繋がります。適正な労働時間の実現は、労働者のストレスや過労を軽減し、ワークライフバランスを整えます。また、労働時間の適正な管理は、企業の経営効率や生産性にも影響を与えます。

このように、労働時間管理は、働き方改革の一環として、持続的な経営と労働者のワークライフバランスを両立させるための重要な取り組みです。

参考：働き方改革関連法のあらまし（改正労働基準法編）｜厚生労働省

労働時間とは

労働時間とは、労働者が労働に費やす時間のことです。一般的には、労働者が働くために、雇用主の指示に従って労働に従事する時間全体を指し、その中には労働の実施時間だけでなく、待機時間なども含まれます。

労働時間は、労働法や労働契約に基づいて規定されており、法的な制約や規制を受けることもあります。労働時間の適正化は、労働者の健康と労働環境の改善に繋がるため、労働時間における徹底的な管理や遵守は、企業と労働者の間での信頼関係を築く上でも重要です。

正確な労働時間管理の必要性

正確な労働時間管理は、労働者の健康と福祉を守り、労働環境の改善にも繋がります。ここでは、正確な労働時間管理の必要性について、下記の4つの項目に分けて解説します。

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労働基準法においてガイドラインが定められている

労働基準法は、労働者の権利保護と労働環境の改善を目的とした法律です。労働時間や賃金、休日などの労働条件に関する規定が含まれており、企業はこれらの規定を遵守する義務があります。そして、労働基準法の違反には、罰則が課される場合があります。

また、労働基準法の制定に基づいてガイドラインが定められており、企業はこれに従って、労働時間の調整と記録を行うことが求められます。以下、労働基準法においてのガイドラインを5つ解説します。

参考：労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン｜厚生労働省

従業員の勤怠記録

労働基準法では、従業員の勤怠記録の作成が求められています。勤怠記録には、従業員の出退勤時刻や休日出勤、欠勤、休暇などを記録します。これは、労働時間の正確な把握と管理を目的としています。 

従業員の勤怠記録は、労働時間の適正な制御と管理に不可欠です。労働基準法には、最大労働時間や休憩時間の規定があり、これらを遵守するためには、従業員の実際の労働時間を把握する必要があります。 

法定四帳簿は5年間保存する義務

労働基準法では、法定四帳簿（労働者名簿・賃金台帳・出勤簿・年次有給休暇管理簿）の保存が、企業に義務付けられています。

労働者名簿は、従業員の個人情報や業務内容などをまとめたものです。賃金台帳は、労働者の給与に関する記録を保持します。出勤簿は、労働者の出勤時間や休暇の利用状況などを記録します。年次有給休暇管理簿は、従業員の有給休暇の利用状況を管理します。

これら法定四帳簿の保存期間は、労働基準法の改正により5年間と定められていますが、当分の間は、経過措置として3年間の保存期間が適用されます。ただし、経過措置は近いうちに排除され、原則5年間と定められる可能性が高いため、迅速な対応が求められます。

参考：労働基準法で規定された代表的な４帳簿｜厚生労働省

残業時間の上限

労働基準法では、残業時間には制限が定められています。通常、1日8時間、週40時間を基本労働時間とし、これを超える時間は残業時間とされます。残業時間は、1か月に45時間、1年に360時間までと定められています。

残業時間の上限を超えて働かせることは違法であり、違反が発覚した場合には、罰則が科される可能性があります。よって、企業は適切な労働時間管理を行い、労働基準法の規定を遵守することが重要です。

参考：時間外労働の上限規制 わかりやすい解説 ｜厚生労働省

自己申告での勤怠管理は原則不可

労働基準法において、勤怠管理については原則、自己申告が認められていません。その背景としては、労働者を使用する管理者が、割増賃金の未払いや過重な長時間労働といった、いくつもの問題を発生させていることが関係しています。

そのため、雇用主は、労働者の労働時間や休憩時間、残業時間などを正確に把握することが求められており、適切な勤怠管理体制を整備する必要があります。

参考：労働時間の適正な把握のために｜厚生労働省

管理監督者は一般従業員と異なる対応が必要

管理監督者とは、労務管理などにおいて、経営者と一体的な立場にある従業員のことを指します。管理監督者は一般従業員とは異なり、労働時間、休憩、休日に関する規制の適用を受けません。

管理監督者は、一般従業員に対して、労働時間の制約や法定休日の取得を適切に指導します。そして、適切な労働条件の提供、労働安全の確保など、一般従業員の労働環境を適切に管理する責任があります。

参考：労働基準法における管理監督者の範囲の適正化のために｜厚生労働省

時間外労働の賃金割増率が引き上がる

労働基準法では、休日や深夜などの時間外労働に対して、通常労働時間の賃金に25%の割増率を加算することが求められます。

これは、労働者の労働時間の適正化や、労働条件の改善を促すための措置であり、より長時間の労働には、より高い割増率が適用されることで、労働環境の改善を図ることを目的としています。

参考：7．時間外、休日及び深夜の割増賃金｜厚生労働省

従業員の健康を守る

正確な労働時間管理は、従業員の健康を守るために重要です。過度な労働時間や過労は、身体的・精神的な健康への悪影響を及ぼします。そのため、正確な勤怠管理によって、労働時間や休憩時間が適切に管理され、労働者の過労や疲労を予防できます。

また、適切な休息や労働条件の改善により、ストレスや過重労働による病気のリスクを低減することもできます。このように、従業員の健康を守ることは、生産性の向上や労働意欲の維持にも繋がります。

従業員満足度や離職率に関係する

正確な労働時間管理は、従業員満足度や離職率にも大きな影響を与えます。適切な労働時間の確保や過度な残業の抑制は、従業員のワークライフバランスを向上させ、仕事とプライベートの調和を促進します。

これにより、従業員の業務への満足度が向上し、モチベーションや生産性も高まります。一方、過労や労働時間の不適切な管理は、ストレスや疲労の原因となり、従業員の不満やストレスに繋がる可能性があります。その結果、従業員の離職率が上昇する恐れがあります。

企業が行う労働時間管理の内容

企業が雇用主として、労働時間管理をしていないということは考えにくいですが、具体的な労働時間管理の内容が分からない場合もあるでしょう。そこで、ここでは企業が行う基本的な労働時間管理について解説します。

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従業員の始業・終業時間の記録と管理

労働基準法により、自己申告による勤怠管理は原則認められておらず、企業は従業員の始業から終業までの時間を毎回記録し、全てのデータを管理しなければなりません。現在では、タイムカードやICカードを利用した打刻によって、勤怠管理をする企業が増えています。

その背景としては、この勤怠管理自体が、日々の業務負担を増やすことを意味しています。そのため、勤怠管理アプリなども活用しながら、なるべく時間をかけずに、効率的に従業員個々の勤務時間を把握することが求められています。

労働時間を記録したデータの管理

従業員の労働時間は、データによって記録するだけでなく、定められた期間管理をする必要があります。例えば、ガイドラインにも記載されている通りに、企業は賃金台帳を別途記載して保管しなければなりません。

また、労働者名簿と出勤簿の作成、年次有給休暇管理簿も記録し、5年間保存しなければならず、正確な記録を求められます。なお、正確に記録されていない、故意に書き換えた形跡、適切な保存が認められなかった場合は、違反による罰則を受けることがあります。

労働時間の明確な定義化

タイムカードなどの打刻によって、従業員の労働時間を把握するのが基本ですが、法令では「タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること」と定められています。

つまり、企業は雇用主として、従業員の打刻方法から確認・管理までを認識できる範囲内で行い、労働者の労働日に合わせて管理を徹底しなければなりません。そのためには、企業の業務形態に合わせた労働時間の明確な定義化が重要です。

参考：労働時間の適正な把握 のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン｜厚生労働省

適切な労働時間管理には勤怠管理システムがおすすめ

勤怠管理システムは、正確で効率的な勤怠管理の実現におすすめのツールです。従業員の出退勤時間や休暇の申請、残業の管理などをオンラインで簡単に行うことができ、労働基準法にも対応できます。ここでは、勤怠管理システムを導入するメリットを4つ解説します。

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客観的で正確な労働時間を管理できる

勤怠管理システムは、客観的なデータを基にした勤怠管理を実現し、人為的ミスや不正の防止に役立ちます。

例えば、日々の打刻作業によって、従業員の出退勤時間や、休暇申請などが自動的に記録され、手作業での入力ミスや不正な操作を防止し、正確な労働時間の把握が可能となります。

労働関連法やガイドラインに対応できる

勤怠管理システムは、従業員の出退勤時間や休暇の記録・保存を効率的に行うだけでなく、法定四帳簿（労働者名簿・賃金台帳・出勤簿・年次有給休暇管理簿）の記録や保存も容易になります。

また、残業時間の管理や割増賃金の計算も、システム上で自動化されるため、正確かつ迅速な処理ができます。これにより、労働関連法やガイドラインに即した処理が行え、法令遵守や労働条件の適正化をサポートします。

適正な勤怠管理で従業員満足度向上に繋がる

勤怠管理システムは、適正な勤怠管理を実現し、従業員の満足度向上に繋がります。近年増加しているテレワークにおいても、オンライン上で勤怠管理が行えるため、場所を問わずに客観的なデータを記録できます。

また、正確な勤怠データに基づいた給与計算は、手入力による誤差を無くし、従業員からの信頼を高めます。そのため、従業員は公平な給与体制と柔軟な働き方に満足しながら、働きやすい環境で働くことができます。

労務管理担当者の業務を効率化できる

勤怠管理システムの活用で、労務管理担当者の業務を効率化するメリットもあります。システムを利用することで、従業員の勤怠データや休暇申請が自動的に集約され、手作業による煩雑な処理が削減されます。

また、労働基準法やガイドラインに基づく勤怠チェックや、労働時間の計算がシステム上で自動的に行われ、人為的ミスや漏れを防ぐことができます。このことから、労務管理担当者は時間と手間を節約でき、効率的な業務が実現できます。

勤怠管理システム・ソフトの選び方

適切な勤怠管理システムを選ぶことは、労務管理の効率化と正確性を確保するために重要です。ここでは、勤怠管理システムの選び方について4つのポイントを解説します。

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自社の業種に合ったシステムを選ぶ

自社の業種に合った勤怠管理システムを選ぶことは重要です。例えば、小売業では複数の店舗を持つ場合があり、店舗ごとの勤怠データを一元管理できる、マルチ店舗対応のシステムが適しています。

自社の業種や業務特性に合った機能や、カスタマイズ性を重視し、労務管理のニーズに最も適した勤怠管理システムを選ぶことが重要です。

操作性が簡単なシステムを選ぶ

労働管理システムの選び方として、操作性の簡単なソフト選びがおすすめポイントです。簡単な操作性を持つシステムを選ぶことで、従業員や管理者がスムーズにシステムを利用できます。

簡単に操作できるシステムは、トレーニングや導入期間を短縮でき、従業員の負担も軽減することができます。また、操作性が良いシステムはミスやエラーを減らし、正確な勤怠データの収集や処理が可能となります。

サポート体制の手厚さで選ぶ

労働管理システムを選ぶ際には、ベンダーのサポート体制も確認しておきましょう。例えば、手厚いサポート体制を持つベンダーを選ぶことで、導入後のトラブルや、問題に迅速かつ適切に対応してもらえます。

サポートの内容としては、24時間体制での電話やメールでの問い合わせ窓口、専門のサポートスタッフによる対応、トラブルや故障時の迅速な修理対応などが挙げられます。安心して労務管理をするためにも、なるべく手厚いサポートのあるソフトを選択しましょう。

他システムと連携できるか確認する

労働管理システムを選ぶ際には、他のシステムとの連携が、スムーズに行えるかを確認することも重要です。具体的な連携例としては、給与計算システムや人事管理システムとの連携があります。

勤怠情報を給与計算システムに自動的に反映させることで、実労働時間に合わせた正確な給与計算が可能となります。また、人事管理システムとの連携により、従業員の基本情報や、勤怠履歴を一元的に管理し、評価制度にも繋げることができます。

このように、連携機能が充実している勤怠管理システムを選ぶことで、他のシステムとのデータの一元管理や情報の共有がスムーズに行え、業務の効率化や正確なデータ管理が可能となります。

まとめ

2019年4月に施行された労働基準法の改正により、雇用主には労働時間管理の義務化が定められました。適正な労働時間管理は、労働者の健康と安全を保護し、過労や労働時間の過剰な増加を防止するために重要な業務です。

そんな労働時間管理には、労働時間管理システムの活用がおすすめです。システムを利用することで、効率的な勤怠管理を実現し、勤怠データの正確性と信頼性を高めます。また、個別の労働時間の把握や、残業の適正な管理、給与計算の正確性を確保することができます。

労働時間管理の適切な実施は、労働者の満足度向上や労働環境の改善に繋がり、ひいては、企業の生産性の向上にも期待できるため、迅速な対応が求められます。