おすすめのミーティングマネジメントツール｜選び方も解説

ミーティングマネジメントツールとは、企業の会議を効率化するためのツールです。資料の共有や議事録の自動作成といった機能を備えており、生産性の高い会議運営をサポートします。この記事では、おすすめのミーティングマネジメントツールや選ぶ際のポイントを解説します。

目次

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1. ミーティングマネジメントツールで会議の生産性を向上
2. ミーティングマネジメントツールは機能・スペック・セキュリティ性で選ぶ
3. ミーティングマネジメントツール選びで重要な3つのポイント
4. ミーティングマネジメントツールのその他の比較ポイント
5. おすすめのミーティングマネジメントツール
6. ミーティングマネジメントツールの導入フローと注意点
7. まとめ

ミーティングマネジメントツールで会議の生産性を向上

ミーティングマネジメントツールは、効率的な会議の計画、実施、会議後の作業などを支援するソフトウェアやアプリを指します。これにより、会議のスケジュール管理、議題作成、参加者の招待、会議の記録管理などが効率化されます。

また、複数の参加者がリモートでミーティングに参加する場合、リアルタイムで議題の配布やドキュメントの参照が可能となります。この機能により、参加者全員が同じ情報を共有し、生産性の高い会議の開催が実現されます。

会議前・会議中・会議後すべてのフェーズで有効

ミーティングマネジメントツールには、会議前・会議中・会議後と会議関連のすべてのフェーズで役立つ機能が揃っています。

このツールを導入することで、会議前の準備、会議の進行や会議中のコミュニケーション、会議後の報告業務や決定事項の管理まで、ツールの機能がサポートしてくれます。

会議関連業務を効率化したり、ミスや抜け漏れを防いだりするには、社内でしっかりとルール作り・仕組みづくりを行う、あるいは各業務単位でツールを導入するのも有効ですが、ミーティングマネジメントツールは1つでより広い範囲をカバーできるため利便性が高いです。

Web会議システムとの違い

「ミーティングマネジメント」と聞くとWeb会議システムが思い浮かぶ人もいるかもしれません。しかし、ミーティングマネジメントツールとWeb会議システムは全く異なるツールです。

Web会議システムはオンラインで会議を行うためのツールで、ビデオ通話や音声通話がメインの機能となっています。対してミーティングマネジメントツールは、オンライン・オフラインを問わず会議情報全般を管理します。

一部機能が被っている場合もありますが、Web会議システムは「会議を開催する」ツール、ミーティングマネジメントツールは「会議を設計・管理する」ツールという役割の違いがあります。

ミーティングマネジメントツールは機能・スペック・セキュリティ性で選ぶ

ミーティングマネジメントツールを選ぶ際には、さまざまなポイントを考慮する必要があります。特に重要なポイントとしては、自社にとって必要な機能が充実しているか、利用時間や保存容量が要件に合致しているか、セキュリティ性が高いかどうかです。

ここからは、ミーティングマネジメントツールを選ぶ際の重要な3つのポイントに加えて、その他の比較ポイントの詳細について解説します。

【重要なポイント3つ】

1. 必要な機能があるか
2. 利用時間・保存容量を確認
3. セキュリティ性が高いか

【その他の比較ポイント】

1. どのような企業で導入実績があるか
2. 費用は予算に見合っているか
3. 無料トライアルがあるか

ミーティングマネジメントツール選びで重要な3つのポイント

ミーティングマネジメントツールの選択は、会議における円滑なコミュニケーションと効率的な議事進行のための大事な要件となります。そのため、適切なツールを選ぶためには、いくつかの重要なポイントを考慮する必要があります。

ここでは、ミーティングマネジメントツールの選び方として、以下の重要な3つのポイントについて、詳しく解説していきます。

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必要な機能があるか

ミーティングマネジメントツールを導入して効果的に利用するためには、さまざまな機能が求められます。そのため、ツールの選定において、自社が求める機能が備わっているかどうかを確認することが非常に重要になります。

下表に、ミーティングマネジメントツールに搭載されている主要な機能をまとめます。ツールによって機能の有無や詳細が異なるのでよく比較検討しましょう。

機能	内容
会議資料の共有	会議前に参加者に対して資料を共有することで、円滑な議論やコミュニケーションが可能
議事録作成	議事録作成をサポートする各種機能で作成の負担が軽減され、参加者に加えて非参加者も会議の内容の把握が可能
タスク管理	会議で決定したタスクを一元的に管理し、重複や漏れを防ぐ
文字起こし	音声認識技術を利用して、会議中の会話や議論の音声を自動的にテキストに変換
会議ログ共有	会議の進行や議論、決定事項などの詳細な情報を一元的に保存し、関係者と共有
ホワイトボード機能	参加者が同じホワイトボード上に描画や書き込みを行えるため、複雑な概念やアイディアが可視化される

利用時間・保存容量を確認

ミーティングマネジメントツールを選ぶ際に、利用時間と保存容量を確認することは非常に重要です。これらの要件は、自社の会議の頻度や議事録、資料などのデータ容量と密接に関係しており、ツールの実用性に直結しています。

ミーティングツールのプランによっては、月間で利用できる合計時間が異なります。特に無料プランや低コストのプランでは、制限があることが一般的です。また、同時に進行できる会議の数やユーザー数が制限されるケースもあり、事前確認が必要です。

ツールが提供する会議ログや共有資料の保存容量も、ミーティングの記録を残す上で非常に大事です。特に長時間のミーティングや多くの会議ログなどの保存が必要な場合は、何GBまで記録できるかなどの確認が必要です。

セキュリティ性が高いか

会議においては、企業の取引情報、経営情報、プロジェクト計画など、機密性が高い情報が共有されることがあります。ツールのセキュリティが充分でない場合は、これらの情報が漏洩するリスクを引き起こす可能性があります。

そのため、ツールを選択する際には、外部からの不正な侵入を阻止できるかどうかが重要です。例えば、ツールがセキュリティ認証規格「ISO 27001」などに準拠しているかどうかを確認しましょう。

また、会議データや参加者の交信が暗号化されていることも大事です。ユーザーアクセスには堅固な認証手段も必要となり、二要素認証やシングルサインオン（SSO）など、高度なアクセス制御機能が搭載されているかどうかを確認しましょう。

参考：ISO/IEC 27001（情報セキュリティ） | ISO認証

ミーティングマネジメントツールのその他の比較ポイント

ミーティングマネジメントツールを選ぶ際には、上記で説明したポイントの他にも、いくつかの比較ポイントを検討することが重要です。ここでは、その他の比較ポイントとして、以下に項目を解説します。

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どのような企業で導入実績があるか

ミーティングマネジメントツールを選択する際には、導入後に自社の要件とのミスマッチを防ぐためにも、同じような規模の企業や同業他社への導入実績を確認することが非常に重要です。

他の企業での成功事例を参考にすることにより、ツールが実際にどれだけ効果的に機能しているかを理解できます。また、同じ業界での導入実績の確認により、ツールが特定のビジネス環境や業界のニーズに適しているかどうかが評価できます。

さらに、同じ業界での導入実績があるベンダーは、業界のニーズを理解している可能性が高いです。業界特有の要件や慣習に対応できるベンダーのツールを選ぶことは、導入を成功させる大きな要因となります。

費用は予算に見合っているか

ミーティングマネジメントツールの価格帯は、月数千円から数万円に及ぶことが一般的です。自社の予算に見合ったプランを選定することにより、無理なくツールを利用できるようになります。

また、ツールに搭載されている機能と価格のバランスを確認することも大事です。多くの機能を搭載したプランは高価格になる可能性が高く、それらの機能が本当に自社にとって必要なのか、機能に対して価格が高すぎないか確認が必要です。

無料トライアルがあるか

ミーティングマネジメントツールの無料トライアルを利用することにより、実際の使用感や機能を評価できます。自社のニーズに適したツールを見つけ、最大限の導入効果を得ることが可能です。複数の製品で無料トライアルを利用し、比較検討することが大事です。

無料トライアルの利用を通じて、ツールの機能や実際の使い勝手、操作性などが確認できます。ツールのインターフェースや機能が自社のニーズに適しているか、操作が直感的で容易かどうか、実際に試してみることがおすすめです。

おすすめのミーティングマネジメントツール

ミーティングマネジメントツールの導入フローと注意点

ミーティングマネジメントツールを導入する際は、まず自社に必要な機能を明確にすることが成功への鍵となります。ここでは、ミーティングマネジメントツールの導入フローと注意点について詳しく解説します。

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1. 必要な機能を明確にする

ミーティングマネジメントツールを導入する際には、まず自社の会議関連業務に関する課題やニーズを整理し、ツールを導入する目的を明確にします。コラボレーションの強化、遠隔ワークのサポート、タスク管理など、具体的な目的を列挙します。

既存の会議の進め方などを整理し、改善の箇所などを分析しましょう。分析結果を踏まえて、必要な機能をリストアップします。

必要な機能には優先順位をつけ、それをもとに自社に合うツールを選定します。同じ機能でも詳細は異なるケースがあるため、最も重要な機能から順に比較検討しましょう。

2. 資料請求・問い合わせ

必要な機能がリストアップされ、候補となるツールがある程度絞れたら、資料請求や問い合わせを行い、さらなる比較検討をします。特に確認しておきたい箇所や自社の要件を整理しておくと良いでしょう。

資料請求や問い合わせを行うことで、ツールについてのより詳細な情報を得られるため、自社にマッチしたツールをさらに絞れます。料金や推奨される利用環境などは資料請求や良い合わせをしないとわからないことも多いため、よく確認しておきましょう。

3. 無料トライアルで比較して導入

選び方のポイントとしても紹介したように、無料トライアルの利用は自社に最適なツールを導入するために重要です。コストをかけずにツールの有効性を確認できることは、企業にとっても大きなメリットです。

トライアル期間中はツールを積極的に活用し、実際の使い勝手などに関するユーザーの反応を極力収集します。トライアル終了後は、それらのユーザーフィードバックを踏まえて、コスト、機能、ユーザビリティなどを総合的に判断しましょう。

これにより、最終的な選定をより慎重に行うことができ、自社にとって最適なツールを選定することができます。

まとめ

ミーティングマネジメントツールに搭載される機能は、議題の作成や資料の共有、議事録作成、タスク管理、文字起こしなど多岐にわたり、選定にはこれらの機能が自社の会議にフィットするかがポイントになります。

また、適切なツールの選択には、目的の明確化、利用時間・保存容量の確認、セキュリティ性の確保が欠かせません。さらに、無料トライアルを活用し、複数のツールを比較検討することも効果的です。

ミーティングマネジメントツールの選定に当たっては、自社の目的や必要とする機能を明確にして、最適なツールを導入し、円滑なコミュニケーションの会議を開催しましょう。