ビジネスチャットとグループウェアの違い｜それぞれの機能を解説

ビジネスチャットとグループウェアは、どちらもビジネスにおけるコミュニケーションツールとして使われていますが、その機能範囲には違いがあります。この記事では、この2つのツールの違いについて、それぞれの基本機能や向いているケースを交えて解説します。

目次

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1. ビジネスチャットとグループウェアの違いとは
2. ビジネスチャットの基本機能一覧
3. グループウェアの基本機能一覧
4. ビジネスチャットとグループウェアどちらを導入すべきか
5. ビジネスチャットやグループウェアを選ぶ際のポイント
6. ビジネスチャットやグループウェアを導入する際の注意点
7. まとめ

ビジネスチャットとグループウェアの違いとは

ビジネスチャットとグループウェアは、どちらもビジネスにおいてコミュニケーションを促進するツールですが、機能の範囲や特長に違いがあります。ビジネスチャットは、スピーディーなメッセージのやり取りや簡単な情報共有に適したツールです。

一方で、グループウェアはより幅広い範囲の業務効率化を目的としており、プロジェクト管理・ドキュメント共有・スケジュール調整などの多岐にわたる機能を持ちます。以下では、ビジネスチャットとグループウェアの違いについて詳しく解説します。

リアルタイムのやり取りを気軽にできるビジネスチャット

ビジネスチャットは、仕事でのコミュニケーションを円滑にするツールであり、リアルタイムなメッセージのやり取りに適しています。個人間やグループ間で瞬時に情報を共有でき、プロジェクトの進捗や課題に対して即座な対応が可能です。

また、モバイルからも利用できるため、場所を問わず遠隔地の相手や海外拠点との共同作業も可能になります。メールや電話と違い、必要な時にすぐに意思疎通が図れることで、スムーズに業務を進められるのが強みです。

情報共有や業務効率化を広く支援するグループウェア

グループウェアは、コミュニケーションのみならず、様々な業務の効率化を目的とした多機能なツールです。プロジェクト管理・ドキュメント共有・カレンダー機能・タスク管理などの機能を備え、チーム全体の協力体制を強化します。

これらの機能によってチーム間のスケジュールや進捗状況をスムーズに把握できることで、迅速な意思決定を可能にします。また、従業員が社内のニュースなどを簡単にチェックできる「社内ポータル」の機能を持つものもあります。

ビジネスチャットの基本機能一覧

ビジネスチャットでは、個別・グループでのチャットの他に、ファイルの共有やビデオ通話なども可能です。ここでは、ビジネスチャットの基本機能について解説します。

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個別チャット機能

ビジネスチャットの基本機能の1つである個別チャット機能では、1対1でのリアルタイムなコミュニケーションが可能です。この機能は、業務における課題や機密情報の共有に適しています。

個別チャットには、自分と相手以外メンバーは参加しないため、特定のトピックや課題に焦点を当てた対話が可能です。依頼したタスクの進捗状況を聞きたい時や、全員で共有するほどでもない個人的な質問をしたい場合などに利用できます。

グループチャット機能

グループチャット機能を使えば、複数人で同時にコミュニケーションできます。チームメンバーが同じチャットルームでリアルタイムに会話に参加し、意見交換を行ったり資料を共有したりすることが可能です。

グループチャット機能によって、プロジェクト進行に必要な話し合いを円滑に進められ、素早い意思決定が可能になります。また、情報の共有漏れを防ぎ、チームの一体感と生産性の向上にも繋がります。

ファイル共有機能

ビジネスチャットには、チーム間や個別間でファイルを共有する機能もあります。チャット内で直接ファイルをアップロードするだけで、相手はすぐに確認できて便利です。

スプレッドシート・PDF・画像・動画など様々な形式のファイルを共有可能であり、共有されたファイルは端末へのダウンロードも可能です。ファイル共有機能により、メールでのやり取りや別のツールを使い分ける必要がなくなり、作業効率が向上します。

音声・ビデオ通話機能

ビジネスチャットツールでは、文字による会話だけでなく音声やビデオでの通話も可能です。この機能により、リモートワーカーや異なる拠点のチームメンバー同士で通話し、業務に必要な話し合いができます。

また、音声通話を使うことで、チャットよりも早く情報を共有できます。早急に確認したいことがある時や、チャットでの説明に時間がかかりそうな時に活用すると良いでしょう。さらに、ビデオ通話は資料を見せながらプレゼンテーションをしたい時にも役立ちます。

タスク管理機能

ビジネスチャットのタスク管理機能では、直接プラットフォーム内でタスクを作成し、各担当者に割り当てることができます。この機能によって、進行中の案件の進捗が一目で確認でき、メンバーはタスクの状態や期限をリアルタイムで把握可能です。

また、コメントを付けたりファイルを添付したりすることで、タスク遂行に必要な情報を補足できます。各メンバーは期日や優先度を意識しながらタスクをこなすことができるため、チーム全体の生産性も向上するでしょう。

グループウェアの基本機能一覧

グループウェアは、組織内で効果的に共同作業するための多機能なツールです。その基本機能は主に「コミュニケーション機能」「情報共有機能」「業務効率化機能」に分けられます。ここでは、基本機能を3つの項目に分けて解説します。

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コミュニケーション機能	情報共有機能	業務効率化機能
・メール機能 ・チャット機能 ・掲示板機能 ・Web会議機能 ・アンケート機能	・スケジュール管理機能 ・プロジェクト管理機能 ・ファイル共有・管理機能 ・社内ポータル機能	・ワークフロー機能 ・会議室予約機能 ・勤怠管理機能

コミュニケーション機能

コミュニケーション機能は、リアルタイムなメッセージのやり取りやチャットなどを通じて、従業員がスムーズにコミュニケーションをとるための機能です。この機能によって、遠隔地のメンバーとも即座に意見交換し、業務の進捗を効率的に管理できます。

また、コミュニケーション機能は情報の行き違いの防止や、チーム全体の連携の強化にも役立ちます。以下では、基本的なコミュニケーション機能を5つ紹介します。

メール機能

メール機能は、組織内外の円滑なコミュニケーションを可能にするグループウェアの主要な機能の1つです。業務に関する相談や報告をしたり、資料を共有したりなど、テキストやファイル送受信をメインとした連絡を可能にします。

別途専用のメールソフトを利用することなく、グループウェア内でメール業務を完結できて便利です。また、チャットと比べてフォーマルなやり取りに適しており、取引先との連絡にも利用できます。

チャット機能

グループウェアのチャット機能は、リアルタイムなコミュニケーションを可能にする機能です。チームメンバーは、対話形式で気軽にテキストメッセージのやり取りやファイルの共有ができます。

また、チャット機能では絵文字の送信やステータスの表示も可能です。ステータス表示では「在籍」「離席」「会議中」など相手の状況を確認し、メッセージを送るタイミングを見計らったり、無駄な連絡を減らしたりできます。

掲示板機能

グループウェアの掲示板機能では、テーマ別に設けられた掲示板でメッセージや議題を投稿できます。他のメンバーがそれらに対してリアクションやコメントを返すことで、コミュニケーションや議論の活性化を促すことが可能です。

また、掲示板機能を上手く利用すれば、重要なお知らせや業務上のノウハウ、アイデアなどが整理され、情報の見逃しや行き違いを防止できます。

Web会議機能

グループウェアのWeb会議機能は、インターネットを介してリモート会議ができる機能です。ユーザーはウェブブラウザを通じてビデオや音声で会話しながら、リアルタイムで資料や画面を共有できます。

また、チャットとWeb会議を併用することで、より齟齬のないコミュニケーションが可能になります。会議場所まで移動するコストも削減でき、リモートワークや在宅勤務を推進するにあたっても、Web会議機能は非常に有用と言えます。

アンケート機能

グループウェアには、アンケート機能を持つものもあります。アンケート機能とは、社内の意識調査や簡単なテストが行える機能で、各社員からの意見を集めたい時や社内の課題を把握したい時などに便利です。

集計機能が搭載されたツールもあり、グラフやレポート形式で結果を可視化できます。また、ミーティングやイベントへの出席を確認する際にも活用可能です。

情報共有機能

グループウェアの情報共有機能では、業務に必要なデータ・文書などをプラットフォームで効果的に共有できます。データベースに情報をアップロードしておけば、必要な情報への容易なアクセスが可能です。

組織全体が同じ情報を共有することで、作業プロセスが効率的に進み、ミスや誤解を最小限に抑えられます。以下では、4つの情報共有機能について解説します。

スケジュール管理機能

多くのグループウェアには、チームメンバーや部署ごとのスケジュールを管理する機能があります。会議・出張・イベントなど、共有すべき様々な予定をカレンダー上で追加・編集可能です。

それぞれのメンバーの予定や業務の進捗を全体で把握できるようになることで、チームの協力体制が強化され、成果が上がりやすくなるでしょう。また、Googleカレンダーなど、外部ツールと連携可能なものもあります。

プロジェクト管理機能

プロジェクト管理機能は、プロジェクトの計画や進捗管理ができる機能です。目標達成に必要なタスクを作成したり、担当者や期日を指定したりできます。

プロジェクトの進捗状況をリアルタイムで把握できるようになることで、チームの連携性が高まります。また、個々のメンバーは自身のやるべきタスクが明確になり、集中できるようになるため、結果として組織全体での生産性向上にも繋がります。

ファイル共有・管理機能

グループウェアのファイル共有・管理機能では、プラットフォーム上で文書や資料をアップロードし、整理・保存ができます。アクセス権限を設定することで、特定のメンバーだけが必要なファイルにアクセスすることもできるため、セキュリティも確保されます。

また、ファイルのバージョン管理ができるものもあり、作業中のファイルが最新であることを確認可能なため、無駄な作業やファイルの重複による管理の煩雑化を防止できます。

社内ポータル機能

グループウェアには、社内のニュースやイベント情報、FAQなどを確認できる社内ポータルの機能を持つものもあります。従業員は社内ポータルにアクセスすることで、自社や所属部署の最新情報を得ることが可能です。

また、社内ポータルには業務マニュアルや業務スケジュールなどの情報なども集約できます。一般社員の利便性が向上するだけでなく、管理部門や人事担当者の負担を軽減する上でも役立つ機能です。

業務効率化機能

グループウェアには、ワークフローの管理や会議室の予約、勤怠管理といった業務効率化に繋がる機能も搭載されています。以下では、グループウェアの業務効率化機能を3つ解説します。

ワークフロー機能

グループウェアのワークフロー機能とは、 業務で発生する各種申請・承認の業務を効率化する機能です。申請・承認のプロセスをリアルタイムで管理でき、必要なアクションを促します。

グループウェアにワークフロー機能が備わっていれば、様々な手続きの電子化が可能になり、承認者が社内に不在の場合も業務が滞らずに済みます。また、紙の申請書が不要になり、ペーパーレス化を推進することもできます。

会議室予約機能

多くの会社で、会議室の予約を忘れてしまったり、会議がキャンセルになったのに予約を解除していなかったりなどで、効率的な運用ができていない課題があります。グループウェアの会議室予約機能は、この課題の解決に役立ちます。

紙ベースやExcelでの管理と違い、グループウェアでは一目で会議室の空き状況を確認できます。そのため、予約の重複を防ぎ、会議室を無駄なく稼働させることが可能です。また、スケジュール機能と連動し、会議予定を通知してくれるものもあります。

勤怠管理機能

グループウェアには、勤怠管理ができるものもあります。従業員の出勤・退勤や労働時間、休暇、残業などの情報を把握でき、人事担当者の業務を効率化します。

タイムカード機能やシフト管理も含まれ、従業員の出退勤情報をリアルタイムで把握可能です。勤怠管理機能があれば、従来の紙のタイムカードよりも正確な勤怠管理が可能になり、法令遵守や給与計算にも役立ちます。

ビジネスチャットとグループウェアどちらを導入すべきか

ビジネスチャットとグループウェアは、異なる特性を持っているため、それぞれの業務のニーズに合わせて適切なツールを選択しましょう。ビジネスチャットは、リアルタイムでのコミュニケーションを強化し、素早い情報交換や簡単な相談に適しています。

一方、グループウェアは、より広範な業務プロセスを統合的に管理する際に適しています。ここでは、ビジネスチャットとグループウェアがそれぞれ向いているケースについて解説します。

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ビジネスチャットが向いているケース

ビジネスチャットが向いているケースには、以下のような目的が挙げられます。

 1.メールでのやり取りを簡素化したい

メールはフォーマルな文章が求められるため時間がかかりますが、ビジネスチャットは短文で気軽にコミュニケーションでき、迅速なやり取りが可能です。

 2.社外とも連絡を取りたい

ビジネスチャットは、社外の関係者や取引先とも連絡を取りやすく、商談や業務における外部とのコミュニケーションを強化できます。

 3.グループでのコミュニケーションが必要

チャットは複数のメンバーとのグループコミュニケーションに適しており、チームや部署内での効率的な連携が期待できます。

グループウェアが向いているケース

グループウェアが向いているケースには、以下のような目的が挙げられます。

 1.情報を一元管理したい

グループウェアは企業内の様々な情報を一元管理できるため、異なる部門やプロジェクト間でのデータ共有に向いています。

 2.社内の情報を可視化したい

社内の情報や業務の進捗を可視化し、リアルタイムでデータを分析できるため、戦略的な意思決定に役立ちます。

 3.ペーパーレス化を進めたい

文書や資料の電子化を進め、ペーパーレス化を促進するため、環境への負荷を軽減できます。

両者は導入の目的が異なる

ビジネスチャットとグループウェアは導入の目的が異なります。ビジネスチャットの基本的な導入目的は、リアルタイムかつ手軽な情報共有やコミュニケーションの効率化です。メールよりもテンポよく、会話に近い形で情報共有を行えます。

一方グループウェアの導入目的は、豊富な機能による情報共有の円滑化や業務全体の効率化です。ビジネスチャットよりも、業務システムの色が強く、広範囲での業務効率化を目指したよりフォーマルなシステムと言えます。

両者はお互いを補強し合うツール

ここまで、ビジネスチャットとグループウェアのそれぞれの機能や違いを解説してきた内容からもわかるように、両者は、重なる役割を持ちつつも、お互いの不足している機能を補強し合う側面があります。

特に、チャット機能において、ビジネスチャットはスピーディーで手軽なコミュニケーションに特化していますが、グループウェアでは、プロジェクト単位でスケジュール・タスクの管理なども交えた、より幅広い業務をカバーします。

そのため、両者の違いを明確に理解して使い分ける必要があります。また、ビジネスチャットで不足している機能をグループウェアで補うなど、併用されるケースもあるため、自社に合わせた柔軟な考え方が必要です。

ビジネスチャットやグループウェアを選ぶ際のポイント

ビジネスチャットとグループウェアのどちらのツールを導入するか決めたら、以下のようなポイントを踏まえ、複数のツールを比較検討をすることをおすすめします。ここでは、ツールを選ぶ際のポイントを3つ解説します。

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プランや料金体系・コスト

ツールを選ぶ際は、プランや料金体系・コストを比較しましょう。同じツールでも複数のプランが提供され、利用できる機能が異なることがあります。また、ツールごとに料金体系が異なり、利用者数によって料金が変動することもあります。

そのため、全体的なコストを確認し、組織のニーズや予算に見合った最適なプランを選定しましょう。また、利用者数の増減や追加機能の必要性なども考慮し、将来的な拡張や変更に備えることが重要です。

見やすさ・使いやすさ

ツールの選定においては、見やすさ・使いやすさも確認しておきましょう。特に、組織内の従業員のITリテラシーを考慮する必要があります。

ユーザーインターフェースが使いやすいか、直感的な操作が可能かを確認し、従業員がスムーズに使いこなせるものを選びましょう。ツールが操作しやすいほど、トレーニングやサポートにかかる負担が減り、全体的な生産性の向上につながります。

機能の過不足がないか

必要な機能が搭載されているかもしっかり確認しておきましょう。セキュリティ機能も重要であり、組織の機密情報を守る上で欠かせません。また、他ツールとの円滑な連携ができるかどうかも確認すべきポイントです。

スムーズな情報共有や業務の効率化のためには、他のシステムやサービスと連携できるかも重要です。機能に過不足がないか、目的に合致しているかどうかを確認し、自社に適したツールを選択しましょう。

ビジネスチャットやグループウェアを導入する際の注意点

ビジネスチャットやグループウェアによって、コミュニケーションが活性化し、業務全体の生産性を高められますが、導入時には以下のようなポイントに注意する必要があります。

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自社の課題や導入目的を明確にする

前述のように、ビジネスチャットとグループウェアでは特徴や強みが異なるため、目的に合わせて適切な方を選ぶ必要があります。また、両方を導入する場合でも、目的に合った機能を持つツールを選ぶことが重要です。

そのため、なぜビジネスチャットやグループウェアを導入するのかを事前に明確にしておきましょう。また、現状の課題について現場の意見もヒアリングし、それらを解決するためにどのような機能が必要かを把握することも大切です。

運用ルールを設定する

ビジネスチャットやグループウェアを導入する際は、運用ルールを設定することが重要です。どちらのツールも気軽なコミュニケーションを可能にしますが、返信の仕方や管理権限などを明確に定めないと、効果的に活用できません。

ビジネス上で使うものであるため、仕事に関係のない雑談や業務時間外のメッセージ送信を制限するといったルールも必要になるでしょう。業務効率や生産性の向上を目指すにあたって、ビジネスチャットやグループウェア導入時のルール設定は欠かせません。

まとめ

ビジネスチャットとグループウェアは、どちらも仕事でのコミュニケーションをより円滑にするためのツールですが、機能や得意とする業務範囲は異なります。

ビジネスチャットは、リアルタイムなコミュニケーションに特化しており、急ぎの要件を伝えたい時やチームで話し合いをしたい時などに適しています。

一方で、グループウェアはより幅広い業務範囲をカバーするツールで、スケジュール管理やプロジェクト管理などの多彩な機能を持ちます。

それぞれの特徴を把握し、自社の目的に合ったツールを選択することが重要です。必要な機能や使いやすさを備えたツールを導入し、コミュニケーションの活性化や業務効率化を目指しましょう。